Termes de références : AUDIT FINANCIER ET ORGANISATIONNEL DE LA COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA

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1 Termes de références : AUDIT FINANCIER ET ORGANISATIONNEL DE LA COMMUNE URBAINE DE MAHAJANGA Composante 2 : Objectif A : Activité 2.A.01 : Amélioration de l efficacité de la gouvernance locale OPERATIONS COMMUNALES D'APPUI INTEGRE Appuyer et conseiller les communes et les organisations intercommunales 1. Contexte Contexte général du PGDI. Le Gouvernement de la République de Madagascar a obtenu un Crédit de l Association Internationale de Développement (IDA) en vue de financer le coût du Projet de Gouvernance et de Développement Institutionnel (PGDI). Depuis plus de 10 ans, le Gouvernement de la République de Madagascar a mis en œuvre plusieurs projets de gestion publique. Venant à la suite du PASAGE et du PAIGEP et dans le prolongement du PGDI, le second projet pour la gouvernance et le développement institutionnel a été négocié en La mise en œuvre de ce projet a été interrompue par la crise en 2009 et ses activités ont été suspendues pendant presque deux années, le portefeuille de la Banque Mondiale étant régi par la directive OP (gouvernent de facto).toutefois, depuis mai 2011, la Banque Mondiale a assoupli l application de cette directive en vue de reprendre le décaissement de son portefeuille sous certaines conditions. Une de ces conditions est la restructuration du PGDI pour être en phase avec l évolution de l environnement à Madagascar. Par ailleurs, le Gouvernement, a confirmé son engagement à poursuivre, à renforcer et à accélérer les actions et les réformes entreprises depuis. Ainsi, la tutelle du PREA, par décret n du 28 juin 2012, a été transférée à la Primature. Celle-ci, dans la continuité de ses actions en faveur du renforcement de la bonne gouvernance au niveau de l administration, envisage dès lors de poursuivre la conception et la mise en œuvre du volet «efficacité» du Programme National de Bonne Gouvernance (PNBG). Par décret n du 28 juin 2012, le PGDI a également été placé sous tutelle de la Primature et sous la supervision de la Coordination Générale du PREA. Il continuera à apporter son appui dans la conception et la mise en œuvre du Programme National de Bonne Gouvernance (PNBG). La restructuration du projet a considérablement revu le cadre logique du projet tout en maintenant la gestion des finances publiques et la redevabilité sociale, tant au niveau local que national, comme des enjeux prioritaires. La durée de vie du projet, a été étendue jusqu au 31 aout 2014, pour décaisser le reliquat (équivalent à USD 19 millions) et mettre en œuvre les activités du projet. La restructuration vise également à recadrer les activités du projet avec la stratégie de la Banque Mondiale pour Madagascar pour la période (ISN). Contexte général de l IRCOD L Institut Régional de Coopération Développement (IRCOD) regroupe des collectivités de la Région Alsace en France, engagées dans des actions de coopération décentralisée. Crée en 1986 à Strasbourg, l Institut intervient dans près de 10 pays, dont Madagascar. Depuis 1995, l IRCOD dispose d une antenne basée à Mahajanga et développe des programmes multisectoriels de coopération en partenariat avec la Commune Urbaine de Mahajanga (CUM), l OPCI Volamena à Maevatanana et la Commune Urbaine d Ambato Ambarimay. L esprit d intervention est basé sur l appui à la maîtrise d ouvrage locale, par le biais d échanges d expériences, de formations, d accompagnement technique et organisationnel. Entre 2004 et 2008, dans le cadre du Projet de Réhabilitation des Marchés de Mahajanga (PRMM financement AFD), l IRCOD s est vu confier la Maîtrise d œuvre Sociale et Institutionnelle (MOSI) afin d accompagner les services municipaux pour qu ils soient en mesure d assumer les différentes étapes du projet et la gestion ultérieure des marchés. La Ville de Mulhouse est la collectivité qui a mobilisé son expertise et ses ressources dans le projet. Depuis, elle poursuit la coopération avec Mahajanga auprès de sa direction financière et de son département des marchés. Contexte générale de la CUM. A partir de la crise de 2009, la Commune Urbaine de Mahajanga a connu un grand problème de recouvrement de recettes. En 2011, elle a accumulé des arriérés de salaire allant jusqu à 5 mois. Ainsi, en octobre 2011, la Commune Urbaine de Mahajanga a initié un programme de redressement avec l appui de la Ville de Mulhouse via Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7

