1 PGI OPEN ERP EXERCICE D INITIATION N 1 AVEC MODE OPÉRATOIRE (MAJ 09/14) PORTANT SUR : FLUX D ACHAT ET DE VENTE DE MARCHANDISES. NOM ÉTUDIANT : RESTAURATION DE LA BASE DE DONNÉES DU PGI OPEN ERP Une base de données (ou fichier de sauvegarde) vous a été remise. Procédez à la restauration de ce fichier sur le PGI Open ERP afin de pouvoir réaliser les travaux demandés. Manipulations à effectuer (après le lancement du logiciel) : Fichier Bases de données Restaurer base de données. Sélectionnez votre fichier de sauvegarde, puis cliquez sur «Ouvrir». Saisissez le mot de passe (admin) et le nom de votre fichier (votre nom de famille), puis cliquez sur «Valider». Important : pas d espace, pas d accent, pas de caractères spéciaux dans le nom du fichier. Un message indique que la base de données a été restaurée avec succès. Elle se trouve donc sur le PC. OUVRIR UNE BASE DE DONNÉES PRÉSENTE SUR LE PC Pour ouvrir votre base de données : Fichier Connecter. Sélectionnez votre base de données. Utilisateur : admin Mot de passe : admin Puis cliquez sur «Valider». L écran de présentation de la base de données apparaît avec à gauche les différentes rubriques du Menu. Ce fichier comprend déjà, entre autre, les données suivantes : - la société Initiation, qui sera remplacée dans quelques instants par votre société. - un fournisseur : Nom : Société A ; Code : FR001. Adresse : 3 rue des Rosiers 75009 PARIS (France). Langue : Français. Contact : Jean EMILE (Directeur). Tél : 01.48.50.22.33 - un client : Nom : SARL VALOT ; Code : CL001. Adresse : 15 rue de l Emeraude 75006 PARIS (France) Langue : Français. Contact : Martin VALOT (Gérant). Tél : 01.60.25.67.30. - un produit : Nom : Marchandise A. Code : MSE A. Prix d achat : 35 HT. Prix de vente : 47 HT. TVA à 20%.
2 MAJ DE LA BASE DE DONNÉES (SAISIE DES COORDONNÉES DE VOTRE ENTREPRISE) Vous allez remplacer les coordonnées de la base de données type par les coordonnées de votre entreprise dans laquelle vous travaillez. Les coordonnées de votre entreprise Pour saisir/modifiez les coordonnées de votre entreprise, cliquez sur le menu «Partenaires», «Partenaires» «Autres partenaires». Le nom de la «société Initiation» de la base de données apparaît. Double-cliquez dessus. Remplacez les données exemples par les données réelles de votre entreprise (Nom, nom du contact, rue, code postal, ville, pays, numéro de téléphone, courriel). Supprimez le nom du contact. Veuillez laisser la langue (Français) d activée. Cliquez sur l icône «Enregistrer». La mise à jour d autres informations de votre entreprise Vous allez maintenant mettre à jour d autres informations (capital, SIREN, ). Cliquez sur le menu «Administration», «Utilisateurs» «Utilisateurs». Le nom de l utilisateur par défaut (Administrator) apparaît. Double-cliquez dessus. Cliquez sur l icône «Ouvrir cette ressource» de la case «Société». Indiquez dans la case «Nom de la société» le nom réelle de votre entreprise. Dans l onglet «Information générale» figurent les indications qui s afficheront dans l en-tête et le pied de page de vos documents. Il vous est conseillé de les remplir/modifier comme suit : - En-tête de rapport : ne rien indiquer sauf une phrase vantant votre société (exemple : Société spécialisée dans les marchandises commerciales). - Pied de page 1 de rapport : indiquez le N SIREN, le N Siret, le code APE, ainsi que la TVA Intracommunautaire de votre entreprise (exemple : SIREN 422797 720 RCS PARIS Siret 422 797 720 00030 Code APE 526 B TVA Intracommunautaire FR 26422797720). Il va de soit que les données varient en fonction du statut de votre entreprise. - Pied de page 2 de rapport : indiquez la forme juridique et le capital de votre entreprise (exemple : SARL au capital de 50 000 ). On peut même insérer un logo. Cliquez sur «Valider». Cliquez sur l icône «Enregistrer». Le nom de l entrepôt de votre entreprise Vous allez modifier le nom de l entrepôt (votre entreprise). Cliquez sur le menu «Gestion des stocks», «Configuration» «Entrepôts». Double-cliquez sur le nom de la société. Modifiez et mettez le nom de votre entreprise dans la case «Nom». Cliquez sur «Enregistrer». Le nom du magasin de votre entreprise Vous allez modifier le nom du magasin (votre entreprise). Cliquez sur le menu «Gestion des ventes», «Configuration» «Magasin». Double-cliquez sur le nom du magasin. Modifiez et mettez le nom de votre entreprise dans la case «Nom du Magasin».
