Vous avez en mains les états comptables et financiers 2014 nouvelle version. Ils nécessitent quelques explications.

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3 AG 28/3/2015 ASL du lotissement Les Chartreuses du Boulou A. NOTE EXPLICATIVE DES ETATS COMPTABLES ET FINANCIERS 2014 (NOUVELLE VERSION) Vous avez en mains les états comptables et financiers 2014 nouvelle version. Ils nécessitent quelques explications. Comme décidé lors de l AG 2014 nous avons acquis du matériel informatique et mis en œuvre un logiciel de comptabilité spécifique à notre activité, conforme aux normes et plan comptable exigés par le législateur en la matière. Il est notamment utilisé par de nombreux syndics professionnels de copropriété ou d association syndicale de lotissement Auparavant nous traitions notre comptabilité à l ancienne (crayon, gomme, tableau Excel)) et nous vous présentions des documents faits sur mesure sur le principe simplifié «encaissements décaissements». Maintenant, sont exigés de nouveaux états comptables et financiers conformes aux règles imposées aux syndics par la loi. Ces documents sont plus sophistiqués, donc un peu plus complexes à interpréter et supposent une accoutumance au départ pour les appréhender. Cette note a pour objet d expliquer document par document les spécificités. Document n 1 : COMPARATIF BUDGET ET REALISE 2014 La règle de base de gestion des copropriétés donc celle appliquée par ce logiciel, consiste dans un premier temps à évaluer les charges prévisionnelles avant d appeler les AVANCES DE TRESORERIE aux copropriétaires et non pas l inverse. (AVANCES DE TRESORERIE : un nouveau terme avec lequel nous devons nous familiariser et qui remplacera dorénavant APPEL DE CHARGES). Ce tableau permet à l AG de vérifier le respect de ce principe de base ainsi que la rigueur de la gestion budgétaire du syndic. En ce qui nous concerne, nous avions adopté un budget prévoyant que les charges 2014 dépasseraient de 4216 le montant des recettes. Le tableau montre que le dépassement effectif des charges a été réduit à la somme de 971. On peut le dire autrement : les pertes constatées pour l année 2014 sont inférieures à celles prévues au budget. Nous l expliquons par des économies réalisées sur certains postes budgétaires (achat de matériel, entretien du lotissement), et des recettes plus conséquentes que celles prévues au budget (ventes de tréfonds) malgré des charges plus élevées que prévues (plus particulièrement une facture d entretien des espaces verts de l exercice 2013 payée sur l exercice 2014) Le tableau ci-dessous vous montre les mêmes résultats mais présentés à «L ANCIENNE» : Budget 2014 Réalisé 2014 Produits Charges Résultats Il est à noter que ce tableau de résultat est repris dans le document n 1 bis détaillé par compte. 28/2/2015

