CERN Mail Service. Le Guide Du Routard Du. Mail au CERN. Le compagnon MMM

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1 CERN Mail Service Le Guide Du Routard Du Mail au CERN

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3 Auteurs Ecrit et édité par: Chapitre Macintosh: Introduction: Contributions: Emmanuel Ormancey Alexandre Lossent Alberto Pace Christian Boissat Pierre Charrue Michel Christaller Joel Closier Frédéric Hemmer Christian Isnard Johan Karlsson Djilali Mamouzi Eva Sanchez-Corral Mena Jean Montuelle Ludwig Pregernig Frode Skaar Andreas Wagner Roger Woolnough Historique du document Thursday, June 05, 2003 Monday, July 14, 2003 Thursday, July 31, 2003 Monday, September 01, 2003 Initial document release, written from scratch and MMM Website pages. Added Macintosh documentation. Review modifications. Version Française.

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5 Table des matières 1. Introduction Premiers Pas Commencer avec votre mail Vérifier un compte Mail Obtenir un compte Mail Suppression du compte Mail Information et outils Choisir un client Mail Les serveurs Mail MMM Description Fonctionnalités Clients Mail supportés Configuration et outils Changement de mot de passe Lutte contre le Spam Configuration Signaler un Spam Astuces pour éviter le Spam dans votre boîte Comment fonctionne le filtre anti Spam Message d absence (Out of Office Assistant) Faire suivre son Mail (Mail Forwarding) Outlook XP Configuration Configuration automatique Configuration manuelle Accéder à sa boîte depuis un compte Nice différent Mail Fenêtre principale Personnaliser Créer un mail, répondre ou faire suivre (forward) Signatures Contacts Actions automatiques avec des règles Récupérer des mail effacés Outils anti Spam Outils de collaboration Permissions et accès aux ressources partagées Calendrier Tâches Notes Mode Offline Configurer le Mode Offline Travailler en mode Offline Outlook Web Access Configuration et Accès Mail Fenêtre principale Vues Créer un mail, une réponse ou un forward Contacts Récupération des messages effacés Outils de collaboration Mozilla Configuration Utilisation Vues Créer un mail, répondre ou forwarder

6 Signatures Carnet d adresses Filtres Pine Configuration Utilisation Afficher les dossiers et les mails Créer un mail, répondre ou forwarder Signatures Carnet d adresses Filtres Clients Macintosh Outlook Web Access (toute version de MacOS) Outlook 2001 pour Mac OS Classic (8 et 9) Mail sous Mac OS-X Utilisation avancée: WebDav Client WebDav Windows Explorer DavFS Messagerie Instantanée Configuration Comment utiliser la messagerie instantanée Annexe: 42 raisons d utiliser MMM Table des figures

7 1. Introduction Chaque service informatique au CERN a un cycle de vie de quelques années. Il commence généralement avec une phase pilote/prototype durant laquelle la faisabilité et les coûts de production sont évalués. Ensuite, après acceptation du management, ce pilote/prototype peut être transformé en un service officiel avec support utilisateur, alarmes, supervision et documentation fournie. Si ce nouveau service en remplace un existant, une phase de migration est préparée. Une fois terminée, le service tourne en production pendant plusieurs années, ne subissant que des modifications limitées, jusqu à ce qu il devienne obsolète et soit remplacé par la génération suivante de services. Cette approche est différente des stratégies précédentes, où l amélioration constante de services existants a montré ses limites: la complexité des services a beaucoup augmenté au fil des années, avec pour conséquence une augmentation des coûts de supervision et de maintenance des systèmes. La nouvelle stratégie est maintenant en place pour plusieurs services connus fournis par la division IT tels que LXPLUS, Web Services, NICE 95 / NT / 2000 et NICE XP. Le service Mail n est pas différent. L ancien Mail service CERN a été élaboré initialement en 1994, fut amélioré en 1997 / 1998 et a maintenant atteint la fin de sa vie. De nouvelles technologies ont émer gé et de nouvelles solutions peuvent aujourd hui être déployées, apportant de meilleurs services plus complets, à un coût opérationnel moindre. Ce document suit cette stratégie. Il remplace le «CERN Electronic Mail Guide» (CERN/UCO/ ) vieux de 7 ans et regroupe la nouvelle génération d outils de collaboration et de messagerie fournis à la communauté d utilisateurs du CERN. Comme vous le découvrirez, les nouveaux services sont entièrement compatibles avec les anciens, apportant de nombreux nouveaux outils, et pour les quelques cas ou la compatibilité n est pas complète, une migration sera proposée pour ne perdre aucune fonctionnalité. Pour l utilisateur qui lit cette introduction, la première question venant à l esprit n a pas encore obtenue de réponse : «Pourquoi avons-nous besoin d un nouveau service Mail pour l organisation?». Cette question a généralement été posée en premier par les utilisateurs invités à migrer vers la nouvelle infrastructure de messagerie. Elle est légitime et nécessite une réponse politique, technique et économique. Il est toujours difficile de prouver à quelqu un qui a atteint un certain niveau de productivité que plus peut être fait. Plusieurs de nos utilisateurs ont exprimé l opinion que l ancien système, parfait pou r eux, ne nécessite aucune nouvelle fonctionnalité. Malheureusement ceci ne peut être vrai. Premièrement car l ancien système était loin d être parfait et avait des coûts de maintenance élevés. De plus, même si les outils proposés étaient suffisants pour certains, d autres utilisateurs demandaient de nouveaux outils, qui sont maintenant fournis par le nouveau service, comme un Webmail puissant, un anti-spam efficace, un filtrage anti-virus et un e solution de calendrier partagé. Nous devons certainement comparer les raisons de ce changement avec les raisons pour lesquelles pendant l année 2000, le CERN est passé de NICE95 a NICE2000. Pourquoi était-il nécessaire de changer l environnement Desktop? Ou 10/15 ans plus tôt, pourquoi utiliser la messagerie électronique plutôt que la messagerie papier? Aujourd hui les réponses à ces questions sont évidentes, et il serait difficile de trouver un utilisateur souhaitant utiliser NICE95 au lieu de NICEXP ou NICE2000. Pourtant il y a quelques années, la réponse n était pas si évidente pour certains utilisateurs ne voyant pas (encore) le gain de productivité apporté par ces nouvelles technologies. La situation aujourd hui avec les nouveaux services Mail est similaire aux exemples cités. La division IT (Technologie de l Information) a investi dans une nouvelle infrastructure de messagerie qui améliorera la Introduction 7

