L AVANCE DE FONDS. Numéro d avance Le numéro de l avance est généré automatiquement par le système et sert de référence.

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1 L AVANCE DE FONDS Notes Champs jaunes : obligatoires à compléter lors de la saisie. Champs gris : générés par le système et non accessibles lors de la saisie. Champs blancs : optionnels. Documentation des champs et boutons Entité externe Indique le numéro et le nom de la personne ou du fournisseur à qui est destinée l avance. La case de droite identifie l adresse du paiement. Pour Ce champ est utilisé par le système pour identifier le bénéficiaire lors de l importation de passerelle en provenance de système externe. Numéro d avance Le numéro de l avance est généré automatiquement par le système et sert de référence. Type de document Permet d identifier les transactions et d exploiter cette information dans les recherches et à l écran. L avance de fonds 1

2 Type d avance Permet d identifier les transactions et d exploiter cette information dans les recherches à l écran. Numéro référence Ce champ est optionnel pour l avance. Permet d inscrire une brève description du déplacement et le numéro du document porté en référence, le cas échéant. Période comptable Elle est générée automatiquement par le système. La période comptable se présente sous la forme AA-PP (année - période). Exemple : Il s agit donc ici de l année financière et de la période 12, soit mai Date On indique ici la date du jour ou dans le cas d un paiement à un fournisseur, la date de la facture. Requérant Comme pour tous les types de pièce, l usager saisit ici le numéro de l intervenant / requérant qui correspond au propriétaire de l enveloppe budgétaire qui recevra la dépense. C est l intervenant/requérant qui approuve l avance afin que cette dernière poursuive son cheminement dans le cycle de traitement du système. Demandeur Ce champ identifie la personne qui demande le remboursement Description Permet de fournir des détails ou des précisions sur la transaction. Les 16 premiers caractères seront imprimés sur le talon du chèque le cas échéant. Date départ Il s agit de la date de départ du séjour. Date retour Il s agit de la date de retour du séjour. Nbr. Jours ext. Québec Calcul effectué par le système. Pièce jointe Cette case est cochée par défaut. Elle signale à l usager qu une pièce justificative papier est jointe à notre rapport de dépenses imprimé et sera transmise pour l approbation. Si cela ne s applique pas à votre pièce, décocher la case. L avance de fonds 2

3 État Identifie l état actuel de la pièce. En plaçant le curseur dans la boîte de l état, le système nous indique le prochain état et le nom de l intervenant (lorsque l état le permet) qui devra agir sur la pièce pour que celle-ci poursuive son cycle Vérification financière Cet indicateur signale à l usager que la pièce fait l objet d une révision par le Service des finances et qu elle sera complétée de nouveau dès que les modifications auront été apportées. Refusé Cet indicateur informe l usager que la pièce a été refusée dans le processus d approbation hiérarchique. Document attaché Ce champ informe l usager qu un document (ou plusieurs) a été attaché à la pièce. Il peut s agir d un fichier Excel, document Word, fichier PDF ou autre. Le bouton permet de consulter ou attacher le document. Note Ce champ indique le nombre de note que les usagers ont créé pour ce document. Le bouton permet de consulter les notes ou d accéder à l écran pour en créer de nouvelles. Lorsqu on accède à l écran pour la première fois, il est en mode < insert > alors que les insertions subséquentes requièrent le bouton. Il est possible d imprimer chacune des notes, avec le bouton < Imprimer >. L avance de fonds 3

4 Montant L usager indique le montant brut à payer qui figure sur l avance. Solde à ventiler Indique à l usager le montant qui lui reste à répartir au niveau de la ventilation pour balancer avec le montant de l avance. Le solde doit être à zéro avant de compléter la pièce. Montant Payé Cette case nous indique si un paiement a été effectué à ce jour pour cette pièce. Solde à payer Indique le montant à payer. Devise Indique la devise de l avance. Taux Indique le taux de conversion qui sera appliqué pour la transaction. ONGLET «Ventilation» Réf. : Indique, lorsque coché, la présence dans l onglet «Référence interne» d un document référé par l usager. UBR Compte CBS U.adm. Fds (Champ jaune) : Permet de saisir les différents segments qui forment la ventilation budgétaire (ex : ). Lorsqu un document est référé à l avance de fonds, la ventilation de ce document est affichée. Montant inscrit : montant que l on souhaite appliquer sur cette ligne de ventilation. Commentaire : champ disponible pour un commentaire à la ventilation. L avance de fonds 4

