1 CONTEXTE ET DEFINITION

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1 REFERENCEMENT DE CABINETS CONSEILS POUR LA REALISATION DE PRESTATIONS DE DIAGNOSTIC RH et FORMATION TPME EXERCICES DOSSIER DE CONSULTATION Dossier de consultation : DC /14 / N 1/2016 Date de parution : 4/11/2015 REGION : RHONE ALPES 1 CONTEXTE ET DEFINITION 1.1 Le Le est l Organisme Collecteur Paritaire Agréé en charge de la gestion des fonds de la formation professionnelle continue pour les salariés des entreprises de son champ de compétences, présenté sur le site Dans le cadre de sa politique de service aux entreprises adhérentes, le accompagne leurs démarches de gestion des ressources humaines, de gestion des compétences et de développement de la formation. Pour les exercices 2016 et 2017, le poursuit sa démarche de service de Diagnostic en Ressources Humaines et Formation pour les TPME de moins de 250 salariés, des différents secteurs professionnels adhérents. La présente consultation vise le référencement de prestataires qualifiés pour assurer ce service. 1.2 La demande Le bilan de 3 années de diagnostic conseil (2013/2015) met en évidence que les PME de moins de 250 salariés expriment un besoin de conseil sur leurs problématiques de GRH et d accompagnement en matière de formation professionnelle continue, portant notamment sur : - L évolution de l organisation générale de l entreprise : succession, investissements, projets de développement - L évolution de l organisation du travail : démarche qualité, gestion du temps, structuration de l encadrement intermédiaire - La gestion des compétences : «transfert» des compétences, référentiels emplois / compétences - Le recrutement et/ou mobilité interne : profil de poste, profil de compétences attendues - Le pilotage des RH, outillage : mise en place des entretiens professionnels (loi 2014), mise en conformité RH, structuration de la fonction RH - La gestion des âges : vieillissement au travail, contrat de génération Page 1

2 - Le plan de formation : élaboration du plan, structuration de la démarche formation, évaluation de la formation - Le management et encadrement : accompagnement du changement, accompagnement de la fonction managériale, communication interne Ces sujets d intervention s inscrivent également dans des projets où la GRH et la gestion des compétences sont des clés de succès du projet : - Développement d un nouveau produit ou service, - Mise en œuvre de nouvelles technologies, - Inscription dans un projet de GPEC territorial ou sectoriel, - Accompagnement du changement (croissance interne ou externe, décroissance ou réorganisation ), - Mise en place des nouvelles obligations de pilotage des RH issues de la Loi de mars 2014 Le service de Diagnostic RH et Formation porté par le pour ces TPME vise à accompagner la prise de recul et la réflexion pour les aider à définir leur plan d action et mettre en place les formations adaptées à leurs projets. Il s agit donc, pour les entreprises, de bénéficier d un regard extérieur et d apporter une expertise en lien avec leur politique de GRH, plus particulièrement dans le domaine de la gestion des compétences et de la formation et de les accompagner dans la mise en œuvre d un plan d amélioration opérationnel. 1.3 Les entreprises cibles Les entreprises cibles de ce service du sont les TPME adhérentes de moins de 250 salariés. Selon la taille des entreprises, le diagnostic est adapté : Pour les entreprises de 50 salariés et plus : intervention d une durée de 1 à 3 jours en moyenne avec la possibilité, selon la nature de la demande et des sujets à traiter, de porter cette durée jusqu à 5 jours, notamment en construisant l intervention en 2 temps ; Pour les entreprises de 10 à 49 salariés, l intervention a une durée comprise entre 1 et 3 jours au maximum. Les interventions auprès des entreprises de moins de 10 salariés sont évaluées au cas par cas, l expérience montrant la nécessité d un cadre de projet spécifique pour une réelle valeur ajoutée de l intervention auprès des TPE (par exemple : projet collectif sur un bassin d emploi, pouvant faire l objet d un cahier des charges spécifique). 2 ENJEUX DU REFERENCEMENT 2.1 Dimensions du référencement Le référence des prestataires de conseil au niveau régional : la sélection des prestataires aboutit au référencement de plusieurs prestataires par région. Page 2

