PROCEDURE DE DEPLACEMENT DES ADMINISTRATEURS 1. Principe de déplacement des administrateurs Il est souhaitable que tout administrateur puisse constater la réalité sur le terrain des missions ACF ainsi qu au sein des délégations. C est un moment privilégié de rencontre avec le personnel des missions, les bénévoles, auprès de qui il faudra se rendre aussi disponible que possible, aussi bien pour les écouter, échanger que répondre à leurs questions et interrogations. Le déplacement d un administrateur se fera, dans la mesure du possible, en même temps que le déplacement d un délégué et d un membre de l équipe de direction d ACF et/ou d un partenaire. Une occasion supplémentaire de faire connaissance plus en profondeur avec les autres personnes faisant partie du voyage, sans monopoliser plusieurs fois de suite les personnes travaillant dans une mission, dont la préoccupation principale reste l aide aux bénéficiaires. 2. Objectifs des déplacements Les déplacements sur le terrain, que ce soit en France comme à l étranger, font l objet de Termes De Référence. En particulier, l administrateur devra s enquérir au nom de l association des conditions de vie des expatriés et de celle des employés nationaux d ACF et devra au cours d une réunion formelle présenter les objectifs globaux d ACF et recueillir les questions qui devront ensuite être transmises au Bureau et au CA. 3. Comportement à avoir sur le terrain a. Etre à l écoute du personnel de mission Il s agit d être le plus disponible possible, et d être à l écoute du personnel de mission, tout en comprenant que le personnel de mission n ait pas forcément tout son temps à nous consacrer. C est aussi l occasion d être attentif aux conditions de vie des expatriés : conditions matérielles, hygiène, sécurité, surcharge de travail, etc. b. Contribuer au développement de la vie associative Chaque administrateur pourra animer une réunion ou une soirée sur la vie associative. Et ainsi, sur la base d éléments d information qui lui seront fournis sur une clé USB, animer une réunion d échanges informels avec le personnel de la mission.
4. Types de déplacement et modalités de demandes Les déplacements souhaitables sur le terrain concernent aussi bien les missions ACF à l étranger que les délégations régionales. a. Déplacement en mission terrain : nécessite davantage d anticipation pour l organisation du voyage. Les demandes de déplacement doivent être envoyées au Bureau. b. Déplacement en délégation : les demandes de déplacement doivent être envoyées au Service Délégations du siège, avec copie au délégué à la Vie associative. c. Toute ouverture d une nouvelle délégation pourrait faire l objet de la visite d un ou deux administrateurs une fois la délégation en place. d. Les déplacements en délégation peuvent se faire de préférence à l occasion de la réunion mensuelle de la délégation, ou bien d un événement (Course, JME, JMA). Ils peuvent aussi être l occasion d une intervention publique. 5. Conditions des demandes de déplacements a. Une liste des missions à visiter doit être établie annuellement par le Directeur des Opérations. b. Les administrateurs qui le souhaitent doivent faire part au Bureau de leur désir de déplacement sur le terrain. c. Les demandes de déplacement seront validées en Bureau. 6. Organisation du déplacement a. Les déplacements doivent pouvoir s organiser à l avance, et les réservations d avion, train, hôtel sont effectuées par le siège. b. Dans le cas des déplacements dans l Hexagone, privilégier les visites aux délégations proches de sa zone géographique d habitation ou à l occasion de déplacements prévus par ailleurs (professionnels ou personnels), ceci afin de réduire les coûts. 7. Modalité de prise en charge des frais a. Les frais de déplacement des administrateurs en mission sont pris en charge par ACF, dans la limite budgétaire annuelle de 10.000 par an. b. Pour plus de précisions, se référer à la «Procédure de remboursement des frais des administrateurs» (en annexe). 8. Restitution du déplacement a. Chaque déplacement doit faire l objet d une note écrite (court mémo) permettant de débriefer le Bureau et diffusée pour information aux membres du Conseil d Administration (ou avec une courte présentation en CA avec photos?) sur les points marquants du déplacement (remarques de l administrateur sur ce qu il a constaté, questions posées ou évoquées par les personnes rencontrées, propositions à faire, etc...)
