WEB TECHNOLOGIES CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE SECTEURS MARITIME ET AERIEN

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1 WEB TECHNOLOGIES CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE SECTEURS MARITIME ET AERIEN

2 LE Menu initial de GESTESCALE contient les principales fonctionnalités suivantes : - Stevedoring : création d une pro forma, validation de pro forma, duplicata de facture, duplicata de pro forma, réédition original de facture (avoir), pro forma d avoir total et données Gestship conteneurs. - Débours: Saisie de débours et voucher, pro forma de facture, pro forma d avoir, validation de factures pro forma, duplicata de facture, réédition original de factures. - Agency fees: création d une pro forma, validation de pro forma, duplicata de facture, duplicata de pro forma, réédition original de facture (avoir), fiche de validation de pro forma. - Maintenance : mise à jour des différentes tables utilisées par le module : escale, armateurs, fournisseurs, armateurs, paramétrage d application, suppression des pros forma, suppression d une pro forma, imprimante, utilisateurs et droit d accès. - Facturation : Toutes les factures, toutes les pros forma, plans de facture, rubriques, imputation, barème, base, devise, tva, société service - section, état de facture spécifique client, enregistrement facture fournisseur shipping. - Exportation : exportation facture, exportation débours, paramètre exportation, importation de pro forma, factures vers Excel. - Outils: réindexer un fichier. - Notes crédit: création de note crédit, validation de note. - Surestaries Télex : Notes surestaries, validation d une proforma d annulation partielle, duplicata note (débit/crédit), rééditer original note (débit/crédit) Note fret: duplicata de note, duplicata de proforma, réédition original note Etats: compte d escale réel (escale), compte d escale proforma (escale), compte d escale (période x client), état récapitulatif armateur, relevé de facture, état des proforma, état des proforma non validées, les factures d une escale, les factures d un armateur, données stevedoring (/ période), provisions stevedoring, provisions agency fees. Paramétrage : site, imprimante, utilisateurs et codes d accès, re-indexation fichiers, contrôle index, suppression factures, bad, proforma, archivage données. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

3 OPTION 1 : STEVEDORING 1-1 ESCALE - LISTE DES ESCALES - Liste de toutes les escales saisies dans le module triale par n, code navire ou ETD. - La mise à jour d une escale (nouveau, modifier) donne accès à la fiche escale : FICHE ESCALE Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

4 Informations à saisir pour une escale : Code navire associé : récupérable dans la table des navires par la touche F1 Code affréteur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Code consignataire : récupérable dans la table des opérateurs (clients) par la touche F1 Code manutentionnaire : récupérable dans la table des opérateurs (clients) par la touche F1 Numéro de voyage Type d escale : import, export, mixte / figurer ou non sur le schédule Date d arrivée ETA, heure estimée, quai, Disponibilité, Date de départ, Port suivant Itinéraire après Port Vendres Taux de fret pour l escale (optionnel). 1-2 CONNAISSEMENT - SAISIE DES BLS Touche F2 (SELECTION ) = LES BLS DE L ESCALE - Sélectionner une escale dans la liste des escales. - Liste de tous les connaissements liés à l escale. - La mise à jour d un$connaissement (nouveau, modifier) donne accès à la fiche connaissement : - Possibilité également de se positionner directement sur un Bl à partir de son numéro (recherche) - L option imprimer permet d imprimer le connaissement dans le format armateur prédéfini : * Eagle : véhicule ou autres * Autre armateur : format standard Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

5 Touche F7 ( NOUVEAU ) = Entête BL L entête du Bl permet de saisir les informations générales du connaissement : Type de trafic : import ou export (par défaut celui de l escale) Port d embarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 (Port Vendres par défaut pour l export) Port de débarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 (Port Vendres par défaut pour l import) Ex-transbordement : Oui /Non : indique s il y eu transbordement Si oui indiquez l origine du transbordement : Navire, port, voyage, n Bl, date Bl Numéro de Bl Nombre d originaux (par défaut : 2) Date du Bl Code armateur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Type Bld : Local : Bl locaux / Bld : Bl direct armateur / Hinterland : Bl en transit Bl service : Oui/Non : indique s il s agit d un Bl appartenant à l agence concernée En cas de Bl de type Hinterland : saisir : la prise en charge et la destination finale Le type de fret : Prepaid : fret payable à l agence établissant le Bl Déplacé : fret déplacé Collect : fret payable à l agence du lieu de délivrance de la marchandise Service : fret en service (agence concernée) En cas de fret déplacé : saisir : le payeur du fret : nom+adresse Code chargeur (shipper) du Bl : récupérable dans la table des chargeurs par la touche F1 ou saisir Divers pour un chargeur occasionnel puis saisir son nom+adresse Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

