Cabinet de radiologie Les Alizés IDENTITOVIGILANCE Périmètre d application : GEN MAN GDR ADM GSI QUA RAD FIN Date de création : 18 novembre 2013 Date d application : Mise à jour du : 17 mars 2015 PRO GDR 003 V2 OBJET Mise en place du dispositif relatif à l identitovigilance : - améliorer le processus d identification du patient et fiabiliser son identité - prévenir le risque d erreur de patient dans la prescription et la dispensation de soins - relier toutes les données concernant un malade au sein d un même dossier (informatisé) et dans sa pochette d examen pour lui remettre les résultats correspondant à celui (ceux) qu il est venu passer au cabinet. DOMAINE D APPLICATION Cette procédure s applique à tous les patients transitant dans le service, et engage chaque acteur du service (secrétaires, manipulateurs et radiologues). DOCUMENTS DE REFERENCE Le manuel HAS V 2010 référence 15, critère 15a DIFFUSION INTERNE s, secrétaires et manipulateurs REDACTION VALIDATION Dr Raphaële HOARAU (Responsable de pharmacovigilance) Dr Yves LAVAUD Dr Pascal LEONETTI Dr Philippe COURCHAY Dr Marc STIENON Dr Sophie MORAND Dr Olivier BORSON Dr Marie BALU Dr John STOREY 1- Définitions : L identitovigilance est un système de surveillance et de gestion des risques et erreurs liés à l identification des patients. L identité du patient est la représentation administrative d une personne physique. Elle est composée d un identitfiant (propre au centre d imagerie) et d un profil de traits (nom, prénom, date de naissance, sexe, ). 2- Qui est concerné Les médecins radiologues, les manipulateurs, et les secrétaires ont l'obligation de s assurer qu il s agit bien du bon patient et que la prescription correspond bien à ce patient. Mais également que les documents de la visite (radiographies, images d échographie, scanner, IRM, compterendu, CD) correspondent à la prescription et au bon patient avant de les lui remettre. Procédure d Identitovigilance V Mars 2015 Page 1/6
3- Que faire et quand le faire A chaque fois que l on prend en charge un patient et à chaque étape de son transit dans le service d imagerie, on doit s assurer de l identité du patient, et de la concordance avec la prescriptions et les documents d examens. 4- Comment faire Pour tous les acteurs du service (s, manipulateurs et radiologues) : faire décliner au patient son nom, son prénom, voire sa date de naissance. Les secrétaires doivent : Demander au patient sa carte vitale, sa carte de mutuelle, son ordonnance et vérifier la concordance des nom, prénom, date de naissance, sexe, sur 3 documents. Si le patient ne communique pas, obtenir les informations nécessaire de l accompagnant. Puis entrer les différentes données permettant l identification du patient à l ordinateur : - Nom, prénom - Civilité (M, Mme, Mlle) - Sexe - Date de naissance, lieu de naissance - Adresse - N de téléphone - N de Sécurité Sociale - Médecin traitant Vérifier que ces données correspondent bien à celles lues par le lecteur sur la carte vitale Si plusieurs personnes ont les même identifiants s assurer qu il ne s agit pas de doublons (s assurer de l antériorité de ses examen dans le service), inscrire alors en commentaire que deux patients ont les mêmes identifiants et ce qui nous permet de les différencier quand ils viennent au centre d imagerie. S il s agit de simples doublons, fusionner les dossiers. Les manipulateurs doivent : Faire décliner au patient son identité : quel est votre nom votre prénom date de naissance. Vérifier que ces données correspondent à celles inscrites sur la console d identification des patients en salle de radio (RIS) Vérifier que l ordonnance correspond bien à celle du patient (même nom sur l ordonnance) et vérifier que c est bien l examen que son médecin lui a prescrit, et qu il correspond à sa symptomatologie. S assurer que c est le bon examen permettant de répondre à la problématique du patient sinon en informer le radiologue afin de faire bénéficier au patient du meilleur examen (le plus performant et la moins irradiant) conformément au guide des bonnes pratique. A l impression des images, vérifier que c est bien le nom du patient qui figure à l écran, puis sur les films radiographique. Enfin mettre ces films dans une pochette et y coller l étiquette du patient : vérifier encore la bonne concordance du nom sur la radio et la pochette. Les radiologues doivent : Procédure d Identitovigilance V Mars 2015 Page 2/6