4 AG 28/3/2015 ASL du lotissement Les Chartreuses du Boulou Document n 2 : ETAT FINANCIER AU 31/12/2014 Trésorerie au 31/12/2014 c est notre cash en banque ; Créances au 31/12/2014 ce sont les appels de charges (dénommées dorénavant AVANCES DE TRESORERIE) réglementaires qui restent encore impayées malgré nos relances ; Provisions et Avances c est le montant non consommé de ce que nous (colotis) avons mis à la disposition de notre ASL afin de lui permettre de faire face aux charges à venir connues ou imprévisibles. Ce fond de roulement de quasiment une année d avance de trésorerie est un gage de gestion type «bon père de famille» ; la réalité des fonds disponibles est inférieure puisqu il faut en déduire les créances et les dettes. Dettes ce sont quelques factures (imputables à l exercice 2014) qui restent à payer. Document n 3 : BUDGET PREVISIONNEL CHARGES ET PRODUIT 2015 Il reprend dans sa forme selon le principe décrit ci-dessus (document n 1) LE PREVISIONNEL Les appels de fonds que sont nos avances de trésorerie sont évalués sur la base d un tantième à On constate que l appel de fonds à ce niveau ne permettra pas de couvrir la totalité de nos charges prévisionnelles. Ce sera l objet de la décision de l AG de maintenir ce niveau de tantième ou de l augmenter. B. LE SITE INTERNET DE L ASSOCIATION Le site internet de l'association, créé en 2012 comme outil d'information et de communication au service de tous ses membres, a évolué récemment pour mieux répondre aux attentes. On rappellera en particulier que : Pour des raisons de confidentialité, un code d'accès évolutif est demandé pour entrer sur le site. 2) Le bulletin interne "Quoi de Neuf?", initié l'été dernier et distribué provisoirement sous forme papier, fait désormais partie intégrante du site, sous forme d'une page donnant accès à des liens vers des documents actuels intéressant l'ensemble des propriétaires et résidents. Cette même page, en particulier, permet à tous de suivre régulièrement les démarches et actions lancées par le bureau syndical. 3) La coexistence d'un site en français et en langue anglaise s'étant avérée trop complexe en terme de maintenance, le Conseil a privilégié la création de liens vers la traduction de chaque document important figurant sur le site. 28/2/2015

5 ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE DU LOTISSEMENT "LES CHARTREUSES DU BOULOU" Document n 3 HISTORIQUE ET RAPPELS DES REGLES DE DEBROUSSAILLEMENT ET D ENTRETIEN 1. Règle : PLANNING 2015 : TRAVAUX D'ENTRETIEN DES ESPACES VERTS (EV) 1.1. Chaque lot est intégralement entretenu par son propriétaire selon les normes de L ARRETE PREFECTORAL du 14 avril Les espaces verts sont débroussaillés et entretenus par l association syndicale à 50 mètres des habitations (zones en bleu dès la mise en place du PPRIF), à 70 m (zones passées de rouge en bleu après la révision du PPRIF), à 100 mètres (zone toujours en rouge) selon les normes de L ARRETE PREFECTORAL du 14 avril Cadencement des travaux Les grands travaux ont débuté en Nous avons procédé par étape afin de mettre en place un premier périmètre débroussaillé à 50 mètres des habitations (2008/ 2009) puis porter ce périmètre à 70 mètres (2010/2011). Enfin après la révision du PPRIF, à 100 mètres (2012) pour la zone restée en rouge. Dorénavant ces périmètres sont bien identifiés (bornage prévus) conformes aux prescriptions du dernier PPRIF (en réalité on fait mieux, mais il en va de notre sécurité). Afin d assurer un débroussaillement efficace nous avons admis d entretenir ces EV tous les 2 ans par moitié environ. 3. Tarif EV partie Ouest ( m2) en 2013/2015/2017 etc. EV partie EST ( m2) en 2014/2016/2018 etc. En 2011 suite à un appel d offres, l entreprise Cutillas a été référencée sur la base du tarif suivant inchangé jusqu en En 2015, ce tarif est revu à la baisse pour tenir compte de l effet entretien tous les 2 ans au lieu de 3 qui se traduit par moins de végétation à éliminer. Tarif HT Entretien manuel Entretien Mécanique /m2 Base Difficile TD Base Difficile 2011/2012/2013/ Coût Moyen d entretien : Réalisé en 2014 Prévisionnel 2015 Valeur Surface m m2 TTC / m /3/2015

