Elia Supplier Information Guide Participer à un événement Elia Sourcing

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2 Contenu Introduction... 3 Besoin d aide? Language settings Invitation Vous n'avez pas un profil Ariba lié à Elia Vous avez un profil Ariba lié à Elia Se connecter à la plate-forme Elia E-sourcing Répondre à un événement Sourcing Elia Accepter ou refuser de participer Vérifier les details de l événement Télécharger toutes les pièces jointes Sélectionner les lots (seulement si applicable) Répondre à toutes les questions et télécharger vos documents Question Oui/Non Question de texte Question Pièce jointe Prix d offres Enregistrer votre réponse Soumettre l intégralité de la réponse! Communiquer avec l'acheteur Elia Envoyer un message Composer un message Messages de l événement Recevoir des messages Répondre à un message... 8 Elia Sourcing Dashboard... 9 Modifier une réponse/ créer une offre alternative... 0 Annexes Annexe : Je ne peux pas soumettre ma réponse... 4 Version 3 Date 0/0/05 Page of 4

3 Introduction E-Sourcing est utilisé par Elia pour organiser notre processus d'approvisionnement. Plus particulièrement, la plate-forme E- Sourcing permet à Elia d organiser des événements d'approvisionnement tels que des procédures de sélection (Requests For Information) ou des appels d offre (Requests For Proposal). L outil E-Sourcing donne la possibilité aux fournisseurs de se proposer comme candidat pour faire des affaires avec Elia d une façon juste. Elia a choisi Ariba (une société SAP) comme fournisseur de la plateforme E-Sourcing. Pour utiliser la plate-forme Ariba E-Sourcing un fournisseur doit avoir un profil Ariba qui est lié à Elia. Si vous n avez pas encore un tel profil, veuillez consultez le document «Elia Supplier Information Guide - Enregistrement comme fournisseur Elia sur Ariba». Un tel compte vous permet non seulement de répondre aux demandes d'elia, mais aussi de trouver de nouvelles opportunités commerciales. Plus d'informations sont disponibles sur le site Ariba. Ce document vous guidera à travers les étapes nécessaires pour participer à un événement Elia Sourcing. Besoin d aide? Pour toutes vos questions et des conseils lors de votre inscription, vous pouvez appeler l'équipe de support client Ariba. Pour la Belgique, il y a un soutien en néerlandais et français en semaine de 9h à 7h au numéro de téléphone +3 (0) En dehors de ces heures le soutien reste disponible en semaine au même numéro, mais seulement en anglais. Les numéros de téléphone supplémentaires pour votre pays ou votre région peuvent être consultés en cliquant ici. Plus d'informations peuvent être trouvées sur Ariba Help page. Version 3 Date 0/0/05 Page 3 of 4

4 3 Language settings La langue dans laquelle la plate-forme Ariba sera affichée dépend des paramètres de langue de votre browser. Ci-dessous est décrit comment changer la langue de votre browser. Internet explorer: click on Tools (upper right corner) internet options tab General languages select or add another language Move up the preferred language until it is all the way on top of the list of languages restart your browser Mozilla Firefox: click on the Firefox button (upper left corner) click options click on the tab Content (languages) choose select or add another language restart your browser Google Chrome: Click on the wrench button (upper right corner) click on Settings click on show advanced settings (at the bottom) under languages click on language and input settings select or add another language restart your browser Pour plus d'informations sur le changement de langue de votre navigateur, nous vous demandons de bien vouloir consulter la documentation utilisateur de votre navigateur internet. Version 3 Date 0/0/05 Page 4 of 4

5 4 Invitation Après qu un acheteur Elia ait publié un événement de sourcing pour lequel vous êtes invité, vous recevrez une invitation par . Si vous avez déjà un profil Ariba lié à Elia, vous pouvez immédiatement participer à l'événement. Si non, vous devez d'abord créer votre profil Ariba. Les deux cas sont expliqués cidessous. 4.. Vous n'avez pas un profil Ariba lié à Elia Si vous n'êtes pas encore inscrit comme fournisseur Elia, cet sera similaire à celui illustré ci-dessous. IMPORTANT: Dans ce cas, vous devez d'abord créer un profil Ariba et lier le profil à Elia. Sinon, il ne sera pas possible de prendre part à un événement Elia Sourcing. Toutes les informations nécessaires pour vous guider à travers les étapes nécessaires à l'enregistrement comme fournisseur d'elia sur la plate-forme Ariba E-Sourcing peuvent être trouvées dans le document Elia Supplier Information Guide - Enregistrement comme fournisseur Elia sur Ariba. Version 3 Date 0/0/05 Page 5 of 4