8 productivité dans l organisation, pas seulement pour la messagerie électronique, mais également pour le travail en collaboration en général. La réponse détaillée à la question «Pourquoi avons-nous besoin d un nouveau système Mail au CERN?» est ce livre, qui décrit en détail les fonctionnalités de messagerie et de collaboration qui ont maintenant été intégrées dans un ensemble de services. Le lecteur impatient de connaître la liste des motivations de ce changement pourra aller directement au chapitre «Annexe: 42 raisons d utiliser MMM». Introduction 8

9 2. Premiers Pas 2.1. Commencer avec votre mail Pour se connecter au serveur Mail, vous devez avoir un compte Mail sur les services MMM. Un compte Mail est normalement créé dans les deux cas suivants: Vous l avez demandé. Vous êtes un nouvel utilisateur des services du centre de calcul du CERN et un compte Mail MMM a été créé pour vous avec un autre compte. Si vous utilisez un compte centralisé (comme AFS ou NICE), il est recommandé que votre nom de compte Mail soit le même que votre compte principal sur ces services. Une fois votre compte Mail créé, vous devez choisir une application pour lire et envoyer des mails, appelée client mail, et vous devez apprendre à l utiliser Vérifier un compte Mail Allez sur la page web: et cherchez votre nom. Cliquez sur votre nom dans les résultats, puis c liquez sur Accounts et cherchez le service MAILSERV. Cliquer sur Accounts Compte Mail. Figure 1: Vérifier un compte Mail Premiers Pas 9

10 Obtenir un compte Mail Si vous n avez pas de compte Mail sur les services MMM, vous devez demander à votre administrateur de groupe d en créer un pour vous. Pour déterminer qui est votre administrateur de groupe, vous pouvez à nouveau chercher votre nom sur la page web et après avoir cliqué sur votre nom, cliquez sur le code de votre groupe. Vous afficherez ainsi la liste de vos administrateurs de groupe. Cliquer sur le group code Figure 2: Administrateur de groupe Suppression du compte Mail Votre compte Mail restera actif tant que vous serez au CERN et que vous aurez un autre compte actif (NICE, AFS, etc.). Quand vous quitterez le CERN, votre administrateur de groupe pourra valider la suppression de votre compte. Il sera alors effacé par un processus autom atique (adresse Mail au CERN, forward éventuel ainsi que vos dossiers mail). Ceci a lieu habituellement plusieurs mois après votre départ. Mais n oubliez pas de prendre auparavant toutes les mesures nécessaires pour éviter de perdre des données précieuses : Signalez votre nouvelle adresse Mail à vos correspondants. Archivez vos mails. Mettez en place un forward vers votre nouvelle adresse. Premiers Pas 10

11 2.2. Information et outils Toutes les informations et outils concernant les Services MMM sont disponibles depuis le site Web MMM: Informations MMM: infos du service, nouvelles fonctionnalités, interruptions, etc. Lancer Webmail CERN Tools: Configuration Mailbox et outils. Documentation: Comment utiliser le Mail, les outils de collaboration, etc. Figure 3: Page d accueil MMM Présentations vidéo: Utilisation des services MMM et des fonctionnalités. Un problème? La réponse est là! Premiers Pas 11

12 2.3. Choisir un client Mail Suivant la plateforme que vous préférez, l utilisation du Mail et votr e mobilité, plusieurs solutions sont disponibles. Voici les solutions que nous recommandons, vous pouvez cependant utiliser n importe quelle autre solution compatible. Machine Usage Windows 2000 / XP Unix Mac Vote poste de travail à votre bureau CERN Vote poste de travail à votre bureau CERN Tout autre poste de travail CERN Portable, déconnecté Portable, déconnecté travail travail Hors CERN, autre institut, maison, etc. Hors CERN, autre institut, maison, etc. Toutes les fonctionnalités MMM Mail seulement Mail seulement ou toutes les fonctionnalités MMM Toutes les fonctionnalités MMM Mail seulement Toutes les fonctionnalités MMM Mail seulement Outlook XP OWA, RDC Outlook 2001, Outlook XP, Outlook 2000, Mozilla OWA, Mozilla, Pine, RDC OWA, RDC Outlook 2001, OWA, RDC, Mail OWA OWA, RDC OWA, RDC Outlook XP (Offline mode) Outlook XP (Offline mode), Outlook 2000, Mozilla Mozilla, Pine - Outlook 2001 OWA, Outlook XP OWA OWA OWA, Outlook XP, Outlook 2000, Mozilla OWA, Mozilla, Pine Outlook 2001, Mail OWA, Mail Outlook XP (également connu sous le nom Outlook 2002) fait partie de la suite Office XP, installée par défaut sur les machines Windows XP (NICEXP); disponible comme upgrade sur les machines Windows Outlook 2000 fait partie de la suite Office 2000, installée par défaut sur les machines Windows 2000 (NICE2000). Pine, version 4.21 au minimum, la version 4.44 ou supérieure est recommandée. OWA: Outlook Web Access, l accès Webmail à MMM. RDC: Remote Desktop Connection à une ferme Windows: permet d utiliser Outlook XP. Outlook 2001: Disponible sur Mac OS Classic (8 or 9) seulement. Mail: Client mail intégré sur Mac OS X. Premiers Pas 12

13 3. Les serveurs Mail MMM 3.1. Description Le service MMM est basé sur des serveurs Microsoft Exchange 2000, auxquels des fonctionnalités spécifiques CERN on été ajoutées pour répondre aux demandes spécifiques des utilisateurs. Les objectifs du service MMM sont: Des fonctionnalités plus nombreuses pour répondre aux besoins des utilisateurs Réduction des coûts de maintenance des services de messagerie en réduisant la diversité des produits et en utilisant du matériel moins cher. Améliorer la couverture des services en s appuyant sur la technologie Windows Techniquement, ces objectifs seront tenus en proposant : Service Mail à travers les protocoles secure IMAP, MAPI, POP3 et HTTP Service de calendrier utilisant les protocoles MAPI et HTTP Service de News utilisant les protocoles NNTP et HTTP Les services Mail et Calendrier supportent la délégation (agir au nom de quelqu un, accéder le calendrier et les dossiers mails de quelqu un, supposant que les permissions auront été données au préalable). Le partage de calendrier (et d autres types de dossiers) sera fait utilisant des groupes de sécurité appropriés. La proposition de pilote Exchange fut approuvée par le Desktop Forum en Février 2002 pour une période de 6 mois. La proposition de Service fut approuvée par le Desktop Forum en Septembre Les serveurs Mail MMM 13

