Madame Lise Montagne, directrice générale adjointe et directrice des soins infirmiers Monsieur David Busque, directeur des ressources financières

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1 PROCÈS-VERBAL D UNE SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX LA POMMERAIE TENUE LE MERCREDI, 19 MARS 2014 À 18 H, À LA SALLE RIVE GAUCHE AU CLSC DE COWANSVILLE PRÉSENCES : Monsieur Michel Lafrance, président Madame Suzanne Riendeau Clément, vice-présidente Monsieur Bruno Petrucci, secrétaire et directeur général Madame Michèle Bazin Madame Elsa Carlier Madame Diane Laporte Madame Pamela Dillon Madame Marie-Josée Clusiau Madame Roseline Laflamme Madame Lise Proteau Madame Francine Robinson Madame Suzanne Brault Monsieur Kevin Craft Monsieur Robert Desautels Monsieur Herb Stevens Monsieur David Lambert Docteur Alain Auger INVITÉS : Madame Lise Montagne, directrice générale adjointe et directrice des soins infirmiers Monsieur David Busque, directeur des ressources financières Avant de procéder à l ouverture de la séance publique, le président souhaite la bienvenue à madame Suzanne Brault, nouveau membre du conseil d administration, qui a récemment été nommée par l Agence pour le collège de désignation Agence. 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE Le quorum étant acquis, le président, monsieur Michel Lafrance, déclare donc la présente séance ouverte à compter de 18 h. CA du 19 mars 2014 Page 1 de 11

2 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ d accepter l ordre du jour en tenant compte des ajouts suivants : 7.4 Nomination de chefs de services médicaux. 7.5 Modification à l organigramme (D) Autorisation de signature pour contrat de ressources intermédiaires (secteur de Sutton) (D) Lettre aux candidats aux élections provinciales. Les points suivants sont reportés : 7.1 Statut et privilèges du CMDP. 9.3 Poste coopté au conseil d administration. 3. APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU 19 FÉVRIER 2014 SUR PROPOSITION DÛMENT APPUYÉE, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ d approuver le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil d administration du 19 février 2014 en tenant compte de deux corrections : - Monsieur Robert Desautels était présent à la séance du 18 décembre Préciser la date de la dernière version du plan de redressement financier au point AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU 19 FÉVRIER 2014 Le directeur général fait le suivi de quelques points découlant du procès-verbal de la dernière séance. Les autres sujets nécessitant un suivi reviennent à l ordre du jour. Contrat d affiliation avec l Université de Sherbrooke : Le contrat d affiliation avec l Université de Sherbrooke a récemment été signé entre les deux parties. Dès le 1 er avril 2014, nous serons un établissement affilié. De cette association, plusieurs obligations légales en découleront. Les communications à ce sujet sont présentement en préparation pour une annonce officielle. Plan d action clinique et immobilier (PACI) : Une rencontre avec l Agence est en planification actuellement pour une présentation du PACI en mai prochain. CA du 19 mars 2014 Page 2 de 11

3 Plan de surcapacité : Nous avons reçu confirmation de l emplacement des équipements disponibles dans d autres centres advenant le besoin de déployer le plan de surcapacité. Plan de redressement financier: Nous attendons les commentaires finaux de l Agence. Motion de remerciements aux fondations : Un administrateur demande si les fondations ont reçu une lettre de remerciements. Le directeur général précise que c est la motion de remerciements qui leur est acheminée. La liste des fondations et leurs coordonnées sont demandées par cet administrateur. 5. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC Un membre du public a inscrit une question préalablement à la séance du conseil d administration. La lecture de la question est faite à l assemblée. Le président invite le directeur général à y répondre, ce qu il fait à la satisfaction du membre du public. 6. PRÉSENTATION: 6.1 Rapport semestriel sur les incidents/accidents Le président invite la directrice générale adjointe et directrice des soins infirmiers, madame Lise Montagne, à présenter le 5 e rapport semestriel sur les incidents et accidents de notre organisation produit par le MSSS. Par la suite, elle répond aux questions des administrateurs. 7. AFFAIRES PROFESSIONNELLES ET SOUTIEN À LA GESTION DES PERSONNES 7.1 Statut et privilèges du CMDP Le point suivant est reporté à la prochaine séance du conseil d administration. 7.2 Démission à la direction des services de soutien à l autonomie des personnes âgées et déficience physique CA CONSIDÉRANT QUE madame Christiane Granger, directrice des services de soutien à l autonomie des personnes âgées et déficience physique (DSSAPADP) prend sa retraite; CONSIDÉRANT QUE madame Christiane Granger, DSSAPADP, a fait parvenir sa démission en date du 27 février 2014; CA du 19 mars 2014 Page 3 de 11

