ET LE NOUVEAU RÈGLEMENT DU BARREAU DU QUÉBEC

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2 PRÉAMBULE FAVORISER LE RESPECT DES EXIGENCES DU NOUVEAU RÈGLEMENT Au cours de l année 2009, quelques séances de travail ont été tenues conjointement avec des représentants du Service de l inspection professionnelle du Barreau du Québec. Ces rencontres avaient pour objectifs : de présenter les principales fonctions du logiciel applicables au nouveau règlement. d identifier les modifications devant être effectuées, au regard des exigences du nouveau règlement. Ces rencontres ont permis d identifier d autres besoins en matière de comptabilité, notamment et principalement le rapport comptable annuel, qui doit être transmis, sur demande, au Directeur de l Inspection professionnelle à chaque année. Les pages suivantes réfèrent aux articles du règlement et expliquent ou proposent les solutions disponibles pour en favoriser l application. Ce document présente un résumé des moyens mis à la disposition des utilisateurs pour leur permettre de se conformer aux exigences du nouveau règlement. Il s adresse aux avocats et également au personnel de soutien, souvent moins familier avec la gestion des bureaux d avocats. Il ne s agit toutefois pas d un manuel d instruction. Outre la comptabilité, le règlement impose de nouvelles exigences associées à l identification des clients. Les modifications nécessaires ont également été apportées.

3 GÉNÉRALITÉS SECTION I Art. 1) Alinéa 8 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Définition : «espèces» Dans le cadre des modifications du règlement, l expression «En argent» a été remplacée par «En espèces» dans les fenêtres «Encaissement», «Dépôt en fidéicommis» et dans le bordereau de dépôt. SUIVI DES ÉCHÉANCES SECTION II Art. 7, 8 DOMICILE PROFESSIONNEL ET NORMES RELATIVES À L EXERCICE DE LA PROFESSION «L avocat doit tenir à jour, le cas échéant, un système qui lui permet de se rappeler les dates de prescription des recours et tout autre délai susceptible d influer sur les recours judiciaires de ses clients.» «L avocat doit utiliser un agenda, un registre ou tout autre moyen qui lui permet d y inscrire ses rendez-vous, ses vacations et les dates de rappel de ses dossiers.» Le module de gestion des rappels permet d assurer un suivi adéquat de ces échéances et de l agenda de cour. Il est également possible de générer, à partir d un dossier, tous les délais proposés ou convenus dans le cadre d une entente sur le déroulement d une instance. D autres options de rappels sont disponibles, notamment au niveau du suivi des comptes clients. Toutes les échéances d un dossier peuvent être mises à jour automatiquement dans Outlook et, de là, transférées dans les agendas électroniques des avocats. 1

4 TENUE DE DOSSIERS ET ARCHIVAGE SECTION II Art. 9 SECTION III Art. 18 «L avocat doit tenir à jour une liste de ses dossiers actifs et de ses dossiers fermés au cours des sept dernières années.» TENUE DES DOSSIERS «Lorsque le dossier d un client n est plus actif, il doit le conserver au moins sept ans à compter de sa date de fermeture» Le logiciel ne détruit jamais un dossier de même que les données relatives à ce dernier. L utilisateur dispose ainsi, en tout temps, d une liste à jour des dossiers actifs et des dossiers fermés. Évidemment, pour que cette information demeure à jour, il est essentiel d effectuer la procédure de fermeture prévue dans le logiciel lorsque le traitement du dossier est terminé. Après plusieurs années d utilisation, avec une majorité de dossiers qui sont fermés, le système permet d améliorer la performance du logiciel en allégeant le contenu de la base de données. À cette fin, une procédure d archivage qui consiste simplement à déplacer les données des anciens dossiers (ex. : des dossiers fermés depuis plus de sept ans) vers une base de données «Archive». En tout temps, il est possible de consulter les données d un dossier archivé. 2

