Du paiement à la facture : la fluidification de la chaine financière avec Chorus

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Anne-Sophie Lussier
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1 Du paiement à la facture : la fluidification de la chaine financière avec Chorus Emmanuel SPINAT Délégué de la directrice à la Maintenance et Supervision Opérationnelle (DMSO) de l Agence pour l Informatique Financière de l État (AIFE) Présentation du 10 décembre 2012

la Maintenance et Supervision Opérationnelle (DMSO) de l Agence

2 La dématérialisation : une priorité pour l AIFE La dématérialisation constitue par essence la ligne d action prioritaire de l AIFE : Elle constitue un levier important d amélioration de l efficience des processus au cours desquels des pièces justificatives doivent être prises en compte ou produites, Elle apporte une réponse adaptée aux enjeux de fiabilité, de fluidité, de traçabilité et de sécurité de l'information, Elle participe de l amélioration de l environnement, en limitant la consommation de papier. L outil Chorus, au cœur du système d'information financière de l'etat (SIFE), est par nature porteur de dématérialisation : Il s appuie sur un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), qui rend possible l'automatisation du traitement des données et les échanges de données internes entre les gestionnaires et les comptables notamment, mais également externes, avec les partenaires de l'etat. Ce constat s applique particulièrement aux processus de gestion financière de l Etat, qui mettent en relation des acteurs qui doivent saisir, échanger, valider ou restituer des informations dont il faut garantir la sécurité et l auditabilité.

sécurité de l'information, Elle participe de l amélioration de l environnement, en limitant la consommation de papier.

3 Quelques ordres de grandeur Type Nb de pages Nb de PJ Formulaire Chorus Compte de gestion Carte Achat Bourses Pièces de marchés Total Plus de 57 millions de pages dématérialisées depuis le lancement de Chorus de pièces justificatives. L ensemble des documents dématérialisés représentent 67,9 millions de pages : mètres de hauteur (9 fois la tour Burj Khalifa) 339 tonnes de papier (à peu près le poids d un airbus A380) arbres adultes (65 ha de forêt)

le lancement de Chorus. 10 000 000 de pièces justificatives.

4 Rappel de la fonctionnalité carte achat dans Chorus Périmètre cible Ministères dont les dépenses payées par le mode de paiement carte d'achat sont gérées sous Chorus Pièces justificatives (PJ) à transmettre au comptable lors d une opération de dépense exécutée par carte d'achat Hors périmètre Dépenses portant sur des marchés de travaux Dépenses portant sur des marchés avec avance Mise en perspective Volumétrie cible concernée : ROB, par an Acteurs concernés : Banque émettrice Services gestionnaires des DP en Administration centrale ou déconcentrée Services comptables associés Principe de la dématérialisation Réception périodique par centre de facturation d un Relevé d Opérations Bancaires (ROB) rassemblant les dépenses payées par la banque émettrice et devant faire l objet d un remboursement Banque émettrice à date : BNP Paribas Niveau 1 : factures = PJ à valeur probante Niveau 3 : ROB = PJ à valeur probante Création d une ou plusieurs demandes de paiement (DP) dans Chorus, par interface, en fonction du niveau de carte d'achat 1 DP regroupant les lignes de niveau 1 du ROB 1 DP regroupant les lignes de niveau 3 du ROB, par marché Tous les ministères utilisant la carte achat peuvent demander à mettre en place la solution dématérialisée. Le déploiement de la carte achat est piloté par le Service des achats de l État.

perspective Volumétrie cible concernée : 24 000 ROB, par an Acteurs concernés : Banque émettrice Services gestionnaires des DP en Administration centrale ou déconcentrée Services comptables associés

5 État du déploiement dans les ministères Nombre de ROB reçus : 7061 Nombre de feuilles dématérialisées Entre le 01/01/2012 et le 06/12/2012, l utilisation de la fonctionnalité «carte achat» de Chorus (FEN104) concerne : 62 services exécutants, 28 sociétés, 8579 demandes de paiement La fonctionnalité «carte achat» est utilisée en production pour le niveau 1 et pour le niveau 3 du ROB

«carte achat» de Chorus (FEN104) concerne : 62 services exécutants, 28 sociétés, 8579 demandes de

