LA FICHE CLIENT GESTION INFORMATIQUE DE COMMERCE. Version pour les librairies. Date de mise à jour : 22 mai 2011 Version du logiciel : 4.

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1 LA FICHE CLIENT Date de mise à jour : 22 mai 2011 Version du logiciel : 4.4 et plus LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 1/13

2 Avertissement Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT, sans aucune garantie de performance. Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis. LIVRALOG ne pourra être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects, de quelque nature que ce soit, résultant d'une imperfection dans les programmes et le manuel, même s'il a été avisé de la possibilité de tels préjudices. Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur. Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG. SIREN APE : 722A Tel LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 2/13

3 Table des matières 1 DESCRIPTION CREER UN CLIENT LES COLLECTIVITES ENREGISTRER D AUTRES ADRESSES DU CLIENT ENREGISTRER DES INFORMATIONS BANCAIRES ENREGISTRER L IDENTITE DU CLIENT ENREGISTRER LE NUMERO DE TVA INTRACOMMUNAUTAIRE CREER DES ACOMPTES LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 3/13

4 1 DESCRIPTION Cet écran est affiché en appuyant sur le bouton Les clients dans le menu principal. L écran est réparti sur 5 onglets : - Client : fiche principal du client. - Autres adresses : liste des adresses pour la facturation et la livraison si le client indique une autre adresse que l adresse principale. - Banque : informations bancaires enregistrables : 1 carte bancaire et 1 RIB ou IBAN. - Identité : références de la pièce d identité (modèles français). - Acomptes : liste des acomptes, création ou autres opérations Attacher une carte de fidélité à un client existant sans carte de fidélité. Fonctionnalité pour les librairies qui utilisent la carte de fidélité interne au logiciel. 2. Imprimer une étiquette codes à barres de la référence client au format PDF pour imprimantes compatibles PDF. 3. Créer un nouveau client. 4. Enregistrer les informations saisies. 5. Rechercher un client «vendeur livres d occasions». 6. Rechercher un client par son numéro. 7. Afficher les tickets de caisse du client. 8. Afficher les articles achetés par le client. 9. Rechercher le client par son nom professionnel. Affichage uniquement des professionnels : une saisie doit être faite dans la zone Société. 10. Rechercher le client par son nom. Affichage uniquement des particuliers. 11. Mettre à jour la fiche sans tenir compte de la saisie qui est effacée. 12. Documentation. 13. Fermer l écran client. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 4/13

5 2 CREER UN CLIENT Appuyer sur le bouton pour créer un nouveau client. Si la librairie utilise le système de cartes de fidélité LIVRASOFT, scanner la carte pour créer un client à partir de celle-ci ou retrouver le client. Zones de saisie Sélectionner un pays, saisir le code postal et appuyer sur la touche Entrée pour rechercher automatiquement les villes affichées dans la liste des villes. Cocher la case pour afficher automatiquement le RIB de la librairie sur la facture pour ce client. Le RIB sera ajouté dans la zone de saisie des références dans l écran d encaissement. Cette partie est à utiliser pour les collectivités assujetties au droit de prêt (Loi du 18 juin 2003). Informations sur les vendeurs «livres d occasions» Si le client est une collectivité, le statut doit être mis à Statut collectivité. Ce statut permet - D attribuer des remises différentes si la carte fidélité est utilisée (loi Lang), - De paramétrer la partie concernant la loi relative à la rémunération au titre du prêt. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 5/13

6 Si la zone Professionnel est remplie, le client sera reconnu comme un professionnel. Il est conseillé d utiliser cette zone pour les sociétés et collectivités. La recherche du client sera simplifiée. Pour les professionnels, une facture est automatiquement créée lors d un encaissement. Si la zone Société n est pas remplie, le client est reconnu comme un particulier. Pour créer une fiche client - Il est obligatoire de saisir au minimum le nom du client ou la zone professionnel, le pays et la ville. Pour enregistrer ou modifier la fiche client, il faut appuyer sur le bouton «disquette». Une déclaration est à faire à la CNIL pour pouvoir enregistrer des informations complètes sur les clients. Le logiciel vérifie si une fiche existe déjà avec les mêmes données lors de la création d une nouvelle fiche. Si c est le cas, la création ne sera pas possible. Il faudra remplir des zones supplémentaires dont la zone adresse 1 pour différencier des clients du même nom, prénom dans la même ville. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 6/13