6 Code destinataire (consignee) du Bl : récupérable dans la table des destinataires par la touche F1 ou saisir Divers pour un destinataire occasionnel puis saisir son nom+adresse payeur de la facture (client) : récupérable dans la table des clients par la touche F1 Consignataire/Manutentionnaire du Bl : par défaut, ceux de l escale Type de Bl : Vrai / Faux (pour facturation hors Bl) Type de cargo : Conventionnel Véhicule Conteneur FCL Conteneur LCL Vrac solide Vrac liquide Type de marchandise : normal / dangereux (pour produit dangereux) En fonction de la saisie du type de cargo, accessibilité aux onglets correspondants : A - Conventionnel 1 ligne de conventionnel par produit La mise à jour d une ligne conventionnel (nouveau, modifier, dupliquer) donne accès à la fiche conventionnel : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

7 La fiche conventionnel permet de saisir les informations générales de chaque ligne (produit) de la marchandise en conventionnel : Marque et n de colis Quantité Type de conventionnel : En colis En palettes : nombre de colis palettisés à insérer dans ce cas En vrac Type d emballage Disant contenir : description détaillée de la marchandise Code produit : récupérable dans la table des produits par la touche F1 Tonnage brut : en tonnes avec 3 décimales Tonnage net : en tonnes avec 3 décimales Volume : en m3 avec 3 décimales Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

8 La fermeture de l onglet-écran conventionel donne directement accès à l onglet écran totaux Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes conventionnel : Nombre de colis non palettisés Nombre de palettes Nombre de colis palettisés Tonnage brut total Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

9 B Véhicule 1 ligne par véhicule La mise à jour d une ligne véhicule (nouveau, modifier, dupliquer) donne accès à la fiche véhicule: Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

10 La fiche véhicule permet de saisir les informations générales de chaque véhicule du connaissement : Marque véhicule : récupérable dans la table des marques véhicules par la touche F1 Type de véhicule : récupérable dans la table des types véhicules par la touche F1 Code produit : récupérable dans la table des produits (groupe produit : véhicule) par la touche F1 Contenu : description détaillée du contenu véhicule Numéro de châssis du véhicule Type mine Immatriculation Véhicule neuf : Oui/Non Couleur du véhicule Tonnage brut : en tonnes avec 3 décimales Volume : en m3 avec 3 décimales Destination du véhicule La fermeture de l onglet-écran véhicule donne directement accès à l onglet écran totaux Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes véhicules : Nombre de véhicules total Tonnage brut total Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

11 C Conteneur FCL 3 tables se présentent : Table principale : conteneur : 1 ligne par conteneur Tables secondaires : conventionnel et véhicule En fonction du contenu de chaque conteneur : Si conventionnel : saisie des lignes conventionnels (par produit) pour le conteneur dans la 2 ème table : conventionnel conteneurisé. Si véhicule : saisie des lignes véhicules (par véhicule) pour le conteneur dans la 3 ème table : véhicule conteneurisé. Table fiche conteneur : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

12 La fiche conteneur permet de saisir les informations générales de chaque conteneur du connaissement : Numéro de conteneur : contrôle du numéro de conteneur saisi norme ANSI Type de conteneur : si le conteneur est déjà présent dans la base locale des conteneurs, récupération du type déjà existant Numéro de plomb1 Numéro de plomb2 Tonnage brut : en tonnes avec 3 décimales Tonnage net : en tonnes avec 3 décimales Volume : en m3 avec 3 décimales Code affréteur du conteneur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Table fiche conventionnel dans conteneur La fiche conventionnel rattaché à un conteneur permet de saisir les informations générales du conventionnel à l intérieur du conteneur : description idem que page 6 (description fiche conventionnel) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

13 Table fiche véhicule dans conteneur La fiche véhicule rattaché à un conteneur permet de saisir les informations générales du véhicule à l intérieur du conteneur correspondant : description idem que page 9 (description fiche véhicule) La fermeture de l onglet-écran conteneur FCL donne directement accès à l onglet écran totaux Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

