BOITE À OUTILS : SAGE 100 Gestion Commerciale

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1 BOITE À OUTILS : SAGE 100 Gestion Commerciale Créer un fichier commercial Le fichier créé sera un fichier Sage 100 Gestion commercial Créer les utilisateurs Bien observer que les commandes inactives sont en gris. Menu déroulant de la commande Liens avec les fichiers Sage de l entreprise V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

2 Sélectionner l emplacement de sauvegarde du fichier commercial Saisir le nom du fichier commercial (extension.gcm) Une 2 ème fenêtre s ouvre pour relier le fichier commercial en création au fichier comptable de l entreprise. En effet, les 2 fichiers vont partager des données communes et des échanges vont se faire entre les 2 fichiers. Par exemple, lorsque la facturation sera effectuée dans le fichier commercial, on va pouvoir demander une mise à jour automatique de la comptabilité dans le fichier comptable. Indiquer l emplacement où se trouve le fichier comptable de l entreprise concernée Sélectionner le fichier comptable de l entreprise, son nom va s inscrire ici Puis cliquer sur le bouton Ouvrir. Le fichier commercial de L'APS est créé V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

3 Toutes les commandes sont actives Accès à certaines fonctions par les icônes Comme le fichier commercial a été relié avec le fichier comptable, certaines informations ont été reprises automatiquement lors de la création. Il s agit de compléter les différents onglets avec les informations commerciales de l entreprise. Créer le dépôt de stockage Il convient de définir un lieu de stockage pour renseigner les articles. Dans une entreprise, il peut y avoir plusieurs lieux de stockage différents. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

4 Créer les familles d articles Il s agit de définir les caractéristiques propres à chaque famille d articles. Celles-ci se reporteront automatiquement dans les articles appartenant à la famille concernée. Ce qui limite les saisies et les erreurs. Saisir les informations en utilisant la touche TAB afin de ne pas oublier un renseignement. Apporter le plus grand soin à cette saisie! Saisir les différentes options. Contôler le suivi de stock. Saisir le coefficient multiplicateur pour valoriser le prix de vente. Renseigner les comptes concernés pour la mise à jour de la comptabilité. On peut définir des remises, par catégorie de client ou par client, applicables à la famille. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

5 Cliquer sur la ligne concernée, saisir la remise accordée et fermer la fenêtre. TARIF 1 : particulier TARIF 2 : entreprise Créer les articles Sélectionner la famille. Contrôler le coefficient saisi dans la famille. Contrôler les catégories tarifaires. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

6 On peut renseigner le nom du fournisseur habituel de l article, afin de préparer les bons de commandes fournisseurs en cas de rupture de stock. Saisir les références, le nom du fournisseur. Contrôler l onglet Complément : voir si la comptabilité a été renseignée correctement lors de la création de la famille à laquelle appartient l article. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

7 Compléter l onglet Stock pour les articles en suivi de stock. Contrôler la méthode de valorisation des stocks de la famille. Saisir le stock mini et le stock maxi et valider. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

8 Le stock réel = nombre d articles présents en stock. Le stock à terme = stock réel les articles commandés par les clients + les articles commandés au fournisseur. Pour visualiser le stock mini et le stock maxi, il faut mettre le dépôt en surbrillance. Modifier les fiches clients Contrôler l onglet Complément : - la catégorie comptable pour la bonne imputation des comptes - le représentant pour le calcul des commissions basées sur le C.A. - le mode de règlement pour le suivi des échéances et des règlements. Contrôler l onglet Tarif : différentes applications de remises sont possibles : - appliquer une remise à une catégorie de client : catégorie tarifaire - appliquer une remise au niveau du client - appliquer une remise au client sur certaines familles V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

9 Contrôler la catégorie tarifaire. Indiquer la remise. Saisir les mouvements d entrée en stock Il s agit de saisir le stock de départ. Attention à la date de l opération!!!!! Saisir la réf. et les quantités en stock de chaque article. Saisir les mouvements des ventes On peut saisir différents documents du devis à la facture ou l avoir. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

10 Sélectionner le client concerné. Type du document sélectionné Attention à la date de l opération!!!!! Transformer les documents des ventes On peut transformer : - un bon de commande en bon de livraison - un bon de livraison en facture Les remises s appliquent automatiquement si elles ont été correctement paramétrées. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

11 Attention à la date du document!!!!! Une deuxième fenêtre apparaît. Sélectionner le document souhaité. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

12 Contrôler dans les documents de ventes, le statut du document a changé : le bon de livraison à facturer a été transformé en une facture à comptabiliser. Valoriser les documents des ventes On peut à ce niveau, tenir compte d un escompte, d un acompte, modifier l échéance, enregistrer un règlement. - tenir compte d un escompte de règlement V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

13 - modifier l échéancier - enregistrer un règlement Saisir un libellé pour le règlement. Sélectionner le code journal. Mise à jour de la comptabilité Lors de la création des familles, on a renseigné les comptes de ventes et le taux de TVA applicable. Comme le fichier commercial est lié au fichier comptable, il est possible de demander l enregistrement automatique des opérations saisies dans le fichier commercial. Auparavant, il convient de vérifier les opérations commerciales saisies!!!!! en faisant une éditions des journaux comptables. ETAT JOURNAUX COMPTABLES V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

14 Sélectionner le statut des pièces. Préciser les périodes ou les n de pièces concernées. Si vous obtenez ce message d erreur, c est que vous n avez pas prévu la gestion de l escompte. La référence article/escompte de la fiche A propos est incorrecte!!! Il convient de compléter la fiche «A propos de». En effet, la gestion commerciale se fait sur des articles. Or, l escompte appliqué sur la facture réglée comptant ne correspond à aucun article. On va donc créer une famille Divers et un article Escompte (rattaché à cette famille Divers). Ensuite, on modifie la fiche «A propos de». Sélectionner l article Escompte qui sert de passerelle pour la mise à jour de la comptabilité. Essayer d éditer à nouveau les journaux comptables. Il ne doit plus y avoir de problème. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15

15 Contrôler les opérations. Après ce contrôle, on peut mettre à jour la comptabilité! TRAITEMENT mise à jour de la comptabilité Nom du fichier comptable mis à jour. Après avoir sélectionné les opérations voulues et les périodes ou n voulus, cliquer sur le bouton Mise à jour directe. Vérifier l'existence des écritures dans le module de comptabilité. V.Vantorre BOITE À OUTILS Sage 100 Gestion Commerciale / 15