La dématérialisation dans le secteur public local. Comité local du conseil fiscal et financier aux collectivités 8 juin 2011

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1 La dématérialisation dans le secteur public local Comité local du conseil fiscal et financier aux collectivités 8 juin 2011

2 La dématérialisation dans le secteur public local 1- La dématérialisation des paiements Le paiement par carte bancaire via Internet - TIPI 2- La dématérialisation de la chaîne comptable et financière La dématérialisation des pièces justificatives et des pièces comptables

3 La dématérialisation dans le secteur public local 1- La dématérialisation des paiements Le paiement par carte bancaire via Internet - TIPI

4 1- Dématérialisation des paiements L application TIPI (Titres Payables par Internet) propose aux usagers des collectivités locales adhérentes: Une solution de paiement en ligne par carte bancaire...des titres et articles de rôles après prise en charge par le comptable... pendant la phase amiable TIPI - Définition TIPI complète la gamme des moyens modernes de paiement: Le prélèvement pour les dettes récurrentes ; Le Titre interbancaire de paiement (TIP) et le talon optique 2 lignes (TOP) pour le traitement de masse par les centres d encaissement de la DGFiP ; La Carte Bancaire de proximité ou en vente à distance.

5 1- Dématérialisation des paiements 1-2- TIPI - les avantages Avantages pour la collectivité Améliore le recouvrement en phase amiable; Image de modernité (Développement de l e-administration et des services en ligne). Avantages pour l usager Un service accessible 7j/7, 24h/24. Des transactions sécurisées. Aucune formalité préalable.

6 1- Dématérialisation des paiements 1-3- TIPI - le fonctionnement L accès au service de paiement des titres ou article de rôle pris en charge par les comptables publics, s effectue via le portail de la collectivité. + Site internet (collectivité) TIPI = Module de paiement + gestionnaire de télépaiement (DGFiP)

7 1- Dématérialisation des paiements 1-3- TIPI - le fonctionnement Portail collectivité Saisie des références ou sélection dans une liste 4 Usager Transmission des références, contrôle de cohérence facturette 7 Sécurisé SSL Paiement 6 TIPI 5 Mise en ligne des dettes à payer 3 Retour info paiement pour mise à jour du SI métier Flux d émargement, j+1 après paiement Transfert des pièces en base TIPI, j+1 après PEC 3 SI de la collectivité ou EPL Transmission Flux pour prise en charge Comptable public 2 Prise en charge Hélios

8 1- Dématérialisation des paiements 1-4- TIPI - la mise en œuvre 1ère possibilité : un compte-usager (compte famille)

9 1- Dématérialisation des paiements 1-4- TIPI - la mise en œuvre 2ème possibilité : un formulaire de saisie

10 1- Dématérialisation des paiements 1-4- TIPI - la mise en œuvre Être géré sous Hélios; Disposer d un portail Internet; Émettre des flux ROLMRE, INDIGO ou PESV2 Recette; Utiliser une nomenclature comptable du SPL (sauf M21 et M31); Renseigner sur les avis des sommes à payer les références nécessaires à l identification du paiement.

11 1- Dématérialisation des paiements 1-4- TIPI - la mise en œuvre Promotion, Communication du cahier des charges et du formulaire adhésion Test puis activation PEC par le comptable Transmission à TIPI à j - Analyse du cahier des charges - Adaptation du portail de la collectivité - Définition du délai de mise en ligne. Emission du rôle ou des titres Mise en ligne des pièces et début des paiements à j+2

12 1- Dématérialisation des paiements L adhésion à TIPI nécessite: Signature d une convention TIPI - la mise en œuvre Renseigner et signer le formulaire d adhésion à l offre d encaissement sur Internet. Le coût du service: Coûts de développement du portail Coût du Gestionnaire de télépaiement Coûts du commissionnement carte bancaire Collectivité DGFiP Collectivité (0,10 +0,25% du montant de l opération)

13 La dématérialisation dans le secteur public local 2- La dématérialisation de la chaîne comptable et financière La dématérialisation des pièces justificatives et des pièces comptables

14 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière 2-1- Des enjeux partagés par les acteurs du SPL Volumétrie papier actuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) collectivités et établissements publics locaux Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PEC 280 millions PJ 250 millions Modernisation et sécurisation des échanges de la chaîne comptable et financière Interopérabilité des solutions de dématérialisation et de transmission Réduction de la manipulation des documents papier Réduction des délais de transmission et de traitement Facilité d archivage et d accès à l information archivée

