Renseignements sur le Portail de recherche à l intention des agents de liaison des bourses des établissements Aperçu Le Portail de recherche offre un guichet unique aux candidats, aux évaluateurs, aux membres de comité, aux établissements et aux partenaires. Le Portail de recherche est utilisé pour gérer les processus de présentation des demandes et d évaluation, l acceptation des bourses, l annonce des résultats et la préparation des rapports. Le Portail de recherche permet aux agents de liaison des bourses d avoir accès aux demandes, de les consulter, de les approuver et de les traiter. Chaque établissement désigne un agent principal de liaison des bourses qui est chargé de donner les privilèges à d autres agents de liaison des bourses de leur établissement dans le Portail de recherche, selon leur rôle. Renseignements à l intention des agents de liaison des bourses Les nouveaux agents principaux de liaison des bourses qui ont besoin de tous les privilèges d accès au Portail de recherche doivent d abord s inscrire en présentant aux organismes (c est-à-dire le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada [CRSNG] ou le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada [CRSH]) le Formulaire d inscription à l intention de l agent principal de liaison des bourses (Portail de recherche). Tous les agents principaux de liaison des bourses, les agents de liaison des bourses et les agents adjoints de liaison des bourses doivent lire les Instructions à l intention des agents de liaison des bourses avant d utiliser le Portail de recherche. Aide avec le Portail de recherche Consultez les documents Portail de recherche Foire aux questions, Foire aux questions à l intention des agents de liaison des bourses des établissements ou communiquez avec le Bureau de soutien.
Instructions à l intention des agents de liaison des bourses Introduction Rôles et privilèges d accès Processus d inscription pour les agents principaux de liaison des bourses Accéder au Portail de recherche Visualiser une demande Gérer une demande Attribuer ou supprimer des rôles Changement d agent principal de liaison des bourses Protection et divulgation des renseignements personnels Signatures Introduction Le portail des établissements au sein du Portail de recherche est un espace de travail électronique sécurisé offert aux agents de liaison des bourses des établissements canadiens admissibles. Il permet à ces personnes d effectuer les tâches suivantes à titre de représentants de leur établissement : visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF; gérer le processus de quotas; visualiser les résultats des offres relatives aux bourses; visualiser les avis d octroi en format PDF. Rôles et privilèges d accès Le portail des établissements confère les trois rôles ci-dessous. Rôles Agent principal de liaison des bourses Remarque : Il s agit du seul rôle qui sera préétabli par l organisme subventionnaire. Privilèges d accès visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF; attribuer un état à une demande (c est-à-dire Offert, Candidat substitut, Non offert, Inadmissible, Reportée ou Retirée); supprimer des rôles d agent de liaison des bourses et d agent adjoint de liaison des bourses ou les attribuer à d autres personnes. Agent de liaison des bourses visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF; attribuer un état à une demande (c est-à-dire Offert, Candidat substitut, Non offert, Inadmissible, Reportée ou Retirée).
