Optimisation de l environnement de travail

Optimisation de l environnement de travail SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Septembre 2014

TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION...1 LES AIDES À LA TÂCHE...2 ACCUEIL...2 NOUVELLE FENÊTRE...3 AJOUT SIGNETS...4 Modification signets... 5 Visualisation du forage par le menu de gauche... 7 AIDE...8 AJOUT DE FAVORIS...9 RACCOURCIS CLAVIER... 10 Utilisation des touches d accès rapide... 10 Utilisation des clés d accès... 11 IMPRESSION À PARTIR DU NAVIGATEUR... 12 IMPRESSION À PARTIR DU LIEN MONITEUR DE TRAITEMENT... 12 LES FICHIERS INTERNET TEMPORAIRES (MÉMOIRE CACHE)... 15 VIDER AUTOMATIQUEMENT LE CACHE... 17 LES PERSONNALISATIONS... 19 PAGE D ACCUEIL... 19 Contenu et mise en page... 19 L APPLICATION... 21 LES TABLEAUX... 24 Ordre des colonnes... 24 Ordre de tri... 26 Valeurs à l intérieur d un tableau... 27 Transfert sur Excel... 30 Le lien Rechercher... 32 LA RECHERCHE - AUTRES EXEMPLES... 34 Optimisation de l environnement de travail i

INTRODUCTION L'interface Internet de PeopleSoft permet de mettre à jour ou de consulter les données dans la base de données de façon conviviale. Les menus sont établis sous forme de listes et de liens qui permettent d'accéder à la page ou au groupe de pages désiré. Le bandeau d en-tête de navigation demeure affiché; il contient des liens qui donnent accès à la Page d'accueil, à la Page ajout de signets et à la Page de fin de session, ainsi qu aux liens Contenu, Mise en page et Aide. Les menus et icônes que l on retrouve à l en-tête du Navigateur comportent des fonctions supplémentaires qui permettent, également, à l utilisateur un mode de navigation plus rapide. Le présent document, a donc été conçu dans le but d informer sur les différentes possibilités quant à l utilisation des outils de travail, à la personnalisation pour l affichage d écrans et de tableaux selon les besoins de chaque utilisateur, ainsi que quelques trucs pour faciliter la tâche. Optimisation de l environnement de travail 1

LES AIDES À LA TÂCHE Les aides à la tâche sont des outils qui facilitent l utilisation du logiciel. Sous cette rubrique, nous retrouverons de l information quant à l utilisation des liens Accueil, Ajout signets, qui sont situés dans le bandeau d en-tête et les liens Nouvelle fenêtre et Aide, au second plan dans l en-tête de la page. Les liens Liste de travaux ainsi que HTTP ne sont pas utilisés. Accueil Lorsque nous avons à l écran, une page ou un groupe de pages et que nous désirons vider le contenu de cette page, cliquer sur le lien Accueil. Cette action permettra de retourner aux menus d application standard. Optimisation de l environnement de travail 2

Nouvelle fenêtre Lorsque on est dans une page, on remarque le lien Nouvelle fenêtre dans la partie supérieure droite. Si on clique sur ce lien, une nouvelle fenêtre du navigateur, appelée aussi fenêtre secondaire, s affiche. À partir de cette page, il est possible de faire une nouvelle transaction ou consulter une transaction. Nous pouvons ouvrir un nombre illimité de fenêtres secondaires, selon nos besoins. Note : Chaque fois qu une nouvelle fenêtre est ouverte, celle-ci s affiche dans la barre des onglets de la page Internet. Cliquer sur l un ou l autre des onglets pour se déplacer d un écran à l autre (voir page suivante). Onglets sur une ligne séparée Optimisation de l environnement de travail 3