6 ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE DU LOTISSEMENT "LES CHARTREUSES DU BOULOU" 1, avenue d'en Carbouner LE BOULOU Document n 4 DEMARCHE COLLECTIVE EN VUE DE LA REHABILITATION DES COFFRETS ELECTRIQUES DES CHARTREUSES Nous ne pouvons que constater le très mauvais état du parc coffrets électriques de notre lotissement. Selon notre dernier état des lieux (octobre 2014), il apparait : avenue d en carbouner : plus de 30 coffret seraient à remplacer sur un total de 123 les voies adjacentes : 20 sur 99 ; Ces coffrets électriques sont la propriété de chacun de nous même si seule ERDF est habilitée à y «mettre les mains». Cette situation est un facteur de risque électrique, car elle peut occasionner un départ de feu et provoquer des pannes d alimentation électrique de nos foyers. En outre, ces coffrets éventrés sur des socles déchaussés, cerclés de fer, hétéroclites, dévalorisent l esthétique de notre lotissement. C est vrai, par habitude nous ne les voyons plus tels qu ils sont. Individuellement, la remise en état et/ou le remplacement de ces coffrets représente un budget conséquent (500 environ) sans compter le temps passé à trouver l interlocuteur efficace chez ERDF. Compte tenu du nombre important de coffrets à remplacer d une part, et d autre part de notre statut d association syndicale, nous pensons possible d engager collectivement une négociation afin d obtenir des conditions de mise en œuvre et tarifaires intéressantes pour cette opération. Le projet de modernisation des compteurs électriques porté par ERDF serait pour nous l opportunité de bénéficier des avantages d être en avant-garde tout en conservant nos conditions tarifaires et sans préjudice ultérieur. L AG doit, si elle considère cette idée intéressante nous mandater selon les termes suivants : L AG mandate pour un durée de 12 mois le Conseil Syndical à prendre les contacts nécessaires afin d évaluer la faisabilité d obtenir la réhabilitation de l ensemble des coffrets électriques du lotissement et à quelles conditions sans pour autant l engager. Au cas où cette réhabilitation devait s avérer faisable, le Conseil Syndical soumettra une proposition aux membres de l Association pour obtenir leur accord, avant qu un contact soit établi entre ERDF et les propriétaires concernés en vue d une intervention avec l aval de ces derniers dans les conditions négociées. Le 06/3/2015

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8 ASL DU LOTISSEMENT «LES CHARTREUSES DU BOULOU» AGO 28 mars 2015 PROJETS DE RÉSOLUTION Résolution N 1 L état de comptes pour l exercice 2014 préalablement communiqué aux membres de l Association, est commenté par le Trésorier pendant la session. L Assemblée Générale donne quitus au Trésorier pour sa gestion au cours de l exercice Résolution N 2 L'Assemblée Générale approuve le programme de débroussaillement 2015 préalablement communiqué aux membres et commenté par le président. Résolution N 3 L Assemblée Générale approuve le budget prévisionnel «charges et produits» pour l exercice 2015 préalablement communiqué aux membres et commenté par le trésorier pendant la session et approuve la proposition de fixer pour l appel de charge le tantième à 0,07. Résolution N 4 L Assemblée Générale donne mandat aux membres du conseil syndical d engager une démarche en son nom auprès des structure compétentes afin d envisager une réhabilitation de la totalité des coffrets électriques du lotissement aux conditions et limites précisées dans le document communiqué préalablement à la tenue de cette AG. Document n 7

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10 ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE DU LOTISSEMENT "LES CHARTREUSES DU BOULOU" 1, rue d'en Carbouner LE BOULOU POUVOIR Je soussigné (e) : Domicilié (e) à: Membre du syndicat du lotissement les Chartreuses du Boulou Lot n représentant : / ièmes Donne tout pouvoir à M Pour me représenter à l Assemblée Générale Ordinaire du Syndicat du lotissement qui aura lieu le : Samedi 28 mars 2015 Salle Joan Cayrol Le Boulou Et : Émarger toutes les feuilles de présence ; Émettre tous votes ; Signer tous les procès verbaux et généralement faire le nécessaire. En cas d'empêchement, faculté est donnée au mandataire ci-dessus désigné de subdéléguer ce pouvoir à tout colotis présent à l'assemblée. Fait à : le : Signature (Faire précéder la signature par «BON pour Pouvoir») Bon pour acceptation Du pouvoir ci-dessus LE MANDATAIRE : Signature