Procédure de montage des projets européens 7 ème PCRD et INTERREG IVA

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1 Procédure de montage des projets européens 7 ème PCRD et INTERREG IVA UNICITE - 14 rue Alfred Kastler Caen Cedex 4 - Tél. : (33) Fax : (33)

2 SOMMAIRE I. Presentation du Schéma... 3 A. COMPOSITION... 3 B. SYMBOLIQUE DES COULEURS... 3 C. LES ETAPES... 3 II. Le 7 ème PCRD (Programme Cadre de Recherche et de Développement) Schéma 7 eme PCRD COMMENTAIRES DES ETAPES... 8 A) PREPARATION FORMS (PF)... 8 B) GRANT PREPARATION FORMS (GPF) C) GRANT AGREEMENT (GA) D) REUNION DE LANCEMENT DE PROJET... 11

3 I. Présentation du Schéma : A. COMPOSITION Le circuit est composé : - Des étapes symbolisées par - Des étapes reliées par - Des échelles de temps représentées par - Des stades importants marqués par B. SYMBOLIQUE DES COULEURS Les acteurs intervenant dans le circuit sont identifiables par des couleurs : - Le laboratoire (Labo) - La Direction Scientifique (DS) - Les participants - Le Coordinateur - La Commission Européenne (CE) - La Direction des Affaires Européennes (DAE) - Le Délégué Régional (DR) - Le Service Partenariat et Valorisation (SPV) - IPE (Ingénieur Projet Européen) - Le Service des Ressources Humaines (SRH) - Le Service Financier et Comptable (SFC) C. LES ETAPES A chaque étape, sont associés : - Un responsable - Des participants - Des documents nécessaires à la réalisation des étapes Schéma : Chaque étape est identifiée par un numéro et un titre : Document n 1 Document n 2 N Responsable TITRE ETAPE - Participant n 1 - Participant n 2 3/11

4 Exemple : Part A Annexe administrative et financière Part B Annexe technique 2 SPV ETABLIR LA PROPOSITION - Laboratoire - DR Pilote CNRS - (IPE) Dans cet exemple d étape : - Le numéro de l étape est le n 2 - Le responsable est le SPV - Le titre de l étape est «ETABLIR LA PROPOSITION» - Les documents à fournir par le laboratoire sont : Part A (annexe administrative et financière) Part B (annexe technique) - Les participants sont : Le laboratoire La Délégation Régionale Pilote CNRS Le Coordinateur L Ingénieur Projet Européen (IPE) 4/11

5 II. Le 7 ème PCRD (Programme Cadre de Recherche et de Développement) : Le SPV est votre point de contact pour tout ce qui concerne les affaires européennes. Il vous conseille et vous aide dans le montage, la négociation de votre projet et sa formalisation contractuelle. L'élaboration d un projet 7 ème PCRD comporte 4 étapes principales : - Réponse à l appel à proposition : Preparation Forms (PF) - Négociation du projet entre la Commission Européenne et le consortium afin de valider les aspects administratifs, financiers et techniques : Grant Preparation Forms (GPF) - Négociation entre le coordinateur et les participants afin de définir les modalités juridiques, financières, scientifiques et de management : Accord de Consortium - Signature du contrat avec la Commission Européenne : Grant Agreement (GA) L ensemble de la procédure, de l élaboration des PF à la signature du GA avec la CE, dure ~ 9 mois. 5/11

6 Schéma 7 ème PCRD Acteurs/Durée 1 CE APPEL A PROPOSITION Part A Annexe administrative et financière Part B Annexe technique Budget Labo Outil Excel : «Sim Europe» 2 SPV ETABLIR LA PROPOSITION - Laboratoire - DR Pilote CNRS - (~IPE) VISER LA PROPOSITION Labo, SPV, ~DS, ~DAE PREPARATION FORMS (PF) 3 SPV SIGNER Lettre d intention LETTRE D INTENTION SIGNEE DATE LIMITE (DEADLINE) DE SOUMISSION A LA CE 4 CE ENVOYER A.R. Preparation Forms - Délégué Régional ~ 2 mois ~ 15 jours Part A Annexe administrative et financière Part B Annexe technique Négatif 5 CE EVALUER Preparation Forms Positif Notification de Rejet Mandat de Négociation Lettre d entrée en négociation Evaluation Summary Report (ESR) PROJET EN NEGOCIATION ~ 2 mois 6/11

