La dématérialisation dans le secteur hospitalier
Généralités
Généralités Qu est ce que le PES? Le PES est un format de données de type XML («langage de balisage extensible») Le PES est un Protocole d Échanges Standard électronique - entre l ordonnateur et le comptable permettant la dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense) - qui véhicule les Pièces Justificatives associées - qui permet la signature électronique des bordereaux de titres et de mandats NB : en principe, l attestation du caractère exécutoire des PJ est constituée par la signature manuelle ou électronique du bordereau récapitulatif (exception : les marchés publics) 3
Généralités Les modalités de dématérialisation: sont définies en partenariat avec les représentants des associations d ordonnateurs du secteur hospitalier et le juge des comptes sont fixées dans une convention cadre nationale du 18 Janvier 2010 (mise à jour le 19 juin 2014) Le PES pour les recettes et les dépenses devra être déployé à la date cible du 1 er janvier 2015 4
Généralités Le processus papier (avant la dématérialisation) : 2 flux parallèles Progiciel CL Un flux informatique (Indigo, Htitre, Hmandat ) Hélios via le portail, éventuellement par un tiers de télétransmission L ordonnateur Collectivité Mandats, bordereaux de dépense papier Titres et bordereaux de recette papier ayant valeur probante et produits au compte de gestion Un flux papier Le comptable Centre des Finances Publiques 5
Généralités Le processus cible AVEC la dématérialisation: Un seul flux PES signé électroniquement et incluant les pièces justificatives Ayant valeur probante et produit au compte de gestion ORDONNATEUR Progiciel financier via le portail, éventuellement par un tiers de télétransm ission COMPTABLE HELIOS titres, mandats et bordereaux pièces justificatives dématérialisées Collectivité Plus de pièces papier Centre des Finances Publiques 6
Généralités : Articulation PES / FIDES Parallèlement au déploiement du PES et de la dématérialisation des PJ, la généralisation de FIDES est envisagée dans un calendrier fixé par l'instruction DGOS du 19 mai 2014 Du fait de la volumétrie, la bascule en FIDES ne peut se faire sans dématérialisation complète des titres de recette dans les établissements de santé - A minima dématérialisation actuelle (ex : GED indexée) dans l'attente du passage au PES - mise en production du PES V2 nécessaire pour les établissements ne disposant pas déjà d'une solution de dématérialisation En attente de la validation des éditeurs hospitaliers au format PES Il convient dès maintenant d'anticiper le passage au PES en menant les travaux préparatoires nécessaires. 7
Généralités La dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives obéit à des techniques différentes dont les travaux peuvent être menés séparément Pour tirer profit de tous les bénéfices de la dématérialisation en terme d organisation du travail, la dématérialisation de l ensemble des documents est la cible à atteindre Pour la dématérialisation des pièces comptables, le PES V2 est le nouveau - et à terme - l unique protocole d échange d informations entre l ordonnateur et le comptable. En effet, l arrêté du 3 août 2011 supprime les protocoles d échanges historiques de type «H Titre» et «H mandat» et rend le PES V2 obligatoire à compter du 1er janvier 2015 8
Généralités Le passage au PES V2 nécessite un certain nombre de pré-requis La certification de l éditeur du (des) logiciel(s) de l établissement pour les domaines dépense et recette La certification de l éditeur n entraîne pas le passage automatique de l établissement en production, qui doit être validé sur sa capacité à produire des flux à la norme PES V2 (tests à déposer sur une base-école appelée «Pesos») Pour cela : la conduite de travaux internes de préparation métier de l établissement, avec mobilisation de tous les acteurs locaux concernés, nécessite un délai de plusieurs mois 9
Généralités A ce jour Seuls les éditeurs AGFA et Médiane sont certifiés sur la version PES V2 Guichet XML (qui inclut un renforcement des contrôles). Le logiciel MIPIH a été validé récemment pour le passage au PES V2 des pièces comptables seules ; les travaux se poursuivent pour la validation sur les domaines Pièces justificatives et signature électronique. Les autres éditeurs (dont Mc Kesson) sont en phase de test pour faire valider leurs logiciels 10
Généralités Les solutions envisageables PES Recette et Dépense avec PJ et signature électronique : seule solution permettant de fluidifier complètement la chaîne et de générer des gains de productivité. PES V2 «sec» - a minima les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense) 11
Généralités : quel accompagnement pour les ESMS en vue du passage au PES Accompagnement des ESMS Extranet regroupant l'intégralité de la documentation FIDES et PES, accessible à l'adresse www.sante.gouv.fr/demat-depense-recette.html 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Centre d'appel AT ordonnateurs de la DGFiP pour les incidents techniques au 08 1000 1856 Le comptable proximité, interlocuteur de premier niveau (la lettre de cadrage, suivi, questions...) Le Correspondant démat départemental pour la phase de tests / validation / accompagnement Pilote Accompagnement du Changement (PAC) dans chaque interrégion MDD (politique de dématérialisation, validation des éditeurs, décisions au plus haut niveau) 12