5 Champ «quantité» : utilisé pour identifier les éléments d information en regard de la taxe d accise. Les boutons «Références» et «Messages» permettent d accéder aux informations générées par le système. (ex. manque de disponibilité) «ONGLET «Autres détails» Permet de consulter l information complémentaire. Numéro de lot : utilisé par le Service des finances pour regrouper les transactions. Catégorie : utilisé par le Service des finances pour regrouper les transactions. Mode de paiement : (champ réservé au Service des finances). Il permet de définir pour la pièce un mode de paiement différent de celui qui est codé dans le dossier du fournisseur. Lot de transaction : utilisé par le Service des finances pour regrouper les transactions. Entente de paiement : (champ réservé au Service des finances). Il permet de définir pour la pièce des termes différents de ceux qui sont codés dans le dossier du fournisseur. Employé dépositaire : champ réservé au Service des finances. Numéro de résolution CD : indique le numéro du comité de direction. Numéro de résolution CA : indique le numéro du conseil d administration. Données bancaires : Utilisé lorsque le paiement est un transfert de fonds à l étranger. ONGLET «Référence interne» Permet à l usager de référer à l avance à différents types de pièces ou documents. (contrat, demande d achat, etc.). Le système affiche les informations provenant du document fourni en référence (description, type de document, et le solde non utilisé à ce jour). Permet d inscrire le montant à appliquer sur ce document. Pour bâtir automatiquement la ventilation à partir du document source et des informations entrées sur le montant à utiliser, cliquer sur le bouton imputation, vérifier les informations. Si vous avez à modifier le code de taxe, c est ici qu il faut le faire et sauver le tout avec le bouton enregistrer pour créer ces éléments dans l onglet Ventilation. L avance de fonds 5

6 ONGLET «Compensation» Permet à l usager de consulter les informations concernant le document sur lequel l avance a été appliquée. BOUTON «Action» Permet de faire cheminer la pièce à travers l ensemble des étapes d approbation. Il permet de ramener la pièce à son état initial ou même de l annuler. BOUTON «Historique état» Permet d identifier tous les usagers qui sont intervenus sur la pièce ainsi que les dates et heures de leurs interventions. BOUTON «Disponibilité» Permet de situer et de consulter des informations complémentaires sur le manque de disponibilité identifié par le système. BOUTON «Impact budgétaire» Permet de visualiser les impacts budgétaires des différentes ventilations générées par la transaction. BOUTON «Impact financier» Permet de visualiser les postes comptables touchés par la transaction. BOUTON «Création rapide» Ce bouton est utilisé par les ressources des comptes à payer afin d accélérer la saisie. BOUTON «Retenue» Réservé à un usage centralisé. Ce bouton permet à l usager de retenir et éventuellement de libérer le paiement de la pièce. BOUTON «Règlement(s)» Ce bouton permet de consulter les informations sur le paiement de la pièce. L avance de fonds 6

7 BOUTON «Paiement rapide» Réservé à un usage centralisé. Ce bouton permet à l usager d initier le paiement d une pièce. BOUTON «Formulaire» Permet d imprimer le formulaire de l avance de fonds. BOUTON «Cédule» Ce bouton permet au besoin de modifier la cédule de paiement. L avance de fonds 7

8 PAS À PAS AVANCE DE FONDS Ouvrir le «Menu décentralisé» en double-cliquant sur le dossier. Sous le dossier «comptes payables», faire un double-clic sur «Transaction des comptes payables». Dans le système financier SOFE, lorsqu on accède à un type de document, le système présente d abord un écran multioccurrence à partir duquel il est possible de consulter un premier niveau d information sur l ensemble des pièces auxquelles l usager a accès. Cette consultation peut se faire à l aide des boutons de la barre d outils : sans critères pour visualiser tous les documents auxquels vous avez accès ; pour entrer des critères de recherche sur une ou plusieurs colonnes ; pour exécuter cette recherche. L écran permet aussi de sélectionner un document en cliquant sur la sélection et d y accéder en appuyant sur le bouton «ouvrir». L usager peut accéder à la pièce pour la consulter, la modifier, si son niveau d état d approbation le permet, et même l approuver. C est dans ce même écran que l usager va lancer la création d une nouvelle pièce dans le système. À partir de cet écran multioccurrence, cliquer sur le bouton «Avance» pour créer une nouvelle avance de fonds. Les champs identifiés en jaune sont les champs obligatoires. Entrer directement le numéro matricule de l employé à qui on veut effectuer l avance ou le sélectionner grâce à la liste de valeurs qui se retrouve derrière les trois boutons à l extrême droite du champ de saisie. Valider l adresse de paiement avec la loupe. L avance de fonds 8