Onglets sur la même ligne Certaines règles doivent être suivies lorsqu on utilise la fonction Nouvelle fenêtre. Avant d ouvrir une nouvelle fenêtre, enregistrer toute modification apportée dans la fenêtre active. Si la session devait expirer pendant que nous travaillons dans une nouvelle fenêtre, nous pourrions perdre toute modification qui n a pas été enregistrée. Une fenêtre secondaire doit être fermée à l aide du bouton de l onglet. La fonction Fichier > Nouvelle Fenêtre du navigateur ne doit pas être utilisée pour ouvrir une fenêtre secondaire. Cela aurait pour effet de copier le langage HTML de la fenêtre principale active, plutôt que d ouvrir une session dans une fenêtre PeopleSoft. Ajout signets Lorsqu on travaille régulièrement avec une page ou un groupe de pages, on peut, en utilisant le lien Ajout signets, créer un signet sous le menu Signet du logiciel, ce qui permet d y retourner rapidement lors d'une consultation ultérieure. Une fois positionné à la page qui nous intéresse, cliquer sur le lien Ajout signets. Optimisation de l environnement de travail 4

On peut aussi, si on le désire, modifier la description du signet. Cliquer sur le bouton pour enregistrer votre action. Le signet est maintenant disponible dans le menu de gauche. Attention Le lien Personnalisation page ne doit en aucun cas être utilisé. Modification signets Le sous-menu Modification signets permet de modifier ou de supprimer un signet ainsi que de modifier l ordre d affichage des signets dans la liste. Cliquer sur le sous-menu Modification signets. La liste de tous les signets s affiche. Il suffit de changer le nom du signet, puis de cliquer sur le bouton Enregistrer. Lorsqu on demande à nouveau les signets, c est la nouvelle identification qui apparaîtra. Optimisation de l environnement de travail 5

Pour supprimer un signet, cliquer sur le sous-menu Modification signets. La liste des signets s affiche. Cliquer sur le bouton Supprimer vis-à-vis du signet à supprimer. Le système demande de confirmer l action. Cliquer sur le bouton, puis cliquer sur le bouton. Optimisation de l environnement de travail 6

Lorsque nous demanderons à nouveau les signets, nous remarquerons que le signet n est plus disponible. Note : À chaque fois que nous créons un signet, celui-ci s affiche par ordre alphabétique dans la liste des signets. Pour que l ordre d affichage soit différent, retourner sous Modification signets et inscrire le numéro de séquence vis-à-vis du signet. Enregistrer l action en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Lorsqu on retourne au menu de gauche, l ordre d affichage des liens créés sous le menu Signets sera modifié. Visualisation du forage par le menu de gauche Les signets permettent l accès rapide aux pages de saisie et de consultation, mais n affichent pas le chemin ou le forage qui devrait être fait si on désire y accéder par le menu de gauche. Voici comment obtenir l affichage dans le menu de gauche lorsqu une page a été affichée à partir d un signet, lorsqu on désire le connaître. Cliquer sur le signet désiré, pour notre exemple «Définition demandeurs». Optimisation de l environnement de travail 7

Cliquer sur le lien Nouvelle fenêtre situé à droite en haut de la page. On obtient une nouvelle page avec l affichage, dans le menu de gauche, du forage à effectuer pour accéder à la page «Définition demandeurs». Aide Lorsqu on remplit un formulaire électronique ou qu on consulte des données, il est possible d obtenir de l information supplémentaire en cliquant sur le lien Aide. Par exemple, si nous avons à l écran une page du formulaire «Demandes achat» et que nous cliquons sur le lien, le guide de l application «Gestion des approvisionnements de PeopleSoft» s ouvrira. Note : Dans la plupart des cas, les guides du logiciel sont en français, mais, il arrive que la documentation soit en anglais. Parfois, aucun guide n est disponible ; un message en informera. Il est à noter également, que les informations contenues dans ces guides sont générales. Il est suggéré d utiliser les guides préparés par l équipe de formation, car ils contiennent notamment des informations beaucoup plus précises et détaillées. Optimisation de l environnement de travail 8

Ajout de favoris Il est possible d ajouter des pages favorites à la liste des «Favoris» du Navigateur afin d y accéder rapidement et facilement. Par exemple, si on désire accéder à la page «Màj Demandes achat» immédiatement après avoir inscrit notre IDUL et notre NIP lors de la connexion, procéder de la façon suivante pour ajouter la page à la liste des favoris : Afficher la page que nous voulons ajouter à la liste. Appuyer sur CTRL+D pour ajouter automatiquement la page à la liste ou à partir du menu Favoris du navigateur, cliquer sur Ajouter aux Favoris. Spécifier à quel niveau on désire voir apparaître la nouvelle page; dossier, sousdossier ou directement dans la liste. Si on le souhaite, taper un nouveau nom pour la page, par exemple «Demandes achat» dans le champ «Nom». Optimisation de l environnement de travail 9

