Présentation détaillée des domiciliations SEPA dans Isabel 6

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1 Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin

2 Table des Matières 1 Intrductin Rôle du créancier et des banques dans la dmiciliatin eurpéenne Rôle du créancier Rôle des banques Saisie des mandats Intrductin Nuveau mandat Nuveau mandat migré Créatin de grupes de mandats Liste des mandats Attribuer des grupes de mandats Purqui des grupes de mandats? Cmment attribuer des mandats à des grupes? Saisir des encaissements Généralités Encaissements par grupe de mandats (prvisire) Encaissements par mandat Amendement de mandats Mdifier la séquence après le premier encaissement Mdifier des mandats et amendements Mdificatins Amendements Que se passe-t-il si des encaissements ne snt pas exécutés? REJECTS (refus avant que le débiteur n ait été débité) Refus après que le débiteur a été débité Annexes Etapes préparatires imprtantes avant la saisie des mandats migrés Exemples pratiques Exemple CORE (gestin des membres du club du persnnel) Exemple B2B (sciété infrmatique) Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

3 1 Intrductin Dans le cadre de l Espace unique de paiement en eurs (Single Eur Payment Area SEPA), les systèmes natinaux d encaissement existant dans les pays du SEPA vnt être remplacés par un système eurpéen unique. Ce système eurpéen est appelé Sepa Direct Debit (SDD en abrégé). En Belgique, n le désigne sus le nm de «dmiciliatin eurpéenne» u de «dmiciliatin SEPA». A partir du 1 er février 2014, seul le système eurpéen sera admis. Vus truverez de plus amples infrmatins sur la dmiciliatin eurpéenne sur le site u auprès de vtre banque. 2 Rôle du créancier et des banques dans la dmiciliatin eurpéenne Dans le système belge DOM80, c est la banque du débiteur qui gère les mandats. A l aide du frmulaire de mandat signé par le débiteur («avis de dmiciliatin»), la banque de ce dernier attribue un numér de dmiciliatin et l envie au créancier qui peut alrs prcéder à des encaissements (u à des recuvrements) en utilisant ce numér. Le débiteur peut annuler sa dmiciliatin par l entremise de sa banque. Cette annulatin sera également ntifiée au créancier. Dans ce cas-ci, c est dnc à la banque du débiteur qu incmbe la gestin des mandats DOM80. Dans la dmiciliatin eurpéenne, ce cncept est fndamentalement différent. 2.1 Rôle du créancier Dans le système eurpéen, c est vus, le créancier, qui êtes chargé de la gestin des mandats. Vus envyez le frmulaire du mandat eurpéen à vtre débiteur et celui-ci vus renvie directement le frmulaire signé. Attentin Le débiteur des mandats dans le système B2B («Business t Business») dit d abrd faire cnfirmer le mandat cncerné par sa banque! En effet, c est elle qui vérifie si le cmpte à débiter est un cmpte prfessinnel (le B2B est un régime exclusivement réservé aux utilisateurs prfessinnels), et qui acte qu aucun rembursement ne purra être demandé pur ce mandat. Sans cette cnfirmatin, vs encaissements B2B sernt refusés. Vus archivez les mandats (papier) reçus et vus en saisissez les dnnées dans Isabel 6. Après qui, vus puvez prcéder aux encaissements. Dans le cas d un encaissement, les dnnées évidentes cncernant l pératin (le mntant, la cmmunicatin, le cmpte et le nm du débiteur, vtre identifiant de créancier, vtre cmpte à créditer, la date d exécutin) snt envyées à la banque. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