9 Type de document : Par défaut (CPAV) est offert à l usager. Pour le moment on s en tiendra à ce choix de pièce. Type d avance : Vous devez indiquer le type d avance, soit «avance voyage» ou «avance diverse». Numéro référence : Champ optionnel pour ce type de pièce, il peut servir à inscrire un numéro de facture ou de document. Date : Indiquer la date du jour. Requérant : Inscrire ici le numéro de l intervenant / requérant qui correspond au propriétaire de l enveloppe budgétaire qui recevra la dépense. C est l intervenant /requérant qui approuvera éventuellement cette pièce. Demandeur : Identifier la personne qui demande le remboursement. Description : inscrire une description pour la pièce. Cette information sera exploitée au niveau des rapports et de la consultation. Date départ : Indiquer la date de départ du déplacement. Date retour : Indiquer la date de retour du déplacement. Montant : Indiquer le montant total de votre avance. Pièce jointe : Au besoin, décocher la case par un clic pour indiquer qu aucun document ne sera joint. Bouton Note : Vous pouvez ajouter de l information grâce au bouton note, si le champ «Description» du panneau principal ne suffit pas. Pour incorporer une note, cliquer sur le bouton et procéder à la saisie des champs en jaune. S il y avait déjà une note cliquez le bouton insérer : l ensemble des champs devient alors disponible pour y inscrire la note. Une fois terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» : c est à ce moment que le numéro de note se génère. Plusieurs notes peuvent être insérées avec la même procédure. Onglet «Ventilation» : cliquer dans la case, inscrire les n os d UBR.COMPTE.CBS et inscrire le montant de dépense. À cet endroit, on peut encore inscrire une explication supplémentaire (ex. : un n o de facture.) dans le champ «commentaire» de la ventilation. Cette information se retrouvera sur le formulaire de l avance. On clique dans la ligne suivante pour y inscrire une deuxième ventilation. Il faut s assurer que le total des ventilations balance avec le montant total de la pièce car le système ne permettra pas de compléter la pièce, le cas échéant. Lorsque la saisie de la pièce est terminée, cliquer sur le bouton «Enregistrer» : un n o apparaît au haut de l écran. Onglet «Autres détails» : champs optionnels permettant d inscrire de l information complémentaire liée au document. L avance de fonds 9

10 Onglet «Référence interne» : Ce champ est optionnel. Il permet à l usager de référer à l avance et à différents types de pièces ou documents. (contrat, demande d achat, etc.). Lorsqu un numéro est donné en référence, le système affiche les informations provenant du document source (description, type de document, et le solde non utilisé à ce jour). Inscrire le montant à appliquer sur ce document. Pour bâtir automatiquement la ventilation à partir du document source et des informations entrées sur le montant à utiliser, cliquer sur le bouton «imputation» et vérifier les informations. Si vous avez à modifier le code de taxe, c est ici qu il faut le faire et sauver le tout avec le bouton «enregistrer» pour pousser ces éléments vers l onglet Ventilation. Action : On peut cliquer maintenant sur le bouton «Action» pour compléter la pièce afin qu elle poursuive son cheminement à travers le cycle du système. Cliquer sur le bouton «Compléter». Le bouton «Retour initial» permet de ramener la pièce à son état initial afin de permettre des modifications et aura pour effet de désengager la pièce à l UBR. Le bouton «Annulé» permet d annuler la pièce. Si on est l équivalent du requérant, on peut approuver la pièce à même cet écran afin que celle-ci poursuive son cheminement hiérarchique. Lorsqu on clique sur «Complété», la fenêtre suivante apparaît pour confirmer notre choix. À ce moment, on peut cocher une des cases pour envoyer une notification par courriel au requérant et à l approbateur au besoin, ce qui pourrait avoir comme effet d accélérer le processus d approbation. L espace «Commentaire» sera reproduit sur notre courriel. La case «Intervenant» permet également de choisir un intervenant à qui ont veut expédier un courriel. La case «courriel» permet d inscrire directement l adresse de courriel de la personne à joindre. (Ex. : monsieur.untel@usherbrooke.ca). Ceci peut être pratique si l on veut rejoindre la personne équivalente au niveau de la structure d approbation. L avance de fonds 10

11 Impression : Une fois la pièce complétée, on ferme la fenêtre et on clique sur le bouton «Formulaire» pour imprimer le formulaire de l avance de fonds. L approbation requérant est faite par le requérant ou son équivalent ; l approbation hiérarchique est faite par les personnes désignées ; la vérification financière se fait par le Service des finances. Une journalisation se fait automatiquement lorsque ces étapes sont complétées. Le requérant peut refuser votre pièce pour un montant à changer, un CBS, un compte, etc. POUR CORRIGER L AVANCE DE FONDS Dans le dossier «Comptes payables», (un clic de souris sur le «+» du dossier, vous permettra de l ouvrir), double-cliquer sur la transaction des comptes payables pour accéder à l écran multioccurrence. Si vous connaissez déjà votre n o de pièce, insérer celui-ci après avoir cliquer sur «critère de recherche» et lancer la recherche à l aide du bouton «exécuter la recherche». Cliquer par la suite sur le bouton «Ouvrir» afin d accéder à l information. NOTE : Plusieurs critères peuvent être utilisés simultanément pour rechercher les informations désirées. Cliquer sur le bouton «Action». Cliquer ensuite sur le bouton «Retour initial» pour ramener la pièce à l état initial afin de permettre les modifications. Cela implique qu elle devra passer de nouveau par toutes les étapes d approbation avant son report. Cliquer dans le champ à modifier et une fois complété, enregistrer vos modifications à l aide du bouton «enregistrer» de la barre d outils. L avance de fonds 11