Utiliser les adresses emails du groupe Le groupe scout des Bords de Marne possède des adresses email génériques : farfadets@bordsdemarne.fr louveteaux@bordsdemarne.fr ou oranges@bordsdemarne.fr scouts@bordsdemarne.fr ou bleus@bordsdemarne.fr pionniers@bordsdemarne.fr ou rouges@bordsdemarne.fr compagnons@bordsdemarne.fr ou verts@bordsdemarne.fr rgl@bordsdemarne.fr Chacune de ces adresses est attachée à une boite gmail. Ce document a pour but dans une première partie d expliquer le fonctionnement et les différentes possibilités de ces adresses puis dans une seconde partie l administration de celles-ci. Les exemples des louveteaux/jeannettes et des rgl illustreront. Sommaire I. Comment utiliser les adresses email?... 2 a. Envoyer un email aux chefs d une unité... 2 b. Envoyer un email aux jeunes ou aux parents... 2 c. Retrouver les coordonnées d un jeune... 3 d. Retrouver des emails échangés... 3 II. Comment administrer les adresses email?... 4 a. Changer la liste des chefs... 4 b. Changer la liste des jeunes... 5 c. Changer la liste des parents... 5
I. Comment utiliser les adresses email? a. Envoyer un email aux chefs d une unité Pour envoyer un email à tous les chefs louveteaux/jeannettes, envoyer depuis n importe qu elle boite un email à oranges@bordsdemarne.fr L email sera alors transféré vers les boites email personnelles de tous les chefs louveteaux/jeannettes. De cette manière, les chefs peuvent communiquer ensemble, les rgl peuvent contacter les chefs, les parents aussi. Et tous les chefs del unité sont informés. Pour répondre, depuis sa boite personnelle, un chef peut faire «répondre à tous» ou mettre oranges@bordsdemarne.fr en copie. La réponse sera alors envoyée et tous les chefs la recevront. Attention : les mails sont envoyés à beaucoup de monde. Par exemple, un mail envoyé à rgl@bordsdemarne.fr ira à tous les rgl. Pour des questions plus «intimes», ne pas utiliser ces boites génériques. b. Envoyer un email aux jeunes ou aux parents Il faut tout d abord se connecter sur la boite gmail. Aller sur www.gmail.com et se connecter : Identifiant : louveteaux.bdm (ou scouts.bdm ou pionniers.bdm etc) Mot de passe habituel ;) Vous êtes alors sur la boite email des louveteaux/jeannettes (c est exactement la même que louveteaux@bordsdemarne.fr et oranges@bordsdemarne.fr. Pour écrire un email aux jeunes, taper «Jeunes» dans la liste des destinataires Pour écrire un email aux parents, taper «Parents» dans la liste des destinataires Remarques :
1 Toujours mettre oranges@bordsdemarne.fr en copie pour que les chefs soient informés. Mettre rgl@bordsdemarne.fr si besoin. 2 Il faut avant tout que les listings soient à jour (voir partie II b). c. Retrouver les coordonnées d un jeune Il est possible de récupérer les coordonnées d un jeune (téléphone, adresse, numéro d adhérent, etc). Il faut se connecter à la boite gmail (voir b). Ensuite aller dans «contacts». Cliquer sur le nom du jeune. d. Retrouver des emails échangés Ne jamais supprimer d emails directement dans la boite gmail. Chacun peut le faire sur sa boite personnelle, mais par exemple tous les mails envoyés à rgl@bordsdemarne.fr resteront dans la boite gmail. Ainsi il sera toujours possible de retrouver un email échangé. Pour toute question sur l utilisation des boites email, contacter Adrien ou Sylvain.
II. Comment administrer les adresses email? Cette partie est plus technique, elle reste cependant accessible à un grand nombre de personnes. a. Changer la liste des chefs Pour changer la liste des chefs qui reçoivent les emails envoyés à oranges@bordsdemarne.fr et louveteaux@bordsdemarne.fr (en fait, c est la même boite mail), il faut se connecter à la boite gmail (voir I.b). Ensuite aller dans «paramètres» puis filtres. 1 Pour supprimer un chef du listing, faire «supprimer». Attention : toujours laisser le premier filtre. 2 Pour changer l adresse email faire «modifier» puis «Etape suivante». Changer l adresse email et cliquer sur «mettre à jour le filtre». 3 Pour ajouter un chef cliquer sur «Créer un filtre». Mettre vrfeqhtrthq dans «Ne contenant pas» puis cliquer sur «Etape suivante». Cocher la case «Transférer à» et rentrer l adresse mail et cocher la case «Ne jamais envoyer dans le dossier Spam». Puis cliquer sur «Créer le filtre».
b. Changer la liste des jeunes Pour faire un changement simple (changement d un email ou d une adresse, faire «contact» puis sélectionner le contacter et «modifier». Pour un changement plus massif, le plus simple est de changer dans le fichier excel, supprimer les contacts existants et importer à nouveau la liste de contacts. Importer la liste Créer un fichier Excel avec au moins les colonnes Nom, Prénom, Adresse email. Nommer ces colonnes respectivement Last Name, First Name, E-mail Address. Enregistrer ce fichier au format CSV (faire enregistrer sous et choisir type de ficher CSV). Dans la boite gmail, Aller dans «contacts» puis «Importer». Choisir le fichier et mettre «Ajouter également les contacts importés dans Jeunes» (mettre nouveau groupe et créer le groupe «Jeunes» si besoin. Cliquer ensuite sur «Importer». c. Changer la liste des parents Prendre la même liste que celle des jeunes. Dans la colonne «E-mail Address» mettre l adresse des parents. Dans la colonne «First Name» mettre Parent. Faire ensuite la même manipulation que pour la liste des jeunes, en important le fichier dans le groupe «Parents». Pour toute question sur l administration des boites emails, ou pour proposer de nouvelles fonctions, contacter Adrien ou Sylvain.