CEGIDLIFE.COM GUIDE DE L ADMINISTRATEUR

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1 CEGIDLIFE.COM GUIDE DE L ADMINISTRATEUR

2 Sommaire 1 CEGIDLIFE.COM COMMENT ACTIVER SON COMPTE CEGIDLIFE.COM COMMENT SE CONNECTER A CEGIDLIFE.COM LES INFORMATIONS DU PROFIL UTILISATEUR POUR COMMENCER AVEC L OUTIL DE GESTION DES UTILISATEURS COMMENT CONNAITRE LES UTILISATEURS ADMINISTRATEURS ACTIVATION DU COMPTE DES UTILISATEURS CREES LORS DE LA MIGRATION LA GESTION DES UTILISATEURS EN DETAIL INFORMATIONS SUR LES SERVICES INFORMATIONS PERSONNELLES MES SERVICES CATALOGUE DE SERVICES ADMINISTRATEURS UTILISATEURS PROFILS DE SERVICES VALIDATION DES DEMANDES LA NOTION DE TIERS RATTACHES cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 1

3 1 CEGIDLIFE.COM Cegidlife.com est la plateforme collaborative de services en ligne destinés aux utilisateurs des clients et des partenaires de Cegid. Chaque utilisateur de cegidlife.com dispose d un identifiant et d un mot de passe qui sont personnels ainsi que des droits (abonnements) lui permettant d accéder aux différents services de la plateforme. Afin d assurer la gestion des utilisateurs au sein de cegidlife.com, il y a à minima un utilisateur par compte tiers qui dispose du droit d administration (abonnement au service Gestion des Utilisateurs - Administration ( ). Cet utilisateur est en règle générale le contact principal identifié dans la base Cegid. Il peut y avoir plusieurs utilisateurs abonnés au service d administration des utilisateurs. 2 COMMENT ACTIVER SON COMPTE CEGIDLIFE.COM L utilisateur identifié comme administrateur va recevoir un (expéditeur : l invitant à activer son compte utilisateur cegidlife.com. Exemple de mail : cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 2

4 Il suffit de cliquer sur le lien présent dans le mail «Lien d activation de votre compte.» pour accéder à la page de validation. Exemple de page de validation : cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 3

5 Dans cette page, l utilisateur va pouvoir compléter ses informations personnelles* (téléphone, la langue d usage, sa fonction) et définir son mot de passe pourr se connecter à cegidlife.com. Un clique sur le bouton «Valider votre compte» permet de terminer la procédure. L identifiant utilisateur est l adressee de l utilisateur. Un message confirme la validation du compte utilisateur. * Les informations de civilité, nom, prénom et adresse pourront être modifiées lors de la connexion de l utilisateur à cegidlife.com, bandeau «Mon CegidLife», option «Mes infos». cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 4

6 3 COMMENT SE CONNECTER A CEGIDLIFE.COM L adresse du site est Pour accéder à l espace personnalisé de cegidlife.com, l utilisateur clique sur le bouton «se connecter» de la page publique. L utilisateur doit s identifier en saisissant dans la zone «Identifiant utilisateur» son adresse , et dans la zone «Mot de passe», le mot de passe définit lors de l activation du compte. En cas d oubli du mot de passe, l utilisateur doit activer la procédure de «Mot de passe oublié». Après vérification de l identité, l utilisateur accède à sa page d accueil cegidlife.com. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 5

7 4 LES INFORMATIONS DU PROFIL UTILISATEUR Chaque utilisateur de cegidlife.com a accès à ses informations de profil par le bandeau «Mon Cegidlife». L option «Mes infos» permet d accéder aux informations personnelles, et l option «Mes habilitations», à la liste des services auxquels est abonné l utilisateur. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 6

8 Dans ce bandeau, l utilisateur retrouve également le nom de son contact commercial, ainsi que le bouton de déconnexion du site cegidlife.com. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 7