ANNEXE PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DES ADMINISTRATEURS 1 Réunions du Bureau ou du Conseil d Administration 1-1 Transport 1-1-1 Déplacements en France ACF rembourse le billet aller / retour ACF Paris lieu de résidence pour un montant de 250 euros maximum par déplacement. Pour les résidents hors de la Région Parisienne : - si le lieu de résidence est à 3 heures, ou moins, de Paris par le train, les remboursements se feront selon le tarif «train», - si le lieu de résidence est à plus de 3 heures de Paris par le train, les remboursements pourront se faire sur le tarif avion, sur accord préalable du président. Les déplacements en taxi sont tolérés entre l aéroport, ou la gare, et le siège ACF ainsi qu entre l aéroport, ou la gare, et le domicile. Pour les résidents en Région Parisienne, ACF rembourse les titres de transport en commun RATP / RER au tarif du jour. Les remboursements se feront selon le tarif «économique» ou «seconde classe». Les retours en taxi du siège au domicile sont tolérés à partir de 23 heures. L heure et le lieu de prise en charge doivent impérativement être mentionnés sur le justificatif. En cas d utilisation de son véhicule personnel par un administrateur, ACF rembourse les frais de péage d autoroute et les frais d utilisation sur la base d un forfait correspondant au montant admis par l administration fiscale pour l année en cours, dans la limite de 250 euros. 1-1-2 Déplacements depuis un pays étranger Les administrateurs ne résidant pas en France ne peuvent normalement pas revendiquer le remboursement de leurs frais de déplacements pour venir à Paris dans la mesure où ces frais correspondraient à un montant supérieur à 350 euros par déplacement. Toutefois en cas de procédure exceptionnelle, et sur accord préalable du président d ACF, un tel remboursement serait admis jusqu à un montant annuel et pour l ensemble des administrateurs de 10 000 euros. 1-2 Logement Pour les administrateurs ne logeant pas dans la région parisienne, ACF rembourse une nuit d hôtel réservée de préférence par le siège et par défaut remboursée 70 euros maximum (le
tarif de référence est celui de l hôtel Pavillon Losserand, rue Raymond Losserand : 70 euros par nuit en 2009). Les dépenses personnelles comme le téléphone ne sont pas remboursables. 1-3 Repas ACF prend à sa charge les repas nécessaires avant ou après ces réunions (collations, sandwichs ). 2 Réunions des membres en ASSEMBLEE GENERALE Les conditions sont les mêmes que pour les Bureaux et les Conseils d Administration. Avec les précisions suivantes : 2-1 Logement Deux nuits d hôtel peuvent être prises en compte pour les administrateurs résidant hors de la région parisienne. 2-2 Repas Les repas de midi étant à la charge d ACF avec la participation des membres, aucun frais de repas ne sera remboursé. Le petit déjeuner et le repas du soir n est pas pris en charge par ACF. 3 Déplacements effectués dans le cadre des fonctions d administrateurs Les déplacements entrant dans le cadre de cette rubrique correspondent par exemple à des déplacements vers d autres sièges ACF, ou à l occasion de manifestations extérieures (séminaire, colloque, conférence ). 3-1 Transport Les administrateurs voyagent dans les mêmes conditions que celles en usage pour les permanents du siège ACF Paris. Il est recommandé que le secrétariat ACF Paris s occupe des réservations de train ou d avion. Les déplacements vers les délégations départementales (événements, conférences, contacts ) sont convenus en accord avec le Service «Courses et Délégations» du siège. A titre exceptionnel, les frais de déplacement en délégation pourront être remboursés sur budget et autorisation de la Direction Com/Dev, dès lors qu une prestation requise par cette Direction a été fournie. 3-2 Logement ACF rembourse l intégralité des frais de logement sur la base d un tarif d hôtel «deux étoiles». Les réservations des nuits d hôtel se font de préférence par le siège et par défaut sont remboursées 70 euros maximum par nuit.
3-3 Repas ACF rembourse l équivalent d un maximum de 15 euros par repas. 4 Déplacements sur les missions L administrateur doit respecter les règles en vigueur applicables pour les permanents du siège et qui sont équivalentes à celles de expatriés. Il est logé, transporté, et nourri par la «structure ACF» sur place. Un «per-diem» peut lui être versé pour les frais supplémentaires sur place. Si un administrateur souhaite loger en dehors de la structure ACF, les frais d hôtel ne lui seront pas remboursés. 4-1 Cadeaux pour les missions Un administrateur peut acheter pour 40 euros de cadeaux (journaux, alimentation ) pour chaque mission visitée, remboursable par ACF. 4-2 Déplacements à l étranger En cas de déplacements à l étranger, ces déplacements étant forcément prévus à l avance, les réservations d avion, ou de train, et d hôtel sont effectuées par le siège. 5 Divers 5-1 Autres membres Les frais de déplacements / logement / repas de membres non administrateurs (membres fondateurs, membres actifs) présents lors de l Assemblée Générale ne sont pas remboursés par ACF, sauf accord préalable signé du Président. Cependant, ils peuvent faire l objet d un Reçu Fiscal, leurs frais étant considérés comme un don fait à l Association. 5-2 Journée de la Vie Associative Les frais liés à la participation à ces Journée ne sont pas remboursés par ACF. 6 Code budgétaires et procédure de remboursement Les frais concernant le Conseil d Administration auront tous le code budgétaire 62-134. Les frais concernant le Bureau auront tous pour code budgétaire le 62-135. Dans le cas particulier du Président, le code à utiliser est le 62-133. Enfin, toutes les dépenses liées à l Assemblée Générale doivent porter le code 62-184. Sauf cas exceptionnel, les remboursements s effectuent sur présentation de justificatifs qui doivent être joints au document type «note de frais» disponible auprès de l assistant du Président (poste 825).
Les notes de frais des administrateurs doivent être visées par le Directeur financier et le Président, le Trésorier ou le Trésorier adjoint. 7 Mise à jour Les conditions et tarifs indiqués dans la présente note sont valable pour 2010, ils seront révisés annuellement sur décision du Président après proposition du Directeur financier.