1. Qu entend-on par indemnité en remboursement de frais?... 1

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1 Table des matières 1 Qu entend-on par indemnité en remboursement de frais? 1 11 Remboursement de frais par votre société Vous avez payé des frais en lieu et place de votre société qui vous les rembourse Devez-vous être en mesure de prouver que vous avez supporté ces frais? Les remboursements peuvent-ils porter sur tout type de frais? 2 12 Qu entend-on par indemnité forfaitaire? 2 13 Quel traitement fiscal pour les indemnités en remboursement de frais? Non imposables pour vous et déductibles fiscalement pour votre société Vraiment aucune imposition dans votre chef? Y a-t-il un impact sur votre déduction forfaitaire de frais professionnels? 4 2 Indemnité forfaitaire générale en rembourse ment de frais propres à votre société 5 21 Qu entend-on par «indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais propres à la société»? De quoi s agit-il? Quelle est la différence avec une indemnité journalière pour frais de séjour en Belgique ou à l étranger? 5 22 Qui peut percevoir cette indemnité de frais? En tant que gérant ou administrateur, pouvez-vous recevoir cette indemnité de frais? Faut-il obligatoirement avoir une société? Le type de société a-t-il une importance? Tous les administrateurs ou gérants doivent-ils recevoir la même indemnité en remboursement de frais? Vous êtes administrateur ou gérant de plusieurs sociétés : pouvez-vous percevoir une indemnité en remboursement de frais de la part de chaque société? Une indemnité en remboursement de frais est-elle également envisageable si vous êtes seulement actionnaire ou associé? Si votre conjoint est dirigeant d entreprise, peut-il également percevoir une indemnité en remboursement de frais propres à la société? Votre société peut-elle verser une indemnité forfaitaire en remboursement de frais à vos enfants ou à vos parents? 10 I

2 23 Quels sont les frais couverts par l indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais? Quelles sont les dépenses couvertes? L indemnité forfaitaire générale couvre-t-elle les frais de voiture? Qu en est-il des frais de parking ou de car-wash? L indemnité forfaitaire générale couvre-t-elle les frais d un bureau à la maison? À combien peut s élever l indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais? Y a-t-il un montant minimum ou maximum? L indemnité forfaitaire générale peut-elle être fixée à un pourcentage de la rémunération que votre société vous verse? L indemnité forfaitaire générale peut-elle être fixée à un pourcentage du chiffre d affaires de votre société? Votre indemnité forfaitaire doit-elle être diminuée si vous êtes malade ou en vacances? Votre indemnité forfaitaire doit-elle être diminuée si vous séjournez à l étranger pour des raisons professionnelles? Votre indemnité forfaitaire générale peut-elle être indexée? Comment pouvez-vous concrètement calculer le montant de votre indemnité forfaitaire en remboursement de frais? Quels sont les montants communément admis par le fisc? Quels sont les montants admis par le fisc dans des dossiers concrets? Avec quels autres frais les indemnités forfaitaires en remboursement de frais peuvent- elles être cumulées? Pouvez-vous cumuler une indemnité forfaitaire en remboursement de frais avec des frais de restaurant directement comptabilisés par votre société? Une indemnité en remboursement de frais peut-elle se combiner avec des frais de séjour en Belgique et/ou à l étranger? Votre société peut-elle vous donner des chèques-repas et vous verser une indemnité en remboursement de frais? Votre société peut-elle encore vous rembourser des frais propres à l employeur sur une base réelle lorsque vous bénéficiez d une indemnité générale en remboursement de frais? L indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais qui vous est octroyée est-elle déductible pour votre société? L indemnité générale en remboursement de frais est-elle déductible pour votre société? L indemnité en remboursement de frais qui vous est octroyée est-elle déductible à 100 % par votre société? 20 II

3 263 Est-il bien exact qu il y a toujours une partie des frais qui est rejetée comme frais de restaurant ou frais de représentation? L absence de pièces justificatives peut-elle engendrer le rejet de la déduction des frais professionnels? Le fisc peut-il rejeter la déduction de l indemnité en remboursement de frais au motif que vous n auriez pas demandé d accord écrit préalable? Le contrôleur rejette la déduction d une partie de l indemnité en remboursement de frais Cette indemnité est-elle automatiquement taxable dans le chef de son bénéficiaire? 22 3 Indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour en Belgique : questions-réponses Qu entend-on par «indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour en Belgique»? De quoi s agit-il? Cette indemnité est-elle combinable avec d autres indemnités en remboursement de frais? L indemnité est-elle exonérée dans votre chef et déductible pour la société? Qui peut bénéficier de l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Pouvez-vous en bénéficier en votre qualité de gérant ou d administrateur? Est-il exigé que vous soyez en société ou pouvez-vous en bénéficier si vous exercez une activité en personne physique? Tous les gérants ou administrateurs peuvent-ils bénéficier de l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Pouvez-vous bénéficier d une indemnité pour frais de séjour en Belgique de plusieurs sociétés? Vos parents et enfants peuvent-ils bénéficier d une indemnité pour frais de séjour en Belgique octroyée par votre société? Que couvre l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Quelles dépenses sont couvertes par l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Est-ce que tous les frais liés à un déplacement de service sont couverts par l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Combien de temps doit durer votre déplacement de service pour prétendre à l indemnité? À combien l indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle s élever? Le montant de l indemnité est-il limité? Régime jusque fin Régime à partir du 1 er janvier III