4 Tutefis, pur chaque encaissement, le système eurpéen vus demande également d envyer à la banque les dnnées suivantes sur le mandat (MRI = mandate related infrmatin) : une référence attribuée au mandat (elle dit être unique afin de permettre l identificatin du créancier cncerné) ; une indicatin de la séquence d encaissements. Lrs de la première présentatin d un nuveau mandat (et pur certaines mdificatins ultérieures), vus devez envyer la mentin «Premier». Après exécutin de l encaissement, vus devez mdifier la valeur de séquence dans vtre gestin des mandats et indiquer «Suivant» ; la date de signature du mandat ; le schéma de paiement. Il y en a deux : «CORE» (aussi appelé «B2C», «Business t Cnsumer») : c est le système de base (standard) ; «B2B» («Business t Business») : réservé aux encaissements cncernant des clients prfessinnels (pas de drit à un rembursement dans le chef du débiteur, autres délais de traitement ) ; type de mandat : «Récurrent» : qualifie un mandat puvant dnner lieu à des encaissements répétés ; «Unique» : s applique aux mandats pur lesquels il ne peut y avir qu une seule présentatin. C est un nuveau type qui n existe pas dans le système DOM Rôle des banques Les banques remplissent des fnctins à la fis d exécutin, de cntrôle et d enregistrement. Fnctin d exécutin La banque du créancier veille à ce que les encaissements sient envyés à la banque cncernée du débiteur. La banque du débiteur débite le cmpte du débiteur et transfère le mntant à la banque du créancier. La banque du créancier crédite le cmpte du créancier. Fnctin d enregistrement Enregistrement du schéma, de la séquence et du type d encaissement (CORE u B2B, Premier u Suivant, Récurrent u Unique). Tenue à jur de l histrique des encaissements par la banque du débiteur, par exemple dans la perspective du drit au rembursement. Tenue des dnnées DOM80 pur les mandats en cas de migratin. Cnfirmatin des mandats B2B. Bien entendu, les banques pèrent un grand nmbre de cntrôles pendant la prcédure d exécutin : le cmpte du débiteur est-il suffisamment prvisinné? la séquence des présentatins a-t-elle été respectée («Premier», «Suivant»)? le débiteur a-t-il blqué les encaissements pur ce créancier? cntrôle des mandats «B2B» (pas de drit au rembursement pur le débiteur) Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

5 Si l encaissement ne peut pas être débité du cmpte du débiteur, sa banque le ntifiera à la banque du créancier au myen de la mentin «REJECT» («INEXECUTABLE»). 3 Saisie des mandats 3.1 Intrductin Au vu de la descriptin ci-dessus de vtre rôle de créancier, il est clair que les encaissements et la gestin des mandats snt liés de manière presque indissciable. Une gestin rigureuse des mandats s impse pur éviter que des encaissements ultérieurs ne sient pas exécutés. Isabel a cnçu deux mdules de saisie : «Nuveau mandat» Ce mdule sert à saisir les nuveaux mandats du type «dmiciliatin eurpéenne». Leurs dnnées figurent sur les frmulaires que vus enverrez à vs nuveaux débiteurs après vtre passage à la dmiciliatin SEPA. Ils vus les renverrnt signés après y avir indiqué leur IBAN et leur BIC. «Nuveau mandat migré» Vs numérs existants de dmiciliatin dans le système belge actuel «DOM80» snt attribués par la banque du débiteur. Celle-ci est tenue de cnserver la versin papier riginale des «Avis de dmiciliatin». Par cnséquent, pur les numérs de dmiciliatin existants, vus n avez pas besin de faire signer de nuveau mandat eurpéen. Ce mdule a été spécialement dévelppé pur cnvertir (migrer) les mandats DOM80 en mandats eurpéens. Bien sûr, vus ne dispsez pas d un exemplaire papier de ces mandats DOM80, mais vus devez puvir gérer les mandats migrés. C est purqui ce mdule cuple les numérs de dmiciliatin initiaux et le u les numérs initiaux de créancier au mandat eurpéen migré. De cette façn, la référence à la banque gérant le mandat DOM80 initial est garantie dans les mandats migrés. Si nécessaire, vus puvez tujurs vus adresser à la banque cncernée pur avir cnfirmatin de la validité d un mandat migré. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

6 3.2 Nuveau mandat Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > Sélectinnez «Gérer les mandats» > Sélectinnez «Nuveau>Mandat» > Saisissez les dnnées cmme indiqué sur le frmulaire de mandat eurpéen. Un certain nmbre de dnnées snt bligatires. Elles snt signalées par un astérisque ruge («*») sur l écran de saisie. Explicatins sur les dnnées bligatires Référence du mandat : référence unique pur l identificatin du créancier cncerné Type de paiement : récurrent u unique Date de signature : telle que mentinnée sur le frmulaire de mandat Schéma de paiement : dans le système eurpéen, il y en a deux : «CORE» (aussi appelé «B2C») et «B2B». Cchez le schéma vulu. Séquence : lrs du premier encaissement d un nuveau mandat, il faut envyer la valeur «Premier» à la banque. C est pur cela qu elle est affichée par défaut dans ce champ. De plus, dans le schéma CORE, les «Premiers» encaissements divent être envyés à la banque au mins 5 jurs uvrables avant la date d exécutin. Après exécutin d un premier encaissement, la valeur de la séquence dit être remplacée par «Suivant». A partir de ce mment, la dmiciliatin dit être présentée au mins deux jurs uvrables avant l encaissement. Tant les «Premiers» encaissements de mandats B2B que les «Suivants» divent être envyés à la banque au mins un jur uvrable avant le recuvrement. La fenêtre Séquence n est pas accessible si le paiement est du type «Unique». Vir aussi la sectin «Amendement de mandats». Identificatin du créancier : cette identificatin vus a été attribuée par l une de vs banques et vus puvez la truver sur vtre cntrat «Dmiciliatin eurpéenne». Vus puvez sit chisir une identificatin saisie précédemment, sit en saisir une nuvelle. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

