Pour une entreprise de prestations agricoles en viticulture, maraichage et arboriculture

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Thérèse Fournier
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Pour une entreprise de prestations agricoles en viticulture, maraichage et arboriculture Intitulé de la fonction nouvelle ASSISTANTE DE DIRECTION Lieu de travail CARPENTRAS Missions principales

1 Pour une entreprise de prestations agricoles en viticulture, maraichage et arboriculture Intitulé de la fonction nouvelle ASSISTANTE DE DIRECTION Lieu de travail CARPENTRAS Missions principales confiées au pilote de projet Après intégration via le dispositif régional ARDAN, l assistante de Direction interviendra sur l ensemble des affaires courantes liées à la gestion de la structure. Personne de confiance, polyvalente, autonome, il/elle sera le/la plus proche collaborateur /trice de la Directrice. A l interface entre la Directrice, l équipe de production et les administrateurs, elle prendra en charge des missions très variées tant dans le domaine des RH, comptabilité/ finances, organisation/secrétariat, stratégie. Ceci permettra la sécurisation de la structure et l optimisation du poste de Direction. Tâches et actions identifiées à ce jour que le pilote de projet devra accomplir Secrétariat, accueil Organisation Planification - réception et suivi des courriers, notes, mails avec enregistrement quotidien - rédaction de divers documents (courriers, mails, comptes rendus etc.) - mise en forme de documents - garant de la diffusion et circulation de l information auprès des personnes concernées (administrateurs, clients, équipe, partenaires etc.) - contrôle les courriers de direction avant présentation à la signature - classement, archivage, - gestion des appels et venues : réception, filtre, renseignements, transcription des messages, réorientation des interlocuteurs, appréciation des et gestion des urgences - travail en direct avec la Direction - Travail avec les partenaires extérieurs ( Elus, travailleurs sociaux, Médico-Social, Financeurs, Conseil Départemental, Collectivités etc.) - selon les consignes de la Direction, planifie et organise les réunions de travail - gestion des agendas électroniques - gestion des déplacements, suivi des déplacements, frais de déplacements - prépare, centralise et organise les documents afférents aux rendez-vous et réunions - rédaction de notes, notes de service, convocation etc.

2 Gestion des rapports et dossiers liés aux activités Gestion des ressources humaines Structuration et optimisation de l activité - travaille en transversal avec la Direction, les administrateurs et l équipe de production - en lien avec la Direction, assure le suivi des dossiers et rapports : validation, suivi, modification, respect des délais, procédure, documents justificatifs - élabore différents éléments à intégrer aux dossiers - peut être amené à actualiser le site internet et les documents de communication - assure la veille sociale, règlementaire, juridique et environnementale en lien avec les actions développées - Assure le suivi et contrôle des informations transmises par les sous-managers (heures de pointage, absences, gestion des arrêts maladie, compte pénibilité, compteur de régulation présence etc.) - S assure du bon accompagnement régulier mis en place auprès des salariés et coordonne les relais auprès du droit commun (dossier de demande de RQTH, de curatelle, aides diverses, relation avec les travailleurs sociaux des salariés etc.) - Est garant des valeurs et objectifs managériaux auprès de l équipe - En lien avec le référent terrain et en accord avec la directrice, participe à l élaboration et au suivi des plans de formation nécessaires à l équipe pour sa montée en compétences SUIVI DE L ACTIVITE - Assure le suivi et contrôle des informations transmises par les sous-managers (productivité, fiches de suivi matériel, fiches de suivi parc auto etc.) - Contrôle l atteinte des objectifs journaliers des équipes et en assure le suivi - En collaboration avec la directrice, participe à l élaboration, au suivi et à l analyse des objectifs d activités et des plans d actions nécessaires à leur atteinte et en assure l application par les équipes - En cohérence avec l activité principale de prestations agricoles et ses contraintes, assure le bon déroulement des nouvelles activités en vue de sécuriser les emplois et le modèle économique de la structure - Assure un suivi rigoureux et chiffré des activités et de leur développement - Transmet à sa hiérarchie les documents administratifs obligatoires - Au démarrage avec la Directrice puis de façon autonome gère la facturation des chantiers avec appui des documents de chantiers transmis par les référents chantiers