9 L utilisateur Administrateur dispose de droits avancés dans l interface de gestion des utilisateurs. Il peut créer un nouvel utilisateur, lui octroyer de nouveaux abonnements à des services, mais également supprimer des abonnements à des utilisateurs de son entreprise et supprimer un utilisateur en cas de besoin. Un utilisateur Administrateur dispose des onglets suivants : Un utilisateur standard a le menu suivant : 5 POUR COMMENCER AVEC L OUTIL DE GESTION DES UTILISATEURS Lors de la phase de migration sur cegidlife.com, seul l utilisateur ou les utilisateurs disposant du droit d administration reçoivent le mail d activation du compte cegidlife.com. Les autres utilisateurs connus dans la base Cegid sont uniquement créés, ils ne reçoivent pas automatiquement le message d activation du compte. 5.1 Comment connaitre les utilisateurs administrateurs Chaque utilisateur peut retrouver la liste des administrateurs, en sélectionnant l option «Administrateurs» du menu. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 8

10 5.2 Activation du compte des utilisateurs créés lors de la migration Pour permettre aux autres utilisateurs créés dans cegidlife.com lors de la phase de migration, l utilisateur administrateur doit déclencher l envoi du mail d activation du compte pour les utilisateurs concernés. Pour cela, l utilisateur administrateur doit aller dans l option «Utilisateurs». cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 9

11 La liste des utilisateurs créés s affiche. L administrateur peut s il le souhaite fermer des comptes utilisateurs avec l icône. A l aide de l option, l utilisateur administrateur accède à la liste des utilisateurs qui n ont pas encore activé leur compte cegidlife.com. Il suffit de sélectionner (case à cocher à droite de la liste) les utilisateurs, unitairement, ou tous ceux présents sur la page avec la case à cocher en haut de colonne, puis de confirmer par le bouton «Enregistrer». cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 10

12 Chaque utilisateur sélectionné recevra le mail d activation de son compte cegidlife.com. Précision : les utilisateurs qui seront ensuite créés, recevront automatiquement le mail d activation de leur compte 6 LA GESTION DES UTILISATEURS EN DETAIL L utilisateur administrateur dispose de droits avancés lui permettant de gérer les comptes des utilisateurs de son entreprise. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 11

13 6.1 Informations sur les Services Les services présents dans l outil de gestion des utilisateurs permettent d interagir avec le portail. Ces services sont présents dans l onglet «Mes services», liste des services auxquels l utilisateur est abonné, et également dans l onglet «Catalogue de services» qui liste les services disponibles pour lesquels l utilisateur peut demander l abonnement. Ces services sont organisés par famille de classification : - Communautaire : regroupe les services qui ouvrent les fonctions communautaires (espaces communautaires) - Préférence : ce sont les services qui identifient les domaines fonctionnels (Paie, Comptabilité, ) pour la restitution du contenu sur votre interface portail. Si l utilisateur est abonné au service «Préférence sur le fonctionnel : Comptabilité», il verra tous les contenus qui concernent la Comptabilité. - Support : sous cette famille, sont regroupés tous les services qui concernent le support Cegid ; Téléchargement de Mise à jour, Demande de dépannage au support, Consultation des FAQ, Ces services sont disponibles uniquement sous condition de souscription à un abonnement payant. - Service en ligne : ce sont les différents services qui permettent d accéder aux applications en ligne (Ews, Conversion des RIB, ). Ces services sont disponibles uniquement sous condition de souscription à un abonnement payant. - Flux d'informations : l utilisateur abonné à ces services pourra recevoir par mail des informations de la part de Cegid sur les thèmes identifiés (Support, Commercial, Administratif, ) - Gestion : ces services permettent de gérer la base des utilisateurs (créer des utilisateurs, gérer les abonnements aux différents services, ). Le service «Gestion des Utilisateurs Administration» vous donne accès à la gestion des utilisateurs identifiés dans l entreprise, le service «Gestion des Utilisateurs - Supervision Administration» donne accès à la gestion des utilisateurs des entreprises (filiales ou entreprises) qui sont rattachées à votre compte client (informations de notre CRM). La liste des services disponibles est conditionnée aux produits et contrats acquis auprès de Cegid. Cette liste peut évoluer en fonction des acquisitions complémentaires, ou des résiliations de contrat effectuées. 6.2 Informations personnelles Chaque utilisateur peut compléter ou modifier ses informations personnelles. L adresse peut également être changée, l identifiant de connexion dans cegidlife.com sera alors la nouvelle adresse . cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 12