14 Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes conteneurs : Nombre de conteneurs 20 Nombre de conteneurs 40 Nombre de TEUS résultant Nombre de colis non palettisés Nombre de palettes Nombre de colis palettisés Nombre de véhicules (cas de véhicules conteneurisés) Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

15 C Conteneur LCL 2 tables se présentent : Table principale : conventionnel : 1 ligne par produit Table secondaires : liste conteneurs LCL par conventionnel Saisie des lignes conteneurs LCL (par conventionnel) pour le conventionnel dans la 1ère table : Table fiche conventionnel : écran et descriptif identique à ceux de la page 6. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

16 Table fiche LCL conventionnel La fermeture de l onglet-écran conteneur FCL donne directement accès à l onglet écran totaux avec confirmation des saisies identique à celui de la fiche conventionnel page 8 D/E Vrac Solide / Vrac Liquide Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

17 1 ligne de vrac par produit La mise à jour d une ligne vrac (nouveau, modifier, dupliquer) donne accès à la fiche Vrac. La fermeture de l onglet-écran Vrac donne directement accès à l onglet écran totaux Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

18 Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes vrac : Tonnage brut total Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture CONNAISSEMENT - IMPRESSION DES BLS La touche Imprimer Bl permet d imprimer, après sélection, le connaissement dans le format armateur : Si connaissement EAGLE : format EAGLE : 2 formats selon type de cargo : Format général cargo Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

19 Format véhicule Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

20 Si connaissement non EAGLE : format standard. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

21 Supprimer BL La suppression du Bl est délicate et est soumise aux conditions suivantes : Le Bl ne doit avoir fait l objet d aucune facture définitive ni facture profroma.. Aucun Bon à délivrer (pour les Bl import) ne doit avoir été validé Bons à délivrer (Saisie des BADS, facturation import) Sélection de l escale : uniquement escale avec bls import Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

22 Liste de tous les connaissements de l escale sélectionnée avec numéro de BAD+date de BAD sur colonnes à gauche. La sélection d un Bl avec click sur le bouton BAD donne accès à la facturation automatique du Bl import qui comprend 3 étapes : 1 Edition de la facture proforma Sélection du plan de facture (sur l ensemble des plans de facture correspondants au Bl choisi) Edition de la facture proforma 2 Si validation de la facture proforma alors Edition de la facture définitive Edition du Bon A Délivrer (BAD) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

23 1- Ecran de facturation d un BL import Le click sur le bouton Facturer BL donne accès à la sélection du plan de facture Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

24 La sélection permet d éditer la facture proforma correspondante : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

25 La validation de la facture proforma permet d éditer la facture définitive et le bon à délivrer. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

26 Avis d arrivée Cette option permet d imprimer les avis d arrivée pour chaque connaissement, afin de diffuser à la clientèle. Après sélection de l escale, édition automatique de tous les avis d arrivées correspondants à tous les BLS de l escale Ci-joint, un exemplaire Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

27 Bulletins d embarquement Cette option permet la gestion de tous les bulletins d embarquement des marchandises destinées à l export. Après sélection de l escale : La mise à jour d un bulletin d embarquement (nouveau, modifier) donne accès à la fiche entête bulletin d embarquement suivant : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

28 Les champs itinérants sont identiques à ceux déjà vus dans la fiche connaissement page 5 La mise à jour des lignes (saisie des marchandises) d un bulletin d embarquement (nouveau, modifier) donne accès à la fiche lignes du bulletin d embarquement suivant : L impression d un bulletin d embarquement donne la fiche suivante : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

29 Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

30 Cotations L option Cotation permet de gérer toutes les cotations adressées aux clients : Fourniture en un temps record d une cotation à un client en fonction de quelques données reçues par le client Suivi des cotations Validation de la cotation qui devient automatiquement commande (booking). 3 étapes : a. Saisie des éléments de la cotation fournis par le client. b. Cotation, par établissement d une facture proforma c. c Validation de la cotation établissement d une facture définitive La mise à jour d une cotation (nouveau, modifier) donne accès à la fiche cotation, Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