3 - en lien avec la Directrice, assure l enregistrement et le suivi comptable de l activité (paiements fournisseurs, enregistrements factures, plan de trésorerie, planification des investissements etc.) - assure la permanence du service de direction en l absence de la directrice afin de préparer et d alléger au maximum le travail de celle-ci DEVELOPPEMENT DE LA STRUCTURE - Crée les indicateurs de suivi et d évaluation nécessaires à l analyse et l optimisation des nouvelles activités mises en place selon les objectifs fixés par la Direction - Participe régulièrement à des réunions avec sa hiérarchie et l équipe de production - Avec la Directrice, met en place de façon régulière et suivie des réunions avec l équipe pour les impliquer dans le développement de la structure Garantit et promeut l'image de l entreprise Relation clientèle - Assure la réception au quotidien des besoins clients et les transmet à la Directrice - Avec le référent terrain et la Directrice, analyse les besoins des clients, définit les moyens techniques et humains nécessaires pour y répondre et en assure le contrôle et suivi - Assure le suivi de la satisfaction clients et son optimisation avec la mise en place d indicateurs et d actions correctives Compétences requises pour le poste (expliquer les compétences utiles et nécessaires au poste, les qualifications nécessaires, les savoirs à mettre en œuvre) Le poste requiert un titulaire autonome et responsable, force de proposition - en capacités de proposer des solutions aux problématiques rencontrées Au contact de la clientèle et partenaires, il doit promouvoir l'entreprise. Au contact de l équipe, il doit savoir être à l écoute, patient, être dans une posture à la fois de pédagogue et de cadrant, amenant chacun à plus de responsabilité, de rigueur et d autonomie les activités concernées nécessitant une grande souplesse et des capacités d adaptations, il doit avoir de très bonnes capacités d organisation, de gestion du stress et de réactivité. Il nécessite une forte disponibilité, se caractérise par : - disponibilité à l'égard de l'équipe encadrée et de la Direction - rigueur, sens de l organisation et des procédures - forte motivation pour participer à un projet économique et social porteur de valeurs humaines - fortes capacités de communication et d organisation -bonnes capacités rédactionnelles - aptitude au travail en équipe - capacité d adaptation et de prise en main du poste de façon autonome rapidement

- honnêteté, confidentialité et discrétion - maîtrise du pack office (excel, access, word, publisher, power point, outlook) - bonne maîtrise de l environnement internet - méthode de classement et d

4 - honnêteté, confidentialité et discrétion - maîtrise du pack office (excel, access, word, publisher, power point, outlook) - bonne maîtrise de l environnement internet - méthode de classement et d archivage - techniques de gestion administrative Moyens mis à la disposition du pilote de projet par l entreprise - Téléphone et ordinateur- pack office & internet - Documentations adaptées - Formations complémentaires - Réseau professionnel de partenaires techniques, sociaux et financiers - Accompagnement avec la directrice et échanges avec les administrateurs Profil recherché (expliquer le profil que vous recherchez, système de rémunération envisagé, champs d intervention ) - Assistante de direction ou similaire (une expérience confirmée en secrétariat de direction et de bonnes notions en comptabilité/ gestion sont exigées) - Niveau bac+ 2 ou bac complété par une expérience professionnelle significative Pouvant être moteur dans les projets d innovation sociale Maîtrise du pack office & internet _ bonnes notions de comptabilité et d analyse financière Champs d intervention : Agriculture, Espaces Verts, ESS, Institutions, (Médico-social via les partenaires participant à l accompagnement de nos salariés en situation de handicap) Niveau de rémunération à l issue de la mission en cas d embauche : - Rémunération brute annuelle : avec évolution possible - Dont part variable (nature, mode de calcul) : Organigramme fonctionnel de l entreprise (à créer ci-dessous ou à joindre au dossier, en intégrant le pilote de projet et en précisant l impact de son poste/fonction sur l organisation de l entreprise) ASSEMBLÉE GÉNÉRALE CONSEIL D ADMINISTRATION BUREAU STRATEGIE, DEVELOPPEMENT GESTION DIRECTRICE

5 ASSITANTE DE DIRECTION (Pilote ARDAN) D EQUIPE TH TERRAIN D EQUIPE TH PRODUCTION OUVRIERS TH CV à envoyer à recrutement@solidagri.com

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