3 Un même prestataire peut, si ses moyens d intervention le lui permettent, soumissionner sur une ou plusieurs régions. Il est, par ailleurs, précisé que le référencement ne vaut pas engagement du à assurer aux prestataires un volume d activité. Le publie une liste des prestataires référencés, au niveau régional, sur son site internet. Le référencement des prestataires de diagnostic RH et Formation TPME, objet du présent dossier de consultation, concerne les années civiles 2016 et Attendus Les prestataires référencés réaliseront les interventions en conformité avec le présent dossier de consultation et selon les demandes qui auront été adressées par les entreprises demandeuses, en lien avec leur Délégation Régionale du. Une fiche d intervention précisera cette demande, constituant ainsi le cahier des charges technique de l intervention. Les prestataires sollicités par l entreprise lui adresseront une proposition d intervention détaillée permettant à celle-ci de choisir l intervenant le plus en phase avec sa demande. Le prestataire proposera, à l issue de son intervention, un plan d action adapté pour répondre à la problématique posée par l entreprise, plan d action qui inclut des préconisations en matière de formation. Un document de diagnostic sera remis par le prestataire à l entreprise et au. Une trame de document d intervention est proposée par le. Par ailleurs, dans un délai maximum de 6 mois suivant l intervention, le prestataire s engage à reprendre contact avec l entreprise (par téléphone, visite ou échange de mail) pour faire un point d étape sur la démarche de l entreprise au regard du plan d action convenu et pour échanger sur les évènements rencontrés qui nécessiteraient une adaptation du plan d action. Ce suivi fait partie intégrante de la prestation. Le prendra en charge financièrement l intervention, selon les conditions décrites au chapitre 3 (Modalités d intervention auprès des PME). Le rappelle qu aucune prestation de formation qui serait issue de l intervention ne pourra être réalisée par le prestataire de conseil et ce dans l année qui suit la date de restitution de l intervention, sous peine de rembourser le montant de l intervention. De même, l intervention auprès des entreprises se limite aux activités de diagnostic, de conseil et d accompagnement sur le champ de la Gestion des Ressources Humaines et de la gestion de la formation : les activités de formation, formation/action, séminaire formatif ne sont pas autorisées dans le cadre du service proposé par le à ses entreprises adhérentes. 3 MODALITES D INTERVENTION AUPRES DES PME 3.1 Le rôle du Le apporte son appui à la formulation de la demande des entreprises, étant entendu que le n assure pas de diagnostic préalable au conseil et ne saurait donc se substituer à l expression directe de l entreprise. Page 3

4 Par ailleurs, pour faciliter l accès à ce service de Diagnostic RH et Formation TPME, le assure la prise en charge financière des interventions, selon les conditions décrites au point 5.2 (Prise en charge financière du ). 3.2 L intervention auprès des PME Les entreprises concernées formulent une demande auprès de la Délégation Régionale du pour accéder au service. Le les aide à formuler leur demande par écrit, grâce à une «fiche de demande d intervention» prévue à cet effet (modèle ) et les informe des prestataires référencés. Les entreprises transmettent leur demande à des prestataires référencés afin que ceux-ci leur adressent, en retour, une proposition d intervention, détaillant précisément le cadre d intervention, les modalités de mise en œuvre, l organisation précise de la mission (temps et activités à conduire), le coût d intervention, en conformité avec leur offre de référencement, et ce dans les 15 jours. Les prestataires adressent une copie de cette proposition d intervention, technique et financière (valant devis), à la Délégation régionale du pour information. Le prestataire choisi par l entreprise recevra de la Délégation Régionale du un Accord de prise en charge, valant bon de commande. Ce bon de commande sera impérativement signé avant le début de l intervention. Le prestataire réalise son intervention conformément à sa proposition. Il effectue une restitution orale auprès de l entreprise, en présence d un collaborateur régional du, et remet le rapport d intervention. Le règle le prestataire, à réception des pièces suivantes : - le document d intervention (en cas de besoin voir la trame proposée par le ) ; - le tableau récapitulatif de l intervention (travaux réalisés, planning effectif) ; - l évaluation de la prestation faite par l entreprise (grille ); - la facture du prestataire (avec mention de code IBAN) 4 ENGAGEMENTS DES PRESTATAIRES REFERENCES 4.1 Règles professionnelles Obligations de moyens Le prestataire référencé qui intervient auprès d une entreprise, dans le cadre du service de Diagnostic RH et Formation TPME proposé par le, mettra ses moyens et ses compétences en œuvre pour satisfaire à la demande exprimée par l entreprise. Si le prestataire n est pas engagé en termes de résultats, son intervention visera toutefois à proposer à l entreprise un plan d action et un projet de formation permettant de contribuer à résoudre la problématique identifiée ou visant l amélioration des compétences des salariés concernés. Le rappelle que le référencement des prestataires repose à la fois sur les références du cabinet ainsi que sur les références individuelles des intervenants. Ceci suppose que le référencement n est Page 4