7 Les champs dnt le cmplètement est facultatif, snt les suivants : «Identifiant du cntrat» tel qu éventuellement indiqué sur le frmulaire de mandat ; «Lieu de signature» du mandat ; «Cde d identificatin» du débiteur, par exemple sn numér de client ; «Débiteur» «Afficher la partie de référence» : référence au débiteur effectif, par exemple le nm de l enfant pur les frais de sclarité payés par les parents. Peu utilisé ; «Créancier» «Afficher la partie de référence» : référence au créancier effectif, par exemple le nm de l entreprise dnt le bureau cmptable intervient cmme créancier. Peu utilisé ; «Nte» : par exemple, endrit ù se truve le mandat papier ; si vus utiliser des mntants et cmmunicatins fixes dans vs encaissements de ce mandat, vus puvez les saisir dans les fenêtres «Mntant par défaut» et «Message par défaut au débiteur» ; le butn «Ajuter un amendement» : n ne l utilise que très rarement. Vir la remarque dans «Amendement de mandats». Astuces cncernant la «Référence du mandat» Optez pur des références simples et claires et n utilisez de préférence que des majuscules et des caractères alphanumériques (A-Z, 0-9). N insérez pas d espaces, en tut cas pas pur les mandats B2B, car ils divent être cnfirmés auprès de la banque du débiteur. En effet, les références de mandat saisies pendant la cnfirmatin à la banque divent être IDENTIQUES à celles figurant dans vtre gestin des mandats (sensibilité à la casse!). Sinn, les encaissements cncernés sernt refusés! 3.3 Nuveau mandat migré C est le mdule que vus devez utiliser pur migrer vs mandats DOM80 existants vers un mandat eurpéen. En annexe, vus truverez une prcédure par étapes expliquant cmment vus puvez créer une «liste de migratin» mentinnant tutes les dnnées nécessaires pur saisir crrectement un mandat migré. Lisez-la avant de cmmencer à saisir des mandats migrés! Seules les différences par rapprt au mdule «Nuveau mandat» (cf. supra) snt traitées cidessus. «Référence du mandat» : vir vtre «liste de migratin» Dans le cas des mandats DOM80 migrés, seule la valeur «Récurrent» est autrisée pur le «Type de paiement» et seule «CORE» l est pur le schéma de paiement. C est la raisn pur laquelle ces champs snt inaccessibles dans ce masque. «Date de signature» : c est un champ bligatire. Cmme, dans le cas d un mandat migré, vus ne dispsez pas d une versin papier (puisqu elle se truve à la banque du débiteur), vus puvez y indiquer une date de vtre chix. Chisissez tujurs la même date pur tus vs mandats migrés, par exemple celle de la signature du cntrat de dmiciliatin eurpéenne à vtre banque. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

8 «Séquence» : lrs de la première présentatin d un mandat migré, l ancien numér de dmiciliatin et l ancien numér de créancier snt également envyés de telle srte que la banque du débiteur sit infrmée de la migratin de ce mandat vers le système eurpéen. A partir de ce mment, vus êtes tenu d exécuter tus les encaissements futurs dans le système eurpéen et les encaissements dans le système DOM80 pur le numér de dmiciliatin cncerné sernt refusés! C est la raisn pur laquelle la valeur de séquence «Premier» est bligatire et ne peut être mdifiée dans le cas d un nuveau mandat migré. «Ancien numér de dmiciliatin» : c est l ancien numér de dmiciliatin DOM80. Si vus saisissez déjà des dmiciliatins DOM80 dans Isabel 6, tus les numérs DOM80 existants s affichernt dans la liste dérulante. Sinn, saisissez ces dnnées en mde manuel à l aide de vtre «liste de migratin». «Numér de cmpte (IBAN)» et «BIC» : vir vtre «liste de migratin» «Ancien numér de créancier» : c est le numér de créancier de vtre cntrat DOM80 (en général, vtre numér d entreprise). Si vus saisissez déjà des dmiciliatins DOM80 dans Isabel 6, vus puvez le sélectinner dans la liste dérulante. Sinn, saisissez tutes les dnnées à la main. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

