L organisation du suivi et de la gestion des contrats

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Côme Labranche
il y a 8 ans
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1 L organisation du suivi et de la gestion des contrats Réseau régional Performance des bâtiments publics MAINTENANCE ET EXPLOITATION DU BATIMENT Alain T Kint de Roodenbeke Direction territoriale Est PCI «Gestion du Patrimoine Immobilier» 17 octobre 2014 Centre d études et d expertise sur les risques L environnement, la mobilité et l aménagement

2 Phase initiale

3 Les étapes de la prise en charge des équipements (PV) L audit des installations par le prestataire : Accessibilité des équipements Manœuvre des dispositifs de fonctionnement (vannes d isolement par exemple) Test des systèmes de sécurité Disponibilité Maintenabilité Équipements critiques Propreté des locaux DOE à jour, schéma Plan de prévention Etc 3

4 Les étapes de la prise en charge des équipements (PV) Réunion de mise au point : Relecture du contrat en commun Remise des documents au prestataire : Liste du matériel garantie Rapport de contrôle réglementaire avec travaux réalisés Planification des travaux de renouvellement Procès verbal contradictoire de prise en charge : État des installations et découpage fonctionnel Manquements de documentation Conformité des installations

5 En cours de contrat

6 Clauses d organisation fixés au contrat Traçabilité Origine de la demande et date d exécution Compte-rendu Type de maintenance (prév, cond, corr, etc.) Pièces de rechanges utilisés Disfonctionnements constatés Nom et qualité des intervenants Temps d intervention Signature de l entreprise et du DO

7 Qualités des prestations Contrôles inopinés Expertises Tenue à jour des documents Propretés des locaux Respect des consignes de sécurités Bon d interventions Enquêtes Réclamations Analyse du rapport d activité Applications des pénalités (retard, indisponibilités) Durées des réparations, des dépannages..

8 Analyse des coûts Identifier les dépenses totales Prestations forfait / hors forfait Comparer les coûts (bordereau détaillé) Créer un historique Identification des écarts, causalités Contrôle des dépenses Forfait Hors forfait Évolution des prestations hors forfait Dates significatives: Échéances Préavis

9 Assistance, conseil, partenariat Obligation de conseil Obligation de collaboration pour le DO Usage d une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) Réunion de synthèse et d évaluation Démarche qualité

10 Gestion des contrats

11 Relations entre gestionnaire et prestataire Contrôle de l avancement du plan de maintenance Examen des compte-rendu d interventions Analyse des indicateurs de résultats (consommations, disponibilités des équipements,etc.) Analyse de problèmes rencontrés Exploitation du retour d expérience Mettre à jour le plan de charge pour les périodes à venir

12 Gestion et optimisation Mise en place de grille d audit Données principales Gestion des dates Respect des clauses de contrat Renégociation ou réajustement en fonction des évolutions Mise en place d une gestion de patrimoine technique et fonctionnelle

13 Rappel des clauses d organisation 1/ 3 Répartition des tâches Prestataire Compétences personnel Qualification Matériel, outillage Consommables Moyens informatiques Moyens logistiques Méthode Donneur d ordre Les locaux Les moyens informatiques Les pièces spécifiques L énergie Les fluides L historique Moyens de contrôles Les accès

14 Rappel des clauses d organisation 2/ 3 Rapports d activité, traitement de l information Hygiène et sécurité Règles internes Protection de l environnement Évacuation des déchets Management Désignations des représentants

15 Exemple d éléments de rapports d activité Pour la maintenance préventive Programme annuel N des interventions de maintenance préventive ; Graphe comparatif des opérations de maintenance réalisées par rapport à la programmation ; Planification de l année N+ 1. Pour la maintenance corrective Etat et recensement des demandes d intervention par motif et compte-rendu ; Pièces de rechanges utilisées ; Temps d intervention ; Nombre de pannes ; Intervenants ; Identification des installations indisponibles ; Le bilan financier des prestations hors forfait ; Bilan des Prestations complémentaires ; Bilan des travaux.

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