5 attribué que pour les intervenants présentés dans le dossier de candidature. Tout changement d intervenant en cours d exercice devra impérativement obtenir l accord préalable du, sur présentation du CV du nouvel intervenant. Soucieux de la qualité des prestations mises à disposition des entreprises adhérentes, le porte une attention particulière aux démarches qualité mises en œuvre par les prestataires. Ceux-ci mentionneront dans leur dossier de référencement les labels, certifications ou autres démarches qualité qu ils détiennent ou dont la démarche est engagée. Obligation de confidentialité Le prestataire réalisera les interventions prises en charge par le dans les règles du métier, en respectant la confidentialité des données et informations recueillies à l égard de tiers autres que l entreprise et le commanditaire. Ainsi, le Prestataire considèrera comme strictement confidentiels toutes informations, documents, données, concepts, témoignages dont il pourra avoir connaissance dans le cadre de l exécution des missions objets du présent référencement. Pour l application de la présente clause, le Prestataire répond pour lui-même comme de ses intervenants. Toutefois, le Prestataire ne saurait être tenu responsable si des éléments divulgués étaient manifestement dans le domaine public ou lorsqu il en a connaissance par des moyens légitimes. Suivi des interventions Il est rappelé que dans un délai maximum de 6 mois suivant l intervention, le prestataire s engage à reprendre contact avec l entreprise (par téléphone, visite ou échange de mail) pour faire un point d étape sur la démarche de l entreprise au regard du plan d action convenu. Si des adaptations sont nécessaires, le prestataire les indique à l entreprise et en tient informée la Délégation Régionale du concernée. 4.2 Engagements au regard de la procédure du Le prestataire référencé qui intervient auprès d une entreprise, dans le cadre du service de Diagnostic RH et Formation PME, s engage : A prendre en compte les demandes que lui adressent les entreprises, selon la fiche «demande d intervention» du et à leur remettre une proposition d intervention dans les 15 jours suivant la réception de ces demandes, en adressant une copie à la Délégation régionale du dont dépend l entreprise. Il ne s agit en aucun cas d une démarche commerciale d un prestataire auprès des entreprises adhérentes du. A réaliser l intervention conformément aux principes généraux de la prestation prévus au présent cahier des charges (cf. point 2.2 Attendus et point 3 Modalités d intervention) A réaliser l intervention conformément à la proposition validée par l entreprise et annexée à l Accord de financement du ; toute modification du planning et des modalités d intervention sera soumise à la validation conjointe de l entreprise et du ; étant rappelé que tout changement d intervenant en cours d exercice devra impérativement obtenir l accord préalable du. Page 5

6 A produire une restitution orale auprès de l entreprise, en présence d un collaborateur du et à remettre le rapport d intervention ; A transmettre à la Délégation régionale du le document d intervention, le plan d action avec son volet formation ainsi que la facture libellée à l attention du. Par ailleurs, les prestataires référencés autorisent le à diffuser leurs coordonnées, notamment au travers de la liste publiée sur le site web du. Tout manquement à ces engagements est susceptible de conduire à un déréférencement du prestataire par le, sans formalité particulière. Une annexe technique au présent cahier des charges rappelle les étapes administratives de suivi des interventions. 4.3 Volume annuel d activité Dans tous les cas de figure, le volume d activité annuel maximum pris en charge par le se limite à 30 journées consultant pour un même prestataire de conseil (entité juridique indépendante), dans le cadre du référencement et ce par année civile. 5 CONTRACTUALISATION 5.1 Personnalisation de l offre aux PME Lors du processus de référencement mais aussi lors de la mise en œuvre du service auprès des entreprises, le portera une attention particulière à la personnalisation des offres faites par les prestataires aux PME demandeuses. En effet, si les problématiques RH, les projets de formation ou de développement des compétences peuvent s inscrire dans des thématiques générales, la personnalisation des interventions et, par voie de conséquences, les solutions proposées aux entreprises facilitent leur appropriation et leur mise en œuvre par les dirigeants de TPME. De ce fait, si les références des cabinets de conseil et des intervenants peuvent mentionner des outils ou processus d intervention standards, le attachera de l importance aux références pratiques d interventions des prestataires en matière de conseil et de diagnostic RH et Formation auprès des TPME. Les propositions d intervention, objets de la contractualisation, seront personnalisées dans toute la mesure du possible, tant en termes de contenu, de modalités que de durée d intervention (telles que prévues au point 1.3). 5.2 Prise en charge financière du et conditions d achat des prestations Le assure la prise en charge financière des interventions de Diagnostic RH et Formation TPME, selon la proposition d intervention détaillée d un prestataire référencé, validée par l entreprise et annexée à l Accord de prise en charge du, valant bon de commande. Page 6

