REUNION DU 18 AVRIL 2014 DELIBERATION N CR-14/20.153 DELIBERATION DU CONSEIL REGIONAL SCHEMA REGIONAL DES RESSOURCES HUMAINES Stratégie régionale de déconcentration des fonctions Ressources Humaines Convention cadre pour la dématérialisation des états de payes et des frais de déplacement LE CONSEIL REGIONAL LANGUEDOC-ROUSSILLON, VU le Code général des collectivités territoriales et notamment sa quatrième partie relative à la région, VU la délibération du 19 juillet 2007, approuvant la convention de services comptable et financier et la convention de dématérialisation des états de paye entre la Région et la Paierie régionale, VU le rapport n CR-14/20.153 présenté par Monsieur le Président du Conseil régional Languedoc-Roussillon, CONSIDERANT : que de nouvelles modalités techniques de dématérialisation des états de payes, ont été définies par la Direction Générale des Finances Publiques et qu il convient en conséquence de revoir nos procédures, qu un nouveau progiciel NOTILUS, de gestion des ordres de mission et des frais de déplacement, est en cours de déploiement au sein des services de la Région et permettra de dématérialiser les états de frais et pièces justificatives nécessaires pour opérer les remboursements, qu ainsi, dans la continuité du travail mené depuis 2006, entre la Région, la Paierie Régionale et la Trésorerie Générale, il est proposé de conclure deux nouvelles conventions permettant : d une part de définir de nouvelles modalités d échange de données, modernisées via un extranet sécurisé, concernant la dématérialisation des états de payes; et d autre part de définir de nouvelles procédures d échange de données concernant les états de remboursements de frais de déplacements, désormais dématérialisés entre la Région et la Paierie Régionale. 1/10
APRES EN AVOIR DELIBERE DECIDE d autoriser le Président à signer la convention de dématérialisation des états de payes annexée au présent rapport. d autoriser le Président à signer la convention de dématérialisation des états de frais de déplacements annexée au présent rapport. Le Président Christian BOURQUIN 2/10
Convention de dématérialisation des états de payes entre la Région Languedoc Roussillon et la Paierie Régionale du Languedoc Roussillon et la Chambre Régionale des Comptes de la région Languedoc Roussillon 3/10
Annexe 9 : Accord local de dématérialisation des pièces justificatives dématérialisées et des documents budgétaires Cet accord local vaut adhésion des signataires aux dispositions de la convention cadre nationale de dématérialisation (version 1.4 du 17 janvier 2013), chacun pour ce qui le concerne; il est conclu conformément aux prescriptions de ladite convention dont il n est pas détachable. Entre la collectivité: La région Languedoc Roussillon le comptable du trésor : la Paierie Régionale du Languedoc Roussillon, après avis du Trésorier-Payeur Général de la région Languedoc Roussillon et du Département de l Hérault le Président de la Chambre Régionale des Comptes : de la Région Languedoc Roussillon Objet de la dématérialisation : Volume annuel des documents papier dématérialisés :64 000 pages (nombre de pages concernées sur la base du format A4 recto) Date de mise en œuvre de la dématérialisation portée par le présent formulaire : Avril 2014 Annule et remplace le précédent accord local signé le : 4 Décembre 2007 1) Périmètre concerné Etats de paye ( 2.2.1.1.1) 2) Formats mis en oeuvre selon le périmètre choisi : Etats de paye ( 2.2.1.1.1) : fichiers XML conformes au schéma référencé à l annexe 5.3 Rappel de la date de 1ère mise en œuvre si antérieure au présent formulaire : Janvier 2008 3) Format de signature externe PADES interne XADES Certificats utilisés pour signature : Précisez le nom et le fournisseur des certificats référencés : AUDACIO RGS ** (2 étoiles) - CHAMBERSIGN 4/10
4) Modalités de communication CEPL - Comptable Pièces justificatives transmises sans le PES Dépense/Recette, selon l une des modalités suivantes : CD-Rom/DVD-Rom Messagerie sécurisée (courrier électronique signé par un certificat référencé) Plate-forme Escale de la DGFiP Portail de la gestion publique (PES PJ) Accès à un extranet sécurisé préciser : Tiers de télétransmission FAST Pièces justificatives transmises avec le PES Dépense/Recette d Hélios La modalité de transmission du PES (portail/tiers de transmission) est prévue par le formulaire d adhésion au PES auquel il convient de se reporter. 5) Modalités de communication Comptable-Chambre Régionale des Comptes (CRC) 5.1) Formats et Architecture retenue Le comptable restitue, à l appui du compte de gestion sur pièces, les fichiers selon les formats et l architecture reçus de la CEPL. 5.2) Modalités de communication à la CRC (compte de gestion sur pièces) LES PJ ET DOCUMENTS BUDGETAIRES NE SONT PAS TRANSMIS AVEC LE PES D HELIOS : CD-ROM/DVD-ROM Désignation de l entité chargée de la constitution du support : le payeur Régional Modalités de constitution du support : gravage Garantie d'authenticité du support : signature manuscrite sur le support bordereau avec identifiant du support signature électronique Modalités de classement sur le CD-Rom/DVD-Rom par identifiant unique autre : LES PJ ET DOCUMENTS BUDGETAIRES SONT TRANSMIS AVEC LE PES D HELIOS : MODALITES DEFINIES POUR LE COMPTE DE GESTION DEMATERIALISE ENTRE LA COUR DES COMPTES ET LA DGFIP. 5/10
