Écran de connexion Page d accueil... 5

Transcription

1

2

3 Sommaire UTILISATION DE L APPLICATION... 3 SE CONNECTER SUR L APPLICATION... 4 Écran de connexion... 4 INTRODUCTION... 5 Page d accueil... 5 MISE A JOUR DE LA FICHE FOURNISSEUR... 6 Présentation... 6 Mise à jour des onglets de la fiche fournisseur... 6 Procédure de création et d édition... 6 Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Identité... 7 Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Administratif... 8 Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Financier... 9 Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Positionnement Édition d une fiche fournisseur : onglet Contacts APPELS D OFFRES Introduction Menu Mes appels d offres PREPARATION DE LA PROPOSITION Accès à l offre Visualisation de l appel d offre Accusé de réception GESTION ET ENVOI DES PROPOSITIONS Accès à la création/ duplication/ modification d une proposition Contenu de la proposition Création/ modification de la proposition Envoi de la proposition DEMANDES D INFORMATIONS (RFIS) Introduction Menu Mes RFIs Réponse au questionnaire et envoi MES CONTRATS Natixis Pépite Extranet Fournisseur 1

4

5 Utilisation de l application Utilisation de l application Actions L Extranet fournisseur vous permet de vous connecter sur une interface et d effecteur les actions suivantes : Mettre à jour votre fiche fournisseur, à la demande d un utilisateur Achat de Natixis Répondre à des questionnaires dans le cadre de demandes d informations (RFI : Request For Information) Faire des propositions dans le cadre des appels d offres Avoir accès à vos contrats pour les imprimer Mails de Natixis Vous recevrez des mails pour les sujets suivants : invitation à se connecter sur l application demande de mise à jour des information de la fiche utilisateur soumission d un nouvel appel d offre ; gestion de l appel d offre (fermeture de l appel d offres, refus d une offre soumise à Natixis ) soumission d une demande d information (RFI) Les mails contiennent généralement un lien qui permet au contact fournisseur destinataire de se connecter sur l application. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 3

6 Écran de connexion Se connecter sur l application Écran de connexion Pages de connexion Vous accédez directement à l écran de connexion. Pour vous connecter, utilisez l identifiant et le mot de passe qui vous ont été fournis. A la première connexion, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié et effectuez votre demande dans la popup qui s ouvre. Il peut arriver qu un responsable achats de Natixis souhaite vous soumettre un Accord Ponctuel D assistance technique. Dans ce cas, un écran intermédiaire s affiche : Charger le document et accepter pour pouvoir continuer. 4 Natixis Pépite - Contrats

7 Introduction Introduction Cliquer sur l icône Natixis en haut à gauche pour revenir à la page d accueil à tout moment Page d accueil La page d accueil est votre «cockpit». Elle vous permet de suivre les tâches courantes. De plus, les menus offre un accès direct à la fiche fournisseur ou aux listes correspondantes (RFIs, Appels d offres, Contrats). a Menus Accès aux pages correspondantes : Ma fiche fournisseur : visualisation et édition des informations de la fiche fournisseur Mes RFIs : consultation des demandes d informations et réponse à des demandes d informations Mes appels d offres : consultation des appels d offres, création et gestion de propositions Mes Contrats : consultation des contrats et possibilité de charger les fichiers joints (Conventions de Service, les Accords Ponctuels D assistance Technique et les accords individuels de confidentialité ) b Déconnexion c Tâches courantes Liste des appels d offres Cliquer sur pour accéder à l appel d offre correspondant, le modifier et créer des offres si nécessaire Éditorial Informations mises à dispositions par Natixis cliquer sur le titre d un document pour le consulter Natixis Pépite Extranet Fournisseur 5

8 Présentation Mise à jour de la fiche fournisseur Cliquer sur le menu Ma fiche fournisseur Présentation Un utilisateur achats de Natixis peut demander à ses fournisseurs de mettre à jour leur fiche de façon régulière. Dans ce cas, les fournisseurs concernés reçoivent un mail leur demandant d effectuer cette mise à jour. La mise à jour consiste à modifier/ renseigner les champs des onglets qui composent la fiche. Mise à jour des onglets de la fiche fournisseur Onglets Onglet Identité fournisseur Données administratives Financier Positionnement Contacts Saisie des informations, des adresses Saisie des données administratives Saisie des données financières annuelles Description de la mise à jour Saisie de données (activités, domaines de compétences, secteur d activité, certifications.) Création de contacts Bouton Le bouton Enregistrer en bas de page permet la sauvegarde de la saisie avant de quitter la fiche fournisseur. Il est impératif de cliquer sur ce bouton pour s assurer que les modifications sont prises en compte. Procédure de création et d édition La mise à jour consiste à : 1 > Éditer les onglets de la fiche fournisseur à la demande d un utilisateur achats de Natixis 2> Enregistrer les modifications Toujours cliquer sur Enregistrer avant de quitter une fenêtre lors de modifications, sinon vos données risquent d être perdues 6 Natixis Pépite - Contrats