Agent adjoint de liaison des bourses visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF. Processus d inscription pour les agents principaux de liaison des bourses Pour accéder aux demandes de bourses dans le Portail de recherche, suivez les étapes suivantes. 1. Si vous n avez pas de compte dans le Portail de recherche, créez-en un. Imprimez, remplissez et signez le Formulaire d inscription à l intention de l agent principal de liaison des bourses (Portail de recherche). Le formulaire d inscription doit être approuvé et signé par le doyen des études supérieures de votre établissement. Si le doyen des études supérieures est aussi l agent principal de liaison des bourses de l établissement, son supérieur administratif doit approuver et signer le formulaire d inscription. 2. Envoyez par courriel une copie numérisée du formulaire d inscription rempli et signé à institution@nserc-crsng.gc.ca ou institution@sshrc-crsh.gc.ca. Les agents de liaison des bourses des Instituts de recherche en santé du Canada peuvent envoyer un courriel à l une des deux adresses. L organisme vous accordera le rôle d agent principal de liaison des bourses une fois que vous aurez créé votre compte et qu il aura reçu votre formulaire d inscription. Il ne peut y avoir qu un seul agent principal de liaison des bourses au sein de votre établissement. Remarque : Il n est pas nécessaire d envoyer par la poste ou de télécopier le formulaire original signé. Accéder au Portail de recherche Ouvrez une session dans le Portail de recherche à l aide de votre adresse de courriel et de votre mot de passe. Les deux onglets suivants apparaîtront : (1) Candidat et (2) Établissement (ALB). Dans l onglet Établissement (ALB), vous pouvez consulter la liste de toutes les demandes présentées à votre établissement. La page Établissement (ALB) est divisée en trois sections : 1. Quotas 2. Sommaire de l état des demandes 3. État des demandes
Remarque : La première fois que vous accédez au portail des établissements (ALB), vous devez accepter les modalités pour l agent de liaison des bourses avant de pouvoir visualiser les demandes. Consultez la section Signatures.
Quotas La section Quotas comporte deux parties : (1) Quotas par organisme subventionnaire et (2) Quotas qui restent. Les Quotas par organisme subventionnaire représentent le nombre de bourses que l établissement pourrait offrir au nom des organismes subventionnaires au cours d un cycle de financement. Les Quotas qui restent représentent le solde des quotas à mesure que les offres sont présentées aux candidats retenus au nom des organismes subventionnaires. À mesure que les offres sont présentées, le total des quotas de chaque organisme diminue en conséquence. S il ne reste plus de bourses à offrir, le total des quotas est 0. Lorsqu une offre est présentée, le candidat a 21 jours pour l accepter ou la refuser. Si un candidat refuse une bourse, le total des quotas de chaque organisme augmente en conséquence. Ainsi, l établissement peut offrir la bourse à un candidat substitut. On répète le processus jusqu à l'épuisement des quotas, mais avant le 31 janvier de l année suivante. Sommaire de l état des demandes Dans la section Sommaire de l état des demandes, vous pouvez voir l état des demandes triées par organisme. Il y a neuf états possibles. Reçu par l administrateur : La demande dûment remplie a été présentée à l établissement par le candidat. Offerte : L établissement a présenté une offre de bourse au candidat. Candidat substitut : La demande a été jugée méritoire à l issue du concours de l établissement. Toutefois, étant donné que la demande s est classée sous le seuil de financement, le nom du candidat figure dans la liste des candidats substituts. Si un candidat refuse une offre de bourse, les candidats dont le nom figure sur la liste des candidats substituts pourraient recevoir une offre de bourse. Non offerte : La demande n a pas été jugée méritoire à l issue du concours de l établissement. Aucune offre subséquente ne peut être faite au candidat. Non admissible : Selon les critères d admissibilité énoncés dans la description de l occasion de financement, la demande présentée a été jugée non admissible.