Cliquer sur. Pour ouvrir l'une de nos pages préférées, dans le menu Favoris, cliquer sur la page voulue. À mesure que s allonge la liste des Favoris, on peut l organiser en regroupant les pages préférées dans des sous-dossiers. Cliquer sur «Organisation des Favoris». Raccourcis clavier Utilisation des touches d accès rapide Les touches d accès rapide exécutent une action immédiate. Remarquer que plusieurs touches d accès rapide accomplissent des fonctions différentes, selon la page dans laquelle on se trouve, comme une page de transaction ou une page de recherche. Optimisation de l environnement de travail 10

Attention : Certaines touches peuvent être non fonctionnelles à cause du clavier ou du type d ordinateur utilisé. Utilisation des clés d accès Les clés déplacent le curseur vers des boutons de commande particuliers dans la page. Les utiliser au lieu de cliquer sur le bouton d action. Clés d'accès Bouton Action Alt+1 Alt+2 Alt+3 Enregistrement du contenu de la page dans une transaction. Déplacement au bouton de recherche ou d'ajout dans une page de recherche ou de valeurs valides. Déplacement au bouton OK dans une page secondaire. Retour à la page de recherche à partir d'une page de transaction. Consultation de l'enregistrement suivant dans la liste lorsque le bouton est actif. Alt+4 Consultation de l'enregistrement précédent dans la liste lorsque le bouton est actif. Remarque : Pour faire afficher la liste des raccourcis clavier lorsque nous sommes dans une des pages du logiciel en appuyant sur Ctrl+K. Optimisation de l environnement de travail 11

Impression à partir du navigateur Imprimer la page actuelle directement en cliquant sur le bouton dans la barre d outils du navigateur, appuyer sur CTRL+P ou aller dans Fichier, Imprimer Aperçu avant impression Vérifier l aspect d une page ou d un document en choisissant l option «Aperçu avant impression» sous le menu Fichier du navigateur avant d imprimer. Si nécessaire : Cliquer sur l option «Mise en page» pour modifier le papier, les en-têtes et les pieds de page, l orientation ainsi que les marges de la page. Cliquer sur «Imprimer» pour définir les options d impression. Si le document comporte plusieurs pages, sélectionner l option «Le cadre sélectionné seulement» pour obtenir l impression de toutes les pages, puisque par défaut c est l option «Tel qu à l écran» (page unique) qui est active. Note : Une page PeopleSoft est composée d au moins trois cadres qui se superposent pour l affichage à l écran. Les ressources d impression permettent de décomposer la page affichée en ses composantes. Impression à partir du lien Moniteur de traitement Lors de l impression d une transaction ou d un rapport, il se peut que nous n obtenions pas le document en format PDF pour différentes raisons. Si cela n est pas dû à des paramètres erronés, nous pourrions avoir accès au document à partir du lien Moniteur de traitement situé en haut de la page «Menu d impression». Il suffira de cliquer sur ce lien pour vérifier si le traitement a été effectué avec succès même si nous n avons pas obtenu le document demandé. Ce lien se trouve également dans le menu de gauche de l application sous le menu «Utilitaires PeopleSoft/Répartiteur traitements/moniteur traitements». Optimisation de l environnement de travail 12

Cliquer sur le lien Moniteur de traitement à partir du menu ou de la page «Menu impression». Lorsqu il s agit de l impression d une demande d achat ou encore d une écriture de journal, procéder de la façon suivante : Il manque un imprim-écran?? Nous accéderons à la page de consultation des demandes de traitement que nous avons demandées. Cliquer sur le lien Détails à droite. La première ligne est le dernier traitement lancé. Puis sur le lien Journal/trace s il est disponible. Optimisation de l environnement de travail 13