4 344 Est-ce un problème que vos frais réels soient inférieurs à l indemnité forfaitaire? Pouvez-vous indexer le montant de l indemnité? Avec quels autres frais l indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée? L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle cumulable avec les frais de restaurant? L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle cumulable avec les chèques-repas? L indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée avec l indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais? L indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée avec l indemnité pour frais de séjour à l étranger? L indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée avec un remboursement de frais sur la base de pièces justificatives? L indemnité pour frais de séjour en Belgique est- elle déductible pour votre société? L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle déductible pour votre société? L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle totalement déductible pour votre société? Le fisc peut-il rejeter la déduction de l indemnité qui vous a été versée par votre société en l absence de pièces justificatives des frais couverts par cette indemnité? Devez-vous prouver quelque chose pour pouvoir déduire l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Dans l affirmative, que devez-vous prouver? Le fisc peut-il rejeter la déduction au motif que vous ne disposez pas d accord écrit sur les frais de séjour en Belgique? Le contrôleur rejette la déduction de certains frais de séjour en Belgique Ces indemnités sont-elles automatiquement taxables dans le chef de leur bénéficiaire? 31 4 Indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour à l étranger : questions-réponses Qu est ce qu une indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour à l étranger? De quoi s agit-il? Peut-on combiner cette indemnité pour frais de séjour à l étranger avec d autres indemnités en remboursement de frais? Ces indemnités sont-elles exonérées? 32 IV

5 42 Qui peut bénéficier d une indemnité pour frais de séjour à l étranger? Ces indemnités sont-elles applicables pour les administrateurs/ gérants de sociétés ou est-ce seulement votre personnel qui peut en bénéficier? Pour pouvoir bénéficier de ces indemnités, devez-vous avoir une société ou est-ce également possible lorsqu on exerce son activité professionnelle en nom personnel? Tous les gérants/administrateurs peuvent-ils percevoir une indemnité pour frais de séjour à l étranger? Pouvez-vous percevoir une indemnité pour frais de séjour à l étranger de plusieurs sociétés? Devez-vous recevoir une rémunération pour pouvoir percevoir des indemnités journalières? Vos enfants, vos parents et les autres membres de votre famille peuvent-ils recevoir de votre société une indemnité pour frais de séjour à l étranger? Uniquement pour les fonctions sédentaires, a soudainement décidé le fisc! Que couvre l indemnité forfaitaire pour frais de séjour à l étranger? Quels sont les frais couverts par une indemnité pour frais de séjour à l étranger? L indemnité forfaitaire pour frais de séjour à l étranger comprend-elle les frais de restaurant? Les frais de représentation sont-ils compris dans l indemnité forfaitaire? Cette indemnité couvre-t-elle vos frais de transport en train ou en avion? Si vous vous rendez à l étranger en voiture, ces frais sont-ils compris dans l indemnité pour frais de séjour à l étranger? Cette indemnité couvre-t-elle les frais de tram, bus ou métro? Cette indemnité couvre-t-elle les frais d hôtel? Dans quelles circonstances l indemnité forfaitaire pour frais de séjour à l étranger peut-elle être octroyée? Combien de temps devez-vous passer à l étranger pour pouvoir recevoir cette indemnité de séjour à l étranger? Devez-vous passer la nuit à l étranger pour pouvoir bénéficier de l indemnité pour frais de séjour à l étranger? Combien de temps peut durer le voyage d affaires à l étranger? Quid de cette indemnité pour les jours de départ et de retour? Pouvez-vous combiner votre séjour professionnel avec un voyage privé? 39 V

