Cahier des charges / Appel à propositions

Cahier des charges / Appel à propositions Appui-conseil pour l accompagnement 2019 des entreprises à leur transformation numérique Date d émission : 10/12/2018 Contact : Laurent Maury Délégué aux Projets et communication AGEFOS PME NOUVELLE-AQUITAINE Tel : 0557775241 Email : lmaury@agefos-pme.com

SOMMAIRE 1. Présentation AGEFOS PME 3 2. Contexte et enjeux 4 3. Description de la prestation attendue 6 4. Contenu de la proposition 9 5. Engagements du prestataire 10 6. Procédure de l appel à propositions 11 7. Contractualisation 13 Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 2

1. Présentation AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par un accord constitutif, des statuts nationaux et régionaux. Conclu le 6 juillet 1972 et modifié en dernier lieu le 6 janvier 2015, l accord constitutif d AGEFOS PME a été signé entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME a été habilité OCTA par arrêté du 4 juin 2016. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 13 associations territoriales réparties en métropole ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (47 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées. Créé en 1973, le réseau AGEFOS PME Nouvelle Aquitaine (ex Poitou-Charentes, ex Limousin et ex Aquitaine) exerce et développe différentes missions auprès des TPE/PME : - Conseil en formation et gestion des compétences - Gestion administrative des contributions et des actions de formation - Collecte des contributions relatives à la formation professionnelle continue et de la Taxe d apprentissage - Financement de la formation des salariés au titre du plan de formation de l entreprise, du contrat et de la période de professionnalisation, du Compte personnel de formation (CPF) - Ingénierie de projets axés sur l emploi et la formation (projets individuels ou collectifs, notamment au niveau territorial et interprofessionnel) - Mise en place d outils permettant aux entreprises d accéder à des fonds publics et communautaires, dans le cadre de projets collectifs ou individuels Créé et géré par les partenaires sociaux CPME pour le collège employeur et les 5 Confédérations de salariés (CGT, CGC, FO, CFDT, CFTC), AGEFOS PME Nouvelle-Aquitaine est le premier gestionnaire privé des fonds de la formation professionnelle en région Nouvelle-Aquitaine. Ses orientations stratégiques sont arrêtées par le Conseil d Administration régional. La réflexion et le suivi de ces orientations sont assurés par sa Commission Territoriale de Formation. AGEFOS PME Nouvelle-Aquitaine dispose d'une organisation nationale décentralisée en région. En Nouvelle-Aquitaine, 14 Conseillers en Formation sont présents sur les 12 départements, pour assurer un conseil de proximité aux entreprises en matière de formation et d emploi. Au total, AGEFOS PME Nouvelle-Aquitaine accompagne près de 23 800 entreprises de la région dans leurs projets emploi-formation, ce qui représente : - 47 branches professionnelles adhérentes - 1 800 entreprises de plus de 11 salariés - 22 000 entreprises de moins de 11 salariés. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 3

2. LE PROJET SMART PME Dans les entreprises, les mutations liées aux technologies numériques sont nombreuses et pluridimensionnelles. D une façon ou d une autre toutes les entreprises sont concernées par le numérique, même si elles le seront diversement et si les métiers ne sont pas impactés de la même manière. En dépit de nombreuses inconnues, il est acquis que les enjeux de la transformation numérique sont absolument majeurs pour les entreprises comme pour les individus. Confrontées à l enjeu de la transition numérique, les entreprises ont des approches très variables. Bien qu elle progresse, la sensibilisation des entreprises à la transformation numérique reste trop limitée. Enfin, pour les employeurs et les salariés convaincus de l impact du numérique, la capacité à agir reste limitée. Pour répondre à ces enjeux, AGEFOS PME propose à tous ses adhérents un accompagnement nommé SMART PME opérationnalisé en 3 étapes distinctes : - START - SMART 1 TRANSITION - SMART 2 TRANSFORMATION START : Sensibilisation des entreprises à l importance du virage numérique : La plupart des entreprises va être exposée à l impact du numérique, même si elle n en perçoit pas les conséquences immédiates. Pour inciter à la prise en compte du numérique dans les PME, une campagne de sensibilisation va être organisée auprès de nos entreprises pour les amener à intégrer la transition numérique dans leur stratégie. SMART 1 : Diagnostic d impact : Lorsque ces entreprises le souhaiteront, les conseillers de l AGEFOS PME réaliseront en face à face un diagnostic d impact du numérique. Ce diagnostic portera autour de 7 thématiques : Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 4