5 GESTION DE L IDENTITÉ 4.1 Correspondance et identification SECTION II Art. 10 «La correspondance de l avocat, qu elle soit effectuée sur support papier ou faisant appel aux technologies de l information, doit contenir au moins son nom ou celui de son employeur ou la raison sociale de son cabinet, l'adresse de son domicile professionnel, ses numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que son adresse de courrier électronique professionnelle.» Ces informations figurent habituellement sur la correspondance à l exception, peut-être, de l adresse courriel de l avocat. Rappel : Le module de gestion documentaire permet de fusionner le courriel de l avocat responsable du dossier, et ce, pour toute correspondance. 4.2 Identification de la clientèle Art. 14 L identification du client Dans le cas d une personne physique, l utilisateur doit inscrire, notamment, l occupation du client. Il est recommandé d utiliser la liste éditable identifiée «Occupation», tel que démontré dans l exemple ci-dessous. 3

6 Dans le cas d une société ou d un organisme, l avocat doit obtenir, notamment : le numéro de certificat de constitution ou d identification de la société ou de l organisme et le lieu de sa délivrance, s il y a lieu. la nature générale des activités de la société ou de l organisme, sauf s il s agit d une institution financière, d un organisme public ou d un émetteur assujetti. le nom, le poste, l adresse et le numéro de téléphone des personnes autorisées à donner des directives relatives au mandat ou au contrat de service. Un nouveau module corporatif a été développé afin de permettre de concilier un plus grand nombre d informations associées à une société, ce qui répondra à l exigence de cet article du règlement. Le bouton «Corporatif» permet d initier la saisie des informations sur une société. Il s agit d un nouveau module intégrant, à priori, toutes les informations contenues dans l onglet actuel «Corporatif», de la fenêtre de gestion des clients. L onglet actuel sera retiré du logiciel ultérieurement. L icône s affiche en vert lorsque certaines informations ont déjà été enregistrées pour cette société. Cette fonction permet de gérer davantage d informations que ce qu exige le règlement. 4

7 Un double-clique sur la zone «Siège social» affichera la fenêtre de gestion des informations sur la société. L onglet «Enregistrements» permet d inscrire le numéro du certificat de constitution et le lieu de délivrance, conformément aux exigences du règlement. Un menu contextuel permet d inscrire les personnes impliquées dans cette société (les acteurs) ainsi que les dates de début et de fin de mandat des administrateurs et des dirigeants. Par défaut, seuls les acteurs actifs sont affichés et le menu contextuel permet de consulter l historique des personnes ayant occupées ce poste. 5

8 4.3 La fiche client ou la fiche dossier Le Directeur de l Inspection professionnelle a mis à la disposition des usagers un formulaire «fiche client» présentant l ensemble des informations requises pour l identification adéquate des clients. Cette fiche client correspond, en fait, à la fiche «dossier» du logiciel puisqu elle réfère au numéro de dossier, à la description du mandat, etc. Le contenu de la fiche «dossier» a été modifié dans le but de présenter les informations additionnelles exigées par le Barreau. Personnes autorisées qui donnent des directives relatives au mandat Lorsque le client est une société ou un organisme, l article 14 prévoit l obligation d identifier la ou les personnes autorisées qui donnent des directives dans le cadre du mandat. Dans cet exemple, M. Paul Laforce était déjà identifié comme interlocuteur du client dans ce mandat. Nous avons ajouté une option vous permettant de préciser en plus qu il s agit de la personne autorisée à donner des directives, si applicable. La sélection de cette option entraîne l ajout d un intervenant au dossier. Vous pouvez utiliser la fonction «Intervenants» pour identifier toute autre personne autorisée. Une nouvelle fiche «Client Dossier» conforme au modèle proposé par le Barreau est présentée à titre d exemple en annexe. 6

9 Art. 23 La vérification de l identité des clients Lorsqu il s agit de vérifier l identité d une société, outre le nom et l adresse, le règlement prévoit de vérifier, dans certaines circonstances : Le nom et l occupation des administrateurs. Le nom, l adresse et l occupation de toutes les personnes qui détiennent au moins 25 % des parts de l organisme ou de la société ou des actions de la société par actions. Le nouveau module «Corporatif» permet d inscrire ces informations au dossier du client. nom occupation des administrateurs adresse 7