7 Schéma 7 ème PCRD Acteurs/Durée PROJET EN NEGOCIATION Part A Annexe administrative et financière Part B Annexe technique GRANT PREPARATION FORMS (GPF) Mandats des tutelles A3.1 Annexe financière 7 SPV ETABLIR Grant Preparation Forms 8 SPV VALIDER BUDGET Budget Labo Outil Excel : «Sim Europe» VISER LA FICHE D APPROBATION 6 SPV NEGOCIER Accord de Consortium - Laboratoire - DR pilote CNRS - Participants - Laboratoire - DR pilote CNRS - SFC Labo, SPV, SFC A SPV SIGNER Grant Preparation Forms GRANT PREPARATION FORMS SIGNES - Délégué Régional ~ 3 mois GRANT AGREEMENT (GA) Annexes administratives II à VII Annexe IV Form A 11 CE SIGNER Grant Agreement Annexe I technique GRANT AGREEMENT SIGNE 10 SPV SIGNER Accord de Consortium ACCORD DE CONSORTIUM SIGNE - CE - DR - Participants ~ 1 mois REUNION DE LANCEMENT DE PROJET Labo, SPV, SFC, ~SRH 7/11

8 COMMENTAIRES DES ETAPES : 1. Appel a proposition : A) PREPARATION FORMS Les appels à proposition de la CE sont répertoriés sur le site web CORDIS : Des informations sur le 7 ème PCRD sont disponibles via la page d'accueil du site de la délégation Normandie : rubrique "Projets européens" : 2. Etablir la proposition : Suite à l appel à proposition, il est nécessaire de contacter rapidement le SPV du CNRS concerné pour établir la proposition et pouvoir la soumettre à la CE dans les dates limites de dépôt (deadline). Cependant, vous devez vous assurer d avoir pris connaissance des documents clés, disponibles dans la rubrique "Information Package" du site CORDIS : - La fiche de l appel (Call fiche) : lignes thématiques ouvertes, régimes de financement, conditions d éligibilité spécifiques et budget attribué. - Le programme de travail (Work programme) de l appel à proposition indique pour chaque thématique : le régime de financement, les calendriers prévisionnels des appels et les critères d évaluation des projets. Il est extrêmement important de positionner le projet en fonction des attentes de la CE au niveau stratégique et scientifique. - Le guide du proposant (Guide for applicants) : informations essentielles permettant d aider un chercheur à préparer et soumettre sa proposition. Il contient les modèles de formulaires administratifs et financiers pour préparer la PART A et des instructions pour la rédaction de la PART B. Le montage du projet tient compte du statut du laboratoire qui peut être : - Participant - Délégation Régionale Pilote CNRS (représentant des laboratoires CNRS participants) administratif, financier et technique Le laboratoire monte le projet en étroite collaboration avec le SPV et fournit : Annexes administratives et financières (Part A A1 à A3) : Statut labo Documents Participant DR Pilote Coordinateur Annexe administrative PART A A1 (Content) A2 (Participants) Données administratives CNRS DR19 Responsable scientifique du laboratoire Données administratives du siège CNRS Responsable scientifique du laboratoire DR pilote Informations générales : titre, durée, identification appel, abstract Données administratives du siège CNRS Responsable scientifique du laboratoire DR Coordinateur Annexe financière A3.1 (Budget) A3.2 (Budget) Budget du laboratoire Budget global des laboratoires CNRS Budget global des laboratoires CNRS Récapitulatif du budget pour l ensemble des participants Si le projet est coordonné par le CNRS et identifié comme stratégique par le Département Scientifique et la Direction des Affaires Européennes, un IPE pourra être affecté au projet. Le SPV établit le budget avec le laboratoire à l aide de l outil Excel Sim Europe, afin de déterminer le coût du projet, c est-à-dire : - Les coûts directs (personnel permanent, CDD, équipement, consommables, missions ) - Les coûts indirects (forfait de 60% des coûts directs) 8/11

9 Ces coûts doivent être ventilés par activités : RTD, démonstration, formation et management. L établissement du budget permet de déterminer le montant de la contribution à demander à la CE (75%) afin de couvrir les frais réels encourus par le laboratoire. Annexe scientifique/technique (Part B) : La PART B est divisée en 4 grandes parties : - Scientific and/or technical quality : concept et objectifs du projet, progrès par rapport à l état de l art actuel et plan de travail, liste et description des work packages, deliverables et milestones. - Implementation : structures et procédures de management, présentation des participants (préciser les UMR), ressources engagées. - Impact : impacts du projet par rapport aux objectifs fixés dans le programme de travail de la CE et plan de diffusion et d exploitation des résultats et de la propriété intellectuelle. - Ethical issues :(# critère d évaluation) : partie à ne pas négliger si des questions d éthique posent problème. 3. Signer : Le Délégué Régional " Pilote" CNRS signe une lettre d intention qui formalise les relations entre les futurs participants pendant le montage du projet. Deadline : L ensemble du dossier (Preparation Forms) doit être soumis par le coordinateur à la CE via le système de soumission électronique EPSS avant la date de clôture de l appel indiqué. 4. Accusé de Réception (A.R) : La CE envoie un accusé de réception au coordinateur par courrier électronique contenant : - Le titre, acronyme ou identifiant unique de la proposition, le nom du programme, le numéro d enregistrement et la date et heure de réception. L'envoi d'un accusé de réception ne signifie pas que la proposition a été acceptée mais simplement qu elle est éligible à l'évaluation. 5. Evaluer : Critères d'évaluation : L évaluation de la proposition va être effectuée par des experts indépendants selon 3 critères: - Excellence scientifique et/ou technique - Qualité et efficacité de l'implémentation et du management - Impact potentiel lié à la dissémination et à l'exploitation des résultats Notation : Pour être éligible, le projet doit atteindre un seuil de : - 3/5 par critère - 10/15 au total (" pour être financé un projet devra obtenir une note de 12/15") Résultats : Le coordinateur reçoit de la CE : - En cas de refus, une lettre de notification de rejet - En cas de succès, une lettre d invitation aux négociations, un rapport de synthèse de l évaluation (Evaluation Summary Report) ainsi qu un mandat de négociation (Negociation Mandate). 9/11