7 3 LES COLLECTIVITES La bonne saisie d une fiche collectivité est très importante afin de détecter automatiquement les articles à déclarer à la SOFIA. Le statut collectivité doit être coché pour remplir la zone Loi relative à la rémunération au titre du prêt. Il appartient à la librairie de : - Rechercher le gencod de la collectivité. Il peut être indiqué sur le bon de commande. - Vérifier sur le site de la CLIL si la collectivité est assujettie au droit de prêt. Un lien est donné vers le site de la CLIL en appuyant sur le bouton «loupe». - Cocher la case Collectivités accueillant du public pour le prêt assujetties au droit de prêt si la collectivité est assujettie au droit de prêt. Pour en savoir plus sur le droit de prêt et la déclaration, ouvrir la documentation éditée par la SOFIA. La déclaration est obligatoire. Si la fiche est remplie correctement, les articles à déclarer sont visibles dans le menu Suivi droit de prêt. Il reste à la librairie à envoyer régulièrement les articles des collectivités assujetties au droit de prêt par ce point de menu. Les informations transitent par DILICOM. Attention les collectivités ne sont pas toujours au courant de cette procédure obligatoire. A cocher pour indiquer le statut de collectivité. A cocher si la librairie est assujettie au droit de prêt. Ouverture du site Internet de la CLIL pour rechercher les informations sur la collectivité : gencod et droit de prêt... Information éditée par la SOFIA sur le droit de prêt. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 7/13

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9 4 ENREGISTRER D AUTRES ADRESSES DU CLIENT Supprimer l adresse affichée. 2. Créer une nouvelle adresse. 3. Enregistrer les informations saisies (nouvelle adresse ou adresse modifiée). 4. Mettre à jour la fiche sans tenir compte de la saisie qui est effacée. 5. Documentation. 6. Fermer l écran client. Cliquer sur une adresse pour afficher le détail ci-dessous et modifier l adresse LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 9/13

10 5 ENREGISTRER DES INFORMATIONS BANCAIRES Les informations bancaires sont cryptées avec un haut niveau de sécurité Enregistrer les informations saisies. 2. Mettre à jour la fiche sans tenir compte de la saisie qui est effacée. 3. Documentation. 4. Fermer l écran client. Sélectionner un pays dans la liste pour afficher le code pays selon la norme ISO 3166 dans la zone pays et pouvoir contrôler la bonne saisie de l IBAN. Contrôler la validité de l'iban ou appuyer sur la touche Entrée dans la dernière zone de saisie. Contrôler la validité du RIB ou appuyer sur la touche Entrée dans la dernière zone de saisie. Calculer automatiquement l'iban si le code du pays est précisé. Message d erreur si le RIB (ou l IBAN) est invalide. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 10/13

11 6 ENREGISTRER L IDENTITE DU CLIENT Les informations sur les pièces d identité sont cryptées avec un haut niveau de sécurité Enregistrer les informations saisies. 6. Mettre à jour la fiche sans tenir compte de la saisie qui est effacée. 7. Documentation. 8. Fermer l écran client. Actuellement seules les pièces d identités françaises sont proposées. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 11/13

12 7 Enregistrer le numéro de TVA intracommunautaire Ce chapitre concerne l exportation à l étranger dans la CEE. Le numéro de TVA intracommunautaire du client peut être vérifié sur le site de la CEE avant l enregistrement. Il sera reporté sur la facture. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 12/13

13 8 CREER DES ACOMPTES La documentation spécifique sur les acomptes est à consulter pour tout savoir sur les acomptes. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 13/13