Perspectives Les enjeux de la dématérialisation totale au regard des chantiers en cours La mise en œuvre des décisions du CIMAP du 17 juillet 2013 La réduction des délais de paiement de l'etat La facturation électronique (ordonnance du 26 juin 2014) Le déploiement des moyens modernes de paiement (TIPI) L'ENSU (Espace Numérique Sécurisé et Unifié) 13
Les travaux préparatoires à la dématérialisation des pièces comptables
Les principes généraux
Principes généraux du passage au PESV2 et à la dématérialisation Un nouveau protocole, de nouvelles exigences Un protocole enrichi avec de nouvelles fonctionnalités à développer Les valorisations par défaut et les «moulinettes» de transformation des flux dans Hélios sont interdites les logiciels éditeurs sont à sécuriser. les valeurs ou les données complètes exigées par Hélios sont à transmettre (ex : numéros de marchés, codes produits etc ) Deux modes de transmission : - portail DGFIP - ou Tiers de télétransmission (TDT) 16
Principes généraux du passage au PESV2 et à la dématérialisation Une nouvelle chaîne d acquisition en amont d Hélios ( guichet XML) : Des contrôles renforcés dans le flux «Aller» ordonnateur/ comptable, notamment des contrôles de cohérence inter-balises du flux au format XML. Un fichier d acquit (ou accusé-réception) qui dresse l état de l intégration ou du rejet dans Hélios des bordereaux de mandats ou titres et / ou des pièces justificatives électroniques Un retour automatisé des informations doit être intégré dans les progiciels éditeurs 17
Anticiper et planifier les travaux
Anticiper et planifier les travaux Une démarche à planifier et des jalons réalistes à mettre en œuvre: Une anticipation des travaux à mener est indispensable Ré-ingénierie des processus dans les services ordonnateurs, des circuits des documents, signature Le succès passe par la constitution d une équipe «projet» transverse capable: de coordonner les services informatiques, financiers et autres de s assurer du suivi et du respect des échéances La dématérialisation passe par la dématérialisation des pièces comptables mais aussi par celle des pièces justificatives 19
Penser le changement Adopter de nouveaux outils - En AMONT de la chaîne, adoption d outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives - Adaptation des logiciels financier et de facturation - Dresser la cartographie des éditeurs, inventaires des logiciels financiers, nature et durée des contrats - Choisir un mode de transmission des flux - Choisir un outil de signature électronique PJ EMISES PAR L ORDONNATEUR NATIVES (paye, arrêtés délib etc ) Dématérialisation des pièces justificatives Dépose des fichiers dans le logiciel financier Génération des Bordereaux Mandats Titres Dépose des flux pour signature électronique Signature électronique Transmission des flux PES V2 + PJ MP PASSAGE PJ TIERS A LA DEMATERIALISATION DANS LE SECTEUR HOSPITALIER 20
La signature électronique des bordereaux Le choix du système de signature Via l outil Xémélios, dissocié du logiciel financier : 21
La signature électronique des bordereaux Le choix du système de signature Via un tiers de télétransmission (TdT) : 22
La signature électronique des bordereaux Le choix du système de signature Via le parapheur électronique : 23
Anticiper et planifier les travaux L étude du contexte local Y a-t-il une équipe dédiée? Qui mène et participe aux travaux? Les services informatiques sont-ils intégrés dans le projet dès l'origine? Quel est leur rôle vis-à-vis des éditeurs de logiciels? Quels sont les travaux préparatoires menés? Reprise de la base tiers («nettoyage») Étude du circuit des documents dans les services Quel outil de signature et certificat électronique? Parapheur électronique ou logiciel externe ou intégré au progiciel financier? Qui signe et avec quelle délégation? Quel mode de transmission? Portail ou Tiers de Télétransmission? (éventuellement marché à passer) 24
Anticiper et planifier les travaux L étude du contexte local Quid des pièces justificatives? Existe-t-il déjà des PJ déjà dématérialisées : paie, délibérations et arrêtés? Quel circuit des documents mettre en œuvre? Centralisation possible de la base documentaire en électronique? Référencement des pièces justificatives (lien entre la pièce comptable et la pièce justificative électronique) 25
Anticiper et planifier les travaux Cartographie précise des logiciels, flux historiques et documents : Un ou plusieurs logiciels financiers et comptables? Interfaces avec les applications satellites (facturation, dette, RH...) Quels documents sont échangés dans l'établissement et avec les partenaires extérieurs? ( ARS, DGFIP, ) 26
Anticiper et planifier les travaux Cartographie précise des logiciels, flux historiques et documents : Un ou plusieurs logiciels financiers et comptables? Interfaces avec les applications satellites (facturation, dette, RH...) Quels documents sont échangés dans l'établissement et avec les partenaires extérieurs? ( ARS, DGFIP, ) 27