4 IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d entériner la démission de madame Christiane Granger en date du 27 juillet 2014; Processus de recrutement au poste de directeur (directrice) des services de soutien à l autonomie des personnes âgées et déficience physique CA CONSIDÉRANT QUE le processus de recrutement doit être enclenché pour combler le poste à la direction des services de soutien à l autonomie des personnes âgées et déficience physique (DSSAPADP); CONSIDÉRANT Qu un membre du conseil d administration doit siéger au comité de sélection; IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU de nommer madame Suzanne Brault pour siéger au comité de sélection du poste de directeur (directrice) des services de soutien à l autonomie des personnes âgées et déficience physique. 7.3 Démission de chefs de services médicaux Le conseil d administration a été informé de la démission des chefs de services médicaux suivants : Dre Élizabeth Racine à titre de chef de service médical des soins palliatifs à compter du 11 septembre 2013 ; Dr Normand Chagnon à titre de chef de service médical du service d obstétrique et petite enfance à compter du 1 er janvier 2014 ; Dr Pierre Dauth à titre de chef de service médical de médecine hospitalière à compter du 13 mars Nomination de chefs de services médicaux Le conseil d administration a été informé de la nomination des chefs de services médicaux suivants : Dre Julie Gill à titre de chef de service médical des soins palliatifs à compter du 11 septembre 2013 jusqu au 11 septembre 2015 ; Dre Isabelle Jolin à titre de chef de service médical du service d obstétrique et petite enfance à compter du 1 er janvier 2014 jusqu au 1 er janvier CA du 19 mars 2014 Page 4 de 11

5 7.5 Modifications à l organigramme Le président invite le directeur général à présenter les modifications proposées à l organigramme. Les présents changements ont fait l objet de consultations dans les différentes directions touchées par ceux-ci et aussi, en comité de direction. CA CONSIDÉRANT l importance de maintenir la qualité élevée de services à la clientèle dans le scénario retenu; CONSIDÉRANT le départ à la retraite d un cadre intermédiaire qui permet d optimiser l organisation de l encadrement dans la DSSAPADP; CONSIDÉRANT l importance d accompagner le changement par un soutien clinique et professionnel à la direction concernée; CONISIDÉRANT les modifications découlant dans les autres directions concernées; CONSIDÉRANT l opportunité de réduire le taux d encadrement global conformément au plan de redressement; IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d adopter les modifications proposées à l organigramme et de développer et déployer le plan de transition approprié. Il est demandé d informer le conseil d administration du taux d encadrement au CSSS La Pommeraie. 8. AFFAIRES OPÉRATIONNELLES ET FINANCIÈRES 8.1 Suivi budgétaire à la période 11 Le directeur des ressources financières, monsieur David Busque, est invité à présenter le suivi budgétaire à la période 11. Quant au plan de redressement financier, les suivis requis se poursuivent avec les représentants de l agence, de même que les travaux de mise en œuvre des mesures de redressement présentement identifiées au sein du CSSS. Le directeur général souligne le travail de l équipe de la direction des ressources financières et aussi, des efforts des directions pour améliorer nos résultats financiers. CA du 19 mars 2014 Page 5 de 11

6 8.2 Radiation de mauvaises créances au 31 mars 2014 CA CONSIDÉRANT QUE les ressources financières ont poursuivi les démarches de tentative de recouvrement auprès des comptes provisionnés en mauvaises créances; CONSIDÉRANT QUE les ressources financières ont donné le mandat à une agence de recouvrement qui n a pas donné les résultats souhaités; CONSIDÉRANT QUE le comité de vérification, à sa réunion du 19 mars 2014, a fait la recommandation de radier les mauvaises créances irrécouvrables pour un total de ,77 $; IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d autoriser la radiation des comptes provisionnés en mauvaises créances au 31 mars 2014 pour un total de ,77 $. 8.3 Autorisation de signature d un bail avec la Ville de Lac Brome CA CONSIDÉRANT QUE nous désirons renouveler le bail entre la Ville de Lac Brome et le CSSS La Pommeraie pour une période de 60 mois (1 er janvier 2014 au 31 décembre 2018); CONSIDÉRANT QUE le loyer de base est indexé de 10% et passe ainsi de 112,98$/m 2 à 124,28$/m 2 jusqu en 2018; CONSIDÉRANT QU à la fin de chaque année du bail, un ajustement des coûts unitaires des frais d exploitation et d entretien ménager est fait selon la formule indiquée au bail, article ; CONSIDÉRANT QUE les déboursés à encourir pour le renouvellement de bail seront entièrement financés par notre budget d exploitation; CONSIDÉRANT QUE l Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie a, conformément à l article 263 de la Loi sur les Services de santé et les services sociaux, autorisé la signature de cet avenant le 18 février 2014;. IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d entériner la reconduction du bail pour une période de 5 ans, soit du 1 er janvier 2014 au 31 décembre 2018 et d autoriser le directeur général à signer tous les documents pertinents concernant ou en relation avec ce dossier, en conformité avec la Loi et des règlements sur les services de santé et les services sociaux. CA du 19 mars 2014 Page 6 de 11