3 INSERTION DES PARTENAIRES (FOURNISSEURS ET CLIENTS) Dans Open ERP, un partenaire représente une entité avec laquelle vous faites des affaires. Cela peut être un client, un fournisseur ainsi que votre société elle-même. Les différentes catégories de partenaires dans cette base de données sont : Autres, Clients, Fournisseurs. Fournisseurs Pour créer un fournisseur, cliquez sur le menu «Partenaires», «Partenaires» «Partenaires Fournisseurs». Cliquez sur l icône «Nouveau», puis saisissez les coordonnées du fournisseur : Nom : Société B PLUS ; Code : FR002 ; Adresse : 4 rue du Trésor 75004 PARIS (France). Langue : Français. Nom du Contact : Julien LECLERC (Fonction : Directeur). Tél : 01.48.27.13.20 Clients Pour créer un client, cliquez sur le menu «Partenaires», «Partenaires» «Partenaires Clients». Cliquez sur l icône «Nouveau», puis saisissez les coordonnées du client : Nom : SAS PACIFIC ; Code : CL002 ; Adresse : 8 rue Messidor 75012 PARIS (France) Langue : Français. Nom du Contact : Claude MESSI (Fonction : Gérant). Tél : 01.60.30.52.17. Vous pouvez cliquer sur l icône «Retard de règlement» à droite. Vous constatez qu une lettre adressée au client indique l état des factures impayées. Actuellement, il n y en a aucune car aucune opération commerciale n a été effectuée. CRÉATION DE CATÉGORIES DE PRODUITS Cliquez sur le menu «Produits», «Configuration» «Catégories de produits». Cliquez sur «Nouveau». Indiquez dans la case «Nom» le mot «Produits finis». Indiquez les données suivantes : Compte de revenus : 701000 Ventes de produits finis. Compte de dépenses : 601000 Achats stockés Matières premières (et fournitures). Note : la catégorie «Marchandises» est déjà créée. CRÉATION DES PRODUITS Cliquez sur le menu «Produits» «Produits». Cliquez sur «Nouveau». Saisissez les coordonnées du produit suivant : Nom : Marchandise BELLA. Code : MSE B. Dans l onglet «Information» : Type de produit : Produit stockable. Méthode d approvisionnement : Livraison sur stock. Méthode de fourniture : Acheter. Catégorie : Marchandises. Dans l onglet «Prix & fournisseurs» : Prix standard (ou d achat) : 6. Prix de vente : 13. Méthode de coût : Prix standard. Dans l onglet «Comptabilité» : Compte de revenus : 707000 Ventes de marchandises. Compte de dépenses : 607000 Achats de marchandises. Compte de stock sortant : 371000 Marchandises. Compte du stock d entrée : 371000 Marchandises. Taxes à la vente : TVA collectée 20%. Cliquez sur «Ajouter» et sélectionnez la TVA désirée. Taxes à l achat : TVA acquittée 20%. Cliquez sur «Ajouter» et sélectionnez la TVA désirée.
