Accueil et animation Reception and promotional activities

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1 114 Services Les Marchés savoir-faire pour & savoir-faire l événement I The know-how I XxxI Services for the event Service Clients : service-clients@gl-events.com / Les savoir-faire I The know-how Accueil et animation Reception and promotional activities L'accueil est une alchimie... du savoir-vivre, du savoir-être et beaucoup de savoir-faire. Mais l'accueil, c'est aussi un état d'esprit. Depuis bientôt 20 ans, nous cultivons une philosophie de l'accueil fondée sur une qualité de services irréprochable. Parce que chaque opération est différente, elle requiert une équipe conçue sur-mesure. Nous sélectionnons les meilleurs profils d'hôtes et hôtesses, d'animateurs et d'animatrices, en fonction de leurs distinctions, de leurs qualités humaines, de leurs expériences... Casting, répétitions, simulations, nous mettons tout en œuvre pour préparer nos interventions dans les moindres détails. Un chargé de mission suit et contrôle régulièrement la qualité de notre service, et une équipe de réserve peut intervenir si nécessaire de manière réactive... Etre constamment à l'écoute de nos clients, apporter notre expertise et nos solutions, sélectionner avec exigence des équipes valorisantes, encadrer notre personnel avec vigilance et considération... autant d'impératifs indispensables pour un service d'excellence. Plus de 200 heures de formation dispensées aux candidats sélectionnés afin de les sensibiliser à la rigueur indispensable pour leurs missions. Plus de hôtes et hôtesses expérimentés sur toute la France. Plus de événements couverts par an. Receiving visitors is alchemy, blending social etiquette with inter-personal skills and a healthy dose of know-how. But it's also a state of mind. Over almost two decades we have developed a reception philosophy anchored in faultless quality services. As every operation is different it requires a made-to-measure team. Our hosts and facilitators are top-profile selected men and women who stand out by their human qualities and experience Whether for hiring, rehearsals or simulations, we do our utmost to hone our preparations down to the tiniest details. A project manager regularly monitors and checks the quality of our service, while a backup team can step in immediately if required Keeping constantly tuned in to clients requirements so as to bring to bear our expertise and our solutions while strictly selecting positive teams and remaining vigilant and considerate with our personnel are just so many vital imperatives for a service par excellence. The selected applicants are provided with over 200 hours of training to bring home to them the essential discipline needed for their missions. More than 3,500 skilled men and women hosts throughout France. More than 1,500 events covered annually.

2 115 Services pour l événement Services for the event Accueil et animation / Reception and promotional activities 116

3 116 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Accueil et animation I Reception and promotional activities Accueil et animation Reception and promotional activities Congrès international, inauguration prestigieuse, convention de personnes International fairs, prestigious inaugurations, conventions for 5,000 people Accueil événementiel / Events reception Salons, congrès, inaugurations, expositions, conventions, tournois sportifs, cocktails, séminaires Accueil VIP Accueil protocolaire (Green Cross, Bio vision, G8) Gestion des vestiaires Distribution (documents, objets, cadeaux ) Renseignement clients, produits Gestion des flux Accueil commissariats généraux Orientation, accompagnement, placement Contrôle des entrées, remise de badges Gestion casque de traduction, passage micro Maîtrise de plusieurs langues Expérience Conseil, réactivité, initiative Préparation du déroulé de la prestation Mise en place, encadrement du personnel Debriefing et remontées d'informations Fairs, conventions, inaugurations, exhibitions, sporting events, cocktails, seminars VIP reception Formal receptions (Green Cross, Bio vision, G8) Deposit/Cloakroom management Distribution (documents, objects, presents ) Customer/product information Visitor traffic management Administrative desk reception Orientation, accompaniment Access control, distribution badge Management of headphones (for translation) and microphones (for participants) Fluency in several languages Experience Advice, reactivity, initiative Preparation of services Organisation and management of personnel Debriefing feedback