Les travaux nécessaires sur les tiers : la qualité du référentiel
Anticiper et planifier les travaux sur le référentiel tiers La volumétrie des Tiers est souvent très importante dans les EPS : on recense plusieurs dizaines de milliers de Tiers dans les référentiels Balayer l antérieur au fur et à mesure compte tenu du nombre important des Tiers il n est pas forcément pertinent de vouloir tout corriger. le comptable et l établissement peuvent par exemple définir ensemble les Tiers qu ils souhaitent corriger en priorité. Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers, afin de s assurer que leur qualité soit conforme aux attentes du PES V2 (valorisation notamment des SIRET dès que possible) que les tiers ne se multiplient pas en fonction des utilisateurs Des outils sont souvent disponibles auprès de la plupart des éditeurs 29
Le cadrage des travaux de déploiement du PES V2: le référentiel tiers Anticiper et planifier les travaux sur le référentiel tiers L'amélioration de la qualité des informations Tiers dans Hélios et l application ordonnateur a pour objectif : D éviter la multiplication des Tiers, en s appuyant sur les critères de rattachement optimisés D améliorer la qualité de l'information et la prise en charge des données par Hélios Pour fiabiliser la base de Tiers chez l ordonnateur et dans Hélios : Identifier les Tiers identiques, les relier entre eux et désigner l un d entre eux comme Tiers de référence Créer un compte unique de Tiers par consolidation 30
La dématérialisation des PJ, une démarche progressive et en amont ou en parallèle du PESV2
Une démarche progressive sur les PJ et le PES recette et dépense pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière Les travaux des différentes offres de dématérialisation proposées peuvent être menés en parallèle, selon les choix de chaque établissement. PJ Dématérialiser le plus de PJ avant l engagement des travaux de déploiement du PES Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions PJ de passation de marché PJ d exécution de marché PES V2 La dématérialisation des PJ est conseillée avant l engagement des travaux du PES Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible des PJ dématérialisées Titres, mandats Transmission des PJ dématérialisées bordereaux (Signature électronique du flux PES) Concentrer les efforts sur le déploiement du PES 32
La dématérialisation des pièces justificatives est à privilégier dans une optique globale par établissement sur la base Prioriser les PJ volumineuses d une analyse des PJ (volume et nature) et Travailler par type de PJ homogène : des impacts sur les processus de la collectivité Distinguer les PJ créées par l'établissement Au format bureautique qui ne nécessitent pas de signature électronique : délibérations et arrêtés, pièces de passation de marchés (hors acte d engagement, contrat) Au format XML qui nécessite un développement de l éditeur ou en interne les PJ cosignées par l'établissement et des tiers Nécessitant la maîtrise de la signature électronique et sa vérification par le comptable et la CRC Se référer aux solutions de dématérialisation et aux formats prévus par la convention cadre nationale : Solutions définies de manière partenariale Prioriser le format XML lorsque pour les PJ volumineuses créées par l'établissement gérées dans un logiciel adapté paye, aide sociale, frais de déplacement Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées par l'établissement en bureautique : délibérations/décisions, CCAP Utiliser le format PDF après numérisation PJ cosignées, émises par des tiers Signer un accord local décrivant les solutions convenues : les PJ reçues des tiers Pouvant être numérisées lorsqu elles ne sont pas volumineuses Dans l attente de leur émission électronique par leur émetteur (factures ) La signature engage la collectivité à respecter les solutions définies conjointement La signature engage le comptable et la CRC à recevoir les documents selon les solutions définies en remplacement des documents papier 33
La dématérialisation des PJ : les solutions préconisées permettent la dématérialisation de l ensemble des documents de la chaîne comptable et financière Le format XML est privilégié pour les PJ volumineuses ou stratégiques Selon des schémas XML validés par les partenaires nationaux Selon des schémas XML référencés : factures de dépense Le format PDF est à privilégier pour les autres PJ Sans signature électronique, ni numérisation lorsqu elles sont créées par l établissement Ex : délibération, arrêté, certificat administratif, CCAP, rapport de présentation des MP La numérisation/scannérisation est possible de manière pragmatique et provisoire pour les PJ hétérogènes produites par un tiers à l'établissement sur support papier Une dématérialisation fondée sur le contexte réglementaire actuel L équivalence entre l écrit sur support papier et l écrit électronique Prise en compte de la signature électronique des co-signataires : acte d engagement de marchés, contrats 34
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