Guide Utilisateur RESERVACOINTE

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1 RTC Cointe Guide Utilisateur RESERVACOINTE 1. Connexion L adresse internet est la suivante : Page d accueil : Royal Tennis Club de Cointe page 1 of 9

2 Si vous accédez pour la première fois sur le site de réservation, cliquez sur «m inscrire» L écran suivant apparaît : Vous ne connaissez pas votre n d affiliation? Aller sur En bas à droite, complétez dans «Recherche d affiliés» votre nom et prénom : Cliquez sur «OK» L écran suivant apparaît : Royal Tennis Club de Cointe page 2 of 9

3 Copiez votre n d affiliation et revenez sur le site de réservation. Complétez les champs demandés. Attention : La première lettre du nom et du prénom doit être en majuscule Royal Tennis Club de Cointe page 3 of 9

4 En cliquant sur «afficher mes coordonnées», votre et votre n de GSM seront visibles par tous les membres inscrits. Vous serez également destinataire des mailings du club Cliquez sur «envoyer», l écran suivant apparaît : Vous êtes redirigé vers la page d accueil. Entrez le pseudo et le mot de passe que vous venez de définir, vous rentrez alors dans le site de réservation 2. Navigation Quatre onglets sont à votre disposition : Réserver Résultats Coordonnées Les membres 2.1. Onglet «Réserver» Cliquez sur réserver. L écran suivant apparaît : Royal Tennis Club de Cointe page 4 of 9

5 Seuls les terrains 1, 3 et 5 sont réservables : rien ne change à ce niveau-ci. La légende sous le tableau indique si les terrains sont libres ou non disponibles (déjà réservés, occupés par des cours, tournoi ou interclub, ou en maintenance). Choisissez alors le jour où vous voulez réserver : maximum 7 jours à l avance maximum 1 heure de simple, ou deux heures de double du lundi au dimanche Cliquez par exemple sur lundi. Cliquez sur le terrain et l heure souhaités : T1 à 10 heures, puis cliquez sur l icône «simple» ou «double» : par exemple simple La liste des membres en ordre de cotisation apparaît : Cliquez sur le nom du partenaire souhaité. Le tableau de réservation va se mettre à jour : Royal Tennis Club de Cointe page 5 of 9

6 Plusieurs choses à dire dès lors : Le terrain 1 est réservé à votre nom et à celui de votre adversaire Un de confirmation est automatiquement envoyé aux deux membres La réservation du terrain et les joueurs sont visibles de tous les membres Le jour précédent la rencontre, à 21h00, les réservations pour le lendemain ne sont plus acceptées par le système Le tableau est imprimé et affiché aux valves En cas d annulation, libérez le terrain, en cliquant sur la croix rouge, au plus tard la veille avant 21 heures, un est également envoyé. Cas particulier pour une invitation Sélectionnez terrain et heure comme précédemment, cliquez sur l icône désiré, puis sur «j invite quelqu un» Le tableau de réservation va se mettre à jour : Procédure de confirmation et d annulation identique. Royal Tennis Club de Cointe page 6 of 9

7 Le terrain est bloqué, un message est envoyé à la gérance, et vous êtes redevable de la somme de 5 à payer au chalet. Cas particulier pour les doubles Plutôt que de devoir sélectionner un partenaire, vous devez en choisir trois. Puis comme précédemment, le tableau de réservation va se mettre à jour : Procédure de confirmation et d annulation identique. Les 4 joueurs pourront réserver pour un second double dans la même semaine, MAIS ne pourront plus réserver en simple. Exemple de mail de confirmation Royal Tennis Club de Cointe page 7 of 9

8 2.2. Onglet «Résultats» Ce lien vous renvoie sur votre fiche signalétique sur le site de l AFT 2.3. Onglet «Coordonnées» Vous pouvez y modifier toutes les informations variables Validez vos modifications, elles seront transmises au secrétaire qui mettra à jour votre signalétique au club, et à l AFT 2.4. Onglet «Les membres» En cliquant sur cet onglet vous avez accès à la liste de l ensemble des membres en ordre de cotisation au club. En cliquant sur le titre de chaque colonne, vous pouvez trier sur base du critère choisi d abord de façon décroissante, ensuite de façon croissante. En cliquant sur « », vous pouvez directement envoyer un mail au membre de votre choix Royal Tennis Club de Cointe page 8 of 9

9 2.5. Menu «contacts» Vous pouvez également contacter le comité / le webmaster, en cliquant, en haut à droite de l écran, sur la personne désirée Pour fermer la session, cliquez sur «déconnection». Vous êtes redirigé sur le site du club. 3. Règlement Suite à la mise en place du système de réservation en ligne, quelques points du règlement doivent être précisés / reprécisés : Les réservations sont effectuées par les membres en ordre de cotisation, qu'ils soient affiliés au RTC Cointe ou qu'ils soient cotisants et affiliés dans un autre club Les réservations sont identiques pour l'ensemble des membres, sans distinction d'âge Les terrains réservables sont les 1, 3 et 5, de 9h00 à 22h00. Une réservation ne peut être réalisée qu à l heure pile (pas de réservation de 9h30 à 10h30) Les administrateurs se chargent de bloquer électroniquement les terrains pour cause de tournois (officiels ou intimes), cours de l'école des jeunes ou entretien ou hors saison La réservation peut se faire au plus tôt pour le lendemain (avant 21 heures) et au plus tard à 7 jours calendrier Il est donc impossible de réserver, pour le jour suivant, la veille après 21 heures, et ce afin que la gérance puisse imprimer et afficher aux valves le tableau des réservations du lendemain en fin de journée Chaque membre peut réserver une heure par semaine en simple ou 2 heures en double La période de réservation court du lundi au dimanche Les réservations impliquent l'inscription des noms des joueurs (forcément 2 ou 4 membres en ordre par réservation) sauf dans le cas d une invitation («Invité» est alors renseigné) En cas d'invitation, le membre «inviteur» est redevable de 5 euros par heure à payer au chalet, le programme gère l'encaissement des invitations 4. Divers Les membres non connectés à internet peuvent utiliser un pc disponible au chalet. La gérance est formée pour assister ceux qui en auront besoin. La gérance dispose d'un accès spécifique permettant l'impression des réservations et la gestion de l'encaissement des frais d'invitation. Les accès "administrateur" mettent à jour la liste des membres en ordre et l'imprime régulièrement, à des fins dissuasives, et afin de faciliter les contrôles. Ces accès permettent aisément de transmettre par mail des informations aux membres qui ont communiqué leur . Royal Tennis Club de Cointe page 9 of 9