Envoyer un document à plusieurs destinataires. WORD Le publipostage

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1 Envoyer un document à plusieurs destinataires WORD Le publipostage

2 LE PUBLIPOSTAGE : PAS A PAS SOMMAIRE : I - L ENVOI DE LETTRES AVEC UNE NOUVELLE LISTE Préparer votre courrier Créer une liste Insérer les destinataires Ajouter une formule d appel Insérer des champs de fusion Définir des règles Terminer et fusionner 12 II L ENVOI DE LETTRES AVEC UNE "LISTE EXCEL" Préparer votre courrier Utiliser la liste existante Insérer les destinataires Modifier la liste les destinataires Terminer et fusionner 18 Page 1 sur 20

3 I - L ENVOI DE LETTRES AVEC UNE NOUVELLE LISTE Le publipostage consiste à envoyer massivement un document, que ce soit par mail ou par courrier, avec l'accord des destinataires Préparer votre courrier Pour réaliser un publipostage (appelé aussi mailing), le plus simple consiste à : 1. Commencez par rédiger votre courrier : la date, le corps de la lettre et la signature ; 2. Supposons que vous vouliez envoyer une lettre à un groupe de personnes. Cliquez sur l onglet "Publipostage" situé dans le ruban. Puis cliquez sur "Démarrer la fusion et le publipostage". Le type de document "Lettres" apparaît en surbrillance; Page 2 sur 20

4 1.2 - Créer une liste 1. Sélectionnez des destinataires : 3 options s offrent à vous ; 2. Nous allons opter pour Entrer une nouvelle liste ; Page 3 sur 20

5 3. Saisissez les informations concernant le destinataire dans la table. Pour ajouter plus d entrées, cliquez sur "Nouvelle entrée" ; 4. Personnalisez la liste d adresses en cliquant sur le bouton "Personnaliser colonnes " si nécessaire ; 5. Votre liste terminée, cliquez sur le bouton "OK". Une fenêtre nommée Enregistrer une liste d adresses s ouvre. Nommez le fichier puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" ; Page 4 sur 20

6 1.3 - Insérer les destinataires 1. Positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez insérer l adresse de votre destinataire ; Avec une enveloppe à fenêtre : Faire 5 ou 6 sauts de ligne (avec une marge haut de 2,5 cms) et optez pour un retrait gauche de 8,89 cms environ 2. Cliquez sur le bouton "Bloc d'adresse" pour insérer l'adresse du destinataire. Une fenêtre "Insertion du bloc d adresse" s ouvre, terminez en cliquant sur le bouton "OK" ; Page 5 sur 20

7 3. Vous pouvez modifier la liste de destinataires en cliquant sur le bouton "Modifier". Une fenêtre "Fusion et publipostage : Destinataires" s ouvre. Puis décochez pour retirer un destinataire de la liste. A noter que vous pouvez également affiner la liste de destinataires. Terminez en cliquant sur le bouton OK ; Page 6 sur 20

8 4. Cliquez sur le bouton "Aperçu des résultats". La première lettre fusionnée est affichée ; Page 7 sur 20

9 1.4 - Ajouter une formule d appel 1. Vous pouvez insérer une Formule d appel (voir ci-dessus). Pour ce faire, positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez l insérer, puis cliquez sur "Formule d appel" - situé sous Bloc d adresse dans le ruban ; 2. Terminez en cliquant sur le bouton "OK". Page 8 sur 20

10 1.5 - Insérer des champs de fusion 1. Cliquez sur le bouton "Insérer un champ de fusion" ; 2. Choisissez parmi les champs de la liste. Par exemple, le Titre, puis le Nom et enfin le Prénom Page 9 sur 20

11 1.6 - Définir des règles Il peut être intéressant de définir ses propres règles afin de personnaliser la formule d appel. 1. Dans l onglet "Publipostage", choisissez la règle qui vous convient ; 2. Dans l exemple qui suit, nous allons opter pour la règle "Si Alors Sinon ". Puis, étant donné que le "Titre" est variable (Mr ou Mme) nous allons créer une règle avec ce "Nom du champ" ; Page 10 sur 20

12 3. Dans ma liste de destinataires, nous avions choisi le titre "Mr" pour un homme et "Mme" pour une femme. Donc si le "Titre" est égal à "Mr" la règle de salutation sera "Cher abonné". Sinon, c est une femme alors le "Titre" sera égal à "Mme " et la règle de salutation sera "Chère abonnée". Page 11 sur 20

13 1.7 - Terminer et fusionner 1. Cliquez sur "Terminer er fusionner". 3 options s offrent à vous. 2. Dans cet exemple, nous allons imprimer les documents. Page 12 sur 20

14 II L ENVOI DE LETTRES AVEC UNE "LISTE EXCEL" Préparer votre courrier 1. Commencez par rédiger votre courrier : la date, le corps de la lettre et la signature ; Page 13 sur 20

15 2. Supposons que vous vouliez envoyer une lettre à un groupe de personnes. Cliquez sur l onglet "Publipostage" situé dans le ruban. Puis cliquez sur "Démarrer la fusion et le publipostage". Le type de document "Lettres" apparaît en surbrillance; 3. Sélectionnez des destinataires : 3 options s offrent à vous ; Page 14 sur 20

16 2.2 - Utiliser la liste existante 1. Nous allons opter pour "Utiliser la liste existante " et choisir une feuille d un classeur excel ; Il s agit ni plus ni moins que d aller rechercher le tableau excel (le fichier puis la feuille) où figurent vos futurs destinataires. 2. Cliquez sur le bouton "OK" pour valider votre choix ; Insérer les destinataires 1. Positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez insérer l adresse de votre destinataire ; Avec une enveloppe à fenêtre : Faire 5 ou 6 sauts de ligne (avec une marge haut de 2,5 cms) et optez pour un retrait gauche de 8,89 cms environ Page 15 sur 20

17 2. Cliquez sur le bouton "Bloc d'adresse" pour insérer l'adresse du destinataire. Une fenêtre "Insertion du bloc d adresse" s ouvre, terminez en cliquant sur le bouton "OK" ; Page 16 sur 20

18 2.4 - Modifier la liste les destinataires 1. Sélectionner la source de données ; 2. cliquant sur le bouton "Modifier". Une fenêtre "Fusion et publipostage : Destinataires" s ouvre. 3. Puis décochez pour retirer un destinataire de la liste ; 4. Validez votre choix en cliquant sur le bouton "OK". A noter que vous pouvez également affiner la liste de destinataires. Page 17 sur 20

19 2.5 - Terminer et fusionner 1. Cliquez sur le lien "Aperçu des résultats". La première lettre fusionnée est affichée ; 2. Vous pouvez insérer une "Formule d appel" (voir Ajouter une formule de politesse) ; Page 18 sur 20

20 3. Si vous ne voulez pas insérer de nouveaux champs, cliquez sur "Terminer er fusionner". 3 options s offrent à vous. Dans cet exemple, nous allons imprimer les documents. Et maintenant, tous à vos ordis! Page 19 sur 20