Date limite : 23 octobre 2015, 17 h Dépôt des projets en ligne seulement : 375mtl.com/quartier
APPEL DE PROJETS DE QUARTIER Soyez de la fête pour le 375 e anniversaire de Montréal 1. OBJECTIFS OBJECTIFS GÉNÉRAUX L appel de projets de quartier vise à : soutenir des initiatives, des projets et des événements culturels qui permettront de célébrer le 375 e anniversaire de Montréal à l échelle locale, sur l ensemble du territoire de la Ville; célébrer l histoire de Montréal et la vitalité culturelle en mettant en valeur les richesses et les particularités des arrondissements montréalais; proposer à la population montréalaise une offre festive de proximité et encourager la participation culturelle des citoyens; renforcer la fierté des citoyens, maximiser les retombées socioéconomiques, laisser un héritage tangible ou intangible au-delà de 2017 et accroître le rayonnement de la métropole. Le présent appel de projets est orchestré par la Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal et mis en œuvre par la Ville de Montréal et ses arrondissements. OBJECTIF DE L ARRONDISSEMENT Non applicable pour Mercier Hochelaga-Maisonneuve. 2. ADMISSIBILITÉ QUI PEUT SOUMETTRE UNE DEMANDE? Le présent appel de projets s adresse aux organismes. Pour être admissibles, ceux-ci doivent : être constitués à titre de personnes morales à but non lucratif; exercer une activité dans le secteur des arts et de la culture; OU dans le cas d organismes communautaires, sportifs, commerciaux ou autres, offrir des activités culturelles ou être associés à un organisme culturel, à des artistes; avoir leur siège social sur le territoire de la Ville de Montréal et être actifs sur le territoire de l arrondissement concerné par la demande; être en règle avec les autres ordres de gouvernement ainsi qu avec les différents services de la Ville (notamment quant à l obtention de permis et le paiement de taxes). Vous vous situez à l extérieur des paramètres listés ci-dessus? Voici une belle occasion de créer un pont avec un organisme admissible! 2 Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal
QUELS SONT LES PROJETS ADMISSIBLES? Pour être admissible et faire l objet d une évaluation de la part du comité de sélection de l arrondissement, le projet proposé doit répondre aux critères d admissibilité suivants : Le projet doit être conçu pour le 375 e et pour l arrondissement concerné par la demande, et il doit se distinguer de la programmation habituelle de l organisme qui dépose le projet; Le projet doit se tenir à l intérieur du calendrier des festivités du 375 e anniversaire de Montréal, soit entre le 21 décembre 2016 et le 31 décembre 2017 inclusivement; Le projet doit être accessible à tous et son accès, gratuit; Le dossier comprenant le formulaire de soumission de projet et les documents à joindre doit être complet, et l arrondissement concerné doit avoir reçu la demande au plus tard le 23 octobre 2015, à 17 h; Dans le cas des projets interarrondissements, ceux-ci peuvent jumeler jusqu à un maximum de cinq (5) arrondissements et une demande doit avoir été déposée auprès de tous les arrondissements concernés par un partenaire local admissible. Sont exclus de cet appel de projets : les foires, marchés, salons, galas, concours, colloques et congrès, activités de financement; les projets d infrastructure, de rénovation, d aménagement ou d art public permanent, ainsi que les projets immobiliers; les projets soutenus financièrement par le gouvernement du Québec et la Ville de Montréal. 3. RENSEIGNEMENTS À SOUMETTRE Tous les renseignements doivent être soumis au moyen du formulaire d inscription en ligne disponible sur le site 375mtl.com/quartier. Veuillez noter que la Ville de Montréal, l arrondissement et la Société du 375 e n accepteront aucun projet (manuscrit, imprimé, électronique) déposé en main propre ou acheminé par courriel ou par la poste. Pour l organisme : mission, historique et réalisations de l organisme demandeur; liste des membres du conseil d administration de l organisme. Pour le projet, une présentation détaillée comprenant : le titre du projet; l arrondissement concerné; les arrondissements associés (si applicable, pour projet interarrondissements); la période visée et la durée du projet; l indication du ou des sites choisis, s il y a lieu; la description détaillée de la programmation ou des activités proposées; le lien du projet avec la ligne éditoriale «Créer des ponts», avec les objectifs généraux et avec l objectif de l arrondissement (si applicable); les différentes étapes de conception et de réalisation du projet, incluant les dates de début et de fin et les actions à entreprendre; l occupation du domaine public et le soutien technique demandé à l arrondissement, s il y a lieu; 3 Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal
la description de la démarche de développement durable entourant la réalisation du projet (points bonis); le coût total, le financement demandé et le financement octroyé par d autres partenaires; le budget de production (remplir le modèle de budget fourni). En plus de remplir le formulaire en ligne et le modèle de budget fourni, le soumissionnaire doit fournir les documents suivants, en version numérisée : une copie complète des lettres patentes de l organisme; dans le cas d un projet regroupant plusieurs organismes ou d un projet interarrondissements, une lettre de chacun confirmant leur participation au projet et signée par les représentants des organismes partenaires; des lettres d appui des partenaires externes, s il y a lieu. Tout dossier incomplet sera refusé. 4. ÉVALUATION DES PROJETS PROCESSUS DE SÉLECTION Le processus de sélection se déploie en quatre (4) étapes : 1. La direction d arrondissement valide l admissibilité des soumissionnaires et des projets; 2. Le comité de sélection mis en place par chaque arrondissement évalue les projets admissibles et sélectionne les projets répondant le mieux aux critères d évaluation en fonction des budgets disponibles; 3. La Société du 375 e approuve les projets choisis par le comité de sélection; 4. Le conseil d arrondissement entérine les recommandations (projets retenus et financement octroyé) du comité de sélection. Ses décisions sont finales et sans appel. COMITÉ DE SÉLECTION Le comité de sélection est composé de cinq (5) personnes, à savoir : deux représentants de l administration de l arrondissement; un représentant du milieu des arts et de la culture de l arrondissement; un représentant de la communauté d affaires de l arrondissement; un représentant des citoyens de l arrondissement. CRITÈRES D ÉVALUATION Chacun des projets sera évalué en fonction des critères suivants : s inscrit de manière originale dans la ligne éditoriale «Créer des ponts»; est novateur, créatif, conçu spécialement pour célébrer le 375e dans l arrondissement concerné et se distingue de la programmation habituelle de l organisme; met en valeur l histoire de Montréal et/ou le caractère distinctif de l arrondissement, sa dynamique culturelle; renforce la fierté des citoyens, maximise les retombées socioéconomiques pour la communauté, laisse un héritage tangible ou intangible au-delà de 2017 et accroît le rayonnement de la métropole; 4 Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal
est accessible à un large public, est rassembleur et favorise la participation des résidents de l arrondissement; présente un budget réaliste et prévoit idéalement le recours à d autres sources de revenus (commandites, services ou autres); est réalisable en termes de faisabilité (coûts, calendrier de réalisation, compétence, expérience, ressources adéquates et moyens financiers de l organisme). Les demandes sont évaluées au mérite et tiennent compte de l historique des relations de l organisme avec l arrondissement et la Ville de Montréal, c est-à-dire le respect des conditions prévues dans l entente dans le cadre d octroi passé de soutien financier. Un organisme qui n a pas satisfait à ces conditions verrait sa demande de soutien financier refusée. 5. FINANCEMENT ET CONDITIONS AIDE FINANCIÈRE DISPONIBLE Le budget global réservé à l appel de projets de quartier est de plus de 4 M$. Il est réparti équitablement entre les 19 arrondissements. La médiane se situe à 209 000 $. Dans chaque arrondissement, un minimum de 75 % des fonds disponibles servira à soutenir des projets de la communauté et un maximum de 25 % pourra soutenir un projet mis en œuvre par l arrondissement lui-même. Même si le projet répond aux critères d admissibilité, sa sélection et son financement ne sont pas garantis. Il est également important de noter que la contribution peut se traduire par un soutien financier inférieur à la somme demandée. Lors de la sélection des projets, une priorité sera accordée aux projets bénéficiant de sources de revenus complémentaires (commandites, services ou autres). Le comité de sélection peut choisir le nombre de projets qu il souhaite en fonction des critères de sélection et des budgets dis MODALITÉS DE FINANCEMENT Seules les dépenses engagées après la date de signature d une entente entre l arrondissement et l organisme soumissionnaire sont admissibles. Les dépenses admissibles doivent être des dépenses raisonnables et essentielles à la réalisation des objectifs d un projet admissible. Les dépenses admissibles comprennent (liste non exhaustive) : les cachets des