Acceptée : L offre de bourse a été acceptée par le candidat. Déclinée : (a) L offre de bourse de l établissement a été refusée par le candidat; ou (b) Une offre de bourse d un établissement a été acceptée par le candidat. Par conséquent, l état de toutes les autres offres passe automatiquement à «Déclinée»; ou (c) L offre de bourse n a pas été acceptée par le candidat dans les 21 jours suivant la date de l offre. Reportée : Avant de se prévaloir de la bourse, le candidat peut en demander le report pour une période maximale de deux ans, une année à la fois, pour avoir ou élever des enfants, ou en raison de maladie ou d obligations familiales liées à des soins de santé. Retirée : L acceptation de l offre a été retirée à la demande du candidat. État des demandes Dans la section État des demandes, la liste des demandes affichée est par défaut celle des demandes présentées dans le cycle de financement en cours. Pour visualiser les demandes d un cycle de financement antérieur, sélectionnez l année pertinente dans la liste déroulante Cycle de financement et la page s actualisera. Ensuite, les demandes peuvent être filtrées ou triées selon : (a) le nom de famille; (b) le prénom; (c) le titre de la demande; (d) la dernière mise à jour; (e) l état; (f) le département; et (g) l organisme subventionnaire. Pour trier les demandes, cliquez simplement sur l un des en-têtes de colonne susmentionnés. Pour filtrer les demandes, entrez une valeur dans le champ de la colonne pertinente, puis sélectionnez le type de filtre en cliquant sur exemple :. Vous pouvez filtrer plus d une colonne à la fois. Par 1. Dans la colonne Organisme subventionnaire, entrez CRSNG, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Contient). Toutes les demandes figureront sur la liste. 2. Ensuite, dans la colonne État, entrez le mot Offert, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Égal à) et toutes les demandes pertinentes figureront sur la liste. Pour effacer les filtres, cliquez sur, puis sélectionnez Pas de filtre. La page s actualisera. Visualiser une demande
Pour visualiser une demande (état = Reçu par l administrateur), cliquez sur le titre de la demande que vous souhaitez visualiser. La page Aperçu de la demande apparaîtra. Dans la page Aperçu de la demande, vous pouvez exécuter les opérations suivantes. 1. Sous la rubrique Demande, cliquez sur Visualiser, et une version imprimable de la demande apparaîtra. Vous ne pouvez pas visualiser les pièces jointes à cette étape. 2. Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Visualiser pour visualiser les pièces jointes en format PDF. 3. Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Exporter la demande et les pièces jointes en PDF pour visualiser l ensemble de la demande, y compris les Formulaires de recommandation du répondant. 4. Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser et une version en format PDF du CV commun canadien (CVC) du candidat pour le concours de BESC M apparaîtra. 5. Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser version de l évaluateur et une version en format PDF du CVC du candidat pour le concours de BESC M apparaîtra. Les renseignements personnels (comme l adresse postale ou l adresse de courriel du candidat) ne figurent pas dans le CVC. L établissement doit se servir de cette version du CVC aux fins de l évaluation. 6. Sous la rubrique Invitations, cliquez sur Visualiser et une version imprimable du Formulaire de recommandation du répondant apparaîtra. 7. Le cas échéant, confirmez le champ de recherche (c est-à-dire la santé, les sciences naturelles et le génie ou les sciences humaines). Gérer une demande Les établissements présentent les offres de bourse aux candidats, au nom des trois organismes subventionnaires, à compter du 1 er avril de chaque année au moyen du Portail de recherche. Les quatre boutons suivants sont affichés dans le Portail : Offert, Candidat substitut, Non offert et Inadmissible. Il incombe à l agent de liaison des bourses de prendre les mesures pertinentes par rapport à chaque demande en cliquant sur un de ces quatre boutons. L agent de liaison des bourses doit confirmer chaque sélection. Il incombe aux établissements d assurer l exactitude des résultats du concours qu ils saisissent dans le Portail de recherche. Lorsque l état d une demande est modifié, le système envoie un courriel au candidat lui indiquant de vérifier l état de sa demande.
État Offert Dès qu une offre est présentée au moyen du Portail de recherche, les établissements peuvent, en cas de refus de certaines offres, présenter des offres aux candidats substituts jusqu à ce qu ils aient attribué toutes leurs bourses, mais avant le 31 janvier de l année suivante. Lorsque l état d une demande est réglé à Offert, tous les autres boutons relatifs à l état disparaissent. Lorsque l état d une demande est réglé à Candidat substitut, les boutons Offert et Non offert demeurent, mais le bouton Inadmissible disparaît. Lorsqu un candidat accepte une offre de BESC M au moyen du Portail de recherche, il doit sélectionner une date d entrée en vigueur de la bourse. Le système génère un avis d octroi des trois organismes qui comprend une lettre de félicitations, les renseignements sur la bourse et les modalités de la bourse. L avis d octroi est disponible en format PDF et constitue le document officiel du titulaire de la bourse. De plus, l avis d octroi est affiché dans la page Aperçu de la demande du candidat ainsi que dans le portail des agents de liaison des bourses.