31 Cette fiche est identique à la fiche BL page 5 mais uniquement avec les informations suivantes nécessaires à remplir : Type de trafic : import ou export Port d embarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 Port de débarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 Numéro de cotation : automatiquement incrémenté à +1 (non saisi) Date du cotation (par défaut, date du jour en cours) Code armateur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Type Bld : Local : Bl locaux / Bld : Bl armateur / Hinterland : Bl en transit Le type de fret : Prepaid : fret payable à l agance établissant le Bl Déplacé : fret déplacé Collect : fret payable à l agence du lieu de délivrance de la marchandise Service : fret en service (agence concernée) En cas de fret déplacé : saisir : le payeur du fret : nom+adresse Type de cargo : Conventionnel Véhicule Conteneur FCL Conteneur LCL Vrac solide Vrac liquide Type de marchandise : normal / dangereux (pour produit dangereux) Ensuite, en fonction du type de cargo défini, saisie des totaux de la cotation uniquement : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

32 - Saisie également de la désignation de la marchandise pour l entête de cotation, et du code produit principal pour la cotation récupérable dans la table des produits par la touche F1 b : Facturation cotation et validation La sélection d une cotation avec click sur le bouton Facturer donne accès à la facturation manuelle de la cotation qui comprend 3 étapes : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

33 Sélection du plan de facture (sur l ensemble des plans de facture divers correspondants aux éléments de la cotation choisie) Edition de la cotation Edition de la facture pro forma Saisie de la date de validité de la cotation (par défaut : date du jour + 30 ) Edition de la cotation Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

34 Edition de la facture proforma Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

35 - Le bouton Valider cotation permet de transformer une cotation existante en commande réelle (booking) en sélectionnant l escale associée et en saisissant les autres détails du booking Bookings L option Bookings permet de gérer toutes les commandes fermes (bookings) effectués par des clients concernant leur marchandise à importer ou exporter: Sélection de l escale à booker Saisie des éléments relatifs au booking du clients Suivi des bookings Validation du booking qui devient automatiquement connaissement (BL en éclatement). Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

36 La sélection de l escale me donne tous les booking liés à l escale La mise à jour d un booking (nouveau, modifier) donne accès à la fiche booking, identique à la fiche cotation page 28 mais avec en plus les informations détaillées à saisir en cas de : Type de cargo=conteneur FCL : à saisir : fiche conteneur fiche conventionnel dans conteneur Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

37 fiche véhicule dans conteneur selon le cas pour ces 2 derniers La facturation client est identique à celle de la facturation cotation à ceci près : Etablissement de la fiche de confirmation du booking Non divulgation des tarifs en cours (d où non facture proforma) OPTION 2 : MAINTENANCE : Les Tables de référence L option MAINTENANCE permet de gérer toutes les tables de références utilisées dans l application GestShip afin d avoir une saisie simplifié et contrôlée des différents éléments du BL Ports Navires Produits Armateurs Opérateurs (Clients) Destinataires/ Chargeurs Véhicules (Types et Marques) Type d emballage Type de conteneurs Zones de livraison/ Positionnement Elle permet également d intégrer dans la base de données locale, le fichier manifeste EDI format GestShip PORTS - Liste de tous les ports saisis dans le module, tri possible par code port, libellé port, code pays. - La mise à jour d un port (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table port Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

38 2-2-1 NAVIRES - Liste de tous les navires saisis dans le module, tri possible par code navire, libellé navire, pavillon, type navire et code armateur. - La mise à jour d un navire (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table navire Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

39 2-3-1 PRODUITS - Liste de tous les produits saisis dans le module, tri possible par groupe produit, code produit et libellé produit. - La mise à jour d un produit (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table produit Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

40 Informations saisies : Code, libellé, groupe produit (récupérable dans la table groupe produit par F1) Pour la facturation : Code péage import et export Code manutention import et export ARMATEURS - Liste de tous les armateurs saisis dans le module, tri possible par code armateur, libellé armateur, code client, code port associé. - La mise à jour d un armateur (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table armateur Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

41 OPERATEURS (CLIENTS) - Liste de tous les opérateurs (clients) saisis dans le module, tri possible par code, libellé opérateur, code client (comptable). - La mise à jour d un opérateur (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table opérateur Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

42 CHARGEURS/DESTINATAIRES Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

43 - Liste de tous les chargeurs/destinataires saisis dans le module, tri possible par code, nom, code port associé. - La mise à jour d un chargeur/destinataire (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table chargeur/destinataire. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

44 TYPES DE VEHICULES - Liste de tous les types de véhicules saisis dans le module. - La mise à jour d un type véhicule (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table type véhicule. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