Et sur le lien ayant l extension PDF. Optimisation de l environnement de travail 14

Le document s affichera si les traitements ont réussis. Sinon, il faut se référer à la ligne de support 10000 pour obtenir de l aide. Utilisation du lien Moniteur de traitements pour l impression d une facture. Dans la liste apparaîtra un autre type de rapport, avec le nom de traitement ULBIPRINT. Cliquer sur ce lien, puis le lien ULBIPR00. Cliquer le lien Journal Trace. Puis le fichier PDF. Les fichiers internet temporaires (mémoire cache) Le dossier «Fichiers Internet temporaires» est l'emplacement sur le disque dur où les pages Web et les fichiers sont conservés lorsque nous les affichons. L'affichage des pages auxquelles on accède fréquemment ou qu on a déjà vues s'accélère dans la mesure où Internet Explorer peut les ouvrir à partir du disque dur au lieu du Web. C est donc un dispositif à accès rapide utilisé pour accélérer les transferts d information de manière temporaire ou permanente. Dans le contexte Internet, la mémoire cache allouée à un navigateur contiendra donc les pages Web récemment chargées. Il est recommandé de vider régulièrement la mémoire cache ou les fichiers temporaires de notre navigateur à cause des changements occasionnels apportés aux pages de l application PeopleSoft ainsi qu aux modifications que nous faisons, afin d empêcher le navigateur d utiliser une version expirée de la page consultée. À cet effet, il peut arriver qu on obtienne le message suivant après avoir lancé une demande d impression : Dans ce cas, supprimer les fichiers temporaires à partir du navigateur Explorer de la façon suivante : Sélectionner le menu «Outils» dans la barre du menu d Internet Explorer ou cliquer sur l icône à droite de la page. Choisir «Options Internet». Optimisation de l environnement de travail 15

Sélectionner l onglet «Général». Cliquer sur «Supprimer» dans le tableau «Historique de navigation». Note : Il faudra qu il y ait un crochet à la ligne «Fichiers Internet et fichiers de site Web temporaires». Optimisation de l environnement de travail 16

Supprimer les fichiers temporaires à partir du navigateur «Firefox», de la façon suivante : En haut de la fenêtre de Firefox, cliquer sur le bouton (menu Outils sous Windows), puis sélectionner. Cliquer sur l'icône. Sélectionner l onglet «Réseau». Dans la section Contenu web en cache, cliquer sur «Vider maintenant». Cliquer sur OK pour fermer la fenêtre «Options». VIDER AUTOMATIQUEMENT LE CACHE Nous pouvons paramétrer Firefox pour qu'il supprime automatiquement le contenu web en cache à chaque fermeture : En haut de la fenêtre de Firefox, cliquer sur le bouton (menu Outils sous Windows), puis sélectionner. Sélectionner le panneau. Dans la section Historique, Règles de conservation : sélectionner «utiliser les paramètres personnalisés pour l'historique». Cocher la case «Vider l'historique lors de la fermeture de Firefox». Optimisation de l environnement de travail 17

À droite de «Vider l'historique lors de la fermeture de Firefox», appuyer sur le bouton l'historique. pour ouvrir la fenêtre de paramètres d'effacement de Dans la fenêtre de paramètres d'effacement de l'historique, cocher la case Cache. Cliquer sur OK pour fermer la fenêtre. Optimisation de l environnement de travail 18

Cliquer sur OK pour fermer la fenêtre «Options». LES PERSONNALISATIONS Nous pouvons personnaliser l affichage pour l ensemble de l application, pour certaines pages et pour certaines données. Plusieurs valeurs sont définies par défaut par l administrateur du système, mais certaines sont modifiables, selon les préférences de chaque utilisateur. Nous verrons les valeurs qui sont modifiables et qui comportent un certain intérêt. Page d accueil Contenu et mise en page Lorsque nous entrons sur la page d Accueil du logiciel, deux liens s activent en haut du menu de gauche, soit Contenu et Mise en page. Cliquer sur le lien Contenu pour faire afficher les éléments que nous désirons voir apparaître sur la page. Par défaut, l option «Menu» sous la colonne «Applications PeopleSoft» est activée. Optimisation de l environnement de travail 19