14 3.2. Fonctionnalités Ces services MMM sont disponibles et totalement opérationnels (vous devez vous authentifier avec vos login et mot de passe NICE et être inscrit sur le système) : Général Accès o o o o o Tout client mail client supportant IMAP et POP. Connexion Secure SSL. Accès MAPI pour Outlook sous Windows, Mac & PDA et Evolution (connecteur Ximian) sous Linux. Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access). WebDAV (RFC 2518 draft standard) pour l accès fichier. Fonctionnalités avancées o Partage de dossiers et d éléments. o Délégation et send on behalf (envoi au nom de). o Disponibilité en mode non connecté (Offline mode). o Filtrage Anti Spam : supprimer automatiquement le Spam de votre Inbox. o Anti virus fonctionnant sur le server. o Sauvegarde personnelle de la boîte aux lettres pour un nombre limité d utilisateurs. Calendrier Accès o o Accès MAPI pour Outlook sous Windows & Mac, PDA et bientôt Linux avec Evolution (connecteur Ximian). Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access). Fonctionnalités avancées o Partage et délégation. o Gestion de ressources (salles de conférences, etc.). o Disponibilité en mode non connecté (Offline mode, avec Outlook XP). News Accès o o NNTP (tout client news). Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access). Public folders Accès o o o Accès MAPI pour Outlook sous Windows & Mac. Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access). WebDAV (RFC 2518 draft standard) pour l accès fichier. Fonctionnalités o o Peut contenir mails, fichiers, contacts, calendrier. Partager dossiers et ressources pour un travail d équipe, ou un projet: Discussion threadée (suivi questions/réponses) Stockage de d ocuments Calendrier de l équipe, du projet Taches de l équipe, du projet Les serveurs Mail MMM 14

15 Liste des contacts lies à l équipe, au projet Autre liste de contacts Changements : Webmail remplacé par l interface Outlook Web Access: une version web allégée d Outlook. L interface Mailwww est remplacée par les CERN Tools, accessibles depuis Outlook Web Access, Outlook XP et la page d accueil MMM. Procmail (filtrage mail coté serveur UNIX) disparaît: Les règles Outlook ou toute règle client le remplace. Les serveurs Mail MMM 15

16 3.3. Clients Mail supportés MMM est un serveur supportant les protocoles IMAP / POP. Tout client mail standard supportant ces protocoles fonctionnera. En parallèle, une interface Web (Outlook Web Access) est disponible à partir de n importe quel browser Web (navigateur Web). Les clients Mail supportés au CERN sont: Pine (version minimum 4.21, version recommandée 4.44 ou plus pour bénéficier des protocoles sécurisés). Mozilla. Outlook 2000 en mode IMAP seulement. Outlook XP en mode MAPI seulement. Pour le Webmail (OWA), les browsers supportés sont: Internet Explorer v5.5 ou plus. Mozilla. Clients non supportés: Outlook 2001 en mode MAPI sous MAC OS 9. Entourage en mode IMAP sous MAC OS X. Eudora. Evolution sous Linux (le connecteur Ximian permet d accéder aux outils de collaboration). Les serveurs Mail MMM 16

17 Mail Clients: Pine (4.21 minimum) Netscape 4.7/ Mozilla Outlook 2000 Tout autre client IMAP / POP. IMAP / POP IMAPS / POPS Clients Mail Securisés: Pine (4.44 minimum) Netscape 4.7 / Mozilla Outlook 2000 Tout autre client IMAPs / POPs. MAPI Clients Mail MAPI: Outlook XP. Outlook 2001 pour Mac. Serveurs MMM HTTP / HTTPS WEBDAV Browsers Web: Internet Explorer (5.5 minimum). Netscape 4.7 / Mozilla Tout autre browser supportant https. Clients WebDav: Internet Explorer. Linux DavFS. Dav Explorer. Voir Figure 4: Protocoles supportés et clients disponibles. Les serveurs Mail MMM 17

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19 4. Configuration et outils 4.1. Changement de mot de passe Le mot de passe Mail est le même que le mot de passe Nice. Il peut être changé de différentes façons : Site MMM ( Services? MMM Services? Change password. Site WinServices ( Services? User accounts? Change password. Figure 5: Changement de mot de passe par le Web Configuration et outils 19

20 4.2. Lutte contre le Spam Spam est le «nom sympathique» donné aux mails non sollicités que vous pouvez recevoir dans votre boîte aux lettres. De publicités diverses aux liens vers des sites pornographiques, chaque utilisateur mail est une cible potentielle pour recevoir du Sp am. Publier votre adresse mail sur des sites Web, dans les newsgroups, dans des salons de discussion (chat rooms) augmente le risque de recevoir du Spam. Les spammeurs utilisent des moteurs de recherche et des robots pour parcourir les sites web, newsgroups et salons de discussion, tous les endroits ou des adresses mail sont susceptibles d être publiées. Une fois que votre adresse mail a été ciblée pour recevoir du Spam, il est IMPOSSIBLE de la retirer Configuration Le service MMM fournit un filtre anti Spam avancé qui déplacera automatiquement le Spam vers un dossier spécifique appelé CERN Spam. Pour configurer ce filtre, trois possibilités : Site MMM ( Services? CERN Tools? Spam fight. Outlook Web Access : CERN Tools? Spam fight. Outlook XP: Menu Tools? CERN Tools? Spam fight. Choisissez alors un niveau «d agressivité» pour le filtre. Nous recommandons de mettre se niveau au plus haut : «High», et ensuite éventuellement de le diminuer si nécessaire. Vérifier de temps à autre si votre dossier CERN Spam ne contient pas de mail légitime. Choisissez une expiration pour le contenu du dossier CERN Spam. Les éléments plus anciens que la valeur choisie seront automatiquement supprimés. Sélectionner un niveau de filtrage Expiration sur le contenu du dossier CERN Spam. Supprimer les Spam evidents, ne pas les déplacer dans le dossier Cern Spam. Figure 6: Configuration du filtre anti Spam Utilisez la fonctionnalité Whitelist pour autoriser les mails commerciaux difficiles à différencier du Spam à être délivrés dans votre boite de réception (Inbox), plutôt que de baisser le niveau de filtrage. Configuration et outils 20