9 4 Créatin de grupes de mandats 4.1 Liste des mandats Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > Sélectinnez «Gérer les mandats» Par défaut, l nglet «Mandats» est activé en haut de l écran et tus les mandats sernt affichés. Dans le champ à la gauche du butn «Chercher», vus puvez lancer une recherche sur la référence d un mandat, le nm u l IBAN d un débiteur (u d une partie de l énncé crrespndant). Explicatins sur les clnnes Dans la clnne «Schéma», une nette distinctin est faite au niveau du lg entre «B2B» (texte) et «CORE» (icône). En passant le pinteur de la suris sur les clnnes «Référence du mandat», «Schéma» et «Grupe», vus afficherez, respectivement, l identificatin du créancier, le nm du schéma et les grupes attribués. Dans les titres des clnnes «Schéma» et «Séqu», vus puvez sélectinner un mde de tri u un filtre au myen de la flèche de navigatin à drite du titre. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

10 En sélectinnant l nglet «Grupes» en haut de l écran, vus btiendrez un aperçu de tus les grupes. Vus puvez afficher un seul grupe de mandats en sélectinnant celui que vus recherchez, dans la fenêtre «Filtre de grupe». 4.2 Attribuer des grupes de mandats Purqui des grupes de mandats? L attributin de mandats à des grupes vus dnne un myen extrêmement pratique nn seulement de les classer par rubriques, mais aussi de préparer vs futurs encaissements. En effet, l assistant «Dmiciliatins SEPA» a été spécialement étudié pur fnctinner avec des grupes de mandats. Exemple de grupes de mandats permanents et prvisires Une écle utilise la dmiciliatin eurpéenne pur encaisser des factures sclaires et d autres frais. Le secrétariat de l établissement attribue les mandats à un grupe permanent par classe. Une fis par trimestre, le secrétariat encaisse les factures sclaires par classe (= par grupe de mandats permanents). Mais, en curs d année sclaire, il y a des activités auxquelles les élèves peuvent s inscrire et dnt les frais d inscriptin ne snt pas encaissés au myen de la facture sclaire trimestrielle. Le secrétariat va dnc attribuer à un grupe supplémentaire «prvisire», les mandats de tus les élèves inscrits. Il purra ainsi recuvrer très simplement, en une seule pératin, la ttalité du grupe prvisire de mandats. Vir aussi la sectin «Recuvrements par grupe de mandats (prvisire)» Astuce L utilisatin de grupes de mandats vus aide à gérer vs mandats et dans vs encaissements! Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

11 4.2.2 Cmment attribuer des mandats à des grupes? Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > Sélectinnez «Gérer les mandats»> Sélectinnez un u plusieurs mandats que vus vulez attribuer à un grupe > Cliquez en haut, à drite, sur le butn «Grupe de mandats»> A présent, vus puvez créer un nuveau grupe dans la fenêtre pp-up et/u attribuer les mandats sélectinnés à un u plusieurs grupes. Cmment supprimer des mandats dans un grupe? Cliquez sur l nglet «Grupes» et sélectinnez le grupe cncerné dans «Filtre de grupe» > Sélectinnez les mandats que vus vulez y supprimer et cliquez sur le butn ruge «Supprimer le(s) mandat(s) du grupe». Pur supprimer tut le grupe, supprimez-en tus les mandats. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

12 ATTENTION Ne cliquez pas sur «Supprimer» au bas du champ «Actins». En effet, vus supprimeriez le mandat cncerné! 5 Saisir des encaissements 5.1 Généralités Vus puvez effectuer des encaissements tant par grupe de mandats que mandat par mandat. Si vus avez créé au mins un grupe de mandats, l assistant active autmatiquement l ptin «Grupe de mandats». L assistant appliquera les critères suivants pur créer autmatiquement des grupes distincts d encaissements : par numér de cmpte et par cde de devise du créancier ; par identificatin du créancier ; par date d exécutin ; par «Séquence» («Premier», «Suivant», «Unique») ; par schéma («CORE», «B2B»). En effet, il est interdit d envyer une cmbinaisn des critères ci-dessus dans un seul grupe d encaissements. 5.2 Encaissements par grupe de mandats (prvisire) Dans la plupart des cas, il est indiqué d attribuer par avance à un grupe prvisire, au myen de la gestin des mandats, les encaissements que vus vulez faire : après l encaissement, il sera plus facile de régler le champ «Séquence» sur la valeur «Suivant» (vir la sectin «Mdifier la séquence après le premier encaissement») ; peut-être effectuez-vus des encaissements péridiques. Pendant la péride en curs, vus puvez déjà attribuer à l avance à un grupe prvisire les mandats sur lesquels vus allez prcéder à des encaissements ; un grupe prvisire est aussi pratique pur les encaissements avec mntant et cmmunicatin fixes. Vir la sectin «Attribuer des grupes de mandats» pur la créatin de grupes. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