6 4.. Vous avez un profil Ariba lié à Elia Si vous avez déjà participé à un événement Elia Sourcing sur la plate-forme Ariba vous devriez déjà avoir un compte Ariba. Dans ce cas, vous recevrez un similaire à celui ci-dessous, qui vous permet d'accéder directement à l'événement de sourcing. Cliquez sur Cliquez ici vous redirigera vers la page de connexion Ariba. Version 3 Date 0/0/05 Page 6 of 4

7 5 Se connecter à la plate-forme Elia E- sourcing Après l'enregistrement en tant que fournisseur Elia sur Ariba, vous pouvez accéder à la plate-forme E-Sourcing de deux façons: - Cliquez sur le lien dans l'invitation s que vous recevrez pour participer à un événement d'approvisionnement Elia. - En utilisant le lien suivant: Cela vous mènera à la page de connexion Ariba. 4 3 Entrez votre nom d'utilisateur que vous avez choisi lors de l'inscription et qui vous a été envoyé dans la confirmation par e- mail. Entrez votre mot de passe que vous avez choisi lors de l'inscription. 3 Dans le cas où vous avez oublié votre nom d'utilisateur ou mot de passe, vous pouvez utiliser les liens utilisateur/mot de passe oublié. 4 Enfin, Cliquez sur «Connexion». Lorsque vous vous êtes connecté avec succès, vous accédez directement à l'événement de sourcing pour lequel vous êtes invité à participer ou vous pouvez accéder à Elia Sourcing Dashboard. Si vous rencontrez des problèmes de connexion, veuillez contacter Ariba Customer Support Team. Version 3 Date 0/0/05 Page 7 of 4

8 6 Répondre à un événement Sourcing Elia Quand vous accédez à un événement de sourcing pour la première fois, vous obtiendrez une page similaire à la page suivante. 3 Cette page contient les informations suivantes: Le numéro unique et le titre de l'événement. Ce numéro unique peut être utile lorsque vous avez besoin d aide d Ariba Customer Support. Le temps que l'événement restera ouvert pour modifier ou soumettre votre réponse finale. 3 Dans la Présentation de l événement et règles de minutage vous trouverez des informations de base sur l'événement. - Propriétaire: acheteur responsable - Type d événement: o o RFI (Request For Information): La collecte d'informations pour sélectionner les fournisseurs. RFP (Request For Proposal): La collecte d'informations et / ou des offres pour attribuer des activités d approvisionnement à un ou plusieurs fournisseurs. o Date/Heure de publication: date et heure lorsque l événement a été lancé o Date d échéance: date et heure avant lequel votre réponse finale doit être soumise. o Description: informations complémentaires sur l'événement o Devise: devise dans laquelle vous précisez vos offres de prix o Famille d achat: le code de classification utilisé par Elia pour identifier les produits ou services liés à cet événement Version 3 Date 0/0/05 Page 8 of 4

9 Répondre à un événement Sourcing Elia comporte plusieurs étapes. La plate-forme Ariba aide le répondant en fournissant une «liste de contrôle» qui répertorie toutes les étapes à exécuter. D abord vous pouvez Vérifier les détails de l événement. Cela vous permet de consulter et de télécharger toutes les informations en ce qui concerne notre demande. Sur base des informations que vous avez, vous devriez "Sélectionner les lots" pour lesquels vous souhaitez participer. Notez que cette étape ne s'applique pas à un RFI, seulement à certains types de RFP. Enfin vous encodez toutes vos informations et vous pouvez Soumettre une réponse. Cependant, avant de pouvoir accéder à ces étapes, vous devez indiquer si vous êtes intéressé de participer. Comment faire cela est décrit dans le point suivant. CONSEIL: Si vous souhaitez participer à l'événement, le bouton suivant sur lequel vous devez cliquer est toujours marqué en orange. Version 3 Date 0/0/05 Page 9 of 4