Les documents officiels sont générés uniquement lorsqu un candidat accepte une bourse. Le Portail de recherche ne générera aucun document officiel pour les demandes dont l état est Candidat substitut, Non Offert, Inadmissible ou Déclinée. État Reportée Si un candidat souhaite reporter une bourse, l agent de liaison des bourses doit cliquer sur le bouton Reportée, puis sélectionner une date de report. Cette date peut être modifiée aussi souvent que nécessaire. Le candidat peut reporter une bourse d au plus deux ans, un an à la fois. Les établissements peuvent ultérieurement présenter des offres aux candidats substituts. L état de la demande indiquera Reportée jusqu au 15 mars de l année suivant le report. À cette date, l état de la demande sera automatiquement modifié à Acceptée. Le candidat recevra un courriel automatisé lui demandant de confirmer auprès de l établissement s il veut reporter la bourse d une autre année. Si le candidat souhaite reporter la bourse d une autre année, l agent de liaison des bourses doit reporter la bourse de nouveau. Le candidat doit accepter la bourse (état : Acceptée) ou l agent de liaison des bourses doit retirer l acceptation de l offre (état : Retirée). Si le candidat ne souhaite pas reporter la bourse d une autre année, l état de la demande indiquera Acceptée. Le nom du candidat figurera sur la liste des demandes du cycle de financement en cours et le total des quotas du cycle de financement en cours diminuera de 1.
État Retirée Si un candidat souhaite retirer son acceptation d une offre de bourse, l agent de liaison des bourses doit cliquer sur Retirée. L état de la demande (Retirée) sera affiché dans le portail de l agent de liaison des bourses et du candidat. État/Flux de la demande État État Agent de liaison des bourses/établissement Candidat/ Système Candidat En cours Reçu par l administrateur Inadmissible En cours Reçu par l administrateur Offert Acceptée En cours Reçu par l administrateur Offert Acceptée Reportée [par l agent de liaison des bourses à la demande du candidat] En cours Reçu par l administrateur Offert Acceptée Retirée [par l agent de liaison des bourses à la demande du candidat] En cours Reçu par l administrateur Offert Déclinée [par le candidat] En cours Reçu par l administrateur Offert Déclinée [par le système] Aucune mesure prise par le candidat au cours de la période de 21 jours En cours Reçu par l administrateur Non offert En cours Reçu par l administrateur Candidat substitut Offert Acceptée En cours Reçu par l administrateur Candidat substitut Offert Déclinée [par le candidat] En cours Reçu par l administrateur Candidat substitut Offert Déclinée [par le système; aucune mesure prise par le candidat au cours de la période de 21 jours] En cours Reçu par l administrateur Candidat substitut Offert Acceptée [par le candidat] et Reportée [par l agent de liaison des bourses à la demande du candidat] En cours Reçu par l administrateur Candidat substitut Offert Acceptée [par le candidat] et Retirée [par l agent de liaison des bourses à la demande du candidat] En cours Reçu par l administrateur Candidat substitut Non offert En cours Reçu par l administrateur Télécharger la liste des demandes en format Excel ou CSV Dans le portail des établissements, les agents de liaison des bourses peuvent télécharger le sommaire de l état des demandes et la liste des candidats en format Excel ou CSV. Le téléchargement sera effectué en fonction du dernier filtre ou du dernier tri (p. ex., état : Offert). Pour télécharger, cliquez sur les icônes.