2 l IRCOD. Ce plan de redressement a identifié la réorganisation de l administration, la fiscalité, le développement individuel et l amélioration du recouvrement des recettes parmi les aspects prioritaires. La mise en place et l application de ce plan vise à redresser la situation de la Commune jusqu en Objectifs Le présent mandat consiste à effectuer des audits financier et organisationnel de la CUM. L objectif de la vérification des états financiers de la CUM est de permettre à l auditeur d exprimer une opinion professionnelle sur la situation financière de cette dernière à la fin de chaque exercice et avoir un plan de travail pour l amélioration de la gestion financière. Quant à la vérification des documents sur le personnel de la CUM, elle aura pour objectif d avoir un cliché sur la gestion de ses ressources humaines, les perspectives pour l avenir et un plan de travail visant la mise en œuvre d une GRH efficace et efficiente. 2. Sites d intervention et description des activités Sous la supervision du PGDI, de la DGT et de l IRCOD (à travers l expertise technique à distance et les missions de suivi du Directeur financier de la Ville de Mulhouse), la prestation sera réalisée par un Cabinet d étude qui sera appuyé par un consultant individuel de l IRCOD (coordonnateur du projet). Ses tâches comprendront, de manière non exhaustive, les activités suivantes : 2.1. Audit financier Le consultant élaborera les états financiers complets 2012 et 2013, de la Commune Urbaine de Mahajanga conformément à la législation en vigueur (PCOP ). Ceci inclut : - Une analyse rétrospective sur 07 ans des comptes administratifs et budgets de la CUM ; - Réévaluation/retraitement des comptes administratifs des trois (03) dernières années ; - Travaux d inventaires, d évaluation de toutes les dettes et des arriérés : salaires, fournisseurs, cotisations patronales, retraites, - Compte de résultat, épargne de gestion, épargne brute, épargne nette, tableau de flux de trésorerie, tableau des immobilisations et des amortissements, ; Cette tâche inclut les travaux d inventaire et la fixation des méthodes d évaluation/réévaluation et des amortissements des immobilisations (patrimoine) de la Commune au 31 décembre Les états financiers élaborés par la CUM avec l appui du Cabinet, seront délibérés par le Conseil Municipal avant la publication dans la presse. Le bureau d étude devra veiller au respect de la législation en vigueur dans les étapes de validation et dans la publication des comptes. En outre, le consultant devra, sans s y limiter : - accompagner la collectivité pour accomplir les procédures de contrôle de légalité et le jugement des comptes par la cour des comptes/tribunaux financiers ; - apporter des suggestions et recommandations sur les bases tarifaires et taux des taxes, des redevances et des droits existants et d émettre des avis pour de nouvelles taxes, mais aussi des différentes ressources financières de la CUM qui font l objet de recouvrement ou non ; - accompagner la CUM dans l établissement du budget primitif assurer le transfert des compétences à l équipe de la CUM pour renforcer la gestion financière au niveau de la Commune Audit organisationnel et analyse de la situation du personnel Le consultant aura entre autres les tâches suivantes : 1 Plan Comptable des Opérations Publiques Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7