15 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière 2-1- Une démarche partenariale La charte partenariale du 7 décembre associations nationales d ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCl, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et les Chambres Régionales des Comptes Une offre de dématérialisation complète issue de travaux nationaux de manière partenariale: une convention cadre unique rassemblant l ensemble des préconisations nationales depuis le 18 janvier 2010: Pour toutes les pièces justificatives, un accord local tripartite préalable à la mise en œuvre de la dématérialisation à signer par l ordonnateur / le comptable / le TPG / la CRC Pour les titres, mandats, bordereaux, un formulaire d adhésion signé par l ordonnateur

16 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière Pour les CEPL non intégrées dans le déploiement du PES, privilégier la dématérialisation des PJ transmises au comptable selon les modalités prévues avant le passage au PES (cd rom ) Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible des PJ dématérialisées à Hélios PJ Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions 2-2- Le périmètre de la dématérialisation PJ de passation de marché PJ d exécution de marché Totalité La dématérialisation des PJ est conseillée avant l engagement des travaux du PES pour les CEPL qui souhaitent dématérialiser complètement leurs échanges avec le comptable PES aller recette et dépense Titres, mandats Transmission des PJ dématérialisées bordereaux (Signature électronique du flux PES) A un fichier électronique correspond une PJ Chaque PJ est identifiée unitairement et le nom du fichier est référencé sur le titre ou mandat

17 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière 2-3- La dématérialisation des PJ : des solutions préconisées permettent la dématérialisation de L échange de données est privilégié pour les PJ volumineuses ou stratégiques selon des schémas XML validés par les partenaires nationaux : Paye, Interventions sociales, RSA, frais de déplacement, facture de recette, relevé d opérations de carte d achat, quittancement des OPH, aides à l apprentissage Selon des schémas XML référencés : factures de dépense Les formats bureautiques (word rtf, pdf, open office ) sont prévus pour les PJ produites par la CEPL Délibération, arrêté, certificat administratif, CCAP, rapport de présentation des Marchés Publics l ensemble des documents La numérisation/scannérisation est possible de manière pragmatique et provisoire pour les PJ hétérogènes produites par un tiers à la CEPL sur support papier

18 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière La seule solution de dématérialisation des données de prise en charge comptable (titres, mandats, bordereaux) En remplacement des protocoles actuellement utilisés par les CEPL en recette et en dépense Avec la mise en œuvre possible de la signature électronique permettant la dématérialisation des bordereaux 2-4- Le protocole d échange standard - PES V2 La modalité cible de transmission des pièces justificatives dématérialisées En remplacement des modalités provisoires : cdrom/dvdrom, signé, extranet sécurisé Une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l ordonnateur et le comptable Logiciel capable de générer des flux PESV2 (XML) Portail DGFIP

19 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière 2-4- La démarche de déploiement du PES V2 La démarche de mise en œuvre du PESV2 s articule en 4 étapes : Au préalable, le logiciel de l éditeur doit avoir fait l objet d une validation par le pôle national de dématérialisation Phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux, Phase de test avec l éditeur puis avec la collectivité à l aide de l outil Xémélios Phase de passage en production dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par le pôle démat. Phase de passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s effectuer après quelques temps d usage National Local Local Local Pré-requis : développem ent des flux XML Tests réalisés avec le pôle national de dématérialisation Accord du pôle national de démat pour passage en prod

20 2- Dématérialisation de la chaîne comptable et financière 2-5- Les domaines du PES V2 Le PES se compose de différents domaines Domaines/Fonctionnalités couverts à ce jour Domaines Recette Dépense Fonctionnalités PES Aller PES PJ Signature électronique Domaines couverts par le PES - Prévu ultérieurement Domaines Budget Marchés Actif/Passif Rôles Fonctionnalités PES Retour PES Aller : traitement des échanges d informations en provenance de l ordonnateur vers le poste comptable PES PJ : fonctionnalité permettant de joindre une pièce justificative (quelque soit son format) avec un flux de prise en charge

21 MERCI DE VOTRE ATTENTION Pour toute question, vous pouvez contacter Trésorerie Générale de l Isère