13 Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > «Dmiciliatins SEPA». Explicatins sur les dnnées «Dnnées de la dmiciliatin» «Alias du dnneur d rdre» : à l aide de l alias, du nm u du numér de cmpte, sélectinnez vtre cmpte à créditer. L alias du cmpte est cmplété. Le nm et le numér de cmpte snt affichés dans les champs suivants. Les cmptes auxquels plusieurs devises snt cuplées, dnnent la pssibilité de chisir la mnnaie vulue. Vus ne devez pas frcément sélectinner un cmpte en eurs. En revanche, les mntants que vus encaissez, snt bien libellés en eurs. Dans le «Grupe de mandats», sélectinnez le grupe pur lequel vus vulez effectuer des encaissements. Tus les mandats du grupe, avec leur mntant et leur cmmunicatin fixes, snt affichés et autmatiquement sélectinnés. Les mandats dnt la valeur de séquence est «Premier» et pur lesquels vus avez effectué un encaissement dans le passé, ne sernt pas sélectinnés autmatiquement. Pur cela, vus auriez nrmalement dû remplacer cette valeur par «Suivant» (cf. «Mdifier la séquence après le premier encaissement»). Il vus reste néanmins la pssibilité d appliquer une sélectin manuelle à ces mandats. Le butn «Mdifier les attributs» uvre un écran plus grand affichant davantage de mandats. Pur chaque mandat, vus puvez à présent saisir un «Mntant» et un «Message au débiteur» et/u écraser les dnnées permanentes. Les dnnées fixes initiales snt préservées dans le mandat. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

14 «Mntant» «Grupe» : les mntants mentinnés pur les mandats snt repris. Par défaut, la valeur «100 %» est saisie, mais vus puvez la mdifier. «Fixe» : vus puvez saisir un mntant fixe applicable à tus les mandats cncernés par cette pératin d encaissement. «Message au débiteur» : «Grupe» : les messages mentinnés pur les mandats du grupe snt repris. «Fixe» : dans ce champ, vus puvez saisir un message fixe applicable à tus les mandats cncernés par cette pératin d encaissement. «Date d encaissement» : sélectinnez la date vulue dans le calendrier. Les «Premiers» encaissements et les «Suivants» divent être envyés au plus tard, respectivement, 5 et 2 jurs uvrables bancaires avant la date d encaissement (en B2B, au mins 1 jur uvrable avant cette date). Les «Premiers» encaissements et les «Suivants» snt classés autmatiquement dans des grupes d encaissement distincts. Astuce En cas de cmbinaisn de «Premiers» et de «Suivants», nus cnseillns de saisir pur tus les encaissements une date pstérieure d au mins 5 jurs uvrables. Autrement, vus devrez mdifier une par une les dates d encaissement du grupe des «Premiers» encaissements. Si tutes les dnnées nt été saisies crrectement, cliquez sur le butn «Transactin suivante». En cliquant sur la barre «Grupes créés», vus btiendrez une liste récapitulative. Le butn «+» affiche le détail du grupe d encaissements. Le cas échéant, vus puvez ajuter/mdifier u supprimer des encaissements. Si vus sélectinnez «Débit glbal», le mntant ttal du grupe d encaissements sera imputé sur vtre cmpte. Pur fermer l assistant, appuyez sur le butn «Terminer», «Signer tut» u «Envyer tut». Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

15 Le butn «Annuler» vus permet d annuler tutes vs pératins d encaissement u seulement celle en curs. Pur cnsulter le détail d un grupe d encaissements déterminé, cliquez dessus dans l nglet «Transactins (envyées)». 5.3 Encaissements par mandat Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > Sélectinnez «Nuveau > Dmiciliatins SEPA» > Cchez l ptin «Mandat unique». Explicatins sur les dnnées «Alias du dnneur d rdre» : à l aide de l alias, du nm u du numér de cmpte, sélectinnez vtre cmpte à créditer. L alias du cmpte est cmplété. Le nm et le numér de cmpte snt affichés dans les champs suivants. Les cmptes auxquels plusieurs devises snt cuplées, dnnent la pssibilité de chisir la devise vulue. «Référence du mandat» : cherchez la référence du mandat, le numér de cmpte u le nm du débiteur. Si vus chisissez un mandat qui prte la valeur de séquence «Premier» et pur lequel vus avez déjà créé un encaissement, le système affiche un avertissement que vus ne puvez pas négliger. Nrmalement, vus auriez dû basculer la valeur de séquence de ce mandat sur «Suivant» (vir «Mdifier la séquence après le premier encaissement»). Saisissez le «Mntant», la «Date d encaissement» et le «Message au débiteur», puis cliquez sur le butn «Transactin suivante». Des grupes d encaissements sernt créés en fnctin des critères mentinnés dans la sectin «Saisir des encaissements Généralités». Traitez-les seln la prcédure décrite dans la sectin «Encaissements par grupe de mandats (prvisire)». Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