14 6.3 Mes services L onglet «Mes services» permet à chaque utilisateur de retrouver la liste des tous les services auxquels il est abonné. Cette liste peut être filtrée selon la famille de classification et ou le statut. L utilisateur peut également rechercher un service en saisissant dans la zone libellé un mot clé. A partir de la liste, l utilisateur peut supprimer un abonnement en cliquant sur la croix en fin de ligne. Il aura la possibilité de se réabonner à ce service avec l option «S abonner à un nouveau service» ou par l onglet «Catalogue de services». cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 13

15 Un délai de 2 heures maximum est nécessaire pour que la modification soit effective dans l interface du portail. 6.4 Catalogue de services Le catalogue de services permet de visualiser pour un tiers la liste des services disponibles. Un utilisateur standard ne voit que les services pour lesquels il n est pas abonné (non présent dans la liste Mes services). Pour s abonner, l utilisateur clique sur l icône signe plus du service. Il recevra un mail de confirmation de l abonnement. L abonnement à certains services peut nécessiter la validation d un administrateur. La liste des administrateurs se trouve dans l onglet «Administrateurs». Un utilisateur administrateur voit la liste de tous les services du tiers sélectionné. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 14

16 Pour chaque service, l utilisateur administrateur peut voir la liste des utilisateurs abonnés en cliquant sur l icône. Les services pour lesquels l utilisateur administrateur n est pas abonné sont indiqués avec l icône, il peut s abonner en cliquant sur le signe plus. 6.5 Administrateurs Cette option permet à chaque utilisateur de retrouver la liste des administrateurs (nom, prénom et ) qui gèrent la base des utilisateurs cegidlife.com. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 15

17 Il est possible, et recommandé, d avoir plusieurs utilisateurs administrateur. Pour cela, il suffit d abonner un autre utilisateur au service nommé «Gestion des Utilisateurs - Administration ( nom du tiers )» (famille de classification «Gestion»). 6.6 Utilisateurs Cette option, réservée aux utilisateurs administrateur, liste l ensemble des utilisateurs (en fonction du tiers sélectionné) référencés sur cegidlife.com. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 16

18 On peut rechercher un utilisateur par son Nom (zone Nom complet) ou son adresse (zone adresse ), mais également filtrer la liste sur la zone Fonction ou par statut du compte utilisateur. Le statut de chaque utilisateur peut être : Utilisateur «Créé», les informations personnelles sont incomplètes (adresse manquante) pour l activation du compte cegidlife.com Utilisateur «A activer», qui n a pas encore exécuté la procédure d activation de son compte. Il est possible de renvoyer le mail d activation de compte aux utilisateurs en statut «A activer» par l option de la liste des utilisateurs ou de la fiche des informations personnelles de l utilisateur (en bas de fiche). Utilisateur «Activé», son compte est activé, l utilisateur peut se connecter à cegidlife.com. Pour chaque utilisateur de la liste, l utilisateur administrateur peut : - Editer la fiche des informations personnelles avec l icône - Supprimer l utilisateur avec l icône Un message de confirmation validera cette action. - Abonner l utilisateur à de nouveaux services avec l icône cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 17

19 - Consulter et supprimer les abonnements de l utilisateur avec l icône Les options présentes en haut de liste permettent à l utilisateur administrateur des actions complémentaires. - Pour envoyer l d activation du compte : L utilisateur administrateur accède à la liste des utilisateurs qui n ont pas encore activé leur compte cegidlife.com. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 18