Par exemple, si nous désirons ajouter la page «Accueil utilisateur» sur la page d accueil du logiciel, activer la case vis-à-vis du lien. Sélectionner ensuite le lien Personnalisation disposition, ce qui permettra d organiser l affichage des deux menus. Ici, l option sur 2 colonnes est sélectionnée. Il reste à spécifier sous quelle colonne nous désirons que les pages s affichent. Seulement si «Accueil utilisateur» est dans la colonne gauche, sélectionner «Accueil utilisateur». Utiliser le bouton pour la diriger vers l autre colonne, «Colonne droite». Cliquer sur le bouton «Enregistrer». Toujours sous le lien Contenu, dans le champ «Message accueil», inscrire un mot de bienvenue (maximum 30 caractères). Celui-ci s inscrira dans le bandeau d entête de la page. Optimisation de l environnement de travail 20

L application Selon les besoins de chaque utilisateur, il est possible de personnaliser l application de façon à modifier l affichage de certaines données dans les écrans, les tableaux et les colonnes. Cliquer sur le lien Votre personnalisation sous le menu hiérarchique de gauche. Quatre catégories de personnalisation sont disponibles. Attention : Même si tous les champs que nous retrouverons sous chacune des catégories peuvent être modifiés, il est préférable de ne modifier que ceux mentionnés. 1) Options générales Aucune modification à apporter sous cette catégorie. 2) Paramètres régionaux Cliquer sur le bouton. Optimisation de l environnement de travail 21

Dans cet écran, il serait intéressant de modifier les options «Séparateur décimales et Format date». L option «Séparateur décimales» La valeur par défaut qui apparaît dans le tableau pour le séparateur de décimales est le point. En fait, c est la valeur de base inscrite dans les tables du logiciel financier de PeopleSoft. Lors de la saisie des données pour les différentes transactions, nous remarquons que la valeur décimale utilisée est la virgule. Celleci provient des paramètres régionaux «Français du Canada» spécifiés lors de l installation du logiciel. Cette spécification est venue écraser la valeur par défaut de base, sans modifier ce qui est inscrit comme valeur par défaut dans le tableau «Personnalisation». Si nous faisons énormément de saisie et si nous utilisons le clavier numérique, il pourrait être avantageux de changer la virgule pour le point. Simplement, réinscrire le point comme valeur de remplacement sous la colonne «Valeur remplacement». Pour modifier les options, Cliquer sur le lien Expliquer pour de plus amples informations pour chacune des options et pour les modifier. Faire annuler pour revenir à la page précédente. Cliquer sur pour confirmer, puis sur pour revenir au menu «Personnalisation». Note: Après avoir effectué ce changement, si toutefois on désire revenir sur notre décision, utiliser le bouton. 3) Message système et appl. Aucune modification à apporter sous cette catégorie. Optimisation de l environnement de travail 22

4) Personnalisation navigation Cliquer sur le bouton. Chacune des valeurs définies par défaut peut être modifiée. Par contre, seulement les deux options suivantes comportent un certain intérêt. L option «Réduction automatique menus» Activer cette option en indiquant «Oui» comme valeur de remplacement pour que le menu de gauche se ferme automatiquement à chaque fois que nous sélectionnons une page. L option «Maximum enregistrements» La valeur par défaut indiquée sous l option de personnalisation «Maximum enregistrements» contrôle le nombre maximal d'enregistrements qui seront affichés dans un tableau ou dans une zone de défilement. Cette valeur peut être diminuée ou augmentée. Voir la section «Valeurs à l intérieur d un tableau» pour visualiser les résultats en rapport avec ce type de modification. Autres options intéressantes à explorer : L option «Tab. sur bouton calendrier» et «Tab. sur bouton recherche» Par défaut, les déplacements dans les écrans à l aide du bouton «Tabulateur» ignorent les boutons et, même si la mention «oui» apparaît dans la colonne valeur défaut. Si nous désirons l effet contraire, indiquer «Non» comme valeur de remplacement. Voir le lien Expliquer pour de plus amples informations. Cliquer sur OK lorsque les modifications sont terminées. Optimisation de l environnement de travail 23