10 6.. Accepter ou refuser de participer Si vous n'êtes pas du tout intéressé de participer, vous refusez de participer. Si vous êtes intéressé, vous acceptez de participer afin d'avoir accès aux détails de la demande. Remarque: Lorsque vous cliquez sur "Accepter de participer", vous aurez la possibilité de changer d'avis à tout moment tant que vous ne soumettez pas une offre finale. Lorsque vous cliquez sur "Refuser de participer", vous aurez toujours la possibilité de participer tant que la date d'échéance n'est pas expirée. Cliquez sur "Accepter de participer" lorsque vous souhaitez poursuivre. Cliquez sur "Refuser de participer" lorsque vous voulez faire savoir à Elia que vous ne participerez pas. Version 3 Date 0/0/05 Page 0 of 4

11 6.. Vérifier les details de l événement Quand vous décidez de participer, vous pourrez voir les détails de l'événement de sourcing. Le contenu de l'événement se compose de différentes sections dans lesquelles vous pouvez trouver des informations sur la façon de répondre à cet événement, les exigences, les modèles à utiliser, etc. a b a Naviguez à travers le contenu de l'événement en cliquant ou. b Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la section que vous souhaitez afficher dans le tableau contenu de l'événement. Cliquez sur "Intégralité du contenu" pour afficher toutes les sections. Cliquez afin de maximiser le tableau. Nous vous conseillons de passer par toutes les sections et de télécharger les documents ci-joints. Remarque: Certaines sections seront composées de questions. Quand vous ne devez pas sélectionner des lots, vous pouvez y répondre comme expliqué à la rubrique "6.4 Répondre à toutes les questions et télécharger vos documents". Version 3 Date 0/0/05 Page of 4

12 Quand le RFP contient des lots, vous devez d'abord sélectionner les lots pour lesquels vous souhaitez participer comme décrit dans "6.3 Sélectionner les lots" avant de répondre aux questions Télécharger toutes les pièces jointes Lorsque vous avez navigué dans une section qui contient des documents, vous pouvez télécharger toutes les pièces jointes à l'événement en une fois. Suivez ces étapes pour ce faire Cliquez sur l'un des documents ci-joints. Version 3 Date 0/0/05 Page of 4

13 Un pop-up s'ouvre. Cliquez sur la deuxième option "Télécharger toutes les pièces jointes". 3 Un nouvel écran s'ouvre. Cochez la case devant "Titre" afin de sélectionner toutes les sections et télécharger toutes les pièces jointes en une fois. 4 Cliquez sur "Télécharger les pièces jointes" et enregistrez le fichier zip généré sur votre PC. Ce zip contient tous les documents de l'événement. 5 Cliquez sur Terminer pour revenir au contenu de l'événement Sélectionner les lots (seulement si applicable) Lorsque vous participez à un RFP qui contient des lots, vous devez sélectionner le(s) lot(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez participer. 3 Cliquez sur Sélectionner les lots pour afficher les lots. Un nouvel écran s ouvre. Sélectionnez un ou plusieurs lots. 3 Cliquez sur Soumettre les lots sélectionnés pour continuer. Après avoir sélectionné les lots pour lesquels vous souhaitez participer, vous pouvez répondre à toutes les questions et télécharger toutes les informations demandées. Version 3 Date 0/0/05 Page 3 of 4

14 6.4. Répondre à toutes les questions et télécharger vos documents Nous vous demandons de bien vouloir répondre à toutes les questions. Les réponses doivent être spécifiques, pertinentes et refléter les capacités et / ou la valeur ajoutée de votre entreprise pour ce projet particulier. Les informations non pertinentes ne seront pas prises en compte lors de l'évaluation de l'offre. 3 Vous pouvez naviguer en cliquant sur la section que vous souhaitez afficher dans le tableau contenu de l'événement. Cliquez sur "Intégralité du contenu" pour afficher toutes les sections. Cliquez afin de maximiser le tableau. 3 Cliquez sur ou pour afficher plus ou moins d informations. Vous pouvez rencontrer les types de questions suivantes Question Oui/Non Veuillez répondre en sélectionnant Oui ou Non. Version 3 Date 0/0/05 Page 4 of 4

15 6.4.. Question de texte Veuillez répondre en tapant les informations demandées dans la zone de texte prévue Question Pièce jointe 4 Veuillez répondre en téléchargeant le fichier demandé. Dans le cas où plusieurs documents doivent être téléchargés nous vous suggérons d'utiliser un type de fichier compressé, comme.zip ou.rar. Cliquez sur Joindre un fichier pour ajouter une pièce jointe. Cliquez sur Browse et recherchez le fichier que vous souhaitez télécharger. Votre fichier sera affiché dans le champ de la pièce jointe. 3 Cliquez sur OK pour continuer. 4 Votre fichier sera affiché sur la page de contenu. Si nécessaire, vous pouvez remplacer ou supprimer le fichier en cliquant sur "mettre à jour un fichier" ou "Supprimer un fichier" Prix d offres Veuillez répondre en fournissant votre prix total dans la devise affichée. Version 3 Date 0/0/05 Page 5 of 4