16 6 Amendement de mandats 6.1 Mdifier la séquence après le premier encaissement Quand vus saisissez de nuveaux mandats et des mandats migrés u certains amendements (vir la sectin «Mdifier des mandats et amendements»), la séquence d un mandat reçit autmatiquement la valeur «Premier». Après exécutin d un encaissement (vir aussi la sectin «Que se passe-t-il si des encaissements ne snt pas exécutés?»), la séquence des mandats encaissés dit être basculée sur «Suivant». Vir à ce sujet la clnne «Séquence» dans la liste récapitulative des mandats. Cette mdificatin peut se faire individuellement, mais si vus avez effectué l encaissement en utilisant un grupe de mandats (prvisire), vus purrez prcéder rapidement pur tut le grupe (prvisire). Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > Sélectinnez «Gérer les mandats» Pur mdifier des mandats individuellement, activez l nglet «Mandats» : 1) à l aide de la liste détaillée des encaissements que vus avez imprimée, cherchez le mandat cncerné au myen du butn «Chercher» ; 2) cchez ce mandat et sélectinnez «Actins > Activer la séquence Suivant». Pur mdifier tut un grupe (prvisire) pur lequel vus avez effectué des encaissements, sélectinnez le grupe vulu au myen du filtre de grupe. ATTENTION Vérifiez que vus avez bien sélectinné un grupe crrespndant au grupe sur lequel vus avez effectué les encaissements, Sinn, vus curez le risque de mdifier des mandats dnt la valeur de séquence est «Premier» et pur lesquels un encaissement n a jamais été effectué! Cliquez ensuite sur la flèche de directin à la drite du nm de la clnne «Séquence» et chisissez le filtre «Premier». A présent, seuls les mandats assrtis de la valeur «Premier» s affichent. Sélectinnez tus les mandats (ccher la case dans l en-tête). Sélectinnez «Actins > Activer la séquence Suivant». Tus les mandats à valeur «Premier» du grupe encaissé snt à présent basculés sur «Suivant». N ubliez pas ensuite de désactiver le filtre dans la clnne «Séquence». Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

17 6.2 Mdifier des mandats et amendements Mdificatins Les mdificatins de mandats se fnt à l initiative du créancier, pur leur attribuer une autre référence par exemple, u du débiteur, pur changer d IBAN par exemple. Cmment y accéder? Sélectinnez l nglet «Transactins» > Sélectinnez «Mandats > Gérer» Cherchez le mandat à mdifier et cliquez dessus dans la liste. Le mandat s uvre pur permettre de l éditer. A présent, vus puvez en mdifier tutes les dnnées. 6.3 Amendements Lrsqu n mdifie certains champs, il faut en envyer les dnnées initiales lrs de l encaissement suivant. On se sert pur cela d un «Amendement» qui est jint au mandat jusqu au prchain encaissement. Les mdificatins cncernées prtent sur les éléments suivants : «Référence du mandat» ; «Identificatin du créancier» et «Nm du créancier» ; «Numér de cmpte du débiteur» : si n chisit un autre IBAN auprès de la même banque du débiteur ; «BIC du débiteur» : si mdificatin de la banque du débiteur. Dans ce cas, l IBAN changera aussi, mais sa valeur initiale ne peut pas figurer dans l amendement. La «Séquence» sera basculée sur «Premier». Suite à cette mdificatin, ce n est pas le BIC initial qui est stcké dans l amendement, mais la mentin «Même mandat que le nuvel agent débiteur» (agent = banque). Si vus mdifiez l une des dnnées ci-dessus dans un mandat, un amendement cntenant les dnnées initiales sera autmatiquement créé. Vus devez simplement le cnfirmer. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

18 En tant que respnsable de la gestin des mandats, vus devez garder les mdificatins de mandats dans vs archives papier, par exemple la lettre u le curriel du débiteur demandant la mdificatin. Nus vus cnseillns de cnserver au mins une cpie d écran de l amendement dans vs archives. En effet, lrs de la créatin du premier encaissement d un mandat auquel est jint un amendement, celui-ci sera autmatiquement effacé. Remarque Un encaissement accmpagné d un amendement peut être refusé (REJECT). Or, l amendement aura été effacé autmatiquement lrs de la créatin de cet encaissement. Vus devrez dnc à nuveau encder l amendement dans le mandat par saisie manuelle au myen du butn «Ajuter un amendement». Vus aurez besin des dnnées initiales pur cela. Cherchez-les dans vs archives sur les mandats. Astuce Vus puvez aussi saisir les dnnées initiales de la mdificatin dans le champ «Remarque» du mandat. Il est prévu pur 34 psitins. 7 Que se passe-t-il si des encaissements ne snt pas exécutés? 7.1 REJECTS (refus avant que le débiteur n ait été débité) Les REJECTS (dmiciliatins eurpéennes inexécutables) désignent des encaissements qui nt été refusés et n nt pas dnné lieu à une imputatin à la banque du débiteur (référence errnée, blcage par le débiteur, cmpte clôturé, dnnées de migratin incrrectes ). La banque du débiteur envie tus les REJECTS à vtre banque, laquelle est tenue de vus en infrmer clairement. Cmme les REJECTS n nt pas dnné lieu à une imputatin, la banque du débiteur n a pas effectué d actualisatin du mandat, par exemple la valeur «Premier» du champ «Séquence» n a pas été enregistrée. Dnc, dans ces cas de figure, vus ne purrez pas mdifier la valeur «Premier» et vus devrez la renvyer lrs de l encaissement suivant. En cas de REJECTS, il faut à nuveau saisir les amendements, en mde manuel cette fis. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

