Politique sur les dépenses Mise à jour : février 2015
Politique régissant les dépenses des lauréates et lauréats et des bénévoles des Prix du premier ministre Admissibilité Les présentes règles s appliquent : Aux lauréates et lauréats Aux étudiantes et étudiants collégiaux bénévoles chargés des décors et des activités de divertissement et d animation lors de l événement Objet La présente politique a pour objet de fournir des lignes directrices relatives au remboursement des dépenses engagées par les personnes susmentionnées. RÈGLES RÉGISSANT LES DÉPENSES REMBOURSABLES Généralités Les personnes désignées se verront rembourser certaines dépenses encourues au moment de leurs déplacements dans le cadre du gala des Prix du premier ministre, à condition qu il s agisse de dépenses raisonnables et appropriées dans les circonstances. L on entend par «dépenses raisonnables et appropriées» les frais qui : Dans le cas des frais d hébergement a. atteignent un juste équilibre entre un coût économique et le niveau de confort et de fonctionnalité nécessaire pour s acquitter des responsabilités d une personne désignée, et un lieu d hébergement situé dans un environnement sécuritaire; et b. ne comprennent pas les coûts de minibar, de location de vidéocassettes, de services offerts dans les chambres (tels que les repas ou les films) ou quelque autre activité de divertissement non associée aux fonctions officielles. Dans le cas des frais de déplacement a. s appliquent au mode de transport le plus pratique et économique (aérien, ferroviaire ou routier), en tenant compte de la destination, des échéanciers ou de quelque autre considération pertinente. b. correspondent généralement à la classe économique, si le transport aérien constitue l option la plus appropriée. c. correspondent généralement à la classe économique, si le transport ferroviaire constitue l option la plus appropriée. Page 1
d. correspondent au coût d utilisation d une voiture personnelle, ou au coût de location d une voiture (si une voiture personnelle n est pas disponible), si le transport routier constitue l option la plus appropriée, l option la plus économique ayant préséance : si l utilisation d une voiture de location est l option la plus économique, les dépenses sont remboursées en fonction de la taille de véhicule la plus appropriée selon le nombre de passagers et leurs bagages. si l utilisation d une voiture personnelle est l option la plus économique, les dépenses sont remboursées selon le taux de remboursement en vigueur pour le nombre de kilomètres voyagés. Choix des options les plus économiques qui soient Au moment de réserver des billets (d avion ou de train), des chambres d hôtel ou des voitures de location, les personnes désignées devraient choisir l option la plus économique et la plus pratique. Demande de remboursement Toutes les demandes de remboursement devront être soumises par les personnes désignées d une manière uniforme et cohérente, à l aide du formulaire de demande de remboursement fourni par Collèges Ontario, auquel seront annexés les reçus appropriés et autres pièces justificatives en appui à la demande de remboursement. Afin que Collèges Ontario puisse évaluer la nature raisonnable et appropriée d une dépense, il faudra identifier le plus exactement possible, dans toute demande soumise aux fins de remboursement, la nature de la dépense encourue. Les personnes désignées doivent conserver deux copies de toutes les demandes de remboursement soumises et des documents à l appui, ainsi qu un dossier des éléments et des montants remboursés, et en fournir une copie à Collèges Ontario dans les délais impartis après la date de l événement. Le réclamant qu il s agisse du collège ou de la personne désignée doit en conserver une autre copie, au besoin. Dépenses remboursables DEMANDES DE REMBOURSEMENT POUR LAURÉATES ET LAURÉATS Collèges Ontario entend rembourser certaines dépenses encourues par les lauréates et lauréats de prix ou le collège ayant présenté leur nomination. Page 2
Ces dépenses peuvent comprendre les suivantes : Déplacement Hébergement Invité(e) Hôtel (une nuitée) Avion Train Véhicule personnel (kilométrage) Location de voiture Taxi Stationnement de l aéroport ou du terminal à l hôtel (et vice versa) Billet pour le gala (y compris le coût du repas) Les repas (services dans la chambre, restaurants ou collations), les frais de bagages excédentaires et les autres dépenses ne peuvent faire l objet d une demande de remboursement. Pour être admissible à un remboursement, il faut faire parvenir un formulaire de remboursement des dépenses dûment rempli et signé à Collèges Ontario, et y annexer des copies de tous les reçus, par la poste régulière ou par courriel. La date limite de soumission des demandes de remboursement des dépenses est fixée à 90 jours suivant l