16 6.5. Enregistrer votre réponse Vous pouvez sauvegarder votre réponse afin de la compléter plus tard. Cliquez sur Enregistrer pour éviter de perdre vos réponses. N'oubliez pas de soumettre votre réponse plus tard! IMPORTANT: Lorsque vous enregistrez votre réponse, elle n'est pas encore soumise! Elia recevra votre réponse seulement en cliquant sur «Soumettre l intégralité de la réponse". Version 3 Date 0/0/05 Page 6 of 4

17 6.6. Soumettre l intégralité de la réponse! C est seulement après avoir soumis votre réponse que celleci sera reçue par Elia. Cliquez sur Soumettre l intégralité de la réponse pour envoyer votre réponse à Elia. Cliquez sur OK. Remarque: Si vous rencontrez des difficultés lors de la soumission de votre réponse, consultez «Annexe : Je ne peux pas soumettre ma réponse" Version 3 Date 0/0/05 Page 7 of 4

18 7 Communiquer avec l'acheteur Elia Si vous souhaitez communiquer avec l'acheteur, Elia vous devez envoyer un message sur la plate-forme Ariba. 7.. Envoyer un message Vous avez deux options pour envoyer un message à l'acheteur Elia Composer un message Version 3 Date 0/0/05 Page 8 of 4

19 Cliquez sur Composer un message. Ajoutez l objet de votre message au titre de l'événement 3 Si nécessaire, vous pouvez ajouter une pièce jointe. 4 Composez votre message. 5 Cliquez sur Envoyer Messages de l événement Vous pouvez aussi aller dans la liste des messages de l'événement et composer votre message. Cliquez sur Messages de l événement. Cliquez sur Composer un message. 3 Continuez comme décrit à la rubrique "7.. Composer un message". Version 3 Date 0/0/05 Page 9 of 4

20 7.. Recevoir des messages Lorsque l'acheteur responsable vous envoie un message, vous en serez informé par un similaire à celui ci-dessous. Sur la plate-forme Ariba, vous pouvez trouver tous les messages sous la rubrique "Messages de l'événement". Cliquez sur Messages de l événement. Cliquez sur l'objet du message que vous voulez lire. Version 3 Date 0/0/05 Page 0 of 4

21 7.3. Répondre à un message Recherchez le message envoyé par l'acheteur, comme décrit à la rubrique "7. Recevoir des messages". Cliquez sur Répondre et continuez comme décrit à la rubrique 7.. Composer un message. 8 Elia Sourcing Dashboard Ici vous pouvez trouver tous les événements pour lesquels vous avez été invité par Elia. Lorsque vous êtes connecté à plusieurs sociétés, assurez-vous que vous êtes sur l'onglet "Elia" du tableau de bord. Cliquez sur le nom de l'événement pour continuer. Version 3 Date 0/0/05 Page of 4

22 9 Modifier une réponse/ créer une offre alternative Avant que la date d'échéance de l'événement ne soit expirée, vous pouvez apporter des modifications à votre réponse. 3 4 Ouvrez l événement comme décrit à la rubrique 8 Elia Sourcing Dashboard. Si votre réponse n'a pas encore été soumise, vous pouvez tout de suite mettre à jour vos réponses et soumettre. Version 3 Date 0/0/05 Page of 4

23 Si votre réponse a déjà été soumise, cliquez sur "Modifier une réponse/ créer un offre alternative" pour mettre à jour vos réponses. 3 Cliquez sur OK. 4 Faites vos changements et n'oubliez pas de cliquer sur "Soumettre l intégralité de la réponse" afin de soumettre votre offre! Version 3 Date 0/0/05 Page 3 of 4

24 0 Annexes 0.. Annexe : Je ne peux pas soumettre ma réponse Dans le cas où vous n'avez pas répondu à toutes les questions nécessaires (indiquées avec *) vous ne pouvez pas soumettre votre réponse. Le système vous indiquera ce que vous devez compléter. Version 3 Date 0/0/05 Page 4 of 4