7 8.4 Plan de conservation et de fonctionnalité immobilières (PCFI) CA CONSIDÉRANT QU annuellement le CSSS la Pommeraie doit élaborer un plan de conservation et de fonctionnalité immobilières contenant les pratiques en entretien immobilier ainsi que le plan triennal d intervention sur le maintien d actifs immobiliers; CONSIDÉRANT QUE ce plan tient compte de toutes nos installations, des besoins exprimés selon les enveloppes disponibles et des demandes faites durant l année courante sur la sécurité et la vétusté des bâtiments et de leurs équipements et qu il est en continuité avec le PCFI ; CONSIDÉRANT QUE le plan doit être inscrit dans Actif+ réseau, autorisé par l Agence et être approuvé par le conseil d administration. IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d accepter le plan de conservation et de fonctionnement immobilières (PCFI) , et et d autoriser le directeur général du CSSS la Pommeraie à procéder à la réalisation des travaux d immobilisation selon les priorités établies et la disposition des fonds requis en conformité de la Loi et des règlements sur les services de santé et des services sociaux. 8.5 Autorisation de signature ressources intermédiaires (secteur de Sutton) CA CONSIDÉRANT QUE le processus d appel d offres et de sélection réalisé par le CSSS La Pommeraie pour le recrutement d une ressource intermédiaire de 4 places pour la région de Sutton; CONSIDÉRANT QUE le Manoir Sutton Inc. est la ressource retenue suite à un processus d appel d offres et de sélection; CONSIDÉRANT QUE le certificat de reconnaissance d une ressource intermédiaire émis par l Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie en date du 18 mars 2014 à l effet que le Manoir Sutton Inc. de Sutton répond aux critères de reconnaissance déterminés par l Agence; IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d autoriser le directeur général à entreprendre les démarches nécessaires afin de procéder à la signature du contrat avec le Manoir Sutton Inc. afin d offrir 4 places de ressources intermédiaires. CA du 19 mars 2014 Page 7 de 11

8 9. AFFAIRES DE LA GOUVERNANCE 9.1 Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, monsieur Denis Chaput, a fait parvenir une lettre en date du 27 février 2014, annonçant qu il mettait fin à son contrat et qu il quitterait ses fonctions à compter du 31 mai CA CONSIDÉRANT QUE le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, monsieur Denis Chaput, a fait parvenir une lettre en date du 27 février 2014, annonçant qu il mettait fin à son contrat et qu il quitterait ses fonctions à compter du 31 mai 2014; CONSIDÉRANT QUE le conseil d administration doit entériner la démission du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU d entériner la démission de monsieur Denis Chaput à titre de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services à compter du 31 mai Processus de sélection pour le poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Ce poste en est un de cadre supérieur qui relève directement du conseil d administration et un membre du conseil d administration doit faire partie du comité de sélection. CA CONSIDÉRANT QUE le processus de recrutement doit être enclenché pour combler le poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services ; CONSIDÉRANT QU un membre du conseil d administration doit siéger au comité de sélection ; IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU de nommer madame Elsa Carlier pour faire partie du comité de sélection pour le poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services. 9.2 Rapport des comités du conseil d administration : Comité des communications ( ) La présidente du comité des communications du CA, madame Michèle Bazin, informe des principaux travaux en cours suite à sa réunion du 25 février Récemment, le plan d action en communications a CA du 19 mars 2014 Page 8 de 11