21 Sélectionner le champ où le texte sera recherché: Subject From To Cc Texte à rechercher. Les sous chaines sont recherchées, dans l exemple ci dessus, si superfourmi est trouvé n importe ou dans le champ From, le mail sera white listé. Remplit automatiquement les whitelist à partir des s stockés dans vos Contacts MMM. Figure 7: Spam whitelists Il est également possible de rejeter les mails en se basant sur leur encodage de langue. Par exemple, si vous ne lisez pas le Chinois, vous pouvez décider que tous les mails écrits en Chinois que vous recevrez seront considérés comme du Spam. Sélectionner les langues étrangères à rejeter. Figure 8: Spam rejet des mails en langue illisible Signaler un Spam Au cas ou vous auriez reçu des mails de Spam dans votre boîte aux lettre malgré le filtre, merci de nous l indiquer afin que nous puissions améliorer nos techniques de détection. Par contre, il n est pas nécessaire de nous signaler les Spam que vous avez dans votre dossier CERN Spam, car ils ont déjà été détectés. Comment signaler un Spam : Depuis Outlook XP: sélectionnez le mail de Spam et cliquez sur le bouton Report Spam, il sera effacé et une copie sera envoyée à notre équipe. Figure 9: Boutons Report Spam dans Outlook XP Configuration et outils 21

22 Depuis tout autre client mail: merci de forwarder le mail avec les headers complets à et de l effacer. Comment forwarder un mail avec les headers complets : Mozilla: Ouvrir le mail, menu view dans la tool bar? headers all. Pour un setting permanent: menu Edit/Preferences? Mail Settings? Message, cocher forward messages en as attachment. Outlook 2000: Sélectionnez le mail, click droit? Options. Dans la partie basse de la fenêtre se trouvent les headers. Sélectionnez les tous et faites un copy -paste dans votre message. Pour un setting permanent: menu Tools/Options? Onglet Preferences? Options, cochez "When Forwarding a message" en "Attach original message". Pine: En lisant le mail, tapez "H" pour sélectionner le "HdrMode" et ensuite forwardez le Astuces pour éviter le Spam dans votre boîte Les spammeurs collectent les adresses mail sur les pages Web, les newsgroups, les salons de discussion, tous les endroits qui peuvent être scannés par des robots. Ensuite pour vérifier qu une adresse est valide, ils font en sorte que l utilisateur clique sur quelque chose (généralement un lien Web) quand il reçoit le Spam. Dans tous les cas, ne jamais cliquer sur les liens Unsubscribe disponibles dans les mails de Spam. L astuce Cliquez ici pour être enlevé de la liste confirmera au spammer que vous avez lu son Spam. Votre adresse mail sera alors marquée comme une adresse valide, augmentant son potentiel commercial. N utilisez jamais votre adresse mail dans les salons de discussion (chat rooms); vous pourriez recevoir votre premier Spam moins de 10 minutes plus tard (statistique vérifiée!). En postant dans les newsgroups, essayez de modifier votre mail et ajoutez du texte comme *nospam* quelque part: firstname.lastname@*nospam*cern.ch. Evitez d écrire votre adresse mail dans des pages Web, les statistiques montrent qu en moyenne vous recevrez un premier Spam 39 jours après. Si c est vraiment nécessaire, affichez une image plutôt que d écrire votre mail en texte. Voir encoding pour plus d informations Comment fonctionne le filtre anti Spam Les mails qui arrivent sur MMM sont envoyés aux serveurs de détection de Spam, où un outil appelé SpamKiller fait de nombreux tests et d évaluations heuristiques, donnant chacun un score. Un header est alors ajouté au mail, contenant le score final (somme des scores de tous les tests). Lorsque le mail arrive dans la boîte aux lettres de l utilisateur, le niveau requis est comparé avec le score trouve dans le header du mail. Si le score est supérieur au niveau requis, le mail est déplacé dans le dossier CERN Spam au lieu d être délivré dans l Inbox de l utilisateur. Ceci permet un filtre anti Spam plus adapté et plus fin: Aucun rejet de bon mail par le filtre. L utilisateur choisit son niveau de filtrage. Les tests multiples dans le header et le corps du mail permettent une meilleure détection du Spam. Configuration et outils 22

23 Bien sûr quelques mails légitimes peuvent être mal détectés car ils ressemblent à du Spam. Les mails commerciaux par exemple peuvent être déplacés par erreur par le filtre. L utilisateur doit régulièrement vérifier qu aucun «bon» mail n a été déplacé dans le dossier CERN Spam, et utiliser les whitelists pour y remédier. Configuration et outils 23

24 4.3. Message d absence (Out of Office Assistant) Quand vous partez en vacances où que vous n êtes pas au CERN pendant quelque temps, vous pouvez configurer une réponse automatique qui sera envoyée automatiquement en réponse aux mails que vous recevrez. Cette fonctionnalité est appelée «Vacation message» ou encore «Out of Office Assistant». Pour configurer cet Out Of Office Assistant: Site MMM ( Services? CERN Tools? Vacation Message. Outlook Web Access : CERN Tools? Vacation Message. Outlook XP: Menu Tools? CERN Tools? Vacation Message. Activer ou désactiver la réponse automatique. Text à répondre: i.e.: I m currently out of CERN, I ll be back on the 12 April Choisissez une réponse différente pour les personnes non- CERN. Figure 10: Message d absence Configuration et outils 24

