GESTION DES COMMANDES EN LIGNE

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1 GESTION DES COMMANDES EN LIGNE Vous pouvez passer vos commandes en ligne sur notre site Toutes vos demandes d achats, de déplacements et d hébergements seront traitées dans un délai maximum de 3 jours ouvrés. Table des matières 1. Démarrage 2 2. Passer une commande Achats Déplacements Hébergement Suivi des commandes 12 1/13

2 1. Démarrage Lors de votre connexion sur notre site vous accédez à une fenêtre du type : XXXX XXXX XXXX Vous avez alors la possibilité: - De consulter les documents de référence suivants : Demande de congés 2011 Fiche de renseignements Floralis 2011 Note de frais Floralis 2011 Procédure N.D.F Procédure Gestion des commandes en ligne - D utiliser les outils suivants : Liste de commandes déjà passées Exporter les lignes d affaires - De sélectionner l affaire de votre choix et de passer une commande : D achat De déplacement D Hébergement 2/13

3 2. Passer une commande 2.1. Achats Vous avez la possibilité de commander : Du matériel, des livres, De la sous-traitance Des inscriptions à un congrès Si votre solde est insuffisant ou négatif, votre commande ne pourra pas être passée et un message vous avertira. Cliquez sur «ACHAT» : Le code affaire et votre nom sont enregistrés et ne peuvent être modifiés. Compléter les champs, les champs en rouge sont obligatoires. Si un champ rouge n est pas complété, la commande ne peut être enregistrée. 3/13

4 Les champs : Libellé : vous permet d identifier votre commande Fournisseur : nom du fournisseur de l article avec les coordonnées complètes Contact livraison : personne à qui adresser la commande et contacter en cas de problème sur cette commande Lieu de livraison : où vous souhaitez voir livrer l article avec les coordonnées complètes Téléphone / coordonnées de la personne à qui adresser la commande et à contacter en cas de problème sur cette commande Prix unitaire : en HT Devise de la commande Zone commentaire La suite du formulaire : La date de votre demande sera enregistrée automatiquement. Par la suite, vous pourrez compléter le formulaire en indiquant si la commande a été livrée. 4/13

5 La fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez soit valider votre commande, soit attacher une pièce jointe à votre demande (un devis par exemple voir ci-dessous) soit saisir une autre commande d achat. Pour la consultation de la commande, voir la section «Suivi des commandes». 5/13

6 2.2. Déplacements La saisie d une mission comporte plusieurs étapes : Etape 1 : Informations générales Si vous ne connaissez pas le montant, indiquez le montant maximum que vous souhaitez mettre pour l achat de votre billet. Le champ contact réservation = personne à qui adresser les billets et à contacter en cas de problème sur cette réservation. 6/13

7 Etape 2 : Saisissez un trajet 7/13

8 Etape 3 : informations sur le voyageur Pour les billets d avion, le n de passeport est obligatoire ainsi que la date de naissance et la nationalité du voyageur. Vous pouvez saisir également vos différents types et N de carte d abonnement et de fidélité. 8/13

9 Etape 4 : Que souhaitez vous faire? Vous pouvez : Ajouter un trajet retour à ce voyage Ajouter un voyageur à ce voyage Ajouter un hébergement à ce voyage Ajouter une pièce jointe à ce voyage Visualiser / Modifier votre commande : pour toute modification, cliquez sur le petit crayon Ou VALIDER 9/13

10 2.3. Hébergement Indépendamment d un déplacement, il est possible de réserver un hébergement. Le champ contact réservation = personne à qui adresser les éléments de la réservation et contacter en cas de problème. 10/13

11 La suite du formulaire : 11/13

12 3. Suivi des commandes Dans la rubrique «OUTILS» Cliquer sur «liste des commandes déjà passées», vous y retrouvez les commandes passées : Les commandes ont un statut : En attente : elles n ont pas encore été traitées, vous pouvez les modifier ou les supprimer. La couleur du statut est orange. Commandé : les commandes ne peuvent plus être modifiées, hormis pour indiquer la livraison. En ce cas le statut change et est de couleur verte. Livré : Vous avez précisé en cochant la case comme ci-dessous que vous avez bien été livré. Le statut change et est de couleur violette. Payé : les commandes sont payées. Le statut change de couleur et est de couleur bleue. Confirmation de livraison : 12/13

13 Exemple de tableau avec statut commandé. Toutes les commandes passées restent accessibles en ligne, pour la visualisation. Ce tableau vous permet de voir l évolution de toutes les commandes que VOUS avez passées avec vos codes personnels. Pour information, en cliquant sur «OUTILS» et «Exporter les lignes d affaires», vous aurez un récapitulatif sous Excel de toutes les dépenses sur une affaire avec le bon libellé et le montant exact. Il s agira ici de TOUTES les transactions réalisées sur une affaire. 13/13