4 FLUX D ACHAT DE MARCHANDISES Réalisation d un bon de commande à l attention de notre fournisseur Réalisez un bon de commande auprès de la société A pour 100 marchandises A au prix unitaire de 35. Cliquez sur le menu «Gestion des achats» «Nouvelles commandes d achats». La référence de la commande est indiquée automatiquement ainsi que la date du jour. L entrepôt est votre société. Sélectionnez votre fournisseur (la société A). L adresse et la liste de prix s affichent automatiquement. Cliquez sur la petite icône «Créer un nouvel enregistrement» située à droite du champ «Ligne de bon de commande» (ou Purchase Order Lines). Une fenêtre apparaît. Indiquez les renseignements suivants : Produit : Marchandise A Quantité : 100 La description, la date et le prix s affichent automatiquement. Cliquez sur «Valider» puis sur «Fermer» sauf si vous souhaitez saisir d autres produits. Cliquez sur «Calculer». Dans l onglet «Livraisons & Factures», bien vérifier que dans la case «Destination» s affiche le mot «Stock» à savoir l endroit où seront réceptionnés les produits envoyés par le fournisseur. Retournez dans l onglet «Commande d achat» et confirmez la commande en cliquant sur le bouton «Confirmer commande fournisseur». Cliquez ensuite sur le bouton «Approuvé par le fournisseur» pour signaler l accusé de réception de la commande par le fournisseur. Pour imprimer la commande, cliquez directement sur le bouton à droite «Commande d achat». Elle porte comme nom «Purchase Order Confirmation». (Ou cliquez sur le menu «Gestion des achats» et double-cliquez sur «Commandes d achats». Doublecliquez sur la commande désirée, puis cliquez à droite sur «Commande d achat».) Réception des marchandises Après confirmation de la commande, il faut réceptionner les produits de votre fournisseur. Cliquez sur le menu «Gestion des stocks» «Produits entrants» «Colisage à traiter». Sélectionnez et double-cliquez sur la commande désirée, puis cliquez sur «Réception produit» pour le mouvement de stock. Une petite fenêtre apparaît. Cliquez sur «Faire colisage». Cliquez ensuite sur «Fermer». Pour imprimer le bordereau de livraison, cliquez directement sur le bouton à droite «Bordereau de livraison». Il porte comme nom «Ordre de livraison». (Ou cliquez sur le menu «Gestion des stocks». Double-cliquez sur «Produits entrants». Double-cliquez sur la commande désirée, puis cliquez à droite sur «Bordereau de livraison».) Consultation du stock après livraison de notre fournisseur Pour avoir une vue d ensemble sur les stocks des produits de l entreprise, cliquez sur le menu «Produits» «Produits». Pour connaître tous les mouvements de stocks, sélectionnez et double-cliquez sur le produit en question, puis cliquez sur «Tous les mouvements de stocks».
5 Contrôle et validation de la facture fournisseur Cliquez sur le menu «Finance & Comptabilité» «Factures» «Factures fournisseur». Double-cliquez sur la facture relative à votre commande pour afficher son contenu. Vous pouvez alors comparer les données du logiciel avec la facture originale envoyée par votre fournisseur. Vous pouvez indiquer une date d échéance précise (à défaut, ce sera la date du jour). Cliquez sur «Valider» pour confirmer la facture. Pour imprimer la facture, cliquez directement sur le bouton à droite «Factures». L écriture comptable d achat a été générée automatiquement lors de la validation de la facture. Paiement du fournisseur Restez dans cette page et cliquez sur «Payer la facture» à droite. Une fenêtre apparaît. Le montant de la facture à payer (4 200) s affiche ainsi que la date de règlement et la période. Indiquez le nom de l écriture (Paiement Marchandises A par exemple) et le journal de règlement (Journal de banque). Cliquez sur «Paiement total». Open ERP a automatiquement créé l écriture comptable relative au paiement de la facture. Aperçu et impression du livre-journal Cliquez sur le menu «Finance & Comptabilité» «Documents légaux» «Rapports génériques» «Journal détaillé par écriture». Une fenêtre apparaît. À gauche figure le journal. Cliquez sur «Ajouter» et sélectionnez les journaux souhaités (Journal des Achats et Journal de Banque), puis cliquez sur «Valider». À droite figure la période. Cliquez sur «Ajouter» et sélectionnez la période souhaitée, puis cliquez sur «Valider». (Vous pouvez sélectionner tous les journaux et toutes les périodes). Cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous constatez que l écriture d achat et l écriture de règlement ont été automatiquement créées.
