LES MISSIONS AU CNRS

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1 LES MISSIONS AU CNRS

2 DEROULEMENT DE LA FORMATION - Cadre réglementaire des missions - Définition de la mission - Ordre de mission - Avant le départ en mission - L avance sur mission - Les indemnités et la notion de groupe. - Au retour de la mission. - Pour une mission en France - Pour une mission à l étranger - Subvention pour frais de recherche sur le terrain - Invitation chercheurs étrangers

3 CADRE REGLEMENTAIRE Les principaux décrets : Missions en France métropolitaine Décret n du 28 Mai 1990 modifié par le décret du 22 septembre 2000, par le décret du 16 septembre 2004 Missions à L étranger Décret n du 12 Mars 1986, modifié par le décret du 17 juillet 2000, modifié par le décret n du 15 avril Missions dans les DOM TOM Décret n du 12 avril 1989 pour les DOM et décret n du 22 septembre 1998 pour les TOM

4 DEFINITION DE LA MISSION Est en mission l agent qui se déplace, pour l exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Résidence administrative : territoire de la commune sur lequel se situe le service où l agent est affecté. Résidence familiale : lieu où se situe la résidence ou le domicile de l agent au sens du code civil.

5 ORDRE DE MISSION Tout agent en mission doit être en possession d un ordre de mission, établi préalablement à son départ et signé par le directeur d unité ou le délégué régional. L ordre de mission : - atteste que le missionnaire est en situation régulière d absence et assure, pour tout agent CNRS, la garantie de la couverture des accidents de service survenus à l occasion de l exécution de la mission. - permet à l agent, CNRS ou non, d être remboursé des frais engagés, sous réserve de la production des pièces justificatives.

6 AVANT LE DEPART EN MISSION PIECES A OBTENIR OU PRODUIRE Un ordre de mission signé par le directeur d unité ou par le délégué régional, indiquant les éléments nécessaires à la détermination de vos droits : - Le mode transport et la classe autorisée : avion classe économique ou classe supérieure, train 1ère ou 2ème classe, utilisation de la couchette, véhicule de location, véhicule personnel, autocar, navette, etc.. - et le cas échéant, la prise en charge des frais accessoires : taxi, péage, parking gares ou aéroports, bus, RER, métro etc.. remplir une demande d ordre de mission. Cette demande, établie préalablement à la mission, doit être transmise suffisamment tôt au directeur du laboratoire ou au service financier pour établissement de l ordre de mission. Il est important de bien saisir ce document et remplir correctement les rubriques. UN RIB pour la première mission ou en cas de changement de compte bancaire.

7 AVANT LE DEPART EN MISSION (suite) PIECES A OBTENIR OU PRODUIRE Pour un colloque : pages du programme du colloque indiquant la date de la manifestation et les prestations éventuelles comprises dans les frais d inscription: nombre de repas, de nuitées et frais de transport. En cas d utilisation du véhicule personnel : - obtenir l autorisation préalable signée du directeur d unité ou du délégué régional (l autorisation doit figurer sur l ordre de mission) - justifier auprès du gestionnaire du laboratoire de la souscription d un contrat d assurance garantissant que les conditions en matière d assurance du véhicule sont satisfaites, y compris la couverture des déplacements professionnels. - joindre une copie de la carte grise. Une carte d abonnement peut être prise en charge par le CNRS en partie ou en totalité, en cas de déplacements fréquents, s il en résulte une économie par rapport à l achat unitaire de billet. Si l achat a été fait directement par l agent (cas le plus fréquent), joindre l original de la facture réglée et la copie de l abonnement.

8 AVANT LE DEPART EN MISSIONS (suite) A NOTER pour les MISSIONS à l étranger : Pour certaines destinations dans des pays «dits à risques», l avis du fonctionnaire de défense doit être demandé. Par ailleurs le site ci-après : default2.asp permet de mesurer les risques pour chaque pays. La fiche de conseils aux voyageurs doit annexée à l ordre de mission.

9 AVANT LE DEPART EN MISSION (suite). POUR EVITER D AVOIR A FAIRE L AVANCE DES FONDS Le gestionnaire, en laboratoire ou en délégation, doit tout mettre en œuvre pour que le missionnaire n ait pas de frais à engager au niveau du transport et de l hébergement. - Les frais de transport en commun : train, avion, véhicule de location, navette aéroport, frais de visa, carte d abonnement doivent être pris en charge, par bon de commande, dans le cadre du marché national en place. - Les frais d hébergement devront être pris en charge, dans la mesure du possible, dans le cadre du marché national conclu avec des établissements hôteliers.