A l issue du diagnostic, un positionnement de l entreprise lui est remis, la situant de façon globale sur son positionnement face au numérique et précisant ses priorités en lien avec chacune des thématiques évoquées ci-dessus. Le niveau d appétence, de maturité et d autonomie du chef d entreprise est également pris en compte. Dès lors des préconisations de premier niveau peuvent être émises par les conseillers AGEFOS PME, préconisations qu il conviendra de conforter lors de l intervention du prestataire externe. Modalités d accompagnement post diagnostic : Pour préciser le niveau d accompagnement à envisager, le diagnostic attribue des niveaux à l entreprise en fonction de son degré d intégration du numérique. Ces niveaux, au nombre de 3, permettent d identifier l accompagnement que le prestataire externe pourra apporter à l entreprise. Les 3 niveaux sont : - Comprendre : L entreprise doit s acculturer au numérique. Il s agit du niveau INITIATION - Agir : L entreprise souhaite intégrer le numérique dans une ou plusieurs des 7 composantes de son organisation. Ce positionnement correspond au niveau SMART 1 - Anticiper : l entreprise souhaite modifier son modèle économique en s appuyant sur le numérique. Il s agit du niveau SMART 2 De ces trois niveaux découleront les modalités d accompagnement post diagnostic. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 5

Interventions d expert : A l issue des préconisations, AGEFOS PME proposera aux entreprises qui le souhaitent, un accompagnement approfondi grâce à l intervention d experts externes sélectionnés par le présent appel à projet. Deux niveaux de prestations pourront être proposés à l entreprise, «clé en main» ou «sur-mesure». Concernant les formations «clé en mains» de 1 à 3 jours (inter ou intra entreprise), elles feront l objet d un catalogue réalisé par AGEFOS PME et s adresseront prioritairement aux entreprises ayant soit besoin de s acculturer au numérique, soit souhaitant intégrer le niveau SMART 1. Les accompagnements «sur-mesure» s adresseront prioritairement aux entreprises dont le diagnostic a permis d émettre un plan de préconisations engageant la transformation numérique de l entreprise SMART 2. Pour ces entreprises, il sera possible de bénéficier d un appui conseil pour disposer d un diagnostic approfondi et d une formation individualisée plus longue. Cet appel à proposition concerne les niveaux SMART 1 et SMART 2 et a pour objet la mise en œuvre : a) d actions de formation collectives (SMART 1) b) d appuis-conseils visant à réaliser un diagnostic (2 jours maxi) et à appuyer la réalisation de la transformation numérique dans les entreprises par le biais de la formation (SMART 2). Le présent appel à propositions est rédigé dans le respect de la procédure adaptée pour les achats directs de formation établie par AGEFOS PME. 3. Description de la prestation attendue Pour répondre au mieux aux attendus du projet, AGEFOS PME lance un appel à candidature organisé en deux lots : actions «clés en mains» et actions «sur-mesure». Les candidats peuvent, s ils le souhaitent, répondre aux deux lots. 3.1. Sélection des prestataires : Pour candidater, les prestataires devront impérativement justifier d un numéro de déclaration d activité en qualité d organisme de formation, être référencé dans le DATADOCK et être à jour de leurs obligations sociales et fiscales. Une fiche d engagement reprenant ces éléments sera demandée à l organisme candidat (cf. annexe). Il est à noter que les prestataires retenus devront être en capacité d assurer leurs prestations sur l ensemble de la région. Par ailleurs, les organismes peuvent s associer s ils le souhaitent pour apporter une réponse commune, dès lors que celle-ci fait clairement apparaitre les domaines de compétence de chacun des prestataires. Dans ce cas, AGEFOS PME pourra contractualiser avec l organisme porteur qui sera le seul à gérer les relations administratives et financières avec AGEFOS PME. Les prestataires pourront également être sollicités pour donner un avis sur les préconisations du diagnostic réalisé par le conseiller AGEFOS PME en amont de sa diffusion en entreprise. Ils pourront aussi être amenés à participer à des colloques ou séminaires sur cette thématique organisés par AGEFOS PME en Nouvelle-Aquitaine. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 6

