Page 1 de 5 ZFS/PF Q 920 Freight Calculation & Accounting Instructions pour la facturation fret à partir du 01.05.2014 (Facture et transport redevables par BASF SE ou autre société du groupe) Les instructions ne sont pas valables pour des transports en vrac fluvial et parcelle-pétrolier 1 Comment savoir qui paie la prestation sur l ordre de transport? Que faire s il n y a pas d ordre de transport? Contactez dans ce cas l ordonnateur de la prestation avant la facturation. 2 À quelle adresse la facture doit-elle être envoyée? Selon l indication du centre payeur, vous trouverez sur le fichier Excel joint, le détail complet : adresse ainsi que le numéro de taxe correspondant.
Page 2 de 5 3 Quels sont les points à considérer pour la facturation? 3.1. Fret export 3.1.1 Facturation par prestation Facturation de tous les frais relatifs à la prestation au moment du départ pour le transport concerné sur une seule facture. Factures avec plusieurs numéros de transport ne seront pas acceptées. 3.1.2 Facture séparée pour : Prestation avec numéro de commande (centre payeur et autres informations dans le mail de l ordonnateur de la prestation) Prestation avec centre de coûts (centre payeur et autres informations dans le mail de l ordonnateur de la prestation) Prestation se rapportant à un transport 3.1.3 Facture séparée pour : National VAT Free of VAT Reverse Charge Droits et TVA à l'importation 3.1.4 Ce qui doit figurer sur la facture et permet d identifier le chargement : Numéro de transport (SAP R/3) (9 ou 10 chiffres) Poids brut du chargement pour marchandises empaquetées (le poids facturable est également à indiquer), ou Poids net pour marchandises en vrac Lieu de départ / lieu de destination et date de livraison à destination (minimum le mois) Code postal de la destination, pays, nom du destinataire Détail si il y groupages de transport (toutes les références, etc ) Détail du prix facturé Un prix global par destination incluant tout ce qui relève de la prestation/tarif (toutes les livraisons d un transport pour un destinataire doivent être facturées ensemble).
Page 3 de 5 3.2 Fret import 3.1.5 Autres données indispensables : Base de facturation (FAG) pour frais exceptionnels ou additionnels : Procédure FAG : tous frais relatif à la prestation ne faisant pas partie des contrats (par ex. attente, livraison modifiée ) doivent avant facturation être confirmés par l ordonnateur du transport. Si le prix est accepté, vous recevez le formulaire (FAG) qui sert de support à la facture ou un message mail avec la clé correspondant au code du type du coût transport (Y106, Z129, etc.). Seules les indications des clés confirment les frais supplémentaires pour la facturation. Les factures avec des frais non confirmés vous seront retournées sans enregistrement. Note : Les retours facturés sur le transport initial Aller, doivent également être confirmés de la manière des coûts additionnels avant facturation. Ici aussi les indications précédentes sont relevantes. 3.2.1 Facture séparée pour : Prestation avec numéro de commande (centre payeur et autres informations dans le mail de l ordonnateur de la prestation) Prestation avec centre de coûts (centre payeur et autres informations dans le mail de l ordonnateur de la prestation) Prestation se rapportant à un transport (centre payeur selon point 2) 3.2.2 Données sur la facture permettant l identification de la prestation : Numéro de commande SAP R/3, centre de coûts ou numéro de transport, Poids brut de la prestation pour marchandise empaquetée, ou Poids net de la marchandise en vrac, Point de départ avec code postal et pays, Point de destination avec adresse exacte, Détails des frais facturés. 4. Déclaration d export (AFU) pour formalités d imposition / Attestation de l expéditeur (relevant pour BASF SE et les sociétés du groupe allemandes) Pour les transports à destinations autre que le pays de départ, la déclaration AFU / l attestation de l expéditeur doit figurer sur la facture, être jointe. Transporteurs Allemands ou de l EU : We have dispatched/forwarded the consignment specified in this invoice to EC member states/ outside the EC in accordance with your instructions. We ensure that this statement is made to our best knowledge and belief according to our business documents that we have on file within the territory of the European Community. (tampon de l'entreprise, signature) Transporteurs de pays autres que EU : We have dispatched/forwarded the consignments specified in this invoice to EC member states/ outside the EC in accordance with your instructions. We ensure that this statement is made to our best knowledge and belief according to our business documents that we have on file. (tampon de l'entreprise, signature)
Page 4 de 5 Veuillez considérer que seule la facturation avec la déclaration AFU, la déclaration de l expéditeur sont acceptées. Les factures dépourvues, vous seront retournées sans enregistrement. Le prestataire est tenu d archiver la preuve AFU le temps juridiquement prévu de 10 ans. Veuillez consulter la pièce jointe pour les informations relatives aux modifications actuelles légales 5. Autres particularités 5.1 Particularités du transport Maritime et Aérien : Il existe 2 types de transport : 1. Le pré-leg 2. Le main-leg et après-main-leg selon livraison à destination citée Frais par transport et facturés en fonction de la prestation : 1. Une facture uniquement avec le prix du pré-leg (sans autres coûts tels que bill of lading, etc...) 2. Le fret main-leg est facturé avec les autres frais (Bill of lading etc...), tout le détail devant figurer sur la facture. 5.2 Exceptions vrac maritime Pour marchandise en vrac maritime pas de facture séparée pour le pré-leg. La comptabilisation du fret est entièrement effectuée sur l ordre de transport mainleg (point/point ou point/port tarif). 6. Autres spécifications 6.1 Modalités de facturation : BASF SE (les sociétés du groupe, inclues) s efforce de généraliser la facturation électronique pour le fret. Veuillez contacter ZFS/PF afin d aborder le thème et mode approprié pour la future facturation. 6.2 Barème d évaluation des prestataires : Les évaluations internes sont mises à disposition des services «Achats fret» ainsi que des unités opérationnelles. 6.3 Correction de positions : Si vous constatez des erreurs sur la facture avant l envoi, la facture doit être refaite. Nous ne pouvons pas accepter des corrections manuelles. Si la facture est déjà partie, il y aura déduction, il n y a pas besoin d envoyer un avoir (si toutefois, du point de vue légal, il y a prescription d avoir, nous en ferons dans ce cas la demande). Vous recevez en fonction des déductions une note : affichage de réclamation informant du détail, raison de la déduction.
Page 5 de 5 6.4 Réclamations paiement, demande de paiement factures déjà payées : Nous constatons souvent des rappels pour des factures incorrectes que nous avons retournées. Ceci est souvent le cas pour les transporteurs ayant des filiales mais un service comptable centralisé. Veuillez assurer, au niveau interne, le flux des informations afin que vos comptes soient ajustés et éviter un transit de communication inutile. 6.5 Concordance des comptes La concordance des comptes est de grand intérêt pour nous, car l enregistrement de prestations anciennes, requiert un surplus de travail. Si vous avez des factures impayées au-delà de six semaines sans correspondance pour cette prestation, il est plus que probable que l original ne nous soit pas parvenu. Avant de réclamer, vérifier le statut sur le portal prestataire sur internet. Au cas où vous n auriez pas l autorisation, veuillez contacter Monsieur Fuchs (ZFS/PP Q 920), Tel. 0049 621 60 52422, andreas.c.fuchs@basf.com Si vous ne trouvez pas la facture sur le portal, dans ce cas veuillez nous contacter pour vérification. Envoyez votre demande / rappel par mail à : voir le fichier Excel joint (colonne 3 ou 4) Si vous avez quelques questions, contactez-nous avant la facturation (zf-freights-europe@basf.com). BASF SE ZFS/PF-Freight Calculation & Accounting