10 B) GRANT PREPARATION FORMS (GPF) Les GPF doivent être soumis par le coordinateur à la CE via le système de soumission électronique NEF (Negociation Forms) avant la date de clôture. Le code d accès est fourni par la CE. 6. Négocier l Accord de Consortium : La CE impose qu un Accord de Consortium soit signé de tous les participants avant la signature du GA entre la CE et le coordinateur qui agit pour le compte de l ensemble des participants. L Accord de Consortium permet d établir les relations entre les participants et de définir les règles de collaboration en termes de : responsabilité, gouvernance, aspects financiers et propriété intellectuelle. 7. Etablir : Le laboratoire établit en concertation avec le SPV les Grant Preparation Forms (GPF) et fournit les : - Annexes administratives et financières (Part A : A1 à A5) - Annexe technique (Part B) - Mandats des tutelles Annexes Administratives Annexes Financières La PART A : - A.1 (Our project) : informations générales du projet (titre, acronyme, durée ) - A2.1 (Who we are) : données administratives des participants - A2.2 (Who we are) : informations sur le statut juridique des participants - A2.3 (Authorized representatives) : données administratives du représentant légal. - A2.4 (How to contact us) permet à la CE de contacter la personne en charge des aspects administratifs, financiers et techniques du projet. - A3.1 (What it costs) : le budget par participant - A3.2 (What it costs) : ensemble du budget par participant - A4 (Bank account) : coordonnées bancaires du coordinateur - A5 (Reporting Periode) : répartition de la subvention sur une période donnée La PART B : Mise à jour et validation, selon les recommandations de la CE (cf. mandat de négociation), de la PART B établit lors des PF. Elle constituera l Annexe I du Grant Agreement (GA). 8. Valider le budget : Le SPV et le SFC mettent à jour le budget en collaboration avec le laboratoire via Sim Europe en tenant compte des recommandations de la CE (cf. mandat de négociation). Ce fichier Excel permet de compléter l annexe A Signer : Lorsque le laboratoire, et le cas échéant, les autres laboratoires CNRS participants, sont d accord sur le contenu des GPF, une fiche d approbation est visée par : Le laboratoire : Directeur du laboratoire Responsable scientifique de l étude La délégation : SPV SFC Le Délégué Régional " Pilote" CNRS signe le formulaire A2.5 faisant foi de son engagement dans le projet et de l authenticité des informations données dans les GPF. 10/11

11 C) GRANT AGREEMENT (GA) 10. Signer l Accord de Consortium : L Accord de Consortium est signé par tous les participants avant la signature du GA. 11. Etablir/Signer : Le Grant Agreement comprend : - Annexe I : Description du projet et budget - Annexe II : Les conditions générales - Annexe III : Dispositions spécifiques aux régimes de financement - Annexe IV : Formulaire A - Adhésion des Bénéficiaires à la convention - Annexe V : Formulaire B pour l adhésion de nouveaux Bénéficiaires à la convention - Annexe VI : Formulaire C pour la déclaration des coûts - Annexe VII : Formulaire D "Terms of reference"» pour le certificat de coûts et Formulaire E pour le certificat sur la méthodologie Le GA est signé entre : - La Commission Européenne - Le coordinateur (il doit le renvoyer signé dans les 15 jours suivant la réception du GA). Les participants signent le GA via les formulaires A, contresignés par le coordinateur qui les transmet à la CE sous 45 jours à réception du GA. D) REUNION DE LANCEMENT DE PROJET La réunion permet de présenter le projet scientifique du laboratoire ainsi que les différents contrats tels que, le Grant Agreement, l Accord de Consortium aux différents acteurs concernés par le projet :. Le laboratoire : Directeur du laboratoire Responsable scientifique de l étude Gestionnaire La délégation : SPV SFC SRH Lors de cette réunion, les points suivants sont abordés : - Les contrats (Grant Agreement, Accord de Consortium : engagements scientifiques, juridiques et financiers - Le projet scientifique du laboratoire : planification des travaux, personnels permanents, résultats attendus, rapport scientifique, - La gestion financière de la délégation : versements, justificatifs, rapport de management, feuilles de temps - Le recrutement : le laboratoire devra fournir toutes les informations nécessaires au SRH 11/11

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