6 45 À combien peut s élever l indemnité pour frais de séjour à l étranger? Y a-t-il un montant maximum? Montants pour un séjour de 30 jours maximum Montants pour un séjour de plus de 30 jours Est-ce un problème si vos frais réels sont moins élevés que l indemnité de séjour? Pouvez-vous indexer vous-même l indemnité journalière à l étranger? Comment calculer l indemnité journalière lorsque vous voyagez vers plusieurs destinations? Votre indemnité de séjour à l étranger peut- elle être combinée avec d autres remboursements de frais? L indemnité journalière à l étranger peut-elle être cumulée avec les frais de restaurant? Une indemnité journalière à l étranger peut-elle être cumulée avec des chèques-repas? Une indemnité journalière à l étranger peut-elle être cumulée avec des factures d hôtel? Une indemnité de séjour à l étranger peut-elle être cumulée avec une indemnité générale en remboursement de frais? Une indemnité de séjour à l étranger est-elle compatible avec une indemnité journalière en Belgique? Une indemnité de séjour à l étranger peut-elle être cumulée avec un remboursement de frais réels? L indemnité de séjour à l étranger est-elle déductible pour votre société? Une indemnité journalière à l étranger est-elle déductible pour votre société? Une indemnité journalière à l étranger est-elle déductible à 100 %? La déduction peut-elle être rejetée en cas d absence de pièces justificatives des frais encourus? Devez-vous prouver quelque chose pour la déduction de l indemnité journalière et, si oui, quoi? Le contrôleur rejette la déduction de certaines indemnités de séjour Les indemnités sont-elles automatiquement imposables pour celui qui les a reçues? Annexe : montants de l indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour à l étranger par pays 45 VI

7 5 Indemnité forfaitaire kilométrique : questions- réponses Qu est ce qu une indemnité kilométrique? De quoi s agit-il? Quels frais couvre l indemnité kilométrique? Est-elle cumulable avec d autres indemnités de frais? À combien peut s élever l indemnité kilométrique? Y a-t-il un montant maximum? Êtes-vous obligé d utiliser le barème des fonctionnaires? Comment déterminer le nombre de kilomètres? L indemnité kilométrique est-elle déductible pour votre société? Qui peut bénéficier d une indemnité kilométrique? Ces indemnités sont-elles applicables pour les administrateurs/ gérants de sociétés ou seul votre personnel peut en bénéficier? Pour pouvoir bénéficier de ces indemnités, devez-vous avoir une société ou est-ce également possible lorsqu on exerce son activité professionnelle en nom personnel? Tous les gérants/administrateurs peuvent-ils percevoir une indemnité pour frais de séjour à l étranger? 52 6 Remboursement de frais aux membres de votre personnel : questions-réponses Quels sont les frais que vous pouvez rembourser à votre personnel? Les frais dits «classiques» Peu importe que vous exerciez en société ou en personne physique! Régime spécifique pour les employés qui effectuent une partie de leur travail à domicile Régime spécifique pour le télétravail À qui pouvez-vous rembourser les frais? Aux employés qui ont supporté les frais pour vous! Le même montant pour tout le monde? Et pour les stagiaires? Que faire en cas de maladie ou de vacances? 55 7 Encore quelques points d attention Des cotisations sociales sont-elles dues? Qu en est-il des cotisations de Sécurité sociale pour votre personnel? Et la TVA? L indemnité en remboursement de frais peut-elle être inscrite sur le compte courant? 59 VII

8 75 Un paiement mensuel ou annuel? Les indemnités de frais doivent-elles être reprises sur les fiches individuelles? Y a-t-il un risque d application de la cotisation distincte de 103 %? Une indemnité en remboursement de frais doit- elle être reprise dans votre déclaration fiscale? Y a-t-il des annexes particulières à compléter dans la déclaration ISoc lorsque votre société vous octroie des indemnités en remboursement de frais? Devez-vous joindre des annexes particulières dans les déclarations fiscales ou ONSS lorsque vous octroyez des indemnités en remboursement de frais à vos employés? Est-ce un problème si vous (ou vos employés) ne perceviez (ne percevaient) auparavant pas d indemnité en remboursement de frais? Pouvez-vous diminuer votre rémunération à concurrence du montant que vous percevez dorénavant au titre d indemnité en remboursement de frais? Est-ce que l indemnité en remboursement de frais a un impact sur le calcul de votre pension ou de la prime d assurance groupe (ou tout autre pension extralégale)? Est-ce qu une indemnité forfaitaire de frais peut être prise en compte dans la rémunération pour l application du taux réduit à l impôt des sociétés? Devez-vous avoir le calcul d une indemnité de frais sur papier? Pouvez-vous ou devez-vous demander un accord préalable au fisc sur une indemnité de frais? Comment bien se préparer à un contrôle? Que faire si le fisc taxe le bénéficiaire de l indemnité en remboursement de frais? Que faire en cas de rejet (partiel) de la déduction de l indemnité en remboursement de frais dans le chef de votre société? 64 8 Modules de calcul 1 Indemnité de frais : forfaitaire ou arbitraire? 2 Indemnité journalière forfaitaire pour un déplacement à l étranger (taux avril 2015-mars 2016) 3 Indemnité journalière forfaitaire pour un déplacement en Belgique (tarif 1 er janvier 2014) VIII