Attribuer ou supprimer des rôles Cette tâche peut être réalisée uniquement par l agent principal de liaison des bourses. Avant de commencer, assurez-vous que la personne à qui vous voulez attribuer un rôle est inscrite au Portail de recherche. Attribuer un rôle 1. À la page Établissements du Portail de recherche, cliquez sur Agent de liaison des bourses dans le menu au haut de la page, puis cliquez sur Pouvoir d attribution de rôles, et la page apparaîtra. 2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur. 3. Indiquez l adresse de courriel du nouvel agent de liaison des bourses dans le champ Courriel. Remarque : Cette adresse de courriel doit être la même que celle utilisée au moment de l inscription au Portail de recherche. 4. Dans la liste déroulante, sélectionnez l un ou l autre des rôles suivants : Agent de liaison des bourses Agent adjoint de liaison des bourses Remarque : Les rôles attribués aux agents de liaison des bourses ne sont pas propres à chaque organisme. Les agents de liaison des bourses pourront voir les demandes présentées aux trois organismes. 5. Cliquez sur Ajouter. 6. Répétez les étapes 2 à 5 pour ajouter d autres agents de liaison des bourses autorisés à l établissement. Supprimer un rôle 1. À la page Pouvoir d attribution de rôles, sélectionnez le nom de l agent de liaison des bourses que vous voulez supprimer de la liste et cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaîtra. 2. Cliquez sur OK pour supprimer le nom de la liste. La page sera actualisée et le nom de la personne ne figurera plus dans la liste. Changement d agent principal de liaison des bourses L établissement doit aviser le Bureau de soutien dès que l agent principal de liaison des bourses est remplacé ou quitte l établissement. Le Bureau de soutien supprimera le rôle d agent principal de
liaison des bourses pour la personne concernée. Veuillez fournir au Bureau de soutien une version numérisée du Formulaire d inscription à l intention de l agent principal de liaison des bourses (Portail de recherche) dûment rempli et signé contenant les renseignements pertinents. Protection et divulgation des renseignements personnels Afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels, l organisme est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques s y rattachant qui régissent la collecte, la diffusion, la conservation et l élimination des renseignements personnels. La Loi sur l accès à l information et la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoient des exceptions précises et limitées relatives à la protection des renseignements personnels qui sont conservés par l organisme. Étant donné que les établissements de recherche participent directement à l administration des demandes, des subventions et des bourses, leurs agents et leurs employés se voient confier par l organisme des renseignements qui ne doivent habituellement pas être divulgués au public. Ces renseignements doivent être gérés par les établissements de manière sécurisée, divulgués aux employés selon le principe rigoureux du «besoin de savoir» et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les employés des établissements auxquels de tels renseignements personnels sont divulgués doivent être mis au courant de ces exigences et de ces responsabilités. Comme les établissements sont déjà assujettis aux lois provinciales sur la protection des renseignements personnels et à leurs propres politiques sur la confidentialité, l organisme ne prévoit pas que cela créera un fardeau administratif indu ou nouveau. Signatures À titre d agent de liaison des bourses, vous devez lire et accepter les modalités suivantes avant d utiliser le Portail de recherche pour appuyer la prestation du Programme de BESC M. En acceptant ces modalités, vous confirmez que : l'établissement respectera les rôles et les responsabilités énoncés dans l Entente sur l administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche (l Entente), le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, la documentation de programme pertinente, plus particulièrement les Rôles et responsabilités des établissements et des organismes gérant le Programme de bourses d études supérieures du Canada au niveau de la maîtrise;
tel qu il est exigé par l Entente, les candidats à qui une bourse est offerte satisfont aux conditions d admissibilité de la possibilité de financement; vous ne divulguerez ou n utiliserez aucun renseignement que vous aurez obtenu par l entremise du Portail de recherche, sauf dans le cadre de votre participation au processus de demande de l organisme; vous comprenez que l organisme se réserve le droit, à sa seule discrétion, d annuler ou de limiter votre accès au Portail de recherche de l organisme en tout temps et sans préavis. Vous convenez que votre acceptation électronique de ces modalités, au moment d accéder au Portail, équivaut à votre signature manuscrite. Vous reconnaissez et acceptez que la présente entente s applique intégralement à toute demande, à tout document et à toute autre communication se rapportant au Portail de recherche ou aux activités de l organisme que vous pourriez présenter, consulter ou obtenir par voie électronique ou autre.