9 Mise à jour de la fiche fournisseur Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Identité Accès Menu Ma fiche fournisseur. Procédure Éditer l onglet Identité fournisseur Note : les données marquées * sont obligatoires 1. Renseigner les données : - saisir les données obligatoires - saisir les autres données - saisir le nom du groupe dont vous dépendez, si applicable 2. Cliquer sur Enregistrer. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 7

10 Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Administratif Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Administratif Accès Menu Ma fiche Fournisseur. Procédure Éditer l onglet Administratif Note : les données marquées * sont obligatoires 1. Renseigner les données obligatoires : - saisir les données dans les champs texte - sélectionner les données qui conviennent dans les listes déroulantes 2. Saisir les autres données. 3. Cliquer sur Enregistrer. 4. Dans la section Organisation du capital, lister les actionnaires et leur part dans le capital (6 actionnaires maximum, pour un pourcentage maximum total de 100%) : a. cliquer Ajouter un actionnaire. Une popup s ouvre b. dans la popup, saisir le nom de l actionnaire et son pourcentage dans le capital, cliquer sur Enregistrer et fermer la popup 5. Cliquer sur Enregistrer. 8 Natixis Pépite - Contrats

11 Mise à jour de la fiche fournisseur Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Financier Accès Menu Ma fiche Fournisseur. Procédure Éditer l onglet Financier Renseigner l année en cours et l année précédente 1. Sélectionner l année à considérer dans la liste déroulante Année. 2. Saisir les valeurs pour l année considérée. 3. Cliquer sur Enregistrer. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 9

12 Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Positionnement Mise à jour de la fiche fournisseur : onglet Positionnement Accès Menu Ma fiche Fournisseur. Procédure Éditer l onglet Positionnement 1. Saisir des valeurs texte et numérique dans les champs des différentes sections: - Activité (la somme des 2 champs numériques ne peut pas excéder 100%) - Domaines de compétence - Secteur d'activités (en % du CA ) (la somme des champs numériques ne peut pas excéder 100%) - Certifications - Références clients - Autres renseignements facultatifs (à l'appréciation du Fournisseur) 2. Cliquer sur Enregistrer. 10 Natixis Pépite - Contrats

13 Mise à jour de la fiche fournisseur Édition d une fiche fournisseur : onglet Contacts Accès Menu Fournisseurs, cliquer sur pour ouvrir la fiche fournisseur en édition. Cliquer sur l onglet Contacts. Présentation L onglet présente la liste des contacts saisis par le fournisseur. Il est possible : d'afficher la fiche contact en cliquant sur le nom d'envoyer un message depuis votre messagerie en cliquant sur l' du contact Dans le cas de la création de contacts, il s agit : de créer un utilisateur (Ajouter un utilisateur) et lui attribuer un rôle de compléter les champs de la section Signataire des contrats de sélectionner le contact principal : il sera le destinataire des mail automatiques, notamment ceux de la gestion des appels d offres, des RFIs Procédures Ajouter un contact Note : le rôle Contact principal indique que le(s) utilisateur(s) correspondant(s) recevra/ recevront les mails de demande de mise à jour de la fiche fournisseur 1. Cliquer sur Ajouter un utilisateur. Une popup s ouvre. 2. Dans la popup : a. saisir le nom, prénom, adresse mail, et, si nécessaire, d autres informations b. cliquer sur Enregistrer et fermer la popup 3. Cliquer sur Enregistrer pour valider l ajout. Le nouveau contact est listé. 4. Lui sélectionner un rôle dans la liste déroulante Rôle. 5. Cliquer sur Enregistrer. 6. Compléter les champs de l onglet Signataire des contrats. 7. Cliquer sur Enregistrer. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 11

14 Édition d une fiche fournisseur : onglet Contacts Sélectionner un contact principal Il sera le destinataire de tous les mails envoyés automatiquement au fournisseur (notamment ceux de la gestion des appels d offres, des RFIs ). 1. Sélectionner Contact principal dans la colonne Rôle pour le contact fournisseur considéré. 2. Cliquer sur Enregistrer pour valider la sélection. 3. Sélectionner le contact fournisseur considéré dans Contact principal recevant les notifications par Cliquer sur Enregistrer. 12 Natixis Pépite - Contrats