25 4.4. Faire suivre son Mail (Mail Forwarding) Si vous quittez le CERN pour un temps, vous pouvez faire suivre (forwarder) vos mails à une autre adresse. Les messages qui arriveront dans votre boîte aux lettres CERN seront redirigés vers l adresse spécifiée, laissant ou non une copie dans votre boîte CERN. Si vous quittez le CERN mais que vous souhaitz apparaître dans le CERN Phone Book, changez simplement votre adresse mail visible. Pour configurer l adresse mail visible ou le forward: Site MMM ( Services? CERN Tools? Visible address and Forwarding. Outlook Web Access : CERN Tools? Visible address and Forwarding. Changer l adresse mail visible. Activer ou désactiver le forward. Cocher cette case pour garder une copie des mails dans la mailbox MMM. Specifier une ou plusieurs addresses mail vers lesquelles forwarder les messages. Figure 11: Configuration du Forward Configuration et outils 25

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27 5. Outlook XP Outlook XP (également connu sous le nom Outlook 2002) fait partie de la suite Microsoft Office XP Professional. Outlook XP offre de nouvelles fonctionnalités avancées qui peuvent améliorer votre efficacité et vous aider à travailler en collaboration avec vos collègues. Au CERN, si Office XP n est pas installé sur votre machine, allez sur la page Web Win Services: Documentation? Office XP Information La documentation qui suit ne prétend pas détailler toutes les options proposées par Outlook XP, mais plutôt montrer comment utiliser rapidement et efficacement les fonctionnalités courantes. Outlook XP 27

28 5.1. Configuration Quand votre machine reçoit Office XP et Outlook XP, elle est automatiquement pré configurée pour l accès MMM sur votre compte Mail. Il est cependant possible de la reconfigurer de 2 manières : en utilisant le script automatique, qui écrit la configuration par défaut pour les utilisateurs du CERN, et le mode manuel Configuration automatique Aide: Site MMM ( FAQ? Reconfigure Outlook XP. Premièrement nous effaçons, si besoin est, le profil existant, pour lancer la configuration automatique : Fermer Outlook XP Depuis le Control Panel, double cliquer sur Mail. Cliquer sur Show Profiles Enlever tous les profils (sélectionner les profils et cliquer sur Remove). Cliquer sur Ok. Figure 12: Effacer les profils Lancer ce script pour reconfigurer votre compte Mail: \\cern.ch\dfs\applications\cern\olexchg\olxpforcern.vbs Outlook XP 28

29 Configuration manuelle Aide: Site MMM ( Help? Outlook XP. Supposant que vous êtes logué utilisant votre compte NICE : Fermer Outlook XP Depuis le Control Panel, double cliquer sur Mail. Cliquer sur Show Profiles Enlever tous les profils (sélectionner les profils et cliquer sur Remove). Add profile? Entrer un nom de profil (i.e. Default) Add a new mail account? Microsoft Exchange server Taper CERNXCHG dans le champ Microsoft Exchange server Taper votre login dans le champ User name Cliquer sur Check name Figure 13: Exchange settings Next? Finish. Control Panel? Mail? Show Profiles Properties sur le profil que vous venez de créer View or change existing accounts Outlook XP 29

30 Vérifier que le champ: "Deliver new to the following location" est bien "Mailbox - Firstname Lastname". Corriger si nécessaire. Figure 14: Delivery location Fermer tout et lancer Outlook XP. Outlook XP 30

31 Accéder à sa boîte depuis un compte Nice différent Aide: Site MMM ( FAQ? Reconfigure Outlook XP from a different MMM Account. Supposant que vous êtes logué utilisant votre compte NICE : Fermer Outlook XP Depuis le Control Panel, double cliquer sur Mail. Cliquer sur Show Profiles Enlever tous les profils (sélectionner les profils et cliquer sur Remove). Add profile? Entrer un nom de profil (i.e. Default) Add a new mail account? Microsoft Exchange server Taper CERNXCHG dans le champ Microsoft Exchange server Taper votre login Mail dans le champ User name Cliquer sur Check name Cliquer sur More Settings? onglet Advanced Positionner Logon network security à None. Outlook XP 31

32 Figure 15: Logon network security Cliquer sur Ok. Quand demandé, taper login et mot de passe Mail, taper CERN dans le champ domain. Fermer tout. Next? Finish. Control Panel? Mail? Show Profiles. Properties sur le profil que vous venez de créer View or change existing accounts Vérifier que le champ: "Deliver new to the following location" est bien "Mailbox - Firstname Lastname". Corriger si nécessaire. Fermer tout et lancer Outlook XP. Quand demandé (au démarrage Outlook XP), taper login et mot de passe Mail, taper CERN dans le champ domain. Outlook XP 32

33 5.2. Mail Fenêtre principale La fenêtre principale d Outlook XP montre toutes les informations concernant votre boîte aux lettres : Liste des dossiers «Folder List» (cliquer sur? pour déplier les sous dossiers si nécessaire) o Gras : Le dossier contient des mails non lus (le nombre est affiché en bleu). o Normal: Le dossier ne contient que des mails lus. Mails dans le dossier sélectionné: o Gras : Le mail est non lu. o Normal: Le mail est lu. Affiche le contenu du mail sélectionné dans la «preview pane». La «shortcuts bar» affiche des liens rapides vers les dossiers courants. Un Drag and drop des dossiers dans cette barre ajoute de nouveaux raccourcis. La «Toolbar» affiche les boutons pour les actions courantes : New Mail, Reply, Forward, etc. La barre de Menu permet d accéder à toutes les fonctionnalités et à la configuration. Menu bar Toolbar Shortcuts (Outlook Bar) Folder list Mail list: contenu du dossier sélectionné Preview pane Figure 16: Fenêtre principale Outlook XP Outlook XP 33

34 Personnaliser Fenêtre principale L utilisateur peut personnaliser la fenêtre principale d Outlook XP: Menu View Sélectionner ou désélectionner les éléments pour les afficher ou les cacher. Sélectionner / désélectionner les éléments. Figure 17: Personnalisation de la fenêtre principale Outlook XP Par défaut, la liste des dossiers n est pas affichée. Il est recommandé de l afficher pour voir tous vos dossiers. Il est recommandé de désactiver la fenêtre d aperçu (Preview Pane) pour le dossier CERN Spam, pour éviter de voir le contenu des Spam que vous aurez reçu. Aperçu des mails L utilisateur peut afficher un aperçu (AutoPreview) des mails dans la fenêtre de la liste des messages. Cela peut être utile si la fenêtre d aperçu (Preview Pane) est cachée. Menu View Sélectionner AutoPreview Outlook XP 34