4 Les savoir-faire I The know-how 117 Services pour l événement Services for the event Animation commerciale et promotion / Sales and promotional activities Lancements de produits, promotions des ventes, actions commerciales, tournées d'hiver ou d'été Gestion des jeux-concours Animations saisonnières (Noël, Fête des mères) Enquête consommateurs Product launches, sales promotions, commercial operations, winter or summer tours and competitions Seasonal promotion activities (Xmas, Mother s Day, etc) Consumer surveys Distributions des supports promotionnels (flyers...) Distributions d'objets, échantillons Réalisation de sketchs, chorégraphies Incitation à l'utilisation des produits et argumentations Prise de rendez-vous, de contacts Maîtrise des techniques commerciales et d'animations Esprit d'équipe, dynamisme Intégration et maîtrise des produits, des marchés ou des services du client Mise en place et contrôle des prestations Bilans et comptes-rendus détaillés Distributions of promotional tools (flyers...) Distributions of objects, samples Choreographed scenes and sketches Product promotion and sales pitch Arranging meetings, finding contacts Management of games Strong sales and promotional skills Team spirit, dynamism Ability to understand and integrate products / markets information and customer profiles Setting up and monitoring of the service Detailed reports and feedback

5 118 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Accueil et animation I Reception and promotional activities Accueil en entreprise / Corporate reception Standard téléphonique bilingue ou trilingue, accueil physique, petit secrétariat. Bilingual or trilingual switchboard operators, face to face reception, secretarial duties Véhiculer l'image de l'entreprise Accueil visiteurs, standard téléphonique Secrétariat et informatique Gestion de plannings, de salles Traitement du courrier Gestion des petites fournitures Gestion et réservation des déplacements (taxi, hôtel, train ) Confection et remise de badges AGENCE Formation continue des hôtesses (discours téléphonique ) Suivi administratif (planning, congés, contrats, absences ) Visites surprises sur site et tests téléphoniques réguliers Optimisation du service : audit, bilan trimestriel qualitatif et quantitatif HÔTESSES Intégration de la culture d'entreprise Compétences linguistiques Réalisation de comptes-rendus mensuels Sens de l'organisation Convey the image of the company Welcome visitors, switchboard operator Computing and secretarial work Management of schedules, meeting rooms Mail sorting Management of daily office supplies Management of travel reservations (taxi, hotel, train, plane ) Processing and badges distribution AGENCY Professional training of hostesses (telephone dialogue,...) Administrative organisation (schedules, holidays, contracts, absences ) Surprise visits on site and regular telephone tests Optimisation of service: audit, quarterly performance and quality appraisal HOSTESSES Integration of the company culture Linguistic skills Monthly report Organisational skills

6 Les savoir-faire I The know-how 119 Services pour l événement Services for the event Tourisme industriel ou d'affaires / Business tourism Visites guidées, encadrements touristiques, démonstrations et questionnaires Guided visits, organisation of tourist groups, demonstrations and questionnaires Saisie de données / Data input Prise en charge des visiteurs et de leurs déplacements Accueil personnalisé multilingue (aéroports, gares ) Visite de sites, d'usines, de bâtiments Prise en charge de clients : de l'aéroport au site Administration de questionnaires Présentation et démonstration de produits, de savoir-faire, de technologies Welcoming and looking after visitors and their travel programmes Multilingual, personalized reception (airports, stations ) Visits of sites, factories, buildings... Welcoming and looking after customer from airport to site Administration of application form Presentation and demonstration of products, know-how, technologies Saisie informatique de données visiteurs et exposants pour les organisateurs de salons Confection et remise de badges Maîtrise des outils informatiques : MS Office, Access Test informatique : rapidité, efficacité Computer processing of visitor and exhibitor information for the event s organizer Processing and handing out of badges Strong computer skills: MS Office, Access Computer test: speed, efficiency Forte culture générale et connaissances spécifiques de chaque domaine d'activité Assimilation rapide du fonctionnement et de la culture de l'entreprise Maturité et autonomie professionnelle Casting et formation in situ Strong general culture and specific knowledge of necessary area of activity Ability to rapidly understand and assimilate the workings and culture of a company Maturity and professional autonomy On site training and recruiting