Système de réservation électronique des salles, véhicules et matériel informatique

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1 Système de réservation électronique des salles, véhicules et matériel informatique 1. Présentation générale Création d une réservation Recherche d une réservation Confirmation d une réservation de la part de l administrateur Suppression d une réservation...8

2 1. Présentation générale Il s agit d un outil permettant de gérer la disponibilité d objets. A titre d exemple, au LPSC, nous réservons des salles, des véhicules, du matériel informatique et des salles de cours. Pour chacune des classes d objet, un administrateur distinct existe. La page principale se compose de deux parties : A gauche : o un module où s effectue le choix de l objet à réserver ainsi que de la date de réservation o un module de recherche de réservation o un éventuel lien vers la vue ical (en fonction de votre version) o un lien vers le planning et un autre vers une page d aide A droite : o soit la page de visualisation des plannings o soit le résultat des actions effectuées A l ouverture du système de réservation, les réservations du mois en cours sont affichées, sous la forme d un planning. On peut ensuite sélectionner le planning pour un objet spécifique ou pour un autre mois. Sélection de la date Sélection d un objet spécifique Planning Module de réservation Module de recherche Affichage du planning Lien vers ical (optionnel) 2 Page d aide

3 Dans le planning, toutes les réservations sont cliquables. Un clic sert à : afficher plus de détail concernant la réservation sélectionnée (heure de début, durée, titre et adresse mail du réservataire), si tous les objets pouvant être réservés ont été sélectionnés dans le planning fabriquer une affiche PDF décrivant la réservation sélectionnée, dans le cas contraire 3

4 2. Création d une réservation faire le choix d un objet à réserver : un véhicule ; une salle ou un matériel informatique (en fonction de votre version) choisir une année, un mois choisir un jour en cliquant sur sa date En cas d erreur, un message indiquera son origine. Sinon dans la partie droite, un formulaire s affichera, ainsi que les éventuelles réservations déjà effectuées pour cet objet le même jour. Il vous permettra de renseigner les différentes caractéristiques de votre réservation : son heure de début sa durée ATTENTION ce n est pas l heure de fin votre son titre les participants ou un commentaire (non obligatoire) son éventuelle périodicité et la date de fin associée Module de réservation Objets à réserver Choix du jour de la réservation Choix de la date de fin Après validation du formulaire, puis confirmation dans le cas des réservations cycliques, le demandeur recevra son mot de passe qui lui permettra de supprimer sa réservation s il le souhaite. Deux cas sont ensuite à distinguer : Réservations ne nécessitant pas de confirmation de la part de l administrateur (cas le plus fréquent) : Le demandeur et lui seul recevra un mail contenant les caractéristiques de sa réservation et son mot de passe de suppression. A ce stade, la réservation est 4

5 terminée. Les seules actions possibles sont sa suppression, de la part du demandeur ou de l administrateur Réservations nécessitant une confirmation de la part de l administrateur : A cette étape, la réservation n est pas encore acceptée. La demande de réservation est soumise à l administrateur correspondant à la classe de l objet réservé. Cet état est visible sur le planning par la couleur violette de l objet réservé. Le demandeur et l administrateur recevront un mail contenant les caractéristiques de la réservation. Le mail du demandeur contiendra également son mot de passe de suppression. L administrateur pourra alors décider ou non de confirmer la réservation. Une réservation confirmée est visible sur le planning par la couleur noire de l objet réservé. Cas des réservations cycliques Trois choix de périodicité sont présents : Aucune. Il s agit du choix par défaut. Choisissez le quand vous réservez pour une seule journée. Quotidienne. Ce choix vous permet de répéter la réservation que vous êtes en train de créer tous les jours jusqu à une date de fin de réservation. Hebdomadaire. Ce choix vous permet de répéter la réservation que vous êtes en train de créer un fois par semaine, à jour fixe (par exemple tous les lundis), jusqu à une date de fin de réservation. Le choix de la date de fin de réservation s effectue en cliquant sur l image. Un nouveau calendrier apparaît et vous permet ainsi de la sélectionner. Cas de réservation de salle utilisée pour la vidéo conférence (selon la version) Lors de la réservation d une salle permettant d utiliser la vidéo conférence, une alerte vous demandera si cette réservation concerne ou non une audio ou une vidéo conférence. En répondant oui, l administrateur recevra dans son mail cette information et pourra ainsi mieux gérer les priorités (sachant que seule cette salle est équipée pour l audio ou la vidéo conférence et qu une réservation l utilisant est prioritaire). Réservation confirmée Réservation non confirmée 5

6 3. Recherche d une réservation Un module de recherche de réservation est disponible sur la partie gauche de la page. La recherche de réservation s effectue en recherchant un mot-clé dans le titre de la réservation, le mail associé ou l objet concerné, puis en cliquant sur OK. Si le champ mot clé n est pas renseigné, toutes les réservations sont affichées. Le résultat de la recherche est affiché dans la partie droite de l écran. C est à partir de cet écran que vous pouvait effacer les réservations que vous avez créées et que l administrateur peut valider et effacer des réservations. Selon la version du système de réservation que vous utilisez vous pouvez également modifier certains champs de vos réservations Enregistrer le résultat de la recherche qu format Excel (dépend de la version) Permet d occulter les réservations passées ou d afficher toutes les réservations Mot clé Résultat de la recherche Bouton de validation Choix du thème de la recherche 6

7 4. Confirmation d une réservation de la part de l administrateur Comme décrit précédemment, l administrateur reçoit un mail de demande de réservation, dans le cas de réservation de la salle 317 ou du traffic. Celui-ci contient un lien qui le mène directement sur l interface de confirmation, atteignable également depuis la page résultat, suite à une recherche. De cette interface, après authentification par mot de passe, il peut : Valider la réservation, en cliquant sur le cadenas. La convention étant : o cadenas ouvert => réservation non confirmée o cadenas fermé => réservation confirmée supprimer la réservation en cliquant sur la poubelle ou si votre version du système de réservation le permet modifier certains champs de la réservation Dans le cas des réservations cycliques, la validation et la suppression est effectuée sur une date ou sur l entièrement des dates. Dans tous les cas, un mail de est envoyé au demandeur de la réservation, avec une explication en cas de suppression. Après confirmation de la part de l administrateur, les réservations pour l audio ou la vidéo conférence apparaissent de couleur rouge, dans l écran de recherche. Cadenas ouvert Cadenas fermé Poubelle Réservation pour une audio ou une vidéo conférence 7

8 5. Suppression d une réservation Les administrateurs ainsi que les demandeurs peuvent supprimer des réservations. Sur la page résultat, suite à une recherche, ou sur la page issue du lien contenu dans le mail correspondant à la réservation, la suppression d une réservation s effectue en cliquant sur l icône poubelle. Après renseignement du mot de passe, la réservation est supprimée. 8

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