35 Sélectionner AutoPreview Les premières lignes des mails sont affichées en bleu. Figure 18: Aperçu des mail (AutoPreview) Personnalisation de la liste des Mails La liste des mails peut être personnalisée: Tri par champ: Cliquer sur le champ sur lequel vous voulez trier. Une fois pour ordre croissant, deux fois pour décroissant. Une flèche sera affichée pour montrer l ordre de tri. Figure 19: Tri des mails sur un champ Cliquez sur le champ sur lequel vous souhaitez trier, La fleche montre l ordre de tri. Ajouter ou supprimer des champs à afficher: o Menu View o o o Current View Customize Current View. Cliquer sur Fields: Ajouter or supprimer des champs à afficher dans la liste des mails. Outlook XP 35

36 Cliquer sur Customize Current View Cliquer sur Fields Selectionner les champs à afficher et cliquer sur Add Selectionner les champs à supprimer et cliquer sur Remove Modifier l ordre d affichage en déplacant les champs Figure 20: Sélection des champs à afficher dans la liste des mails Grouper par un champ: La fonctionnalité «group by from» peut aider à regrouper les mails par expéditeur, sans créer de dossier spécifique pour chacun. Outlook XP 36

37 Cliquer sur Customize Current View Cliquer sur Group By Sélectionner un groupage secondaire si nécessaire. Sélectionner un champ sur lequel grouper les mails et choisir l ordre de tri. Les mails sont maintenant regroupés par From (expéditeur). Un expéditeur en Gras indique des mails non lus. Figure 21: Grouper par champ (Group by) Outlook XP 37

38 Créer un mail, répondre ou faire suivre (forward) Pour commencer, cliquer sur le bouton correspondant pour créer un nouveau mail, répondre ou forwarder le mail sélectionné. Créer un nouveau mail vide. Répondre à l expéditeur du mail sélectionné. Forwarder le mail sélectionné et ajouter des commentaires. Répondre à l expéditeur du mail sélectionné et aussi aux destinataires. Figure 22: Boutons de création de mail Outlook Outlook XP 38

39 Destinataires du mail Il y a trois manières d ajouter des destinataires aux champs To, CC ou Bcc du mail : Tapez directement les adresses mail des destinataires, séparées par ;. Tapez le Nom, Prénom ou simplement le début séparé par ; dans le champ To puis cliquer sur le bouton Check Names pour résoudre les noms. Cliquer sur le bouton To et sélectionner les destinataires dans la liste affichée. Taper les noms séparés par ; Cliquer sur Check Names. Souligné rouge indique que la résolution n est pas faite pour ce nom. Figure 23: Outlook XP résolution des destinataires Un popup permettra de choisir parmi plusieurs possibilités de résolution. Outlook XP 39

40 Contenu et propriétés du mail Les destinataires sont sélectionnés, il faut maintenant éditer le contenu du mail : Cliquer ici pour envoyer le mail. Attacher un fichier au mail. Importance du mail: Low ou High. Mettre un flag d action sur le mail. Figure 24: Outlook XP Mail Compose Choisir texte simple ou texte avec mise en forme (menu Format? sélectionner Plain Text ou HTML (pour la mise en forme). Choisir entre: Plain Text: texte simple. HTML: texte avec mise en forme. o o Utiliser les icônes de mise en forme pour créer un contenu formaté. Si les destinataires n utilisent pas de client mail supportant HTML, ils pourront malgré tout voir une version texte simple de votre mail. Mettre en forme le texte avec ces outils. Insérer des fichiers ou des images en cliquant sur le trombone (ou menu Insert? File) ou en faisant un «drag and drop» d objets sur le mail. Vérifier l orthographe avec le correcteur: menu Tools? Spelling. Outlook XP 40

41 Vérifier l orthographe. Vous pouvez ensuite mettre des propriétés sur ce mail, comme des flags ou un niveau d importance : Mettre un niveau d importance: Low ou High. Le destinataire verra instantanément que le mail est important si le point d exclamation rouge est affiché. Flag pour suivi (follow up): Mettre un flag sur un objet permet de se rappeler qu il nécessite un suivi. o o Choisir le type de flag: Follow up, For your information, Forward, Reply, etc... Choisir une date d exécution optionnelle. Choisir un flag et une date d execution. Lorsque l édition du mail est terminée, cliquez sur Send. Outlook XP 41

42 Signatures Une signature peut être automatiquement ajoutée à la fin lors de l édition d un mail, contenant des informations personnelles, adresse, téléphone, etc. Différentes signatures peuvent être définies pour les nouveaux messages, les réponses et forwards. Comment définir des signatures: Outlook XP: menu Tools? Options? onglet Mail Format. Choisir une signature pour les nouveaux mails, pour les «replies and forward». Cliquer sur Signatures pour créer ou éditer vos signatures. Sélectionner une signature à ajouter aux nouveaux messages. Cliquer sur Signatures pour ajouter ou éditer les signatures. Figure 25: Configuration des Signatures Ajouter à votre signature un contact contenant vos informations personnelles. Outlook XP 42

43 Contacts Le dossier Contacts est l espace de stockage de votre carnet d adresses, contenant les informations sur les personnes avec qui vous communiquez régulièrement. Utilisez le dossier Contacts pour stocker les adresses mail, adresse postale, numéros de téléphone et toute autre information liée au contact telle que la date d anniversaire. Depuis un contact présent dans la liste, il suffit de cliquer sur un bouton ou un menu pour que Outlook envoie une demande de meeting, un mail ou même une demande de tâche au contact sélectionné. Quand vous tapez le nom ou l adresse d un contact, Outlook sépare le nom et l adresse en différentes parties et stocke chacune dans un champ séparé. Vous pouvez alors trier ou filtrer vos contacts sur n importe quel champ. Vous pouvez ranger vos contacts selon le nom, prénom, nom de la société, surnom ou tout mot qui vous aidera à retrouver le contact plus rapidement. Vous pouvez saisir jusqu à trois adresses mail par contact. Sélectionnez une adresse postale pour vos mailings, et utilisez la pour créer vos enveloppes et étiquettes. Outlook supporte l utilisation des vcards, le standard Internet pour créer et partager des cartes de visite virtuelles. Vous pouvez enregistrer un Contact en format vcard et l envoyer dans un mail. Vous pouvez également ajouter une vcard à votre signature. Figure 26: Outlook XP Contact Une fois vos contacts créés, ils sont stockés sur les serveurs MMM, et sont donc disponibles depuis n importe où avec le Webmail (Outlook Web Access), sur votre portable ou tout autre ordinateur utilisant Outlook XP. Outlook XP 43