La modalité de transmission sont définies entre la DGFiP et la Cour des comptes ; la transmission s effectue sous la responsabilité de la DGFiP. Date de l établissement du formulaire : à Montpellier le L ordonnateur, Le Comptable, Le Président de la Chambre Régionale des Comptes, Christian BOURQUIN Serge BLONDEAU Visa de la Directrice Régionale des Finances Publiques Nicolas BRUNNER Nadine CHAUVIERE NB : Les signataires s'engagent sur les modalités de dématérialisation ci-dessus, chacun pour ce qui le concerne. 6/10
Convention de dématérialisation des frais de déplacement entre la Région Languedoc Roussillon et la Paierie Régionale du Languedoc Roussillon et la Chambre Régionale des Comptes de la région Languedoc Roussillon 7/10
Annexe 9 : Accord local de dématérialisation des pièces justificatives dématérialisées et des documents budgétaires Cet accord local vaut adhésion des signataires aux dispositions de la convention cadre nationale de dématérialisation (version 1.4 du 17 janvier 2013), chacun pour ce qui le concerne; il est conclu conformément aux prescriptions de ladite convention dont il n est pas détachable. Entre la collectivité: La région Languedoc Roussillon le comptable du trésor : la Paierie Régionale du Languedoc Roussillon, après avis du Trésorier-Payeur Général de la région Languedoc Roussillon et du Département de l Hérault le Président de la Chambre Régionale des Comptes : de la Région Languedoc Roussillon Objet de la dématérialisation : Volume annuel des documents papier dématérialisés :5 000 pages (nombre de pages concernées sur la base du format A4 recto) Date de mise en œuvre de la dématérialisation portée par le présent formulaire : Mai 2014 6) Périmètre concerné Frais de déplacement ( 2.2.1.4) 7) Formats mis en oeuvre selon le périmètre choisi : Frais de déplacement ( 2.2.1.4): fichiers XML conformes au schéma référencé à l annexe 5.5 8) Format de signature externe PADES interne XADES Certificats utilisés pour signature : Précisez le nom et le fournisseur des certificats référencés : AUDACIO RGS ** (2 étoiles) - CHAMBERSIGN 8/10
9) Modalités de communication CEPL - Comptable Pièces justificatives transmises sans le PES Dépense/Recette, selon l une des modalités suivantes : CD-Rom/DVD-Rom Messagerie sécurisée (courrier électronique signé par un certificat référencé) Plate-forme Escale de la DGFiP Portail de la gestion publique (PES PJ) Accès à un extranet sécurisé préciser : Tiers de télétransmission FAST Pièces justificatives transmises avec le PES Dépense/Recette d Hélios La modalité de transmission du PES (portail/tiers de transmission) est prévue par le formulaire d adhésion au PES auquel il convient de se reporter. 10) Modalités de communication Comptable-Chambre Régionale des Comptes (CRC) 5.1) Formats et Architecture retenue Le comptable restitue, à l appui du compte de gestion sur pièces, les fichiers selon les formats et l architecture reçus de la CEPL. 5.2) Modalités de communication à la CRC (compte de gestion sur pièces) LES PJ ET DOCUMENTS BUDGETAIRES NE SONT PAS TRANSMIS AVEC LE PES D HELIOS : CD-ROM/DVD-ROM Désignation de l entité chargée de la constitution du support : le payeur Régional Modalités de constitution du support : gravage Garantie d'authenticité du support : signature manuscrite sur le support bordereau avec identifiant du support signature électronique Modalités de classement sur le CD-Rom/DVD-Rom par identifiant unique autre : LES PJ ET DOCUMENTS BUDGETAIRES SONT TRANSMIS AVEC LE PES D HELIOS : MODALITES DEFINIES POUR LE COMPTE DE GESTION DEMATERIALISE ENTRE LA COUR DES COMPTES ET LA DGFIP. 9/10
La modalité de transmission sont définies entre la DGFiP et la Cour des comptes ; la transmission s effectue sous la responsabilité de la DGFiP. Date de l établissement du formulaire : à Montpellier le L ordonnateur, Le Comptable, Le Président de la Chambre Régionale des Comptes, Christian BOURQUIN Serge BLONDEAU Visa de la Directrice Régionale des Finances Publiques Nicolas BRUNNER Nadine CHAUVIERE NB : Les signataires s'engagent sur les modalités de dématérialisation ci-dessus, chacun pour ce qui le concerne. 10/10