3 - Faire une étude sur l actuel organigramme de la CUM et y apporter proposition d amélioration ; - Etablir une fiche de poste du personnel ; - Faire une analyse des besoins en RH par services et recommandations ; - Faire un état de la situation du personnel : Etat de lieux du personnel (inventaire et profil du personnel, situation de congés, évolution de poste, statut,.) ; - Etablir et/ou mettre à jour une base de données du personnel (archivage et numérisation) ; - Assurer un transfert de compétences pour renforcer la GRH au niveau de la Commune. 3. Durée de la mission La mission durera cent cinq (105) jours ouvrables étalés jusqu au 30 juin Livrables Activités Livrables Critères de qualité remise Phase préparatoire Calendrier d intervention - Travail quantifié et planifié 5 jours Audit des comptes administratifs et budgets sur 07 ans ; Phase de diagnostic et état financier Etats financiers 2012 certifiés pour le 31 décembre 2013 ; Etats financiers 2013, avec réévaluation des immobilisations (résultat des inventaires des immobilisations considérant leur état et localisation), pour le 31 mars Etat des dettes et arriérés 2013 et antérieurs - Conforme au dispositif légal - Certifié par les instances agréées Mois 3 Et mois 5 Audit organisatio nnel et analyse de la situation du personnel - Etat de lieu ; - 2 ou 03 scénarii d organigramme avec fiche de poste (considérant le profil, rôle et attributions,...) ; - Bases de données du personnel - Etat de lieu considérant les résultats des inventaires du personnel, situation de congés, évolution de poste, statut, - Organigramme actuel analysé ; - Base de données fiable du personnel disponible ; -Chaque scénario d organigramme considérant le besoin en RH Mois 3 Rapport final - Les résultats finaux de l intervention sont conformes aux objectifs spécifiques susmentionnés ; -Plan de mise en œuvre des recommandations d audits disponible (avec calendrier, responsable, intervenants, ) - Documentation technique du processus pour la gestion des connaissances Fin de mission 7. Profil des prestataires La mission sera confiée à un cabinet d étude ou à un consortium de consultants qui a les qualifications suivantes : Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7

4 Au moins 10 ans d expérience en audits financier et organisationnel ; Une pratique de l audit des communes urbaines serait un atout ; Expériences confirmées (au moins 03 interventions) dans la gestion des communes urbaines ; Les candidats devront proposer les intervenants suivants, de façon permanente pour la durée du projet : Titre Chef de mission Expert en gestion des ressources humaines Expert Comptabilité publique en Principales qualifications Bac + 5 en en Gestion, Comptabilité, Economie ou diplômes similaires Expérience d au moins 10 ans dans les domaines de l audit financier et organisationnel ; Bonne connaissance de la gestion communale à Madagascar (surtout des communes urbaines) Bac + 4 en administration, droit, gestion ou diplômes similaires 5 ans d expériences en gestion du personnel et administration Bonne connaissance des lois sociales et de la fonction publique Bac + 4 en Gestion, Comptabilité, Economie ou diplômes similaires 5 ans d expériences en Comptabilité publique et gestion financière communale Bonne connaissance des procédures en vigueur en termes de dépense et recette Bonne connaissances de la comptabilité matière Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7

5 Annexe III Plan d action N A.01 Logique d'intervention/activités Mettre en œuvre une organisation permettant d améliorer le recouvrement des recettes début fin 01 fév sept.-14 Premiers Résultats attendus 1.1 Mise à jour du recensement des contribuables (cas occupant des marchés, taxi, motos,...) 01 oct mars-14 Tous Chefs de service, Conseil Municipal Contribuables recensés à jour 1.2 Introduction et utilisation du télépaiement Tous Chefs de service Recettes encaissées sécurisées 1.3 Négociation de la mise en place des taxes aéroportuaires et portuaires 1-fév sept 13 recouvrement, DS, ADEMA Convention établie Redynamisation du Comité Local des Impôts Régulariser les taxes d'eau et d'électricité Organisation et mise en œuvre des mois de l impôt avec action RRI Mise en œuvre des procédures de recouvrements forcés 31-déc.-13 Maire 1-oct août déc sept-14 recouvrement, service dépense, DS, JIRAMA centre fiscal, trésor, région 1-oct déc.-13 Centre fiscal, trésor 1.8 Relance du logiciel d'etat civil 1-nov-13 A.02 Clarifier la gestion comptable et Budgétaire 1-janv-13 informatique, Etat civil, AIMF CLI redynamisé et taux des IF révisés Convention établie et mise en œuvre Mois de l impôt effectué Recouvrement à 100% des restes à recouvrer Parc informatique et logiciel utilisés à 100% 2.1 Optimisation de la transparence des procédures de marchés publics 1-janv-13 PRMP Toutes les commandes publiques de la CUM sont sur SIGMP à 100% 2.2 Optimisation de l'utilisation des logiciels SIG FP, SIGMP financier, PTF, SIG FP opérationnel à 100%, A Amélioration des bases de données (IS, IL, Impôts de jeux, ) avec le centre fiscal Edition d une nouvelle base de données à partir des listes électorales et/ou recensement 1-sept déc-13 1-sept déc 13 Centre fiscal, recouvrement, Fokontany, District Nouvelle base établie A.04 Réorganiser l'administration et favoriser le développement individuel 1-janv déc.-14 Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7