3.2. Actions «clés en main» (Lot 1) : Pour permettre aux entreprises éloignées des enjeux du numérique de prendre conscience de l intérêt d intégrer les nouvelles technologies dans l entreprises, AGEFOS PME proposera des actions de formation de courte durée (inter et/ou intra) accessibles au plus grand nombre. Les actions, regroupées en 7 thématiques dans la logique de l impact du numérique sur les 7 composantes de l organisation de l entreprise : Culture digitale Décoder le jargon de la culture digitale 1 j Comprendre les impacts du numérique 1 j Stratégie de développement Comprendre les impacts des objets connectés et du big data pour l entreprise 1 j Découvrir les technologies de rupture à venir dans le commerce 1 j Découvrir les technologies de rupture à venir dans les services 1 j Concilier numérique et développement durable 1 j Penser l entreprise autrement 1 j S engager vers de nouveaux modèles économiques 1 j PME : Gagnez en efficacité avec le numérique 1 j Communication Communiquer à travers les réseaux sociaux 1 j Gérer l E-réputation de son entreprise 1 j Développer la visibilité / impact de son site Internet 1 j Créer facilement un site Internet grâce à un CMS 1 j Quel site web pour votre entreprise? 3 j Le marketing par l image : créer facilement vos visuels 1 j Commercial Impliquer ses clients dans l évolution de ses produits et ses services 1 j Découvrir le marketing digital 1 j CRM : 3 lettres pour simplifier sa relation client 1 j E-Commerce : franchir le pas 1 j Ressources humaines Favoriser les méthodes de travail collaboratives 1 j Penser la formation autrement à l ère du numérique 1 j Recruter à l heure du numérique 1 j Manager à l ère du numérique 1 j Mobiliser ses collaborateurs dans un plan de transformation numérique de l entreprise 1 j Introduire les méthodes agiles dans la conduite de ses projets 1 j Processus de travail Organiser et optimiser sa logistique e-commerce 2 j Passer à la facturation électronique 1 j Numériser ses données et fluidifier ses échanges (clients, fournisseurs, échanges internes) 1 j Gagner en efficacité avec la communication unifiée 1 j Simplifier ses usages informatiques grâce au Cloud computing 1 j Caractériser son besoin et préparer l achat d une solution informatique 1 j Les marchés publics dématérialisés 1 j Protection de l écosystème numérique Développer les bonnes pratiques en matière de cybersécurité 1 j Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 7