Nous obtiendrons le message de confirmation suivant : Cliquer sur Retour. Les tableaux Dans un écran de saisie ou de consultation peu importe le module ciblé, il est possible de modifier l affichage des colonnes et l ordre de tri des champs dans les tableaux. Ordre des colonnes Par exemple, si l on veut modifier la mise en page de ce tableau de façon à cacher certaines colonnes non utilisées, soit les colonnes «Attributs» et «Contrat», il faudrait procéder de la façon suivante : Cliquer sur l hyperlien Personnalisation. Sélectionner, tour à tour, les titres dans la liste. Après chaque sélection, cocher la case «Masquer». Optimisation de l environnement de travail 24

Vérifier l affichage en cliquant sur le bouton. Si nous sommes satisfait du résultat, cliquer sur OK. Le tableau sera modifié. Nous pouvons également modifier l ordre d affichage des colonnes. Cliquer sur l hyperlien Personnalisation. Sélectionner l en-tête de la colonne à déplacer. Dans l exemple, je déplace la colonne «Montant». Optimisation de l environnement de travail 25

Utiliser les boutons pour déplacer la colonne. Cliquer sur «Aperçu», puis sur OK si nous sommes satisfait du résultat. Ordre de tri Si nous avons un tableau qui comporte plusieurs lignes, il est possible de modifier l ordre d affichage des lignes ou des champs. Par exemple, à chaque fois que nous consultons des demandes d achat, nous désirons voir apparaître les lignes descriptives en ordre alphabétique indépendamment de l ordre de saisie initiale. Cliquer sur Personnalisation. Sélectionner la colonne «Montant». Cliquer sur le bouton puis sur OK dans le bas de la page. Optimisation de l environnement de travail 26

L ordre d affichage des lignes montant sera modifié. Cette modification devient permanente jusqu à la prochaine modification. Utiliser le lien «Suppression paramètres» pour rétablir les valeurs par défaut dans l écran de «Personnalisation colonnes et ordre de tri». Attention : L ordre d affichage tient compte de la casse sur le 1 er caractère. Nous pouvons également cliquer sur l hyperlien à l en-tête de n importe laquelle colonne pour un tri alphabétique ou numérique ascendant ou descendant. Cet affichage sera disponible pour la présente consultation seulement. Tri descendant par quantité Valeurs à l intérieur d un tableau À l intérieur de certains tableaux, il est possible de modifier la valeur par défaut du nombre d enregistrements à afficher. Valeurs par défaut pour ce tableau : 100 Valeurs de remplacement : 1000 Optimisation de l environnement de travail 27

Par exemple, dans cet écran, il serait préférable d augmenter la valeur si l on veut consulter toutes les transactions d engagement inscrites au livre budget de dépense. Puis cliquer sur pour afficher les transactions. Résultat de la recherche pour ce type de tableau Afficher 400 : valeur de remplacement indiquée dans le menu des personnalisations. 601 enregistrements trouvés pour une possibilité de 1000 enregistrements dans cette liste. Bouton et à utiliser pour faire défiler les transactions par tranche de 100 ou 400. Les liens et permettent de retourner au premier ou au dernier enregistrement. Cliquer sur «Afficher 400» pour afficher les enregistrements par tranche de 400. La valeur par défaut «Afficher 100» deviendra disponible. Note: La valeur par défaut de certains tableaux peut être différente de 100. Optimisation de l environnement de travail 28

Autre exemple Recherche de l écriture AP01807736 qui contient 2446 lignes. Valeur par défaut «Max. enr.» 100, changée pour 2500 enregistrements. Lancer la recherche. Les 2246 lignes seront disponibles pour consultation et pourront être consultées par tranche de 25 (valeur par défaut dans ce tableau) ou par tranche de 400 (valeur de remplacement indiquée dans le menu «Personnalisation». Optimisation de l environnement de travail 29