6 N Logique d'intervention/activités début fin Premiers Résultats attendus 4.1 Réalisation d un diagnostic organisationnel approfondi et plan de formation 31-mars-14 CUM, PGDI, IRCoD, Bureau d étude Réorganisation effectuée et Plan de formation établi 4.2 Mettre en œuvre un plan de formation 1-janv-14 PTF Formation par thème effectuée 4.3 Concevoir et mettre en place le(s) guichet(s) unique(s) 3 IRCoD, CUM Guichet unique opérationnel 4.4 Adopter et mettre en œuvre les standards de services en association avec le BIANCO 1-avr nov.-13 BIANCO Dispositif anti corruption opérationnel Acquisition de matériel et mobiliers additionnels Coaching et assistance technique de l'équipe municipale 1-nov déc-13 CUM, PTF 1-janv déc.-14 DS, PTF Matériels complémentaires livrés Capacité équipe municipale renforcée A.05 Adopter une procédure de gestion des arriérés 31-déc Inventaire des arriérés obligatoires (salaire, fisc, CNAPS) Conférence des créanciers, Négociation d un échéancier de règlement 1.-janv déc janv Apurement des arriérés 1-fév déc.-14 bureau d étude financier, DS, bureau d étude financier, DS Arriérés déterminés Convention créanciers - CUM établie Arriérés liquidés A.06 Réaliser le PLOF et mettre à jour les bases fiscales 1-sept Recrutement d'un prestataire d'encadrement 1-sept déc.-13 DS, cadastre, PTF Prestataire recruté 6.2 Opérationnalisation d'une Task Force "PLOF" en régie 1-janv janv-14 PNF, cadastre, s domaines et topo Task Force opérationnel 6.3 Travaux d'élaboration du PLOF 1-fév juin. -14 Prestataire externe, PNF, s domaines et topo, cadastre, technique PLOF réalisé 6.4 Régularisation du foncier et du bâti 1-juil.-14 Prestataire externe, PNF, Serices domaines et topo, cadastre, technique Terrains et bâtiments recensés et régularisés A.07 Mettre en œuvre un budget participatif 1-nov-13 Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7

7 N Logique d'intervention/activités début fin Premiers Résultats attendus Organiser une séance d'informations sur le BP Déclaration d'engagement des communaux 1-nov janv janv-14 Prestataire externe, PTF DS, service financier, conseil municipal Parties prenantes sensibilisées Engagement communaux 7.3 Identification d'un accompagnateur 15-oct-13 3 DS, PTF Accompagnateur recruté A.08 Consolidation de l'informatisation 31-mars Diagnostic et Inventaire détaillé des ressources informatiques Définition d un schéma directeur informatique Dotation de matériels complémentaires 1-nov janv déc mars-14 informatique informatique informatique, PTF ressources informatiques inventoriées Schéma mise en place Matériels complémentaires livrés Convention de partenariat CoopDéc-CUM-IRCOD-PGDI- DGI - DGT- ARMP - FDL /7