10 AVANT LE DEPART EN MISSIONS (suite) LE MISSIONNAIRE PEUT BENEFICIER D UNE AVANCE. Dans le cas où le missionnaire peut être contraint de faire l avance des frais, il peut demander une avance sur mission (France et étranger). -Remplir une demande d avance sur mission que l agent doit signer - Joindre l ordre de mission et, le cas échéant, un RIB (si c est la première demande de mission ou en cas de changement de compte bancaire). - Remettre ces documents au directeur d unité ou au délégué régional. Nota bene : Le titulaire d une carte affaires ne bénéficiera pas d avance sur mission, compte tenu du débit différé de la carte, excepté les missions de longue durée.

11 COMMENT SE CALCULE l AVANCE SUR MISSION France : ASSIETTE : indemnités journalières de missions TAUX : limité à 75% des sommes présumées dues à la fin du déplacement. Etranger : ASSIETTE : indemnités journalières TAUX : 100% des sommes présumées dues au titre des indemnités journalières. Sur le site WEB de l Agence Comptable Principale ou de la délégation, vous pourrez prendre connaissance : - des taux des indemnités de mission et des indemnités kilométriques - du principe de calcul des indemnités de repas et de nuitée selon que la mission s effectue en France ou à l étranger

12 LES INDEMNITES JOURNALIERES A compter du 1er Janvier 2007 Indemnités hors marché dans marché REPAS NUITEE JOURNALIERE

13 CALCUL DES INDEMNITES DE REPAS ET DE NUITEE Suppression des plages horaires pour la France et l étranger Pour la France : - le nombre de nuitée est celui facturé - le nombre de repas est celui déclaré par l agent Pour l étranger : - le nombre d indemnités journalières est celui indiqué sur les factures présentées par le missionnaire

14 CALCUL DES INDEMNITES JOURNALIERES A L ETRANGER : L agent perçoit autant d indemnités journalières de missions que de nuits ou de fractions de nuit passées à la destination ou aux destinations figurant sur son ordre de mission. La mission commence à l heure d arrivée, soit dans la localité où elle doit s accomplir lorsqu il s agit d une relation par voie terrestre, soit dans le port ou l aéroport de débarquement lorsqu il s agit d un voyage effectué au moins par voie maritime ou aérienne. Elle se termine à l heure du départ, soit de la localité de la mission, soit du port ou de l aéroport d embarquement.

15 LA NOTION DE GROUPE Depuis le 01/01/07, il n y a plus de GROUPES A NOTER Les responsables d unité ont toujours la possibilité de limiter les frais de mission à un montant forfaitaire dans la mesure où ce montant est inférieur aux indemnités journalières normalement prévues. Dans ce cas, les gestionnaires de laboratoires devront préciser sur la demande d ordre de mission à la rubrique «remboursement forfaitaire» : - Frais de séjour et de voyage limité à. -

16 AU RETOUR DE LA MISSION Afin d obtenir un remboursement rapide des frais engagés, il est indispensable de transmettre à votre gestionnaire, dans les plus brefs délais, les pièces justificatives listées ci-après. 1 - L agent n a engagé aucun frais Aucun document à produire.

17 AU RETOUR DE LA MISSION (suite) 2 - L agent a engagé des frais. - Remplir l ETAT DE FRAIS DE DEPLACEMENT sur lequel il sera indiqué : - la résidence de départ (administrative ou familiale) et le lieu de mission ; - les dates et heures de départ et d arrivée ; - le moyen (s) de transport utilisé (s) (train, utilisation de la couchette, du wagon-lit, formules «train + hôtel», «auto-couchettes», avion, véhicule de location, véhicule personnel, autocar, navette.) et frais réels engendrés ; - si l agent a bénéficié de repas gratuit et/ou de nuitée gratuite ; - si l agent a pris des repas dans un restaurant administratif ou assimilé. Pour les colloques, indiquer : - si le montant des frais d inscription inclut des frais d hébergement et de repas ; - dans l affirmative, préciser le nombre de repas et/ou de nuitées.

18 AU RETOUR DE LA MISSION (suite) Signature de l état de frais par l agent et le remettre au directeur d unité ou au délégué régional pour signature. Joindre l ordre de mission Joindre les PIECES JUSTIFICATIVES :

19 les PIECES JUSTIFICATIVES

20 Mission en France métropolitaine ou à l étranger REMBOURSEMENT DES FRAIS D INSCRIPTION D A UN COLLOQUE : Rappel du principe : les frais d inscription doivent être réglés directement par le CNRS à l organisateur du colloque. Toutefois, dans le cas où vous avez fait l avance des fonds, joindre : - la facture portant la mention de votre règlement ou le reçu de paiement ; - si l inscription et le paiement ont été effectués par internet : le formulaire électronique d inscription et le reçu électronique associé.