45 MARQUES VEHICULES - Liste de toutes les marques de véhicules saisis dans le module. - La mise à jour d une marque de véhicule (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table marque véhicule Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

46 TYPES D EMBALLAGE - Liste de tous les types d emballage (utilisés pour la marchandise conventionnelle) saisis dans le module. - La mise à jour d un type d emballage (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table type d emballage Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

47 TYPES DE TC - Liste de tous les types de conteneurs saisis dans le module. - La mise à jour d un type de conteneur (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table type TC ZONES DE LIVRAISON/POSITIONNEMENT - Liste de toutes les zones de livraison/positionnement saisis dans le module. Utilisé pour le calcul automatique de la livraison (import) ou du positionnement (export) des conteneurs. - La mise à jour d une zone de livraison (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table zone de livraison Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

48 IMPORTATION MANIFESTE Cette option permet d intégrer dans la base de données locale, le fichier manifeste EDI format GestShip. copier les fichiers manifestes EDI à importer dans le répertoire C:\MRS\mrsship_manif\Import\ lancer l option Importation manifeste 3 - FACTURATION Cette option permet de gérer toutes les factures générées par l application : Avoir sur facture (total, partiel, total sur tva) Avoir total : Après introduction du n de facture concerné par l avoir et du motif de l avoir, de la confirmation de l avoir, édition automatique de l avoir avec montant (- négatif) : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

49 Avoir Partiel : définition de l avoir ligne par ligne de facture. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

50 Avoir sur TVA : uniquement la TVA sur la facture est concernée par l avoir. Avoir sur magasinage (total, partiel, total sur tva) Idem que Avoir sur facture, mais ne concerne que les factures Magasinage/Entreposage Suivi des avoirs: Cette option permet de créer un fichier texte intégrable sous Excel et qui reprend tous les avoirs d une période à renseigner. Duplicata de facture, d avoir, de BAD Duplicata de poforma Ces options permettent d éditer des duplicatas de factures, d avoir, de BAD ou de proformas déjà créées. Validation d une ou plusieurs proforma : permet de valider une (ou plusieurs proformas) et ainsi de les transformer en facture(s) définitive(s). Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

51 Réédition de l original de facture ou d avoir Permet de rééditer une facture ou avoir originale. Complémentaire BAD (magasinage, surestaries, location,branchement frigo) Permet d imprimer une facture complémentaire pour les types magas. surest., location ou bran fr : Magasinage et surestaries automatiquement : calcul automatique à partir de la date d enlèvement : Magasinage et surestaries ou location hinterland au montant : saisie directe des montants magasinage et surestaries ou location. Location-immobilisation Conteneur (Port Vendres, hors Port Vendres, hors France) Après renseignement du numéro de BAD (bon à délivrer), édition automatique de la facture Location/Immobilisation des conteneurs liés au BAD et en fonction du paramétrage de la location pour les données Armateur/Type de TC concernés. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

52 - Facturation export Facturation export (hors fret) Fret export Après la sélection de l escale : 1 - Ecran de facturation d un BL export La sélection d un Bl avec click sur le bouton Facturer donne accès à la facturation automatique du Bl export qui comprend 2 étapes : (idem facturation import) 1 Edition de la facture proforma Sélection du plan de facture (sur l ensemble des plans de facture correspondants au Bl choisi) Edition de la facture proforma 2 Si validation de la facture proforma alors Edition de la facture définitive Ecran de facturation d un fret export Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

53 Le click sur le bouton Fret export à partir de l écran facturation d un BL import donne accès à la saisie effective des paramètres du fret export, qui comprend 2 étapes : 1 Edition de la facture proforma 2 Si validation de la facture proforma alors Edition de la facture définitive Facturation diverse La facturation diverse consiste à établir manuellement une facture en (étapes déjà vues pour les autres types de facturation) : Sélectionnant un BL Sélectionnant un plan de facture directement (dans liste des plans de factures divers ) Editant la facture proforma et la facture définitive (si validation) Les Factures d un BL Permet d avoir à l écran la liste des factures générées pour un connaissement sélectionné. REGLES GENERALES COMMUNES A TOUS LES TYPES DE FACTURATION : Que facture-t-on? La facturation dans le module GESTSHIP concerne toujours un connaissement. La première étape d une facturation concernera donc toujours à la sélection du BL à traiter. Une fois le BL à facturer sélectionné, le seconde étape de la facturation consiste à choisir le plan de facture à appliquer. Bien entendu, en fonction du BL et du type de facturation demandé, l application présélectionne automatiquement le(s) plan(s) correspondant(s), minimisant ainsi les risques d erreur. Tout le paramétrage de la facturation est accessible (aux utilisateurs autorisés) dans l option Facturier que nous verrons plus loin dans ce guide. 4- EXPORTATION 4-1 EXPORTATION COMPTABLE Cette option permet de créer un fichier comptable en format TXT directement intégrable dans le logiciel comptable local «EURINFO» à partir de toutes les factures clients et fournisseurs générées dans GESTSHIP, validées et non encore comptabilisées. Exemple de fichier créé : qui respecte exactement le format intégrable EURINFO 4-2 PIECES A RECOMPTABILISER Permet d afficher toutes les factures (ou avoirs) validées avec la situation de la comptabilisation de chacune d elle. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