44 Actions automatiques avec des règles Il est possible d organiser les mails en utilisant des règles qui vont accomplir des actions automatiques sur les messages. Une fois une règle créée, Outlook XP l appliquera sur les messages arrivant dans votre Inbox ou sur ceux envoyés. Par exemple, vous pouvez automatiquement : Déplacer dans le dossier Bobby tous les messages envoyés par Bobby Ewing. Forwarder à votre manager tous les messages envoyés par John Doe quand ils arrivent dans votre Inbox. Assigner la catégorie Ventes à tous les messages que vous envoyez contenant le mot "vente" dans le sujet. Vous pouvez spécifier des exceptions à vos règles pour certaines circonstances, comme lorsque un message a une importance élevée ou contient un flag. Sur le service MMM, les règles peuvent être appliquées même si Outlook n est pas lancé. Les règles doivent être mises sur la condition «à l arrivée dans l Inbox», et doivent pouvoir être exécutées sur le serveur. Par exemple, une règle ne peut pas être exécutée sur le serveur si elle doit déplacer les messages dans un dossier personnel situé sur votre disque local. Si une règle ne peut pas être lancée sur le serveur, elle est appliquée quand Outlook démarre. Elles portent la mention «client only» dans le nom, et sont appliquées en dernier. Changer l ordre des règles. Créer une nouvelle règle. Cliquer sur Rules Wizard Aperçu de la règle sélectionnée. Figure 27: Outlook XP Rules wizard Cliquer sur New pour créer une nouvelle règle. Utilisez les modèles pour créer une règle standard. La condition peut se faire sur l expéditeur, destinataire(s), sujet, les flags et le statut. Des conditions multiples sont autorisées. L action peut être un simple déplacement vers un dossier, un forward, suppression et autres notifications. Plusieurs actions peuvent être créées. Les exceptions permettent de déplacer tous les mails de Michel dans le dossier Michel, sauf quand le sujet contient le mot bobby. Outlook XP 44

45 Utiliser le modèle: move new messages from someone. Vérifier l expéditeur Cliquer ici pour ajouter un expéditeur à comparer. Action: Déplacer dans un dossier. Cliquer ici pour spécifier un dossier destination. Exceptions. Figure 28: Outlook XP Création d une règle Astuce: Pour créer rapidement une règle de filtrage, par exemple déplacer des messages dans un dossier selon un certain critère: Déplacer manuellement un mail exemple suivant les critères dans le dossier destination. Ouvrir le mail. Menu Action? Create Rule Cocher les conditions et les actions à prendre. Tous les champs seront pré remplis avec le contenu du mail. Outlook XP 45

46 Récupérer des mail effacés Il y a deux possibilités pour un utilisateur de retrouver des messages effacés par inadvertance: Les éléments effacés avec Outlook XP sont déplacés dans le dossier Deleted Item, qui fonctionne comme une corbeille. Si le dossier Deleted Items a été vidé, les éléments sont encore gardés pendant 15 jours dans un espace spécial. o o Utilisez le menu Tools? Recover Deleted Items pour voir la liste des éléments récupérables (si le menu est désactivé, rien n est récupérable). Sélectionner les éléments à récupérer et cliquer sur le bouton Recover Selected Items. Cliquer sur Recover Deleted Items Selectionner les mails et cliquer sur le bouton Recover. Figure 29: Recover Deleted Items Si les mails manquants ne peuvent être récupérés avec ces outils, contactez helpdesk@cern.ch, ils tenteront de charger une sauvegarde. Cette procédure n est pas simple et peut prendre plusieurs jours. Outlook XP 46

47 Outils anti Spam Le CERN Add-in pour Outlook XP ajoute des éléments dans les menus et les barres d outils d Outlook XP. Ces boutons permettent un accès facile aux CERN Tools mais également aux outils d anti Spam (mails non sollicités). Bouton CERN Tool: accès direct aux CERN Tools: Configurer une adresse forward. Configurer le niveau de filtrage Spam. Gérer vos quotas. Bouton Report Spam: efface les Spams (mails non sollicités) de l Inbox et les rapporte à l équipe anti Spam. Bouton Whitelist: construit une whitelist à partir des champs des mails pour leur éviter d être mal détectés. Bouton Check Spam: envoie un mail à l outil de detection et montre le résultat. Figure 30: Outlook XP CERN Add-in Outlook XP 47

48 5.3. Outils de collaboration Outlook XP utilisé avec MMM apporte plusieurs nouveaux outils de collaboration, allant du partage de dossiers à l organisation de meetings de groupes avec gestion des ressources (salle de conférence, voiture, projecteur, etc.). Les chapitres suivants vont montrer comment : Mettre des permissions sur des dossiers pour permettre à d autres personnes de voir et éditer leur contenu. o Les dossiers peuvent être des dossiers contenant des mails mais également le calendrier, les taches ou les contacts. o Autoriser des personnes à envoyer des mails en votre nom. Utiliser la fonctionnalité calendrier pour organiser des meetings et inviter les participants, suivre leur acceptation et gérer les ressources. Créer des taches (Tasks), les assigner à d autres personnes et suivre leur accomplissement. Utiliser les Notes : créer des post-it et collez les sur votre bureau. Outlook XP 48