21 SUBVENTIONS POUR FRAIS DE RECHERCHE SUR LE TERRAIN Une subvention de faible montant peut être octroyée, pour faire face à des situations extrêmes ne permettant pas d envisager de pouvoir obtenir des pièces de dépenses régulières : paiement de porteurs, piroguiers lors de missions se situant le plus souvent dans des pays lointains ou des contrées difficiles d accès.(pas de fondement réglementaire) Procédure : Avant le départ en mission : Faire une demande d octroi de subvention appuyée : - d un budget prévisionnel détaillé par poste de dépense ; - de la copie de l ordre de mission - d un RIB Transmettre ces pièces au service financier pour établissement d une décision d attribution de subvention signée du délégué régional. Au retour de la mission Joindre un état récapitulatif des dépenses réglées sur place accompagnée des pièces ou factures originales obtenues. Dans l hypothèse où la subvention versée serait supérieure aux dépenses effectuées et acceptées, l agent doit reverser immédiatement la différence à l agent comptable de la délégation.

22 INVITATION CHERCHEURS ETRANGERS Dans le cadre de leurs relations avec la communauté scientifique internationale, les unités de recherche sont amenées à accueillir des chercheurs ou experts étrangers pour des durées très diverses.

23 INVITATION CHERCHEURS ETRANGERS Il est possible de verser des indemnités de séjour aux visiteurs étrangers. Pour les experts extérieurs à l administration, l indemnisation de l hébergement est établie sur la base des frais réels dans la limite de 120 euros (double du taux réglementaire). L offre du marché national tient compte de cette dérogation Pour les experts étrangers à l administration, l indemnité de repas est fixée au double du taux réglementaire (30,50 euros). Il est aussi possible de prendre en charge la totalité des frais de voyage sur présentation des pièces justificatives.

24 INVITATION CHERCHEURS ETRANGERS (suite) ATTENTION : L indemnité de séjour ne peut en aucun cas être cumulée avec une autre prise en charge du CNRS (Ex. : réception, repas, banquet ou autre invitation ) La demande d indemnité doit être adressée au Service Financier dans un délai raisonnable afin de permettre d établir la décision de paiement du chercheur aux dates prévues de son séjour. DEPUIS le 01/01/07 Le paiement doit être effectué directement sur le compte du bénéficiaire : soit en France ou à l étranger. A titre tout à fait exceptionnel, un paiement pourra être réalisé à la caisse de l Agent Comptable en espèces : le missionnaire doit se présenter muni d une pièce d identité ( passeport ) et ses billets en cas de prise en charge du transport mais aussi à fin de vérifier ses dates de séjour.

25 MISSIONS et BFC ATTENTION : Qualité de la saisie Xlab Création des agents Saisie des codes Pays Dates des missions FRAM

26 Dernières res évolutions en matière de remboursement des missions

27 Décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST «Les Pièces Justificatives relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements des personnels sont conservées par l ordonnateur qui les tient à la disposition de l agent comptable».

28 LE DIRECTEUR D UNITÉ : un gestionnaire à part entière A ce titre, il est responsable de l approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution, d où : 1 la suppression des certificats administratifs : - établis pour justifier les discordances entre l ordre de mission et l état de frais ; - autorisant l utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel LA SIGNATURE DE L ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR D UNITÉ VAUT APPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION 2 la conservation des justificatifs (factures d hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications d assurance, le cas échéant, factures de restaurant )

29 2 - Organiser et fiabiliser le contrôle et la conservation des justificatifs Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER Il s agit de mettre en place un dispositif de contrôle : - plus responsabilisant et plus motivant - se traduisant par des engagements réciproques DR / labo In fine, induire une relation de PARTENARIAT

30 VOTE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CNRS DU 19/10/06 Le forfait d hébergement passe à 60 * Le forfait d hébergement pour les experts étrangers passe à 120, dans la limite des frais réels engagés et sur production des factures Sur décision du DG du CNRS, le forfait d hébergement peut dépasser les 120.

31 VOTE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CNRS DU 19/10/06 A l appréciation de son Directeur d unité, l agent qui se déplace dans une commune limitrophe de sa résidence administrative peut être indemnisé de transport et repas A l appréciation du Directeur d unité, l utilisation du véhicule personnel est remboursée pour les pays limitrophes de la France, la Grande Bretagne et les Pays Bas

32 VOTE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CNRS DU 19/10/06 C est au Directeur d unité d apprécier l intérêt du laboratoire (et non plus le trajet le moins cher sur le parcours le plus direct) et de valider les conditions d exécution des missions, en fonction du budget dont il dispose