20 Il suffit de sélectionner (case à cocher à droite de la liste) les utilisateurs, unitairement, ou tous ceux présents sur la page avec la case à cocher en haut de colonne, puis de confirmer par le bouton «Enregistrer». Chaque utilisateur sélectionné recevra le mail d activation de son compte cegidlife.com. - Pour créer un nouvel utilisateur : Il faut compléter les zones du formulaire, en indiquant bien l adresse de l utilisateur. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 19

21 Puis valider le formulaire à l aide du bouton «Enregistrer». L utilisateur recevra automatiquement le mail lui permettant d activer son compte cegidlife.com. - Pour créer des utilisateurs par import de fichier : Cette option permet de réaliser à partir d un fichier (format csv) la création de plusieurs utilisateurs dans cegidlife.com. Le format du fichier doit être de type csv (valeurs séparées par des points virgules), et contenir les données suivantes : Type Obligatoire valeurs possibles Civilité Non M MME MLE Nom Prénom Téléphone fixe Téléphone portable Oui Oui Oui Non Non Langue Non fr-fr en-us Exemple : cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 20

22 Attention, il n est pas possible de créer plusieurs utilisateurs avec le même , ou avec un déjà existant dans la base cegidlife.com. La fenêtre qui s ouvre permet de sélectionner le compte tiers («Tiers rattaché») où seront créés les utilisateurs du fichier. La liste des tiers disponible dépend des droits de l utilisateur administrateur. Ensuite, à l aide du bouton «Select», sélectionner le fichier contenant les utilisateurs à importer (format CSV). Après avoir sélectionné le fichier, on peut annuler la sélection à l aide du bouton «Remove». Pour valider l import et la création des utilisateurs dans cegidlife.com, confirmer avec le bouton «Enregistrer». cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 21

23 Un message confirme la prise en compte de la demande de création. L utilisateur ayant réalisé l import recevra ensuite un mail confirmant la fin du traitement des créations, avec les éventuelles anomalies d import. 6.7 Profils de services Cette option permet à l utilisateur administrateur de créer des regroupements de services (profils de services) et d abonner des utilisateurs à l ensemble des services d un profil. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 22

24 Pour créer un profil de service, utiliser l option. Il faut saisir un code, un libellé et une description du nouveau profil, puis enregistrer avec le bouton «Enregistrer». Ensuite, utiliser l option pour associer des services au profil créé. Dans la liste des services, cocher les services à ajouter au profil, puis cliquer sur le bouton «Enregistrer». Pour abonner des utilisateurs aux services du profil, utiliser l option. Sélectionner à partir de la liste les utilisateurs à abonner en cochant la case de chaque utilisateur, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». On peut ensuite modifier un profil en utilisant l icône, ou le supprimer avec l icône. 6.8 Validation des demandes L utilisateur administrateur dispose de la liste des demandes d abonnement en attente de validation. L utilisateur administrateur peut accepter la demande en cliquant sur l icône, ou refuser la demande en cliquant sur l icône. L utilisateur à l origine de la demande d abonnement sera informé par mail de l action de l administrateur (acceptation ou refus). 7 LA NOTION DE TIERS RATTACHES Les clients qui ont des tiers rattachés ; filiales, boutiques, clients (pour les Distributeurs), sites secondaires ; disposent dans leur catalogue de services des services nommés «Gestion des Utilisateurs - Supervision Administration ( nom du tiers )» (famille de classification «Gestion»). Ces données de rattachement sont issues de la CRM Cegid. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 23

25 Exemple : Les utilisateurs abonnés à un service «Gestion des Utilisateurs - Supervision Administration ( nom du tiers )» disposent des droits d administration des utilisateurs du tiers indiqué dans le libellé du service. Ainsi, dans les zones de sélection d un tiers («Tiers rattachés»), l utilisateur abonné aux services de gestion des utilisateur Supervision pourra sélectionner un des tiers sur lesquels il a un droit. On peut abonner un utilisateur à l ensemble des services de supervision avec le service nommé «Gestion des Utilisateurs - Supervision Administration (x au total)». Cet utilisateur administrateur pourra gérer les utilisateurs des différents tiers rattachés. cegidlife.com - Guide de l'administrateur ( version 1.5) 24