Lvis. rd2 Ville de. D Règlement. D Autre (spécifier): résolution ÇV D Autorisation de financement à obtenir et source de financement proposée:

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1 rd2 Ville de Lvis Direction générale Comité exécutif FICHE DE PRISE DE DÉCISION Fiche de prise de décision Direction des ressources humaines et amélioration continue Service Retions du travail et santé sécurité Objet Politique retive au Remboursement des frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation Date 18 août 2015 ÉTAT DE LA SITUATION (situation/problème) Le 19 février 2007, le conseil de Ville, par de voyage et de dépcement du personnel cadre. résolution CV , entérinait politique retive aux frais Au cours de dernière année, le comité de révision a procédé à divers ajustements et modifications afin que cette politique corresponde davantage aux nouvelles réalités de Ville et aux ajustements fiscaux requis. 18 juin 2015, le comité de révision présentait au comité de gestion stratégique, une nouvelle version de politique, s appliquant maintenant à l ensemble des employés et employées et ayant désormais pour titre Le ((Remboursement des frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation». Considérant que cette nouvelle version de politique sur les frais de dépcement rencontre les nouvelles obligations fiscales et que les taux utilisés pour l usage occasionnel sont ceux publiés par le Conseil du trésor du Québec et ceux pour l usage régulier sont ceux de l Agence du revenu du Canada, il est recommandé d accepter les modifications proposées et de rempcer politique retive aux frais de voyage et de dépcement du personnel cadre, par de repas et de représentation nouvelle version intitulée «Remboursement des frais de dépcement, d hébergement,» ci-jointe en annexe. ANALYSE DES ALTERNATIVES (avaritages/inconvénients/impacts) ÉCHÉANCIER DE RÉALISATION FINANCEMENT (coûts/poste budgétaire/impacts budgétaires ) Coûts Impacts Conformément au règlement RV sur le contrôle et le suivi budgétaire, il incombe au responsable d activité budgétaire de vérifier disponibilité de crédits suffisants pour les fins auxquelles dépense est projetée. Disponibilités budgétaires Oui D Non Commentaires Prévu au budget des directions au poste «311». Financement déjà autorisé par Budget de fonctionnement. Poste budgétaire Règlement d emprunt spécifique D Règlement «Omnibus» RV-, RV-, XX-XXX-XX-311 Poste budgétaire résolution CE- D Autre (spécifier) résolution ÇV D Autorisation de financement à obtenir et source de financement proposée Commentaires Numéro du projet PT1 Montants Compensation D ou N/A D 1 de 2 Politique Frais de dépcement - RHAC

2 Projet subventionné D Oui D Non Si oui, préciser te titre du programme et le pourcentage Signature du responsab e d activité budgétaire Date,ce / ÉCHÉANCIER (étapes/dat4/iustification de nécessité du traitement par CE ou CV à cette date) CE du 18 août et CV du 8 eptembre 2015 PERSONNES CONSULTÉES Nom de personne Date (i/m/a) Champ de compétence ives Després, DGA- Sécurité civile Mai 2015 Membre du comité Vincent Vu, directeur Mai 2015 Membre du comité ives Tardif, coordonnateur Mai 2015 Membre du comité iosée Martel, coordonnatrice Mai 2015 Membre du comité Jacques Nadeau, chef de service Février 2015 Membre du comité RECOMMANDATION (énoncé) Il est recommandé au comité exécutif de recommander au conseil de Ville d accepter les modifications proposées et de rempcer politique retive aux frais de voyage et de dépcement du personnel cadre, par nouvelle version s appliquant à l ensemble des employés et employées de Ville et intitulée «Remboursement des frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation» ci-jointe en annexe. UNE COPIE DOIT ÊTRE EXPÉDIÉE AUX PERSONNES CONSULTÉES Liste des pièces jointes Politique retive au remboursement des frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation. Préparé par Recommandé par Jacques ea Titre d emploi chef de service t Santé sécurité retions du travail et Nom et initiales manuscrites Nom et initiales manuscrites Nom et initiale manuscrites Titre d emploi Titre d emploi Titre d emploi Commentaire f A rectn Date / O I..) COMMENi RES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Signature de Direction générale Date 2ÔS? osi j 2de2 Politique Frais de dépcement - RHAC