artistes et le versement de droits d auteur; les dépenses de séjour et de déplacement des artistes ou d autres participants au projet; le versement des honoraires de professionnels apportant une expertise spécifique pour la coordination, la création, la production ou la diffusion du projet : chargés de projet, concepteurs, techniciens ou autres spécialistes; les frais de transport ou de présentation des œuvres; les frais de logistique, de location de salle (à l exception des locaux municipaux) et d équipement directement liés à la création, à la production et à la diffusion du projet; les frais de communications directement liés au projet (ex. matériel promotionnel et publicitaire); 5 Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal
les assurances pertinentes; les frais administratifs nécessaires à la réalisation du projet (ex. frais de vérification, comptable de production, etc.). Les dépenses non admissibles comprennent (liste non exhaustive) : les frais de fonctionnement de l organisation; les commandites de services et les échanges de services reçus par l organisation; les dépenses engagées avant la signature d une entente entre l arrondissement et l organisme soumissionnaire; les dépenses liées à l achat, la construction, la rénovation ou l aménagement d immobilisations; les frais juridiques; le déficit de l organisation. Les factures et tout document justificatif doivent être conservés pour chacune des dépenses effectuées dans le cadre du projet. L organisme devra faire état de l utilisation du soutien financier reçu lors du dépôt du bilan du projet et du rapport de coûts. L arrondissement se réserve le droit de demander le remboursement total ou partiel du soutien accordé dans l une ou l autre des circonstances suivantes : si le projet est annulé; si l organisation de l événement lui porte préjudice; si un ou des documents exigés sont manquants; si un ou des renseignements inscrits dans les documents transmis par l organisme ou diffusés par ce dernier sont faux ou inexacts; si tous les documents exigés à la suite de la réalisation du projet ne sont pas remis à l arrondissement; s il y a non-respect des critères d admissibilité. CONDITIONS GÉNÉRALES Les organismes soutenus financièrement par ce programme s engagent à respecter les conditions d attribution du soutien financier décrites dans l entente qui doit être signée et paraphée par le représentant autorisé de l organisme; Les organismes soutenus financièrement par ce programme doivent respecter les clauses de visibilité et, selon les termes de l entente et de ses annexes, accorder une visibilité à la Ville de Montréal, au gouvernement du Québec ainsi qu à la Société du 375 e et ses partenaires. Les fonds accordés doivent être utilisés aux seules fins prévues par l appel de projets; Les organismes qui déposent une demande dans le cadre de l appel de projets doivent, le cas échéant, déclarer les liens d affaires qui les unissent avec un ou des organismes apparentés. En accord avec les principes de ce programme, les modalités nécessaires à la mise en œuvre du projet (financement, versement des sommes allouées, communication, etc.) seront définies dans une entente liant l organisme et l arrondissement concerné. L organisme qui bénéficie d une aide financière dans le cadre de cet appel de projets est tenu de déposer un rapport final après la réalisation du projet. Les conditions particulières liées à la production du rapport ainsi qu à la date limite de dépôt seront décrites dans l entente signée 6 Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal
avec l arrondissement, lequel se réserve le droit de réclamer des pièces justificatives ou des renseignements supplémentaires. 6. DATE LIMITE DE DÉPÔT DES DEMANDES ET DÉLAI DE TRAITEMENT Les demandes doivent être reçues au plus tard le 23 octobre 2015, à 17 h. Seules les demandes déposées via le formulaire en ligne disponible sur le site 375mtl.com/quartier seront lues et analysées. Tous les soumissionnaires recevront un accusé de réception électronique dans les quinze (15) jours ouvrables, à l adresse courriel indiquée dans le formulaire de demande. Qu ils soient sélectionnés ou non, les soumissionnaires recevront tous un avis, dans un délai maximal de trente (30) semaines suivant la clôture de l appel de projets. Les soumissionnaires des projets sélectionnés recevront au même moment l information sur les étapes suivantes. 7. INFORMATION Pour toute question relative à l appel de projets de quartier dans l arrondissement Mercier Hochelaga-Maisonneuve, veuillez communiquer Frédéric Stében par courriel : fsteben@ville.montreal.qc.ca. 7 Société des célébrations du 375 e anniversaire de Montréal