19 7.2 Refus après que le débiteur a été débité Pur ces refus, vus ne recevez pas de REJECT, mais une autre descriptin. Cette fis, la banque du débiteur a bien actualisé le mandat. Les mandats des encaissements prtant la séquence «Premier» devrnt dnc être basculés sur la séquence «Suivant» (vir la sectin «Mdifier des mandats et amendements - Mdificatins»). 8 Annexes 8.1 Etapes préparatires imprtantes avant la saisie des mandats migrés 1 re étape : établissez un inventaire de vs débiteurs DOM80 existants. Nus suppsns qu actuellement, vus saisissez des dmiciliatins DOM80 dans Isabel 6. 1) Sélectinnez l nglet «Transactins». 2) Sélectinnez «Gérer les cntreparties». 3) Appliquez un tri à la clnne «Débiteur» en cliquant sur sn titre pur que tus les débiteurs figurent en haut de la liste affichée. 4) Puis, sélectinnez tus les débiteurs (cchage) et sélectinnez dans «Imprimer» les ptins «Détails des cntreparties sélectinnées» et «Afficher le PDF». Dans «Rapprts» apparaît alrs le rapprt «Détails des cntreparties (sélectinnées)». La srtie papier de ce rapprt purra vus servir de dcument de travail («liste de migratin») pendant les étapes suivantes. 2 e étape : nettyage de la liste de migratin. La liste de migratin est triée suivant l rdre alphabétique des «Alias». Parcurez-la et biffez tus les débiteurs qui ne snt plus actifs, par exemple parce qu un terme a été mis à la relatin avec eux. Vus avez maintenant une liste épurée reprenant tus vs mandats DOM80 à migrer. 3 e étape : recueillez les IBAN et les BIC liés aux numérs de dmiciliatin. Dans la dmiciliatin eurpéenne, les encaissements se fnt directement sur l IBAN et le BIC du débiteur. Cmme, dans le DOM80, vus encaissez sur le numér de dmiciliatin, vus ne dispsez nrmalement pas de cet IBAN et de ce BIC. Vus devrez dnc demander l IBAN et le BIC qui snt cuplés au numér de la dmiciliatin. Pur cela, vus puvez vus adresser à vtre banque. En effet, la Banque Natinale cllecte les numérs de dmiciliatin de tutes les banques (mise à jur mensuelle), ainsi que les IBAN et les BIC crrespndants. Cncernant vs débiteurs DOM80, vus puvez demander ce «fichier de migratin DOM80» à vtre banque. Vus y truverez les numérs de dmiciliatin de tus vs débiteurs, auprès de tutes les banques, avec leur IBAN et leur BIC. En fnctin de la banque, ce fichier est livré sur CD, clé USB, via Isabel Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

20 Le fichier de migratin est un fichier-texte facile à uvrir dans le blc-ntes, dans un éditeur de textes (Wrd Pad) Il cntient un numér de dmiciliatin par ligne. La descriptin de ce fichier, ntamment l emplacement de l IBAN et du BIC, se truve à l annexe 2 du dcument suivant : > Brchures > La dmiciliatin eurpéenne. Remarque Si, après le nettyage de la liste à l étape n 2, le nmbre de débiteurs est limité, il sera peutêtre plus simple de leur demander directement leur IBAN et leur BIC. 4 e étape : ajutez à vtre liste de migratin l IBAN/le BIC et une référence de mandat. 1) Ouvrez le «fichier de migratin DOM80» (dans le blc-ntes, Wrd Pad ). 2) Dans le fichier, recherchez (CTRL+F) le numér de dmiciliatin prvenant de vtre liste de migratin (n utilisez pas de tirets dans le libellé de la recherche!). 3) Ntez signeusement l IBAN et le BIC y crrespndant dans le fichier de migratin, par exemple à côté du numér de dmiciliatin. L IBAN se truve aux psitins (16 caractères), le BIC aux psitins (11 caractères maximum) et le numér de dmiciliatin (sans tirets!) aux psitins (12 caractères). 4) Sur vtre liste de migratin, ne ntez également qu une seule référence de mandat par numér de dmiciliatin. Optez pur des références simples et claires, et n utilisez de préférence que des majuscules et des caractères alphanumériques (A-Z, 0-9), sans espaces. Au besin, vus purrez ajuter à la référence un cde migratin, par exemple les lettres «MIG». Ainsi, vus purrez tut de suite repérer dans vtre future liste de mandats eurpéens ceux qui snt des mandats migrés. 5) Rangez vtre liste de migratin dans vs «Archives Mandats»! Vus dispsez à présent d une liste de migratin reprenant tutes les dnnées vulues pur saisir un nuveau mandat migré. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