Utiliser le lien pour afficher les 400 premières lignes de la transaction. Note : Lorsque le nombre de lignes est inférieur au maximum d enregistrements spécifiés, le lien Afficher tout est disponible. Attention : Ne pas oublier de vider les fichiers temporaires (mémoire cache) à chaque fois que des modifications sont apportées aux personnalisations. Transfert sur Excel Le bouton permet de transférer vers un fichier Excel les données du tableau. Cliquer sur le bouton. La page suivante s ouvrira : Cliquer sur «Ouvrir». Une autre page s ouvrira : Cliquer sur «Oui». Lors de l enregistrement des données, il faut aller dans «Fichier» et ensuite, «Enregistrer sous» Optimisation de l environnement de travail 30

Le système demandera l emplacement où nous désirons enregistrer la feuille de calcul. Il faut aussi changer le «Type de fichier» et le mettre en format Excel «Microsoft Excel». Avertissement : Si les données ne sont pas utilisables pour des calculs, par exemple des sommations, des moyennes, etc., nous devrons pour contourner le problème dans Excel 2007 : Sélectionner la colonne concernée. Choisir le menu «Données» et ensuite cliquer sur «Convertir». S assurer que la case «élimité» est cochée, puis cliquer sur «Suivant». Cocher la case «Virgule» et sélectionner «{Aucun». Cliquer sur «Suivant». Optimisation de l environnement de travail 31

S assurer que la case «Standard» soit sélectionnée. Cliquer sur «Terminer» Le lien Rechercher Le lien «Rechercher» à l en-tête du tableau peut être utile lorsque nous avons à l écran un tableau qui comporte plusieurs lignes, pour repérer rapidement certaines informations. Par exemple, lorsque nous consultons une écriture de journal et que nous utilisons le lien pour la recherche de valeurs, celle-ci s effectuera ligne par ligne, dans un premier temps pour les 25 transactions affichées à l écran, 25 étant la valeur affichée dans ce type de tableau. Si aucune donnée n est trouvée dans les 25 premières lignes, la recherche se poursuit sur les lignes suivantes, jusqu à ce que le système trouve des informations avec les critères de recherche inscrits. Par exemple si on utilise la même écriture que précédemment : Lorsque le lien Afficher tout n est pas disponible, il faut cliquer sur le lien Afficher 25 ou sur le lien Afficher 400 avant de lancer la recherche. Il est préférable aussi de débuter votre requête à partir de la première tranche de lignes comme point de départ (ligne 1). Optimisation de l environnement de travail 32

Cliquer sur le lien Rechercher. Indiquer l unité 04104 dans le champ de recherche. Cliquer sur OK. La ou les premières lignes (plus de 2 lignes qui se suivent) qui contiennent des données liées à l unité 04104 s affichent au début de la liste. Si nous lançons la requête à nouveau, avec le même critère et que le système trouve d autres données concernant l unité 04104, la ligne ou les lignes s afficheront à chaque fois en haut de la liste jusqu à ce que la liste ait été balayée. Les critères de recherche que nous pouvons utiliser sont : les numéros de compte, d unité, de projet, les montants et les mots que l on retrouve dans la colonne «Ligne». Optimisation de l environnement de travail 33

La recherche - Autres exemples Lorsque nous utilisons une page de recherche pour afficher une liste de valeurs, le nombre maximal d enregistrements affichés dans cet écran sera de 300 ; cette valeur n est pas modifiable. Lorsque nous sélectionnons l onglet «Recherche valeurs», nous voyons souvent s'afficher une page de recherche avancée. Cette page de recherche offre généralement plusieurs clés qui permettent de repérer l'enregistrement désiré comme c'est le cas dans la page suivante, «Données fournisseurs». Par exemple, nous recherchons la firme «Linda Bérubé & Associés», sans savoir exactement comment le nom du fournisseur est enregistré dans la base de données. Afin d augmenter les chances de succès, on aurait avantage à modifier la clé de recherche «commence par» par «contient» vis-à-vis du champ «Nom 1», en y ajoutant l information %bérubé%associ%, de façon à ce que le système affiche tous les noms qui contiennent les mots «bérubé et associ». Vue les orthographes multiples qui existent aujourd hui, vaut mieux en mettre juste assez, sans toutefois trop, afin d obtenir un éventail plus grand; voici un autre exemple : Optimisation de l environnement de travail 34