9 été présenté au comité des communications et par la suite, adopté par le comité de direction. Le plan d action est disponible Comité de révision des plaintes La présidente du comité de révision des plaintes, madame Diane Laporte, informe que le comité a terminé l analyse du dossier et que la version finale de la lettre est en cours de production. Le plaignant a été informé qu un délai supplémentaire était requis pour finaliser l étude du dossier, tout en tenant compte des aspects légaux Comité de vigilance et qualité ( ) La présidente du comité de vigilance et qualité, madame Suzanne Riendeau Clément, fait le suivi des principaux travaux en cours du comité suite à sa réunion du 5 mars Le rapport de suivi à déposer à Agrément Canada le 15 mars a été brièvement discuté. Le comité a aussi pris connaissance des plans d amélioration des centres d hébergement de Bedford et Farnham suite aux visites ministérielles qualité. Le comité s est également donné une marche à suivre pour la mise en place de la procédure de reddition de comptes au comité de vigilance et qualité et ce, dans un processus d amélioration qualité Comité de vérification ( ) Le président du comité de vérification, monsieur Kevin Craft, fait le suivi des principaux travaux du comité suite à sa réunion tenue le 19 mars Sommairement, le comité a pris connaissance dans le détail du suivi budgétaire à la période 11, de la préparation budgétaire en cours et du tableau de suivi des constatations des auditeurs. Il a également été discuté de se doter d une nouvelle règle en ce qui a trait au niveau de la tolérance maximale du seuil financier que le conseil d administration souhaite se doter afin que le comité puisse se réajuster plus rapidement Comité des usagers ( ) Madame Pamela Dillon, membre du comité des usagers, fait le suivi des dossiers discutés à la réunion du 14 mars Sommairement, il y a eu présentation des organigrammes des directions clientèle, de même qu une présentation portant sur la nutrition et la politique alimentaire. CA du 19 mars 2014 Page 9 de 11

10 9.2.6 Comité de soutien à la gestion des personnes ( ) La présidente du comité de soutien à la gestion des personnes, madame Elsa Carlier, informe sommairement des travaux en cours du comité suite à sa réunion du 18 mars Une mise à jour des politiques d encadrement est en cours actuellement et des changements au programme de coopération intergénérationnelle ont aussi été présentés. 9.3 Poste coopté au conseil d administration Ce point a été reporté à une prochaine séance du conseil d administration. 9.4 Mise à jour du plan d amélioration de la qualité Le directeur général présente sommairement le plan d amélioration de la qualité et plus spécifiquement, les points d amélioration en rouge et en jaune. Le rapport trimestriel plus détaillé du fonctionnement du conseil d administration sera présenté lors de la prochaine séance plénière. 9.5 Délégués à l assemblée annuelle du congrès de l AQESSS CA CONSIDÉRANT QUE la prochaine assemblée générale annuelle de l AQESSS se tiendra le 8 mai 2014 lors du congrès des 7, 8 et 9 mai 2014 et que nous devons faire connaître les noms de nos délégués; IL EST PROPOSÉ, APPUYÉ ET UNANIMEMENT RÉSOLU de nommer les personnes suivantes à titre de délégués du CSSS La Pommeraie pour la prochaine assemblée de l AQESSS : Monsieur Michel Lafrance, président Madame Suzanne Riendeau Clément, vice-présidente Monsieur Bruno Petrucci, secrétaire et directeur général 9.6 Nouvelles du président Aucune autre information à transmettre à ce point. 10. POINTS D INFORMATION Le directeur général transmet quelques points d information. CA du 19 mars 2014 Page 10 de 11

11 Location d espaces pour l unité de médecine familiale (UMF) : Nous avons obtenu l autorisation de procéder à l appel d offres pour la location d espaces et la signature d un bail pour l unité de médecine familiale. Projets de rénovation dans les CHSLD : Nous avons obtenu la somme de $ pour procéder à des projets de rénovation au Centre d accueil de Cowansville. Permis de nos installations : Au cours de la prochaine année, nous procéderons à la mise à jour des noms de nos installations pour se conformer aux permis de nos installations. 11. VARIA 11.1 Lettre aux candidats aux élections provinciales Après discussion et échange, le conseil d administration souhaite acheminer une lettre ouverte aux candidats aux élections provinciales afin de connaître leurs priorités en matière de santé et services sociaux et aussi, afin que nous leur fassions part de nos principaux enjeux et besoins plus spécifiques à notre territoire. 12. DATE ET LIEU DE LA PROCHAINE RENCONTRE : La prochaine réunion se tiendra le mercredi, 16 avril 2014 à compter de 18 h à la salle rive gauche au CLSC de Cowansville. 13. LEVÉE DE LA SÉANCE La séance est levée à 20 h 15. Michel Lafrance, Président du conseil d administration Bruno Petrucci Secrétaire du conseil d administration CA du 19 mars 2014 Page 11 de 11