Module Vie Scolaire. Infostance. Absences et Retards

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1 1 Infostance Absences et Retards

2 2 Table des matières LES DROITS... 3 PARAMETRAGE... 5 Gestion des motifs... 5 Créer un motif... 5 Modifier un motif... 6 Supprimer un motif... 7 Paramétrage des créneaux... 7 LES APPELS... 8 Saisir un appel... 8 Suivi des absences Suivi des élèves Motiver une absence ou un retard Validation du motif Modifier un motif Supprimer un motif Absences signalées Saisie d une absence par les parents Prise en compte des absences signalées Les outils d aide au suivi de scolarité La loupe Saisie en masse de motifs Motiver Supprimer les motivations Imprimer LE PUBLIPOSTAGE Créer un modèle de lettre Modifier un publipostage Générer un publipostage Validation du publipostage LA RECHERCHE... 24

3 3 LES DROITS Droit Action Onglets Absences Lecture Accès uniquement aux interfaces : Faire l appel Accès aux interfaces : Ponctuel suivi des appels, suivi des absences, suivi des élèves, recherche sans possibilité d action sur les saisies. suivi des appels, suivi des absences possibilité d action pour le suivi des appels en modification sur ses appels uniquement et pour le suivi des absences sur ses appels uniquement. Possibilité d effectuer des appels ponctuels. Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Vie scolaire > Absences et Retards > Absences Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des élèves Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Gestion des appels Accès aux interfaces : Vie scolaire > Absences et Retards > Appels

4 4 suivi des appels suivi des absences avec possibilité d action sur l interface de suivi des appels sur l ensemble des appels. Accès à l ensemble des fonctionnalités du suivi des absences. Accès à l onglet gestion absence signalées. Vie scolaire > Absences et Retards > Absences Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des élèves Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Vie scolaire > Absences et Retards > Saisie des motifs Vie scolaire > Absences et Retards > Motivation Motivation Motif Accès aux interfaces suivi des appels et suivi des absences avec possibilité d effectuer des motivations (y compris modification) Vie scolaire > Absences et Retards > Appels Vie scolaire > Absences et Retards > Absences Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des élèves Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Vie scolaire > Absences et Retards > Saisie des motifs Vie scolaire > Absences et Retards > Motivation Suivi Consultation Accès au détail des absences dans la fiche utilisateur et au suivi par élève. Vie scolaire > Absences et Retards > Absences et retard Elève : ses absences Parent, tuteur, maitre de stage, chef d entreprise, etc. : absences des élèves liés Signalement absences des Permet aux parents de signaler des absences Vie scolaire > Absences et Retards > Prévenir Paramétrage Paramétrage absences des Accès au paramétrage des motifs et des créneaux Paramétrages > Absences et Retards > Gestion des motifs Paramétrages > Absences et Retards > Paramétrage des créneaux Publipostage Lecture Accès à l interface de suivi des publipostages sans possibilité d action Vie scolaire > Publipostage > Suivi Gestion Accès à l interface de génération des publipostages ATTENTION, ce droit a un impact transverse sur les interfaces hors publipostage Vie scolaire > Publipostage > Suivi Vie scolaire > Publipostage > Générer un publipostage Paramétrage Accès à l interface de définition des modèles Vie scolaire > Publipostage > Suivi Vie scolaire > Publipostage > Générer un publipostage

5 5 Vie scolaire > Publipostage > Suivi des modèles Vie scolaire > Publipostage > Modèle de lettre PARAMETRAGE Avant d utiliser le module Absences, il vous faut paramétrer les motifs qui seront utilisés par votre établissement. Gestion des motifs Chemin : Paramétrages > Absences et Retards > Gestion des motifs Créer un motif C est ici que la liste des motifs des absences et des retards de l établissement va être gérer. Liste des Motifs créés Il est possible de choisir l ordre d apparition des motifs sur toutes les pages où ils sont présents via la colonne classement. Il suffit de cliquer sur les icônes

6 6 Pour créer un nouveau motif cliquer sur le bouton «Nouveau» pour accéder au formulaire de création : Sélectionner dans la liste un type de motif. Les 4 types de motifs sont : Pas de motif : l absence ou le retard n a pas été justifié par l élève. Ce type de motif donne lieu à un publipostage Motif non valable : le motif est jugé irrecevable par l établissement (par exemple une panne de réveil). Ce type de motif donne lieu à un publipostage Motif valable non comptabilisé : l absence ou le retard ne sera pas comptabilisé dans le bulletin car l élève est absent du cours mais présent au sein de l établissement (par exemple une réunion de délégué de classe) Motif valable comptabilisé : l absence ou le retard est justifié et comptabilisé dans le bulletin (par exemple maladie avec certificat) 2 Saisir un libellé pour le motif 3 Sélectionne une couleur dans la palette Attention : le blanc et le rouge ne sont pas autorisés 4 Valider la création Modifier un motif Pour modifier un motif créé, sélectionner-le dans la liste, le bouton «Edition» apparaît. Puis cliquer sur le bouton «Edition» pour accéder au formulaire de saisie.