A l arrivée en salle d échographie faire décliner au patient son identité et s assurer que celleci correspond bien à celle inscrite sur l écran de l échographe, ou sur la console de radio, de scanner ou d IRM Il doit s assurer là encore que le patient a l examen en adéquation avec sa symptomatologie et en concordance avec la prescription médicale (même si la technique d imagerie a pu être modifiée pour des raisons de performance et/ou de son caractère peu irradiant conformément au guide des bonnes pratiques). A la dictée du compte-rendu bien vérifier la concordance du nom sur l écran d imagerie, l écran de dictée et sur le dossier du patient. A la relecture du compte-rendu, bien vérifier que le nom du patient correspond bien à l examen qui lui a été fait. Procédure d Identitovigilance V Mars 2015 Page 3/6
5- Consignes d identitovigilance : 1) s ACCUEIL DU PATIENT ET RECUEIL DE SON IDENTITE AU SECRETARIAT Qui Quoi Comment Bonjour, comment vous appelezvous Pouvez-vous me donner votre ordonnance, votre carte vitale et votre carte de mutuelle Quelle est votre date de naissance S adresser au patient si apte à communiquer sinon à son accompagnant Bien vérifier que l identité du patient et les données inscrites sur l ordonnance, les cartes vitale et de mutuelle sont parfaitement concordantes En cas de doute, demander une pièce d identité Entrer les données dans l ordinateur et ne rien oublier : nom, prénom, date de naissance, adresse téléphone, médecin, nom et N SS, mutuelle, parcours de soin, examen, modificateurs, comment a connu le cabinet,. Renseigner la totalité des champs de la page patient dans Serval Rassembler les documents de la visite (fiche suiveuse, ordonnance, photocopies de carte vitale, de mutuelle, compte-rendu antérieur) dans la pochette de la couleur adaptée toujours en vérifiant que ce sont bien ceux du patient sur chaque document Pochette Rouge : rendez-vous Bleue : sans rendezvous Verte : ostéodensito Jaune : pano, telec Mettre le dossier complet dans la bannette correspondant à l examen préconisé Bannettes de : Radio, échographie, ou de mammographie Procédure d Identitovigilance V Mars 2015 Page 4/6
2) s CONSIGNES D IDENTITOVIGILANCE DESTINEES AUX MANIPULATEURS Qui Quoi Comment Bonjour, comment vous appelezvous Quelle est votre date de naissance Quel examen votre médecin vous a-t-il prescrit S adresser au patient si apte à communiquer sinon à son accompagnant Bien vérifier que l identité du patient et les données inscrites sur l ordonnance et la fiche suiveuse sont parfaitement concordantes En cas de doute, voir avec la secrétaire si c est bien le patient qu elle a enregistré sous cette identité Choisir dans la work-list à sa console de travail le bon nom et vérifier à nouveau la concordance des informations Vérifier la totalité des champs de la page patient sur la console d acquisition des images Sur la page de travail sélectionner le dossier du patient pour valider les images, les imprimer et les envoyer sur les différentes consoles de travail et au pacs Soyez attentif à la concordance des dossiers Mettre le dossier à l interprétation, ou dans un autre circuit d imagerie si autre examen Bannette d échographie, de mammographie ou de scanner Mettre les radios en pochette Vérifier la concordance du nom du patient sur le dossier, sur la radio et sur l étiquette de la pochette Procédure d Identitovigilance V Mars 2015 Page 5/6
3) s CONSIGNES D IDENTITOVIGILANCE DESTINEES AUX RADIOLOGUES Qui Quoi Comment Bonjour, comment vous appelezvous Quel examen votre médecin vous a-t-il prescrit Pour quel motif Bien vérifier que les informations inscrites sur la console sont conformes au dossier et aux dires du patient A la dictée du compte-rendu Concordance du nom sur les images, le dossier et la fenêtre de dictée sur l ordinateur A la l impression des images Concordance du nom sur les images et le dossier du patient A la relecture du compte-rendu Soyez attentif à que le nom sur le compte-rendu correspond bien à l examen du patient Procédure d Identitovigilance V Mars 2015 Page 6/6