21 8.2 Exemples pratiques Exemple CORE (gestin des membres du club du persnnel) Vus êtes le trésrier du club du persnnel. Tant les cllabrateurs en service que ceux à la pensin peuvent adhérer à ce club. Chaque année, le club rganise diverses activités pur lesquelles une participatin aux frais est demandée. Les ctisatins snt perçues une fis par an. Les pensinnés bénéficient d une réductin. Tus les membres du club nt signé un mandat DOM80. Vus effectuez les encaissements dans Isabel 6 depuis des années. Vus vulez migrer vers la dmiciliatin eurpéenne, ntamment parce que la directin demande que l n invite aussi à certaines activités les cllabrateurs qui ne snt pas membres du club (myennant une participatin plus élevée cependant). Pur les nn-membres, vus utiliserez des mandats «Uniques». Scénari pssible 1) Signez un cntrat «CORE» auprès de vtre banque. Vus recevez une identificatin de créancier (de frmat : BEnnZZZnnnnnnnnnn). 2) Dressez une liste de tus les mandats DOM80 à migrer (cf. «Etapes préparatires imprtantes avant la saisie de mandats migrés»). 3) Saisissez tus les mandats en vus basant sur la liste de migratin (cf. «Nuveau mandat migré»). 4) Créez des grupes distincts pur les actifs et pur les pensinnés. Le club du persnnel rganise une activité («fête de l entreprise») pur tus les cllabrateurs actifs (pas de pensinnés) à laquelle des nn-membres peuvent aussi s inscrire. 5) Invitez tus les cllabrateurs et, à l attentin des nn-membres, ajutez un frmulaire de mandat pur encaissement «unique». 6) Saisissez les mandats uniques entrants et attribuez-les au grupe prvisire «Fête d entreprise Unique». Quant aux mandats des inscriptins entrantes de membres, attribuezles au grupe prvisire «Fête d entreprise Membres» (cf. «Cmment attribuer des mandats à des grupes?»). 7) Encaissement sur deux grupes : a. pur le grupe «Fête d entreprise Unique», chisissez un mntant fixe (= plus élevé, car pas membre) et un message fixe «Inscriptin Fête d entreprise» ; b. pur le grupe «Fête d entreprise Membres», chisissez cmme mntant fixe les frais d inscriptin prévu pur les membres et le même message fixe. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22

22 8) Supprimez tus les mandats uniques après leur encaissement et leur traitement à la banque. 9) Encaissez les ctisatins annuelles des membres. Cmme il y en a de deux types, vus encaisserez, ici aussi, sur 2 grupes distincts («Actifs» et «Pensinnés») avec un mntant et une cmmunicatin fixes par grupe. 10) Attribuez aux mandats la valeur de séquence «Premier» (vir «Mdifier la séquence après le premier encaissement») Exemple B2B (sciété infrmatique) Vus êtes cmptable dans une sciété infrmatique et vus travaillez actuellement avec DOM80 pur encaisser les cntrats annuels de maintenance et les factures intermédiaires (frmatins, achats ). Tus vs clients snt des clients prfessinnels (pas de particuliers). Vus vulez adpter la dmiciliatin eurpéenne. Pur éviter que vs clients aient la pssibilité de se faire remburser les smmes encaissées, vus ptez pur le schéma B2B. Scénari 1) Signez un cntrat «B2B» auprès de vtre banque. La migratin du DOM80 n est pas pssible pur le B2B. Vus faites dnc signer de nuveaux mandats par tus vs débiteurs. 2) Chisissez une référence de mandat simple et claire. 3) Signalez aux débiteurs qu il est imprtant qu ils fassent cnfirmer leur mandat par leur banque. Présentatin détaillée des dmiciliatins SEPA dans Isabel 6 Versin sur 22