6 Rex sur le déploiement actuel : points positifs & freins identifiés La carte achat a apporté de nombreux bénéfices aux utilisateurs et à l État: Souplesse d utilisation / rapidité dans le processus achat Automatisation des échanges entre BNP et Chorus; génération automatique des DP Gains sur la dématérialisation des ROB Facilité de déploiement L utilisation de la fonctionnalité «carte achat» par les ministères a aussi permis d identifier des freins : Pour le niveau 1 (dépenses sans enjeux sans EJ préalable): Difficultés pour compléter les imputations budgétaires et comptables de chaque poste de la demande de paiement (temps de traitement de la demande de paiement par le service gestionnaire très important) Validation par le comptable complexe via factures (le ROB n'étant pas considéré comme pièce justificative) et double circuit papier & électronique Pour le niveau 3 (dépense avec EJ préalable): Temps de traitement important pour rapatrier les imputations de l engagement juridique sur chaque poste de la demande de paiement Des actions ont été initiées pour lever ces freins courant 2013.

par les ministères a aussi permis d identifier des freins : Pour le niveau 1 (dépenses sans enjeux sans EJ préalable): Difficultés pour compléter les imputations budgétaires et comptables de chaque

7 Etat des lieux de la solution Carte Achat Pistes d optimisation Niveau 3 Évolution en cours : Aide à la valorisation des imputations pour les demandes de paiement de niveau 3 avec EJ préalable Description Faciliter le rapatriement des imputations budgétaires et comptable de l EJ sur chaque poste de la demande de paiement : - Sélectionner le poste de l EJ en en-tête de la demande de paiement et non sur chaque poste (modélisation actuelle) Impacts Développement spécifique du cœur Chorus pour les DP directes (FV60) Améliorations attendues Amélioration du temps de traitement de la demande de paiement par les gestionnaires Diminution du délai moyen de paiement et des intérêts moratoires

poste de l EJ en en-tête de la demande de paiement et non sur chaque poste (modélisation actuelle) Impacts Développement spécifique du cœur Chorus pour les DP directes

8 Etat des lieux de la solution Carte Achat Pistes d optimisation Niveau1 Instruction en cours avec la DGFiP Description Préciser des modalités de mise en œuvre de contrôle partenarial sur les relevé d opération de niveau 1 Impacts Les factures seraient conservées par le gestionnaire sous réserve de mise en œuvre d un dispositif de contrôle partenarial avec le ministère Améliorations attendues Un circuit uniquement électronique avec la pièce justificative ROB

Impacts Les factures seraient conservées par le gestionnaire sous réserve de mise en œuvre d un dispositif de

9 Etat des lieux de la solution Carte Achat Pistes d optimisation Déploiement Description Déploiement : Possibilité de déployer les ROB au niveau programme ou niveau centre de facturation Impacts Modification de la plateforme BNP: Mise en œuvre prévue au premier trimestre 2013 Améliorations attendues Permettre un déploiement de la carte achat au plus proche de l organisation du ministère

facturation Impacts Modification de la plateforme BNP: Mise en œuvre prévue au premier trimestre

10 Chorus Factures : les chantiers en cours L offre «Chorus Factures» a pour objectif de couvrir l ensemble de la problématique de dématérialisation des factures : La «dématérialisation fiscale» des factures, initiée en 2011, permet de recevoir des factures dématérialisées des fournisseurs conformes à la réglementation. A date, cette solution a été retenue par 31 fournisseurs qui ont transmis 1200 factures. L adhésion de nouveaux fournisseurs à ce dispositif d ici la fin de l année (et en particulier l UGAP à compter du 19/11) doit permettre de franchir un seuil significatif dans le volume de factures reçues. Chorus-Factures permet par ailleurs de moderniser la relation avec le fournisseur qui peut, sur le «Portail Chorus Factures», déposer puis suivre le traitement de sa facture jusqu à son paiement, évitant ainsi de solliciter les services concernés. La numérisation des factures vise à transformer le reliquat des factures «papier» en factures électroniques. Deux pilotes seront réalisés au 1er trimestre 2013 sur plus de factures.

A date, cette solution a été retenue par 31 fournisseurs qui ont transmis 1200 factures.

11 La solution Chorus-Factures

12 Conclusion La dématérialisation est un vecteur potentiel : d amélioration de la qualité comptable, de diminution des délais de traitement, de réduction des coûts. En 2013, en sus des amélioration attendues pour la carte «achat», l AIFE renforcera ses efforts : Valider en grandeur nature le fonctionnement en mode «tout électronique» des services facturiers et CSP pilotes, par la numérisation en masse des factures, Assurer la dématérialisation des achats dès le premier demandeur/prescripteur : extension du périmètre de Chorus-Formulaires, Etendre les outils disponibles pour les acheteurs en amont (Orme, outil de préparation des pièces de marchés interfacée avec PLACE) et en aval (Outil d analyse des achats), Assurer les relations dématérialisées avec les fournisseurs sur tout le cycle de la dépense : cela passe par la dématérialisation de la commande après celle des marchés et des factures. L optimisation des circuits comptables il requiert : de la volonté, de l énergie, une remise à plat du processus, un changement culturel de l ensemble des acteurs.

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