Si, comme le montre l'exemple plus bas, la recherche extrait plus de 300 résultats, soit plus du nombre maximum permis, le tableau Résultats recherche l'indiquera. Si nous n'avons pas été en mesure d'extraire les données dont nous avions besoin à la première tentative, il est suggéré d'essayer de restreindre la recherche d'une autre façon, par exemple en utilisant le lien «Recherche de base». Optimisation de l environnement de travail 35

Lien Recherche de base Si la page de recherche offre une option de recherche de base, celle-ci sera affichée sous forme de lien à droite des boutons d'actions de recherche. En général, une page de recherche de base comprend uniquement un ou deux champs pour entrer les critères de recherche. Lien Enregistrer critères recherche Si nous désirons garder en mémoire un critère de recherche particulier pour une consultation ultérieure, cliquer sur le lien après avoir entré des critères de recherche. Par exemple, en indiquant le statut de la demande d achat «Ouverte» et l IDUL du demandeur : Optimisation de l environnement de travail 36

Cliquer sur le lien «Enregistrer critères recherche». Indiquer un nom de recherche dans le champ «Nom recherche». Cliquer sur. Ajouter d autres noms de recherche à la liste de la même façon que précédemment. Optimisation de l environnement de travail 37

Lorsque nous retournerons à l écran de recherche pour consultation ultérieure, nous pourrons lancer les recherches plus rapidement en utilisant la liste des recherches enregistrées. Pour supprimer une recherche enregistrée : Sélectionner la recherche à supprimer. Cliquer sur le lien Supprimer recherche enregistrée. Remarque : Dans un tableau, on peut également utiliser l option «Recherche dans cette page» à partir du menu Edition du Navigateur ou appuyer sur CTRL+F pour obtenir l écran de recherche. Entrer les critères de recherche dans le champ «Rechercher». Cliquer sur le bouton «Suivant». Si des données sont trouvées dans la liste des valeurs, l encadré bleu l indiquera. Optimisation de l environnement de travail 38

Cliquer à nouveau sur le bouton «Suivant» pour afficher la valeur suivante dans la liste et ainsi de suite jusqu à ce que le système recommence au début de la liste. Cliquer sur le pour fermer. Optimisation de l environnement de travail 39

INDEX A accéder à une page par le menu de gauche... 7 accès rapide, utilisation des touches... 10 accueil, retour à la page... 2 aides à la tâche... 2 ajout de favoris... 9 ajout signets... 4 C clés d'accès... 11 colonnes dans un tableau, l'ordre des... 24 contenu et mise en page de la page accueil... 19 conversion de données dans Excel... 31 E enregistrer critères de recherche... 36 Excel, conversion de données... 31 F favoris, organisation des... 10 fenêtre secondaire, nouvelle fenêtre... 3 fichiers internet temporaires, suppression des.. 15 fonction nouvelle fenêtre... 3 I impression moniteur de traitement... 12 impression, aperçu avant... 12 impression, mise en page de... 12 internet, ajout de favoris... 9 internet, suppression des fichiers temporaires.. 15 M modification signets... 5 P page accueil utilisateur, ajout de la...20 page d'accueil, contenu et mise en page...19 paramètres régionaux, personnaliser les...21 personnalisation de la page d'accueil...19 personnalisation de l'application...21 personnalisation des tableaux...24 personnalisation, paramètres régionaux...21 personnalisation, réduction des menus...23 personnaliser, séparateur de décimales...22 R raccourcis clavier...10 recherche dans un tableau...32 recherche de base...36 recherche utilisation %...34 réduction automatique du menu...23 S séparateur de décimales, personnaliser l'option 22 signets, ajout de... 4 signets, modification de... 5 signets, suppression de... 6 suppression fichiers internet temporaires Explorer...15 suppression fichiers internet temporaires Firefox...17 T tableau, ordre de tri dans un...26 tableau, ordre des colonnes dans un...24 tableau, recherche dans un...32 tableau, valeur par défaut dans un...29 touches d'accès rapide...10 transfert vers Excel les données dans un tableau...30 tri dans un tableau, ordre des champs...26 Optimisation de l environnement de travail 40