Le détail des programmes de formation est présenté en annexe 1. La prestation attendue devra être conduite sur une période de 11 mois entre janvier 2019 et le 1er décembre 2019. Le coût jour de la prestation est estimé à 1 100 /jour. La prestation comprend la prise en charge de l ensemble des frais afférents. Aucun surcoût ne pourra être demandé à l entreprise. Le périmètre d'intervention du prestataire sélectionné est défini géographiquement. AGEFOS PME assurera une prise en charge de 70% des coûts pédagogiques. 3.3. Actions «sur-mesure» (Lot 2) : Les actions «sur-mesure» ont vocation à répondre à des problématiques spécifiques d entreprise. La capacité de l organisme à comprendre le besoin (à partir des données du diagnostic SMART DIAG) et à le traduire en plan d actions opérationnel est donc déterminante. Les candidats devront justifier de solides expériences dans l accompagnement à la transition numérique des TPE / PME, cible prioritaire de l appel à projet. Une attention particulière sera portée à : > La capacité de l organisme à émettre des préconisations et notamment l identification : Des objectifs poursuivis par action retenue dans le plan de préconisation ; Des résultats attendus ; Des actions à mettre en place et le calendrier prévisionnel de réalisation ; Des acteurs à associer au déploiement du plan et des types d aides et partenariats à envisager. > Les aptitudes de l organisme à décliner les préconisations en accompagnement : En lien direct avec les conclusions du diagnostic Organisées autour des 7 thématiques précédemment évoquées D assurer un lien permanent avec les conseillers AGEFOS PME Les organismes sont sollicités pour intervenir sur la phase «Appui Conseil» qui s organise selon les deux temps suivants constituant un diagnostic approfondi qui ne pourra excéder 2 jours : Analyse du besoin : L analyse du besoin vise à préciser, avec l entreprise et l AGEFOS PME, les conclusions du diagnostic «smart diag» décliné par le conseiller en formation en face à face avec l entreprise. Il convient dès lors d approfondir les résultats du diagnostic pour confirmer le besoin et préparer la phase suivante. Préconisations : Ensuite, le prestataire est invité à décliner ses préconisations pour permettre à l entreprise de mener à bien son plan de transformation numérique en lien avec la ou les thématiques identifiées dans le diagnostic «smart diag» : Communication, Commercial, Ressources Humaines, Processus de travail, Protection de l écosystème numérique, Culture digitale, Stratégie de développement. Accompagnement : Suite à ce diagnostic, les organismes sont susceptibles de poursuivre l accompagnement par une phase de développement des compétences. Cette phase vise à mettre en place l accompagnement nécessaire pour intégrer les compétences nécessaires à sa transformation de l entreprise. Dans cette phase, AGEFOS PME ne financera d aucune façon les investissements matériels liés à la transformation numérique de l entreprise. D autres partenaires peuvent être sollicités par le prestataire (en accord avec AGEFOS PME) pour permettre d obtenir des soutiens financiers à la mise en place. Cette phase est estimée est comprise entre 2 et 5 jours selon le besoin. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 8

AGEFOS PME assurera une prise en charge à hauteur de 70% de l ensemble de la prestation. Il est à noter qu une analyse du besoin qui ne donnerait pas lieu à préconisation ne sera pas prise en charge par AGEFOS PME. La prestation attendue devra être conduite sur une période de 12 mois entre janvier 2019 et le 31 décembre 2019. Le coût jour de la prestation est estimé à 1 300 /jour. La prestation comprend la prise en charge de l ensemble des frais afférents. Aucun surcoût ne pourra être demandé à l entreprise. Le périmètre d'intervention du prestataire sélectionné est défini géographiquement. AGEFOS PME assurera une prise en charge de 70% des prestations. 4. Contenu de la proposition Les réponses à l appel à projet devront mentionner, outre le ou les lots concernés, l ensemble des points suivants : 1. Présentation du prestataire en charge de l accompagnement - raison sociale - SIRET - numéro de déclaration d activité - effectif salarié de la structure - secteurs d intervention et/ou domaines d activité 2. Contexte et objectifs généraux de la prestation d accompagnement Le prestataire précise sa compréhension des attendus de la prestation, notamment en termes d enjeux et d opportunités pour les entreprises et sa conception de la prestation demandée. 3. Déroulement de la prestation d accompagnement Le prestataire précise sa compréhension des attendus de la prestation, notamment en termes d enjeux et d opportunités pour les entreprises et sa conception de la prestation demandée. Le prestataire qui se positionne sur le lot 1 est invité à : Le prestataire qui se positionne sur le lot 2 est invité à : particulier : les étapes et la durée (maxi 2 jours) 7 thématiques du catalogue la manière dont l organisme envisage d intégrer les éléments de diagnostic communiqués par AGEFOS PME Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 9