10 CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES SECTION IV Art. 29 COMPTABILITÉ D ADMINISTRATION ET EN FIDÉICOMMIS Concernant la confidentialité et la sécurité des données La mise en application d un contrôle d accès aux données est dorénavant obligatoire dans le logiciel, afin de garantir la confidentialité des informations en cas de vol d équipement, par exemple. 8

11 DONNÉES COMPTABLES SECTION IV L avocat doit conserver pour une période d au moins sept ans tous les journaux et registres concernant la comptabilité Art. 30, 31 Le programme ne détruit aucune donnée comptable. Pour les exercices financiers antérieurs à 2008, le programme conservait une copie des données avant de procéder à la fermeture de l année. En théorie, il est possible d accéder à ces données en accédant aux copies conservées dans le répertoire «Années antérieures» de votre installation. Bien que nous vous recommandions de conserver une copie papier de vos documents comptables, ceux-ci sont toujours disponibles et facilement accessibles dans le logiciel à partir de l année financière Comptabilité SECTION V Art. 34 COMPTABILITÉ D ADMINISTRATION Le journal de caisse recettes-déboursés d administration Concernant le journal de caisse recettes-déboursés d administration, le module de comptabilité générale de Juris Concept répond à ces exigences, notamment au niveau de l identification des sommes reçues en espèces. SECTION VI Art. 35 à 41 COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS Le journal de caisse recettes-déboursés en fidéicommis Le registre de cartes-clients Le registre de rapports comptables mensuels (conciliations bancaires) Les rapports sur les comptes en fidéicommis du logiciel répondent à ces exigences. 9

12 1 an 12 mois 30 jours Art. 42 Le rapport comptable annuel (Nouvelle exigence) Dorénavant, au moins une fois par année et dans les 30 jours suivant la réception d une demande par le Directeur de l inspection professionnelle, un rapport comptable annuel couvrant la période de 12 mois (la période est identifiée dans la demande) doit lui être acheminé. Ce rapport devra être produit pour chacun des comptes en fidéicommis sous votre responsabilité. Ainsi, le Barreau exige maintenant un compte rendu annuel pour chacun des quelques 5000 comptes en fidéicommis gérés par les avocats. Le nouveau rapport a été développé au cours de l été 2010 et sera disponible pour les clients disposant de la version ou plus. 10

13 Ce rapport est généré à la manière d une conciliation bancaire. Il suffit d indiquer la période demandée par le Directeur de l inspection professionnelle. Les informations qu il contient proviennent évidemment du registre des transactions en fidéicommis. Le rapport comptable annuel ne sera valide que si vous avez effectué les conciliations bancaires de la période demandée. Également, pour être conforme au formulaire prescrit par le Barreau et générer les sections 6 et 7 adéquatement, nous avons ajouté : la distinction entre un compte général et un compte particulier (Section 6 - Liste des comptes particuliers en fidéicommis) les rubriques d information permettant de gérer la date d ouverture et de fermeture d un compte en fidéicommis (Section 7 Liste des comptes généraux et particuliers en fidéicommis fermés). 11

14 6.2 Biens et sommes en fidéicommis SECTION VII Art. 43 AUTRES BIENS EN FIDÉICOMMIS Registre des autres biens en fidéicommis Cette section prévoit l obligation pour l avocat de tenir à jour un registre des autres biens détenus en fidéicommis. Le module «Registre des autres biens» est accessible à partir du bouton «Fidéicommis» de la fenêtre principale, À l ouverture, le programme affiche l inventaire à jour de tous les biens inscrits au registre. Le menu contextuel permet de gérer les biens. Tous les biens inscrits dans un dossier sont affichés dans l historique financier du dossier du client. Voir rapport «Détail financier» pour visualiser les biens inscrits au dossier. Une fonction permet d imprimer un reçu dans les cas où vous souhaitez obtenir la signature du client à titre d accusé réception du bien. SECTION VIII Art. 59 RÉCEPTION ET RETRAIT D ARGENT EN FIDÉICOMMIS On ne peut retirer pour un dossier, un montant plus élevé que le solde détenu dans le compte de ce dossier Le programme vous avisera si une telle situation se présente. 12