3 NOM DE LA POLITIQUE ADMINISTRATIVE Référence Directive administrative Formuire D-2015-XX NUMERO DE LA POLITIQUE. D HÉBERGEMENT, DE REPAS ET DE P Date dentrée en vigueur 19/02/2007 Date de révision XX/XX/2015 Numéro de résolution CV OBJET Remboursement des frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation. OBJECTIF L objectif de cette politique est d indemniser personne qui utilise son véhicule automobile dans l exercice de ses fonctions et d établir les indemnités à être versées. Elle précise que personne autorisée peut engager des frais raisonnables dans le cadre de ses fonctions retivement à ses frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation. PRINCIPES GÉNÉRAUX La personne qui utilise son véhicule automobile dans et pour l exercice de ses fonctions a droit à une indemnité pour le kilométrage réellement parcouru, excluant le kilométrage requis pour se rendre et revenir de son travail. Elle peut être requise de transporter de l équipement lorsque nécessaire. Les principes gouvernant le droit au remboursement des dépenses encourues sont précisés dans directive «Remboursement des dépenses encourues et frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation». Pour les dépcements effectués à l extérieur du territoire de Ville de Lévis ( de 150 km aller/retour), personne est remboursée en tenant compte du coût de transport le moins dispendieux entre l utilisation de son véhicule automobile ou celui de location d un véhicule automobile de csse économique ou tout autre moyen de transport (train, autobus). Cependant, personne peut utiliser son véhicule automobile, après autorisation de sa supérieure ou son supérieur immédiat malgré le fait que le coût d un autre moyen de transport peut être inférieur, si elle démontre qu il est plus efficace, pratique et rentable d utiliser son véhicule automobile. Toutefois, dans ce cas, elle est remboursée selon méthode de calcul expliquée dans directive. Préparée par Recommandée par directrice Manon Gauvreau Recommandée par le directeur général ou par le directeur général adjoint Page 1 de 3

4 NOM DE LA POLITIQUE ADMINISTRATIVE NUMÉRO Dli LA POLITIQUE D HÉBERGEMENT, DE REPAS ET DE P Référence Date d entrée en vigueur 19/02/2007 Directive administrative D-2015-XX Date de révision xx/xx/2015 Formuire Numéro de résolution CV USAGE OCCASIONNEL Est considérée comme faisant un usage occasionnel, personne qui effectue, pour son travail et en utilisant son véhicule automobile, moins de kilomètres annuellement. Le taux de base du remboursement est ajusté à compter du 1er janvier de chaque année selon le taux en vigueur reconnu par le Conseil du trésor à cette date. USAGE RÉGULIER Est considérée comme faisant un usage régulier, personne qui effectue, pour son travail et en utilisant son véhicule automobile, un minimum de kilomètres annuellement. La période de référence étant du 1er janvier au 31 décembre de l année antérieure. Le taux du remboursement est établi au 1er janvier de chaque année selon le taux en vigueur reconnu par l Agence du revenu du Canada. Le kilométrage effectué à l extérieur de Ville de Lévis, dans un rayon de 75 kilomètres (150 kilomètres aller-retour) du lieu de travail est reconnu aux fins de calcul de moyenne annuelle. Le kilométrage excédentaire n est pas reconnu. Une demande de modification de catégorie peut être effectuée par personne s il y a eu un changement des conditions de l utilisation du véhicule automobile dans le cadre de son poste actuel ou d un nouveau poste qui lui est attribué, le tout sous réserve de l approbation par directrice ou le directeur concerné. CALCUL DE LA DISTANCE La distance parcourue se calcule selon les principes généraux prévus à directive «Remboursement des dépenses encourues etfrais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation». FRAIS DE DÉPLACEMENT, D HÉBERGEMENT, DE REPAS ET DE La personne préablement autorisée a droit au remboursement de ses frais raisonnable d hébergement, de repas et de représentation sur présentation des pièces justificatives dans le cadre de son travail ou d une formation, le tout conformément aux dispositions des différents contrats de travail. Les principes généraux sont prévus à directive «Remboursement des dépenses encourues et frais de dépcement, d hébergement, de repas et de représentation». 1 I Page 2 de 3 1

5 NOM DE LA POLITIQUE ADMINISTRATiVE NUMÉRO DE LA POLITIQUE P D HÉBERGEMENT, DE REPAS ET DE - Référence Date d entrée en vigueur 19/02/2007 Directive administrative D-2015-XX Date de révision xx/xx/2015 Formuire Numéro de résolution CV FRAIS DIVERS Sur présentation de pièces justificatives, Ville rembourse à personne les frais encourus dans l exercice de ses fonctions pour le péage, le stationnement, les frais de transport public, incluant le taxi. Lors de location d une auto, les frais de location et d essence sont remboursés sur présentation des pièces justificatives. Aucune autre dépense reliée à l utilisation pèrsonnelle de son véhicule automobile, telle que les frais de permis de conduire, d assurance de base, d immatricution et autres, n est remboursable, à moins d indication contraire aux contrats de travail. MISE EN VIGUEUR La présente politique s applique à compter de son adoption par le conseil de Villepour tout le personnel et est administrée par Direction des ressources humaines et de l amélioration continue. II Page 3 de 3 1