15 Appels d offres Appels d offres Cliquer sur menu Mes Appels d Offres Introduction Vous recevez un mail de notification quand un acheteur Natixis lance un appel d offres et que faites vous partie des fournisseurs consultés. Accéder à l appel d offre correspondant depuis votre page d accueil ou dans le menu Mes appels d offres. Les dates de début et de fin sont spécifiées. Après que vous ayez accusé réception, vous pouvez saisir des propositions sur l appel d offres. Une proposition est visible par l acheteur seulement quand elle est soumise. La gestion de l appel d offre comprend les tâches suivantes : 1> visualiser le contenu de l appel d offre (dates de la prestation ; prestation demandée 2> Accuser réception 3> saisir une offre et la sauvegarder 4> Soumettre l offre Natixis Pépite Extranet Fournisseur 13

16 Menu Mes appels d offres Menu Mes appels d offres a b Clique sur pour consulter un appel d offres et consulter ou éditer des offres a Zone de recherche Utiliser les filtres pour préciser la recherche et les boutons pour lancer la recherche/ annuler la recherche Recherche : saisie d un mot-clé : lancement de la recherche / : annulation de la recherche Liste des appels d offres Liste des appels d offres selon la recherche b : cliquer pour visualiser l appel d offres ou saisir une offre N et Appel d offre : nom de l appel d offre Date de début et date de fin de l appel d offres Statut A.O : statut Clos ou En cours atttribué par l acheteur Nb. Propositions : nombre de propositions que vos avez soumises 14 Natixis Pépite - Contrats

17 Préparation de la proposition Préparation de la proposition Accès à l offre Cliquer sur près de l appel d offre sur la page d accueil ou dans le menu Mes Appels d Offres Natixis Pépite Extranet Fournisseur 15

18 Visualisation de l appel d offre Visualisation de l appel d offre Cliquer sur près de l appel d offre sur la page d accueil ou dans le menu Mes Appels d Offres L onglet Infos générales de l appel d offres présente: La section Accusé de réception (A.R.) et son statut Les informations générales : dates de début et de fin de la prestation, devise utilisée, textes descriptifs (Résumé ; Déroulement), fichier joints (cliquer dessus pour les télécharger) 16 Natixis Pépite - Contrats

19 Préparation de la proposition Accusé de réception Cliquer sur près de l appel d offre sur la page d accueil ou dans le menu Mes Appels d Offres Vous devez accuser réception de l offre et décider de répondre avant de pouvoir saisir des propositions. Si vous sélectionnez l option Je décide de ne pas répondre, vous ne pourrez pas saisir d offres. Accuser réception et confirmer la participation 1. Dans l onglet Information générales, cocher J'accuse réception de cet appel d'offre et Je décide de répondre. 2. Cliquer sur Enregistrer. Une proposition peut maintenant être créée dans l onglet Liste des propositions. Accuser réception et refuser la participation 1. Dans l onglet Information générales, cocher J'accuse réception de cet appel d'offre et Je décide de ne pas répondre. 2. Cliquer sur Enregistrer. Aucune proposition ne peut alors être créée. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 17

20 Accès à la création/ duplication/ modification d une proposition Gestion et envoi des propositions Cliquer sur près de l appel d offre sur la page d accueil ou dans le menu Mes Appels d Offres onglet Liste des propositions Voir ci-dessous pour créer/ dupliquer/ modifier une offre Accès à la création/ duplication/ modification d une proposition Onglet Liste des propositions L onglet Liste des propositions présente les propositions existantes. A chaque fois le statut est précisé. Statut Le statut varie au cours du traitement de la proposition : Brouillon tant qu une proposition n a pas été envoyée Proposée une fois que la proposition a été envoyée Vérifiée, ou Refusée achat par un acheteur Natixis - la colonne Motif présente le motif de l acheteur en cas de refus de la proposition En attente, Confirmée ou Refusée dans l étape finale Consultation, creation, duplication ou modification Cliquer sur : Le N de l offre pour la consulter (quand l appel d offre est clos) Ajouter une offre pour créer une nouvelle offre pour dupliquer une offre existante pour modifier et gérer une offre ( pour supprimer une offre) 18 Natixis Pépite - Contrats

21 Gestion et envoi des propositions Contenu de la proposition L information est contenue dans 2 onglets: Informations générales : description de l offre ; compétences techniques et fonctionnelles Missions: missions antérieures effectuées par l intervenant, formation et compétences Création/ modification de la proposition Général Une fois que vous avez accusé réception de l appel d offre et confirmé votre participation, vous pouvez créer des offres. Cela comprend: la saisie des informations générales et la description des compétences techniques et fonctionnelles onglet Informations générales la saisie des missions antérieures effectuées par l intervenant, la description de sa formation et de ses compétences - onglet Missions Modification de l onglet Informations générales Renseigner l onglet Informations générales Note : seul cet onglet est visible à la création 1. Créer, modifier ou dupliquer une proposition (voir Accès à la création/ duplication/ modification d une proposition page 18). La proposition est affichée. 2. Sélectionner onglet Informations générales. 3. Sélectionner le statut de l intervenant dans la liste déroulante correspondante 4. Cliquer sur et sélectionner une date dans Date de disponibilité. 5. Saisir un commentaire si nécessaire. 6. Saisir le Tarif Forfaitaire Unitaire de la prestation dans TFU. Les tarifs négociés dans les contrats cadre ne peuvent pas être modifiés. 7. Cliquer sur Enregistrer. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 19