54 Détails : Numéro de facture Date de facture Type de facture (FA : facture / AV : avoir) BAD : Numéro de Bon à Délivrer (correspondant à l import) Nom du client facturé Montant HT Montant de la TVA Date de comptabilisation : Si renseignée : correspond à la date d exportation (création du fichier comptable d intégration. Si non renseignée : aucune exportation n au eu lieu. 4-3 RECOMPTABILISER UNE JOURNEE Même option que l option : mais uniquement pour la journée en cours. 4-4 PARAMETRAGE Ce paramétrage permet de définir la destination (serveur,répertoire) ou seront crées les fichiers comptables par type : facturation client, facturation fournisseur Détails : code paramétrage libellé opération Nom du fichier comptable créé Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

55 Lecteur du fichier Début de nom du fichier ( C_ pour compta.géné, A_ pour compta. Analytique) Date de création+heure de création Code journal comptable N de Compte TVA utilisé Dernier numéro d ordre utilisé (séquence d enregistrements à intégrer dans EURINFO ) 4-5 EXPORTATION MANIFESTES Cette option permet de créer un fichier manifeste EDI format GestShip. Cette création s effectue dans le répertoire du PC ou est installé Gestship : C:\MRS\mrsship_manif\Export\ En ANNEXE I et II, la définition complète du format fichier manifeste EDI GestShip 4-6 EXPORTATION FACTURES VERS EXCEL Cette option permet de créer un fichier texte intégrable sous Excel et qui reprend toutes les factures d une période ou d un client à renseigner. 5 ETATS 6 ETATS (BIS) Ces 2 options concernent tout le reporting du logiciel (états, divers statistiques) dont les détails sont repris en ANNEXE III. 7- FACTURIER Quelques définitions pour le sous-module FACTURIER : 7-1 PLAN DE FACTURE GENERAL Le plan de facture Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

56 Un plan de facture est défini par : un identifiant unique sur 4 alphanumériques un libellé de plan un libellé de plan qui sera celui repris sur la facture la société/service/section du plan si le plan est lié à un BAD (uniquement pour l import) si le plan est re-facturable BAD si le plan est export si le plan est un plan divers les paramètres du plan : trafic (tous/import/export) type de cargo (tous/conventionel/véhicule/conteneur FCL/conteneur LCL/vrac type de BL (tous/local/bld/hinterland) 5 codes plans"enchaînés" qui donnent la possibilité d enchaîner automatiquement un ou plusieurs plans lors de l exécution du plan" principal" Un plan de facture est constitué de N rubriques (lignes). Lors de sa définition, on précise donc chaque rubrique rattaché à ce plan le critère d activation (rubrique active ou désactive ou à la demande dans ce plan) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

57 7-2 LA RUBRIQUE DE FACTURE Une rubrique est définie par : un identifiant unique sur 4 alphanumérique (on a retenu des chiffres dans le paramétrage actuel) un type (débours ou prestations) Ces 3 premières données ne sont pas modifiables une fois la rubrique créée. un libellé (qui figure sur la ligne de facture) un code imputation (qui donne des comptes généraux et analytiques associés à cette rubrique ainsi que le code TVA à appliquer taxable ou non) le code barème, qui indique le mode de calcul de la rubrique le code base, qui indique la base de calcul (pour des barèmes de type Taux fixe principalement) le taux à appliquer la remise éventuelle à faire sur cette rubrique (plutôt utilisée dans les plans spécifiques) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT