SERVEUR DE LISTE DE DIFFUSION SYMPA MODE D EMPLOI UTILISATEUR

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1 Pages 1/11 SOMMAIRE 1. CONNEXION AU SERVEUR DE LISTE «SYMPA» PAGE D ACCUEIL / CARACTERISTIQUES CREER UNE LISTE CONSULTER UNE LISTE AJOUTER/RETIRER DES ABONNES A UNE LISTE INTERPRETER LES MESSAGES D ERREUR DIFFERENCE ENTRE UNE LISTE STATIQUE ET UNE LISTE DYNAMIQUE CLASSIFICATION-MEN-C La diffusion de ce document est restreinte aux agents de l Education Nationale et aux ayants droit. DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 1 sur 11

2 Pages 2/11 Le serveur de listes de l académie de Versailles Le serveur de listes SYMPA permet une gestion de listes de diffusion académiques statiques (cf paragraphe 7). Ce serveur vous propose un accès à votre environnement de listes de diffusion. A partir de la page d accueil vous pouvez choisir vos options d'abonnement, vous désabonner, accéder aux archives, créer des listes et gérer des listes dont vous êtes propriétaire. Le présent document donnera un mode d'emploi de ce serveur du point de vue de l', les caractéristiques de ces listes et les informations vous permettant de gérer ces listes au travers du serveur de liste «SYMPA». DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 2 sur 11

3 Pages 3/11 1. Connexion au serveur de liste «SYMPA» L accès et les informations concernant ce service sont disponibles sur le site académique dans la rubrique «messagerie» Connectez-vous sur le Serveur de listes de l'académie de Versailles Pour gérer les listes de diffusion, vous devez vous identifier avec votre adresse de messagerie électronique (ex : aline.dupont@ac-versailles.fr) et saisir le mot de passe associé à cette adresse électronique puis cliquer sur «connexion» Vous êtes maintenant connecté au serveur de liste «SYMPA» DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 3 sur 11

4 Pages 4/11 2. Page d accueil / caractéristiques La page d'accueil du serveur de listes permet, une fois que vous êtes connecté, d'accéder : à l'ensemble des listes auxquelles vous êtes abonnés (à gauche de l écran). Pour afficher les informations d une liste, il suffit de cliquer sur le nom de la liste pour faire apparaître o le nombre d'abonnés ; o le ou les propriétaires de la liste ; o contacter le propriétaire (envoi d un mèl). et aussi accéder aux données suivantes : o abonnement à la liste ; o désabonnement à une liste (certaines listes sont gérées directement par le propriétaire qui a à lui seul le droit d'abonner et de désabonner les membres de la liste) ; o information sur la liste ; o administration (pour l administration de base si vous êtes administrateur de la liste) ; o modération de la liste (pour modérer les messages) ; o archives de la liste (permet de retrouver les anciens messages qui ont été postés sur la liste et au besoin de les supprimer) ; o poster un message dans la liste (permet d envoyer un message à la liste actuellement consultée, il suffit de taper le sujet du message et son contenu). o canal RSS (paramétrage du flux RSS et mettre à jour une url); o documents partagés (pour les listes disposant de cette option, ce bouton permet d accéder au partage des documents propres à la liste. Téléchargement et Publication des documents dans un espace de stockage partagé) ; o voir les abonnés de la liste. à la création d'une liste, onglet «Création de liste» ; à la visualisation de toutes les listes publiques de l académie, onglet «Liste des listes» ; au retour à la page d'accueil, onglet «Accueil» ; à l'aide en ligne, onglet «Aide». DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 4 sur 11

5 Pages 5/11 3. Créer une liste adresse de la liste, en minuscules le nom est repris dans l objet des messages ne pas diffuser avant confirmation ex : bop1d.ia78 pré-paramétrage de la liste ligne claire, explicative ex : Espace d'échanges sur le BOP 1er degré pour l Inspection académique des Yvelines catégories visibles via l'interface graphique : catégories non visibles via l'interface graphique: commentaire supplémentaire Cliquez ensuite votre demande va être transmises à l'administrateur de sympa DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 5 sur 11

6 Pages 6/11 4. Consulter une liste Une fois connecté, la liste des listes de diffusion auxquelles vous êtes abonnés apparait sur la gauche de l écran. Pour consulter et ou modifier une liste il suffit de cliquer sur le titre de la liste. Vous pouvez visualiser la liste des abonnés en cliquant sur «Voir les abonnés» DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 6 sur 11

7 Pages 7/11 5. Ajouter/Retirer des abonnés à une liste Une fois la liste des abonnés affichée, le propriétaire peut ajouter ou retirer des abonnés à la liste. Ajout d un abonné : Pour ajouter un abonné, il suffit de saisir l adresse de messagerie nominative du futur abonné dans Ajouter un, puis de cliquer sur «Ajouter». Vous avez la possibilité d avertir ou non la personne de son abonnement à la liste. Par défaut l abonné reçoit un courriel l informant de son abonnement. Si vous ne souhaitez pas l avertir il vous suffit de cocher la case «sans prévenir». DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 7 sur 11

8 Pages 8/11 Retrait d un abonné : Le propriétaire de la liste ne peut supprimer de la liste que les abonnés qu il a lui-même ajoutés. Les membres de la liste ajoutés dynamiquement ne peuvent être retirés. La colonne «Sources» vous indique qui a ajouté l abonné et à quelle date. Dans l exemple ci-dessous la colonne «Sources» indique «LDAP-CSS» : il s agit de membres ajoutés dynamiquement à partir de l annuaire académique. Le propriétaire de la liste ne pourra donc pas supprimer ces adresses. Pour désabonner une adresse ajoutée par le propriétaire, vous devez cocher dans la liste des abonnés la ou les adresses que vous souhaitez retirer, puis cliquer sur «désabonner les adresses sélectionnées» Vous avez la possibilité d avertir ou non la personne. Par défaut l abonné reçoit un courriel l informant de son désabonnement. Si vous ne souhaitez pas l avertir il vous suffit de cocher la case «sans prévenir». DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 8 sur 11

9 Pages 9/11 6. Interpréter les messages d erreur Vous pouvez rencontrer plusieurs types d erreur lorsque vous êtes propriétaire d une liste de diffusion «Sympa». Dans ce cas, vous êtes averti par un courriel dont l expéditeur est «sympa» Vous disposez d une fonction d administrateur en tant que propriétaire d une liste qui vous permet notamment de gérer les erreurs. Pour cela, cliquer sur «Admin», puis sur le menu «gérer les erreurs» Lorsqu'il y a un problème avec les adresses de messagerie de certains abonnés (adresses qui n'existent plus, adresses momentanément indisponibles au moment de l'envoi de messages, capacité de la boîte de réception atteinte, etc.), un pourcentage d'adresses en erreur est affiché dans le menu de gauche sous le texte 'Taux d'adresses en erreur'. Sur notre exemple le taux d erreur est 0% Le logiciel SYMPA gère automatiquement les abonnés en erreur : en fonction du nombre d'erreurs et du trafic dans la liste, les abonnés en erreur sont soit notifiés, soit désabonnés, soit leur score est remis à zéro lorsque l'erreur ne se reproduit plus. DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 9 sur 11

10 Pages 10/11 Pour consulter les adresses en erreur, cliquer sur «gérer les erreurs» du module d'administration de la liste. S il n y a aucune erreur ou si l erreur a déjà été corrigée, le message suivant s affiche : Dans le cas contraire la liste des adresses en erreur s affiche. Pour faire en sorte que des adresses ne soient plus en erreur, sélectionnez ces adresses en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton 'Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés'. Si l'erreur persiste, les adresses concernées seront de nouveau marquées en erreur lors du prochain envoi de message. Cependant il est important que le propriétaire avertisse les abonnés en particulier si l abonné est en over quota. DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 10 sur 11

11 Pages 11/11 7. Différence entre une liste statique et une liste dynamique Dans quel cas la liste de diffusion Sympa est «statique» ou «dynamique»? - La liste STATIQUE est une liste de diffusion créée par l en passant par le serveur de liste SYMPA (cf documentation ci-dessus). Le propriétaire assure la mise à jour des abonnés des listes dont il est propriétaire. - La liste DYNAMIQUE est une liste de diffusion qui est alimentée automatiquement par les adresses qui répondent aux critères prédéfinis (exemple : tous les inspecteurs d'une discipline ou tous les EPLE d'un département). Ces listes sont en conséquence mises à jour automatiquement. Une demande de création de liste DYNAMIQUE doit être formulée depuis le portail CARIINA accessible à partir d ARENA, domaine «Support et assistance», rubrique Nouvelle demande de service 1 - Environnement de travail 5 - Messagerie 07 - Listes de diffusion dynamiques en précisant les critères de sélection. DSI Relation Clients - Relation Partenaires Page 11 sur 11