6 FLUX DE VENTES DE MARCHANDISES : DU DEVIS À LA FACTURE CLIENT Réalisation d un devis Pour créer un nouveau devis, cliquez sur le menu «Gestion des ventes» «Commandes de Ventes». Double-cliquez sur «Nouveau devis». La référence commande (à savoir du devis), votre magasin et la date du devis s affichent automatiquement. Sélectionnez votre client (SARL VALOT) ; ses coordonnées s affichent automatiquement. Cliquez sur l icône «Créer un nouvel enregistrement» située à droite du champ «Ligne de commande». Une fenêtre apparaît. Indiquez les renseignements suivants : Produit : Marchandise A Quantité demandée par le client: 20 La description et le prix s affichent automatiquement. Cliquez sur «Valider» puis sur «Fermer» sauf si vous souhaitez saisir d autres produits. Cliquez sur «Calculer». Ne confirmez pas la commande pour le moment, sinon le devis se transformera en commande. Pour imprimer le devis, cliquez sur «Devis / Commande» à droite de l écran. Transfert du devis en commande (quand le client a accepté le devis) Restez dans cette page et cliquez sur «Confirmer la commande». Vous pouvez maintenant imprimer la commande. Cliquez sur «Devis / Commande» à droite de l écran. En cliquant dans le dernier onglet «Historique» de la commande, vous pouvez consulter l historique de la commande. Son état est «Confirmé», c est-à-dire que le client a accepté les conditions de la commande. Livraison des marchandises et impression du bon de livraison Cliquez sur le menu «Gestion des stocks». Double-cliquez sur «Produits à expédier». Sélectionnez et double-cliquez sur votre bon de livraison. Cliquez sur «Vérifier la disponibilité». Cliquez sur «Colisage terminé». Le nombre de marchandises (20) à destination du client apparaît. Cliquez sur «Faire colisage», puis sur «Fermer». Les produits ont quitté le stock. Pour imprimer le bon de livraison, cliquez à droite sur «Bordereau de livraison». Consultation du stock après livraison chez notre client Pour avoir une vue d ensemble sur les stocks des produits de l entreprise, cliquez sur le menu «Produits» «Produits». Pour connaître tous les mouvements de stocks, sélectionnez et double-cliquez sur le produit en question, puis cliquez sur «Tous les mouvements de stocks».
7 Transfert de la commande client en facture Cliquez sur le menu «Gestion des ventes». Double-cliquez sur «Commandes de Ventes». Doublecliquez sur la commande désirée. Cliquez sur «Créer facture». La commande passe à l état «Facture client brouillon». Une facture "brouillon" n a ni numéro, ni impact comptable. Il faut alors confirmer la facture et Open ERP lui attribuera un numéro unique, tout en générant les écritures comptables correspondantes. Dans le menu «Finance & Comptabilité», «Factures», double-cliquez sur «Factures Clients». Sélectionnez et double-cliquez sur votre facture. Vous pouvez indiquer une date de facturation précise (à défaut, ce sera la date du jour). Cliquez sur «Créer». Votre facture passe de l état «Brouillon» à l état «Ouverte». Votre facture a maintenant un numéro. Pour l imprimer, cliquez sur l icône «Factures» à droite. L écriture comptable de vente a été générée automatiquement lors de la validation de la facture. Paiement du client Restez dans cette page et cliquez sur l icône à droite «Payer la facture». Le montant de la facture à payer (1 128) par notre client s affiche ainsi que la date de règlement et la période. Indiquez le nom de l écriture (Encaissement Marchandises A par exemple) et le journal de règlement (Journal de banque). Cliquez sur «Paiement total». La facture apparaît à l écran avec l état «Clôturé» et le solde dû de «0». Open ERP a automatiquement créé l écriture comptable relative à l encaissement de la facture. Aperçu et impression du livre-journal Cliquez sur le menu «Finance & Comptabilité» «Documents légaux» «Rapports génériques» «Journal détaillé par écriture». Une fenêtre apparaît. À gauche figure le journal. Cliquez sur «Ajouter» et sélectionnez les journaux souhaités (Journal des Ventes et Journal de Banque), puis cliquez sur «Valider». À droite figure la période. Cliquez sur «Ajouter» et sélectionnez la période souhaitée, puis cliquez sur «Valider». (Vous pouvez sélectionner tous les journaux et toutes les périodes). Cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous constatez que l écriture de vente et l écriture de l encaissement ont été automatiquement créées. SAUVEGARDE DU FICHIER (À FAIRE À LA FIN DE CHAQUE SÉANCE!!!) Fichier Bases de données Sauvegarder base de données. Indiquez le mot de passe «admin». Vérifiez que le nom de votre base de données apparaisse. Cliquez sur «Valider». Donner un nom à votre fichier de sauvegarde : sauvegarde_datedujour. Important : pas d espace, pas d accent, pas de caractères spéciaux dans le nom du fichier. Sélectionnez l emplacement de la sauvegarde (votre clé USB). Un message indique que la base de données a été sauvegardée avec succès.