événement. Ainsi, les demandes de remboursement des dépenses pour les lauréates et lauréats des Prix du premier ministre de 2015 doivent être soumises au plus tard le lundi 15 février 2016. Nous ne traiterons aucune demande reçue après la date limite. Il revient à la personne réclamante de s assurer que les formulaires de demande et les reçus parviennent à Collèges Ontario dans un délai convenable. (Histoire de refléter correctement les dépenses encourues dans une année financière donnée, les demandes ayant trait à des événements d années préalables ne seront pas acceptées.) DEMANDES DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DES ÉTUDIANTS ANIMATEURS ET DES MEMBRES DU PERSONNEL SCOLAIRE CHARGÉS DE LA SUPERVISION SUR LES LIEUX Collèges Ontario entend rembourser certaines dépenses encourues par les étudiants bénévoles chargés de l animation et du divertissement, ainsi que des membres du personnel scolaire de chaque collège participant chargés de la supervision sur les lieux. Ces dépenses peuvent comprendre les suivantes : Déplacement Avion Train Véhicule personnel (kilométrage) Location de voiture Taxi de l aéroport ou du terminal à l hôtel (et vice versa) Stationnement Page 3
Les repas (services dans la chambre, restaurants ou collations), les frais de bagages excédentaires et les autres dépenses ne peuvent faire l objet d une demande de remboursement. Les repas et les boissons sont fournis sur les lieux par Collèges Ontario. Pour être admissible à un remboursement, il faut faire parvenir un formulaire de remboursement des dépenses dûment rempli et signé à Collèges Ontario, et y annexer des copies de tous les reçus, par la poste régulière ou par courriel. La date limite de soumission des demandes de remboursement des dépenses est fixée à 90 jours suivant l événement. Ainsi, les demandes de remboursement des dépenses pour les animateurs et bénévoles des Prix du premier ministre de 2015 doivent être soumises au plus tard le lundi 15 février 2016. Nous ne traiterons aucune demande reçue après la date limite. Histoire de refléter correctement les dépenses encourues dans une année financière donnée, ayant trait à des événements d années préalables ne seront pas acceptées. Il revient à la personne réclamante de s assurer que les formulaires de demande et les reçus parviennent à Collèges Ontario dans un délai convenable. Sur une base de cas par cas, le remboursement de certaines autres dépenses peut être consenti par Collèges Ontario. Ces dépenses doivent être approuvées par CO avant la tenue de l événement, et peuvent comprendre certaines fournitures (p. ex., costumes). BOURSES D ÉTUDES Chaque lauréate et lauréat d un Prix du premier ministre recevra une bourse de 5 000 $ devant être remise au collège ayant présenté sa nomination. Afin que le collège en question puisse recevoir la bourse, la lauréate ou le lauréat doit soumettre une lettre signée à Collèges Ontario, laquelle stipule les critères selon lesquels les fonds doivent être dépensés. Un membre du personnel de Collèges Ontario enverra à chaque lauréate ou lauréat une lettre, laquelle fournira des instructions et des exemples de lettre à ce sujet. Une copie numérisée de la lettre sera acheminée par le collège ayant présenté la nomination à la personne-ressource des anciens étudiants. Il revient au service des anciens étudiants du collège de s assurer de discuter des critères avec chaque lauréate ou lauréat. Chaque lettre doit être signée par la lauréate ou le lauréat en question et être envoyée à CO par la poste régulière ou par courriel. La date limite de soumission de la lettre est fixée à 90 jours suivant l événement. Ainsi, les lettres des lauréates et lauréats des Prix du premier ministre de 2015 doivent être soumises au plus tard le lundi 15 février 2016. Page 4
Frais d administration Des frais d administration de 3 500 $ seront facturés par Collèges Ontario à tout collège ayant présenté la nomination d une lauréate ou d un lauréat. Ces frais permettent à CO de récupérer certaines des dépenses associées au programme de remise des prix. Une lettre, ainsi que la facture, sera envoyée au bureau de la présidence du collège ayant présenté la nomination, et ce, peu après la tenue de l événement. CO exige le règlement de ces frais dans les 30 jours suivant la date de la facture. Veuillez s.v.p. libeller vos chèques à l ordre de Collèges Ontario. Pour communiquer avec nous Adresse postale Collèges Ontario 20, rue Bay, bureau 1600 Toronto (Ontario) M5J 2N8 Si vous avez des questions ou des inquiétudes quant à la présente politique sur les dépenses pour les Prix du premier ministre, veuillez s.v.p. communiquer avec Yvonne Leoveras, spécialiste des communications et des événements, par courriel, à l adresse leoveras@collegesontario.org, ou par téléphone, au 647-258-7680. Page 5