Le lien que l organisme prévoit d établir avec les Conseillers AGEFOS PME tout au long de la prestation. Le type de document qui sera remis à l entreprise pour la partie «préconisation» et les documents qui justifieront de l avancement de la prestation. 4. Moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : Nom et rôle de chaque intervenant, Responsabilités de chaque intervenant, CV du (des) des consultant(s) pressenti(s) comportant notamment profil et expérience. 5. Références du prestataire Le prestataire présente des références significatives d actions conduites dans le domaine de l appuiconseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique. 6. Offre financière Pour le lot 1, le coût jour, incluant les frais pédagogiques et les frais de logistique sera de 1 100 HT Pour le lot 2, le coût jour, incluant les frais d intervention pour le diagnostic et pour les coûts pédagogiques (frais de logistique inclus) sera de 1 300 HT. 5. Engagements du prestataire 6.1. Respect de la qualité des actions de formation Le décret n 2015-790 du 30/06/2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue fixe les critères qui devront être contrôlés par l OPCA dans le cadre de ses achats de formation. A ce titre, l organisme de formation s engage à respecter la charte qualité AGEFOS PME (disponible sur www.agefos-pme.com). A ce titre, l organisme de formation s engage à déposer dans le DATA DOCK tous les éléments permettant à l OPCA de vérifier les six critères du décret : 1. l identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ; 2. l adaptation des dispositifs d accueil, de suivi pédagogique et d évaluation aux publics de stagiaires ; 3. l adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement à l offre de formation ; 4. la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; 5. les conditions d information du public sur l offre de formation, ses délais d accès et les résultats obtenus 6. la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 10

De plus, AGEFOS PME s assurera du respect de la réglementation en vigueur en matière de formation professionnelle continue portant sur : - l établissement d un règlement intérieur - les conditions de réalisation d une action de formation (programme de formation avec mention des prérequis, moyens pédagogiques, techniques et d encadrement, moyens permettant de suivre l exécution de la formation et d en apprécier les résultats) - les documents à remettre aux stagiaires avant l entrée en formation - et la garantie de la protection des libertés individuelles (toute information demandée à un stagiaire doit avoir un lien direct et nécessaire avec l action de formation) Ces différents éléments seront précisés à l organisme de formation dès notification de sa sélection dans le cadre du présent appel à propositions. 6. Procédure de l appel à propositions 6.1.1 Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées : par mail lmaury@agefos-pme.com et slarrue@agefos-pme.com Par courrier : Agefos-pme Nouvelle Aquitaine, A l attention de L.Maury/S.Larrue 7 avenue de millac 33370 Artigues près Bordeaux Au plus tard le 07 janvier 2019. Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement. 6.1.2 Sélection du prestataire Tout dossier parvenu hors délai et/ou ne respectant pas le formalisme de réponse, et/ou incomplet ne sera pas étudié. Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 11

6.1.3 Etapes et calendrier de sélection Période / Descriptif de l Etape échéance Lancement de l appel à propositions : le présent document et ses annexes sont 12/12/2018 accessibles sur l'espace dédié aux appels d'offres sur le site Internet www.agefos-pme.com 07/01/2019 Date limite de réception des propositions 08/01/2019 Instruction des réponses recevables 10/01/2019 Commission de sélection 11/01/2019 Notification de la décision 12/01/2019 Conventionnement 14/01/2019 Démarrage de la prestation 31/12/2019 Fin de la prestation 6.1.4 Critères de sélection Les propositions seront examinées au regard des critères suivants : Critères Notation Coefficient Pertinence de la réponse - Compréhension du contexte et de la problématique, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet Sur 4 3 Qualification du prestataire et expérience en lien avec la thématique concernée Sur 4 4 Méthodes pédagogiques, techniques et d encadrement Sur 4 3 Capacité à intervenir sur le territoire demandé / ancrage territorial Sur 4 2 Proposition financière Sur 4 1 Chaque prestataire sera retenu pour une période allant de la date de notification au 31 décembre 2019. Une prolongation par voie d avenant sera possible. AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et s engage à les garder confidentielles. AGEFOS PME se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité. AGEFOS PME n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de la proposition et après acceptation formelle des conditions proposées (contractualisation). Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 12

7. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. Pour toute précision, vous pouvez contacter : Laurent Maury / Sylvie Larrue Délégation Projets AGEFOS PME Nouvelle-Aquitaine Tel : 0557775241 / 0557773474 Email : lmaury@agefos-pme.com et slarrue@agefos-pme.com Appel à propositions «Appui-conseil pour l accompagnement des entreprises à leur transformation numérique» AGEFOS PME 13