49 Permissions et accès aux ressources partagées Il y a deux moyens de mettre en place des permissions: la première permet de mettre en place des permissions simples sur les dossiers standards, comme Inbox, Calendar, Tasks, et la seconde, plus avancée, qui permet toutes les options sur tous les dossiers. Pour accéder au dossier partagé d une autre personne, utilisez la manière simple pour un accès ponctuel, et la manière avancée pour un accès permanent. Mode simple Mettre en place les permissions Dans Outlook XP: Menu Tools? Options? onglet Delegates. Cliquer sur Add pour choisir un utilisateur MMM Sélectionner les droits à donner à cet utilisateur sur les dossiers standard: o Reviewer: Peut seulement lire les éléments. o Author: Peut lire et créer de nouveaux éléments. o Editor: Peut lire, créer et modifier n importe quels éléments. Remarquez la case à cocher Delegate can see my private Items: o o Lors de la création d objets, un flag private peut être mis. L accès à cet objet sera refus é même si le dossier est partagé. Cocher la case Delegate can see my private Items désactivera cette protection. Ajouter un nouvel utilisateur. Selectionner un utilisateur dans la Global Address List. Selectionner pour chaque dossier le niveau de permission pour cet utilisateur. Cocher cette case pour autoriser l utilisateur à voir vos éléments privés. Figure 31: Mettre des permissions utilisant la fonctionnalité delegates Outlook XP 49

50 Ouvrir le dossier d un autre utilisateur Dans Outlook XP: Menu File? Open? Other User s Folder Taper le login de l utilisateur ou cliquer sur Name pour sélectionner dans la Global Address List. Sélectionner le dossier à ouvrir dans la liste. Taper le login ou cliquer sur Name pour choisir l utilisateur dans la Global Address List. Sélectionner le dossier à ouvrir. Le Calendrier de l utilisateur sélectionné a bien été ouvert, il avait au préalable mis des permissions pour mon compte. Un élément privé: le contenu n est pas visible, malgré les droits sur le dossier Calendar. Figure 32: Vue du dossier Calendar d un autre utilisateur Outlook XP 50

51 Mode avancé Mettre les permissions Dans Outlook XP: Pour mettre des permissions sur un dossier spécifique: o o o Add users Sélectionner ce dossier dans la liste Click droit? Properties Onglet Permissions. Pour chaque utilisateur, choisir une permission prédéfinie ou cocher chaque action autorisée. Cliquer ici pour ajouter un utilisateur. Sélectionner un niveau de permissions prédéfini Ou créer un niveau en définissant des autorisations spécifiques. Figure 33: Permissions, mode avancé Outlook XP 51

52 Ouvrir une autre mailbox Cette méthode ajoutera de manière permanente la mailbox d un autre utilisateur à votre Outlook XP. Menu Tools? Accounts Sélectionner View or Change existing accounts? Cliquer Next Sélectionner Microsoft Exchange Server? Cliquer Change Cliquer More Settings? onglet Advanced Cliquer Add dans la partie Open these additional mailboxes. Taper le nom ou login de l utilisateur à ajouter à la liste. Ensuite dans la liste des dossiers, les mailbox additionnelles seront affichées de manière permanente au premier niveau (comme Outlook Today). Ajouter une mailbox à votre outlook. Taper le login ou le nom de l utilisateur. Vue permanente de la mailbox de l utilisateur. Seuls les dossiers ayant la permission Visible sont visibles. Figure 34: Ouvrir une mailbox additionnelle Outlook XP 52

53 Calendrier Le calendrier Outlook XP est pleinement intégré avec le mail, les contacts et les autres fonctionnalités Outlook XP. Vous pouvez visualiser un jour, une semaine ou un mois sur un écran. Avec le calendrier vous pouvez : Créer des rendez-vous et des évènements : Comme si vous l écriviez sur un agenda papier, vous pouvez cliquer sur n importe quelle heure dans le calendrier Outlook et commencer à taper. Vous pouvez choisir un message ou un son qui vous rappellera l heure du meeting, rendez-vous ou évènement. Il est également possible de spécifier une couleur à un élément pour le différencier et l identifier plus rapidement. Organiser des meetings: Sélectionnez une heure dans votre calendrier, créez un rendez-vous et choisissez des personnes à inviter. Outlook vous aidera à trouver la meilleure heure ou les participants sont disponibles. La notification de meeting sera envoyée par mail aux invités, chacun recevra une demande de rendez-vous dans son Inbox. En l ouvrant, Outlook les informe si ce rendez vous entre en conflit avec un autre meeting présent dans leur calendrier, il peuvent ensuite accepter, faire une tentative (réponse provisoire) ou refuser votre meeting en cliquant sur un bouton. Quand un invité (utilisant Outlook XP) accepte une demande de meeting, l entrée correspondante sera automatiquement ajoutée à son calendrier. Si vous l avez autorisé, en tant qu organisateur du meeting, il pourra proposer une heure différente. Comme organisateur, vous pouvez suivre les acceptations et les refus des invités, ou accepter les changements d horaires proposés en ouvrant simplement le meeting dans votre calendrier. Emploi du temps de groupe: Vous pouvez créer des calendriers qui montrent l emploi du temps d un groupe de personnes ou de ressources. Par exemple, vous pouvez voir l emploi du temps des personnes de votre département, ou toutes les ressources comme les salles de conférence de votre bâtiment pour programmer des meetings plus rapidement. Gérer le calendrier d un autre utilisateur: Avec la fonctionnalité «delegates», une personne peut utiliser son propre Outlo ok pour gérer facilement le calendrier d une autre personne. Par exemple, un assistant administratif peut administrer le calendrier de son manager. Quand le manager désigne un assistant comme «delegate», celui-ci peut créer, déplacer ou supprimer des rendez-vous, mais également organiser des meetings en son nom. Outlook XP 53

54 Vues Les vues peuvent être configurées selon les préférences de l utilisateur. Des vues basiques peuvent être choisies : Jour Semaine de travail «work week» (Lundi à Vendredi, configurable dans Tools? Options? onglet Preferences? Calendar Options) Semaine Mois Vue Work Week Sélectionner le jour ou le mois. Les jours en gras indiquent un rendez-vous. Sélection de la vue Nouveau rendez -vous Vue Month Figure 35: Vues du calendrier Outlook XP 54

55 Créer un rendez-vous Cliquer sur New pour créer un nouveau rendez-vous. Ensuite remplir les champs de base tels que sujet, heure et durée. Notez la case private pour garder des objets privés même dans un calendrier partagé. Sélectionner la date et l heure du meeting ainsi que sa durée. Cliquer sur Scheduling pour inviter des participants. Mettez un rappel, pour être prévenu avant le début du meeting. Cocher Private pour marque cet objet come privé. Figure 36: Créer un nouveau rendez-vous Outlook XP 55