7 7 Supprimer un motif Pour supprimer un motif, cliqué sur l icône présente devant celui-ci. Attention, seuls les motifs qui ne sont pas utilisés, c est à dire appliquer sur aucune absence, sont supprimables. Paramétrage des créneaux Chemin : Paramétrages > Absences et Retards > Paramétrage des créneaux Ce paramétrage est optionnel. Il correspond aux horaires réels de l établissement : inter-cours Cette nouvelle fonctionnalité permet aux enseignants ou à la vie scolaire d effectuer l appel des élèves en temps réel et d assurer un suivi très précis des élèves. Il est par exemple possible de diviser une séance de cours de 4h (issue de l emploi du temps) en quatre créneaux d absences de 1h chacun correspondant aux sonneries de l établissement. Cette gestion fine de l appel des élèves permet à la vie scolaire d avoir une visibilité précise sur les absences et présences d un élève au sein de l établissement. En effet, lors d un cours de 4h, un élève pourra être indiqué absent la première heure uniquement puis présent pour le reste du cours. Ce paramétrage se répercute sur la page des appels uniquement lors de la modification d un appel (lorsque l on fait clic droit faire l appel : pas de découpage c est seulement lorsque modifiera son appel qu on constatera l apparition des cases à cocher pour les différentes heures). Lors d une modification de créneau, elle est uniquement appliquée sur les appels suivants pas sur les appels antérieurs. Ce découpage permet d appliquer un motif sur chaque heure du créneau ce qui permet un meilleur suivi de l élève (par exemple un élève qui est en retard après la récréation permet de lui comptabiliser un retard). Si la vie scolaire ne souhaite pas mettre 4 motifs, possibilité de saisir 1 motif pour les 4 heures du cours.

8 8 Permet de créer les créneaux de paramétrages Modifier : permet de changer les données Supprimer : permet de supprimer le créneau LES APPELS Saisir un appel Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des appels Appels ponctuels : permet de faire la gestion des présents Filtre de sélection Le créneau apparait en gris : appel non effectué. Clic droit sur le créneau pour sélectionner «Faire l appel»

9 9 Absent Permet d ajouter des élèves à l appel Retard Validation et retour au suivi des appels ou au suivi des absences 1. Appel effectué par l enseignant Le créneau apparait en vert : appel effectué par l enseignant Clic droit sur le créneau pour «Modifier» l appel effectué.

10 10 2. Appel effectué en remplacement d un enseignant L appel en remplacement peut être fait soit par un autre professeur soit par un membre de la vie scolaire. Sélectionner le professeur pour qui l appel doit être fait. Clic droit pour faire l appel puis validation de l appel. Le créneau devient bleu hachuré = appel effectué en remplacement Le créneau est vert hachuré = appel effectué par un autre utilisateur 3. Faire un appel ponctuel L appel ponctuel apparait dans l emploi du temps de l appelant. Permet de faire la gestion des présents ou de faire l appel sur un créneau non présent dans l emploi du temps.

11 11 Ajout de classe ou groupe Sélection de la matière Sélection date & heure début / heure de fin Suppression d un élève Ajout des présents Appel ponctuel effectué

12 12 Suivi des absences Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des absences Filtres d affichage des Classes/Groupes - Eleves Présence/Absence/Retard Type de motif Légende des motifs appliqués par la Vie Scolaire Bouton Afficher : applique les choix effectués dans les filtres Bleu = présent Couleur du motif sur une absence Rouge hachuré = Retard Rouge plein = Absent L enseignant peut effectuer des modifications sur ses appels avec le clic droit : Passer en retard Passer en absence Modifier l appel L enseignant peut visualiser le suivi des absences de tous les élèves Détail d un motif appliqué à une absence : L absence prend la couleur du motif si au moment de l appel, le motif est déjà posé par la Vie Scolaire. Pour un retard, la couleur du motif est hachurée. Motif posé par la vie scolaire au-delà de la durée du cours. Exemple : absence sur une journée.

13 13 Suivi des élèves Chemin : Vie scolaire > Absences et retards > Suivi des élèves Permet d avoir un récapitulatif des absences pour un élève bien précis. A l aide du bouton des absences. sélectionner l élève pour lequel vous souhaitez avoir un récapitulatif Motiver une absence ou un retard Chemin : Vie Scolaire > Absences et Retards > Saisie des motifs Clic droit sur une absence ou retard sans motif (rouge plein, rouge hachuré) depuis la page Suivi des absences. Cliquez sur «Motiver». Accès à la saisie des motifs.