22 Création/ modification de la proposition 8. Compléter les compétences affichées : a. cliquer sur l icône d une compétence dans la section Compléter les compétences. La fiche de la compétence s ouvre dans une popup b. saisir un commentaire et le niveau dans la liste déroulante c. cliquer sur Enregistrer et fermer la popup. La compétence est mise à jour. Modification de l onglet Missions 20 Natixis Pépite - Contrats

23 Gestion et envoi des propositions Renseigner l onglet Missions 1. Saisir les missions antérieures de l intervenant dans la partie supérieure de l onglet : a. cliquer sur Description des missions réalisées pour créer une nouvelle ligne mission (ou l icône d une mission pour la modifier). La fiche de la mission s ouvre dans une popup b. remplir les champs de la fiche mission c. cliquer sur Enregistrer et fermer la popup 2. Compléter les champs texte de la section inférieure de l onglet concernant la formation et les compétences de l intervenant. 3. Cliquer sur Enregistrer. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 21

24 Envoi de la proposition Envoi de la proposition Une fois que la proposition est finalisée (informations générales, missions), elle doit être envoyée à l acheteur Natixis. A l issue de l envoi: l acheteur peut visualiser et utiliser la proposition vous ne pouvez plus modifier l offre, seulement la consulter (si nécessaire, créer ou dupliquer une autre offre voir Accès à la création/ duplication/ modification d une proposition page 18) Envoyer une proposition 1. Créer, modifier ou dupliquer une proposition (voir Accès à la création/ duplication/ modification d une proposition page 18). La proposition est affichée. 2. Cliquer sur Soumettre et fermer la popup. L offre est passée du statut Brouillon au statut Proposée. Elle peut être consultée en cliquant sur son numéro. 22 Natixis Pépite - Contrats

25 Demandes d informations (RFIs) Demandes d informations (RFIs) Cliquer sur menu Mes RFIs Introduction Vous recevez un mail de notification quand un acheteur Natixis envoie une demande d informations (RFI: Request For Information) et que vous faites partie des fournisseurs retenus. Accéder à la RFI correspondante depuis la page d accueil ou le menu Mes RFIs. Vous devez répondre au questionnaire et envoyer la RFI. Certaines questions doivent obligatoirement faire l objet d une réponse: elles sont marqués *. La gestion de la RFI comprend les tâches suivantes : 1>Répondre au questionnaire 2> Envoyer le questionnaire Menu Mes RFIs Le statut de la RFI est Ouvert ou Clos (on ne peut répondre à la RFI que si son statut est Ouvert). Il est aussi indiqué dans la liste si le questionnaire à saisir a été ou non envoyé. Si nécessaire, filtrer (mot-clé dans Recherche, ou sélection d un statut et cliquer sur Rechercher) pour réduire la liste des RFIs affichées. Survoler l icône (si présente) avec votre souris pour visualiser la description de la RFI dans une popup. Cliquer sur pour gérer la RFI. Réponse au questionnaire et envoi Cliquer sur sur la ligne correspondant à la RFI sur la page d accueil ou dans le menu Mes RFIs Écran RFI La RFI est composée de 2 sections: Information: cliquer sur les fichiers joints pour les télécharger un questionnaire Les questions ont des formats variés (numérique, texte, fichier joint, cases à cocher, liste déroulante ). Les questions marquées * sont obligatoires. Survoler l icône correspondante. pour visualiser une description destinée à vous aider à répondre à la question Procédures Répondre aux questions 1. Répondre aux questions en respectant le format requis : numérique, texte, fichier joint, cases à cocher, liste déroulante Les questions marquées * sont obligatoires 2. Cliquer Enregistrer. Envoyer la RFI Cliquer Envoyer et confirmer dans la boîte de dialogue. Les données du questionnaire ne peuvent plus être modifiées. Natixis Pépite Extranet Fournisseur 23

26 Réponse au questionnaire et envoi Mes Contrats Cliquer sur menu Mes contrats Cette fenêtre liste les contrats actifs du fournisseur. Les pièces jointes sont représentées par des icônes (PDF ou autre) dans la colonne Contrat. Ce sont les Conventions de Service, les Accords Ponctuels D assistance Technique et les accords individuels de confidentialité. Survoler l icône d un fichier joint pour afficher le nom de celui-ci et cliquer dessus pour télécharger le fichier. 24 Natixis Pépite - Contrats