7 Pour ce service de Diagnostic RH et Formation PME, le a décidé une prise en charge plafonnée à 1200 (mille deux cent euros) TTC, tous frais compris (incluant les frais de déplacement, hébergement et restauration) par journée d intervention, séance de restitution y compris, sans que le prestataire ne puisse adresser de facture complémentaire à l entreprise. Le règlera le prestataire à la remise du document d intervention, du plan d action, du récapitulatif de l intervention, de l évaluation de l entreprise et de sa facture. En cas d abandon en cours d intervention, le règlera au prorata de la durée effective, sur présentation de la facture et des justificatifs du prestataire à l attention du. En aucun cas le prestataire ne peut facturer à l entreprise les temps prévus mais non réalisés de cette prestation. Les conditions d achat du pour ces prestations valent règles contractuelles. 5.3 Propriété des résultats De convention expresse, les résultats des interventions, réalisées en application du présent référencement, seront en la pleine maîtrise du et des entreprises concernées, à compter du paiement intégral de la prestation. Le pourra en disposer à usage de capitalisation. Les prestataires, pour leur part, s interdisent de faire état des résultats dont il s agit et de les utiliser de quelque manière, sauf à obtenir l autorisation écrite du. Toutefois, le accepte que les prestataires puissent faire figurer parmi leurs références les travaux accomplis dans le cadre du référencement pour les interventions de Diagnostic RH et Formation TPME, dans les limites de la clause de confidentialité exposée au point Règlement des litiges Tout litige non résolu de façon amiable directement par les parties relèvera de la juridiction compétente dans la circonscription judiciaire dans laquelle se situe le siège du. 6 FORME ATTENDUE DE L OFFRE DES PRESTATAIRES Les prestataires présenteront leurs offres de prestation en vue du référencement pour le service Diagnostic RH et Formation TPME selon le modèle de cadre de réponse joint en annexe. Les prestataires détailleront plus particulièrement : Leur connaissance des problématiques à traiter en matière de diagnostic RH et formation, au regard des questions et des projets spécifiques aux TPME, ainsi que les méthodes et moyens d intervention mobilisés pour répondre à ces problématiques. La description précise et anonymée d une intervention de diagnostic RH et Formation TPME. Cette présentation illustrera notamment : o L analyse en amont des questions posées par l entreprise ; o La réalisation de l intervention avec les méthodes mobilisées ; Page 7

8 o Les points d attention et de vigilance portés tout au long du processus d intervention ; o La formulation des préconisations et modalités de restitution ; o Le suivi mis en œuvre dans l entreprise. Les références du cabinet conseil et des intervenants (CV) en matière de diagnostic RH et Formation TPME Pour les prestataires ayant réalisé des diagnostics conseil RH et Formation en 2014 et/ou 2015, pour le compte du (ou pour le compte d autres OPCA proposant un service similaire), le prestataire proposera une note de synthèse des interventions réalisées dans ce cadre, à titre d illustration d un retour d expérience. Cette note précisera en quoi l évaluation des pratiques a pu faire évoluer les modalités d intervention du cabinet et des intervenants. Le coût journalier d intervention (tous frais inclus, y compris hébergement et déplacements) Toute autre information ou conditions particulières que le prestataire jugera utiles dont les références en matière de démarche qualité. Enfin, en cas de travail en réseau de consultants, le prestataire répondant précisera les coordonnées et les références des prestataires vacataires avec lesquels il serait amené à proposer une offre. 7 CRITERES DE REFERENCEMENT Le référencera les offres de service des prestataires, sur les critères suivants : Compréhension générale du sujet à traiter et re-formulation des enjeux, illustrant plus particulièrement la connaissance des problématiques RH - Formation en TPME Références de cabinet et des intervenants au regard de l objet de la consultation Pertinence des méthodologies mobilisées et moyens mis en œuvre permettant d atteindre les objectifs des interventions de Diagnostic RH et Formation en TPME Adéquation de la proposition avec les attentes du cahier des charges, notamment au travers de : - La description détaillée et anonymée d une intervention de diagnostic RH et Formation représentative ; - La note de synthèse de retour d expérience des pratiques de diagnostic conseil RH et Formation TPME, pour les prestataires concernés. Diversité des secteurs professionnels d intervention en matière RH Formation auprès des TPE et PME Coût d intervention (montant TTC, incluant tous les frais) Le se réserve la possibilité de négocier avec des prestataires présélectionnés au référencement pour ajuster les prestations proposées au regard de ses attentes, sur les différents critères. Page 8

9 ANNEXES : Cadre de réponse + Modèle de trame de restitution d intervention + Tableau récapitulatif d intervention + Synthèse des étapes administratives de suivi des interventions. 8 CONDITIONS DE RECEPTION DES OFFRES Le dossier de réponse, rappelant la référence de la consultation, est à adresser en format électronique à : 1/, Délégation Régionale Adresse rhonealpes@fafsea.com 2/, DADC Adresse francois.bizais@fafsea.com Réponse attendue au plus tard le 30/11/ 2015, à 17 heures au plus tard. La décision d attribution du interviendra au plus tard le 23/12./2015. Page 9