15 6.3 Montants en espèce et reçu SECTION IX Art. 69, 70, 71 et 72 MONTANTS EN ESPÈCES Ces articles concernent les montants reçus en espèces de la part des clients et imposent l obligation d émettre un reçu signé par les personnes impliquées dans la transaction. Un reçu doit être émis pour toute somme reçu en espèces Lorsque le total des sommes reçues en espèces depuis l ouverture du dossier est de $ ou plus, une copie du reçue et une déclaration signée doit être transmis au directeur de l inspection professionnelle. Lorsqu'une somme reçue en espèces est de $ ou plus dans un dossier et qu'une partie ou la totalité de la somme reçue en espèces doit être remboursée, le remboursement doit être effectué en espèces et l'avocat doit obtenir un reçu de la personne à qui il remet ladite somme en espèces. Le registre des reçus (Nouveau) Le programme vous permet d émettre les reçus appropriés, de les conserver dans votre base de données et de les consulter à partir du registre des reçus. Chaque fois qu un encaissement est enregistré à la suite de la réception d un montant reçu en espèces, que ce soit pour dépôt au compte en fidéicommis ou au compte courant, le programme affiche un message suggérant les actions à prendre pour vous conformer au règlement. Le message diffère si le total des montants reçus en espèces depuis l ouverture du dossier égale ou excède la somme de $. 13

16 Lorsque la transaction est inscrite, le bouton «Reçu» vous permet d initier le processus permettant de compléter les informations requises pour l impression du reçu. Dans cet exemple, le texte du bouton vous indique qu un reçu a déjà été émis et conservé dans le registre sous le numéro 6. L Le programme offre la possibilité d émettre deux types de reçus selon l une des situations suivantes : vous recevez un montant en espèces, vous remboursez un montant en espèces. 14

17 Procédure pour émettre un reçu Sélectionnez le type de reçu et cliquez sur le bouton «Suivant». Complétez les informations demandées. Imprimez le reçu à être signé par la ou les personnes concernées. À la suite de l impression du reçu, le programme vous invitera à confirmer votre acceptation et, le cas échéant, enregistrera les données du reçu dans le registre. Le contenu des informations imprimées sur le reçu est conforme aux modèles proposés par le Barreau du Québec. 15

18 Consulter le registre des reçus Le registre des reçus est accessible à partir des options de gestion des comptes en fidéicommis. Il n est donc pas disponible pour les versions «Contentieux» et «Formulaire de procédure civile». Le programme affiche la liste des transactions en respectant le standard du logiciel, à savoir, la possibilité : de «Filtrer» le contenu de la liste ; de transférer le contenu vers Excel ; d imprimer la liste. La déclaration relative à une somme reçue en espèces Si vous disposez d une version à jour du logiciel ( ou +), le programme de mise à jour a inséré le formulaire proposé par le Barreau du Québec dans un nouveau répertoire du même nom. Note importante : Le logiciel conserve un registre informatique des reçus. Ce registre ne vise évidemment pas à remplacer votre registre papier comportant les signatures requises des personnes impliquées dans la transaction. 16

19 ANNEXE - FICHE «CLIENT - DOSSIER» 17

20 règlement Juris Concept logiciel comptabilité normes et règlements avocats délais Barreau du Québec gestion des rappels tenue de dossiers comptes clients suivi des échéances et de l agenda de cour mandats et délais Juris Concept dépôt en espèce dépôt en fidéicommis agenda électronique comptabilité suivi des échéances correspondance professionnelle Barreau du Québec date début et fin de mandat historique de la clientèle dépôt en fidéicommis Juris Concept formulaire client vérification de l identité dates correspondance professionnelle normes et règlements documents comptables nouvelle règlementation exercices financiers agenda électronique comptes clients dates comptabilité correspondance professionnelle agenda électronique suivi d échéances Juris Concept 2014, Cyrille-Duquet, bureau 280 Québec (Québec) G1N 4N6 Tél. : Fax : Sans frais :