14 14 Sélection du motif Date et créneau de l absence Possibilité de : saisir un motif. saisir sur une longue durée.* saisir une dispense de matière.* Nom des élèves pour lesquels le motif va être appliqué. Validation ou Annulation de l enregistrement * Saisie longue durée Saisie d une dispense Permet de définir la durée de l absence lorsque celle-ci est sur une longue période (hospitalisation par exemple). Permet de saisir les dispenses de matière, par exemple dispense de Sport. Date de fin de la dispense Nom du ou des élèves concernés Nom du ou des élèves concernés Périodicité : l absence peut par exemple être répétée tous les jours, une semaine sur deux, une fois par mois. Ceci en ayant définie une durée.

15 15 Onglet Absences Validation du motif Retour au Suivi des Absences L absence prend la couleur du motif lorsque le motif est posé par la Vie Scolaire. Le retard prend la couleur hachurée du motif lorsque le motif est posé par la Vie Scolaire. DETAIL DU MOTIF APPLIQUE PAR LA VIE SCOLAIRE Absence motivée. Motif positionné par la Vie Scolaire. Motif posé par la vie scolaire au-delà de la durée du cours. Exemple : absence sur une journée.

16 16 Modifier un motif Clic droit sur Motivation depuis la page Suivi des absences. Cliquez sur «Gérer la motivation». Accès à la saisie des motifs. Les différents champs sont renseignés : Nom du ou des élèves Date Créneau Faire les modifications nécessaires et valider. Supprimer un motif Comme pour la modification clic droit sur Motivation, puis cliquez sur «Supprimer le motif». Absences signalées Chemin : Vie Scolaire > Absences et Retards > Absences signalées Les parents peuvent signaler par avance l absence de leur enfant directement via l interface Scolastance (Vie Scolaire > Absences et Retards > Prévenir). Remarque : Ce signalement via Scolastance n a pas de valeur d excuse au même titre que le téléphone. L élève devra se présenter à la vie scolaire avec un billet d excuse.

17 17 Saisie d une absence par les parents Voici la page de saisie d absence par les parents : Prise en compte des absences signalées Chemin : Vie scolaire > Absences et retards > Absences signalées Icône permettant de supprimer l absence signalée. Icône spécifiant que l absence n est pas encore prise en compte. Bouton «Transformer l absence» permet de transformer l absence en motif d absence. Accès à la page de saisie des motifs. Les informations remplies par le parent ont reprises : Motif invoqué Date Créneau Nom de l élève Il ne reste plus qu à appliquer le motif et Valider.

18 18 Après avoir transformé l absence en motif, la ligne de signalement apparaît avec une coche dans la colonne «Pris en compte». Icône spécifiant que l absence est prise en compte. Le bouton de vient vert = absence est prise en compte. Le motif d absence positionné apparaît dans l onglet «Suivi des Absences». Les outils d aide au suivi de scolarité La loupe Permet d avoir accès à tout moment aux informations suivantes : des informations administratives (INFORMATIONS) les notes de l élève (NOTES) les absences de l élève (ABSENCES) la vie de l élève (VIE DE L ELEVE)

19 19 Saisie en masse de motifs Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Gestion des motifs Sélectionner les élèves pour lesquels des modifications vont être faites. Permet d affecter un même motif à plusieurs élèves. Permet de supprimer des motifs saisis par erreur par exemple. Filtre de sélection Bouton permettant d afficher la sélection Motiver Sélection des élèves +

20 20 Supprimer les motivations Sélection des élèves via les cases à cocher. Imprimer Il est possible d avoir une extraction dans un fichier Excel des données à partir du bouton

21 21 LE PUBLIPOSTAGE Créer un modèle de lettre Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Modèle de lettre Titre de la lettre : Avertissement, Lettre type, etc.. Possibilité de choisir si envoi par courrier SMS, Courriel. Zone de texte. L établissement a la possibilité de créer ses propres modèles de lettres. Choix de l entête, du texte, etc. Insertion des champs de publipostage Exemple de lettre :

22 22 Modifier un publipostage Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Suivi des modèles Permet de créer une nouvelle lettre. Suppression de la lettre. Modification de la lettre. Générer un publipostage Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Générer un publipostage Elèves sélectionnés. Sélection les élèves concernés à l aide des flèches : Sélection du type de lettre. Période : date de début et de fin de recherche.

23 23 ou Permet de sélectionner les élèves concernés par l envoi du publipostage. Permet d accéder à la fiche élève. Permet de visualiser le courrier rempli avec les données. Permet de supprimer le publipostage générer. Validation du publipostage Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Suivi Tant que vous n avez pas cliqué sur le bouton, le courrier n est pas transmis à la famille. Dans la colonne «envoyé», on constate la présence du «NON». Filtre de sélection.

24 24 LA RECHERCHE Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Sélection de la classe/groupes Sélection du ou des élèves Sélection des Motifs Période concernée par la recherche. Possibilité d effectuer un publipostage. Version imprimable de la recherche. Permet d afficher la sélection