LISA (Lettre d Information du Support et Assistance) N 2 du jeudi 17 juillet 2008 Sommaire 1. METTEZ A JOUR VOTRE LOGICIEL 2. NOUVEAUX MODULES ACTUALITES Vos commandes et devis disponibles en 1 clic depuis votre écran d encaissement. 3. CORRECTIFS SUR LOGICIEL 4. TRUCS ET ASTUCES 5. EVOLUER DANS LA GAMME DYNAPOS 6. BON A SAVOIR Vos documents ont maintenant leurs imprimantes dédiées. Vos commandes sur l imprimante du dépôt, vos factures sur l imprimante de la comptabilité etc Disposez maintenant de vos statistiques horaires et de vos statistiques années N et N-1 1. Imprimez vos documents sur votre papier à entête 2. Modification des désignations en boucle 3. Valeur par défaut dans les listes articles 4. Pavé numérique sur saisie en encaissement 5. Mutualisation des numéros de vente en réseau 6. 1 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Mettez à jour votre logiciel Vous disposez d une mise à jour de votre logiciel sur le serveur de mise à jour de NEGICOM. Cette mise à jour peut être faite directement depuis votre logiciel (Menu OUTILS, puis Mise à jour programme). Si vous ne disposez pas d une connexion Internet depuis votre poste d installation du logiciel DYNAPOS, veuillez alors cliquer sur le lien correspondant dans le tableau de liens qui vous a été envoyé par mail par l assistance NEGICOM Tableau récapitulatif de mises à jour logiciels. Mon logiciel est : Dernière version de mise à jour DYNALIGHT Version N 1.24 DYNASHOP Version N 1.25 DYNAMODE Version N 1.31 DYNASHOP PRO Version N 1.34 DYNAMODE PRO Version N 1.34 DYNASPORT Version N 1.48 DYNAETIQ Version N 1.61 DYNABACK OFFICE Version N 2.43 IMPORTANT : Les mises à jour des versions dites PRO intègrent aussi la mise à jour du logiciel DYNAETIQ. Lors du démarrage de votre logiciel après la mise à jour, celui-ci lancera automatiquement la mise à jour de votre logiciel DYNAETIQ. Si cette mise à jour n était pas exécutée pour x raisons, télécharger alors la mise à jour de DYNAETIQ, puis lancez celle-ci. Vous disposez du lien de téléchargement dans le mail de mise à jour envoyé par l Assistance technique NEGICOM. 2
Nouveaux modules Tous logiciels de la gamme DYNAPOS Vos commandes et devis disponibles en 1 clic depuis votre écran d encaissement. (Non inclus DYNALIGHT) Ce nouveau module assouplit considérablement la disponibilité de vos commandes et vos devis depuis l écran d encaissement. Actuellement, pour récupérer un devis ou une commande depuis l écran d encaissement, vous ouvrez l onglet des ventes et vous devez sélectionner les critères de filtrage pour par exemple afficher vos commandes en cours, puis lancer la recherche afin d obtenir la liste des commandes concernées. Avec ce nouveau module, vous cliquez sur le bouton d appel disponible dans l écran d encaissement, et le programme vous ouvrira la fenêtre de gestion des commandes et des devis, vous n aurez plus qu à choisir la commande ou le devis concerné. Cette fenêtre peut être paramétrée pour afficher automatiquement les devis ou les commandes, ou voir les devis en premier etc Bouton d appel depuis l écran caisse Dans l écran d encaissement vous disposez d une boite à onglets (Options + Autres), cliquez sur l onglet Autres, vous disposerez alors du bouton : Encaisser une commande ou transformer un devis en vente [Alt+H] Fenêtre de sélection des commandes et devis (détails). 3 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Cette fenêtre se présente sous forme d onglets associés à des boutons de recherche et de sélection. Une couleur est associée aux commandes (le bleu) et une autre couleur aux devis (le vert), vous pourrez donc identifier facilement dans quel sous-module vous vous trouvez. Onglet des commandes : Cet onglet comprend une liste des commandes qui n ont jamais été facturées, il n existe pas de bornage de dates, mais simplement le critère : Est-ce la commande a été facturée? Non alors elle apparait dans la liste. Dans cette liste vous trouverez les n de commandes, les dates de commande et de livraison prévue, ainsi que les totaux HT et TTC, et enfin le code client et son identité. Zone de définition des filtres sur commandes : Code article = Filtre les commandes pour l article sélectionné. Client = Filtre les commandes pour le client Bouton de Validation pour facturation de la commande Couleur bleu pour bien identifier le sous-module des commandes. Aucune erreur possible pour les utilisateurs. Bleu=Commandes Et toujours les outils de classement et de recherche à l identique pour chaque colonne de la liste. Sélectionner une commande : Cliquez ou appuyez avec votre doigt (écran tactile) sur la ligne de commande concernée par la sélection, puis cliquez ou appuyez sur le bouton : Je veux encaisser la COMMANDE sélectionnée Vous pouvez aussi appuyer sur la touche F12 de raccourci clavier. NB : Les commandes basculées en facture ne peuvent pas être mises en attente. Dans le cas où vous deviez basculer sur une vente, il vous suffit de cliquer sur le bouton nouvelle vente. La vente en cours basée sur la commande ne sera pas validée, faites alors votre vente, puis revenez sur la liste des commandes pour récupérer la commande initiale pour encaissement. Une commande est considérée comme terminée lorsqu une facture réglée a été finalisée, même si cette facture est à crédit. Onglet des devis : 4
Cet onglet comprend la liste des devis n ayant jamais fait l objet d une facture ou d une commande, comme pour les commandes il n existe pas de bornage de dates, sont affichés tous les devis non associés à une facture ou une commande. Dans cette liste vous trouverez les n de devis, les dates du devis (émission), ainsi que les totaux HT et TTC, et enfin le code client et son identité. Zone de définition des filtres sur devis : Code article = Filtre les devis pour l article sélectionné. Client = Filtre les devis pour le client Bouton de Validation pour facturation du devis Couleur verte pour bien identifier le sous-module des devis. Aucune erreur possible pour les utilisateurs. Vert=Devis Sélectionner un devis : Cliquez ou appuyez avec votre doigt (écran tactile) sur la ligne de commande concernée par la sélection, puis cliquez ou appuyez sur le bouton : Je veux transformer le DEVIS sélectionné en facture. Vous pouvez aussi appuyer sur la touche F12 de raccourci clavier. NB : Les devis basculés en facture peuvent être mis en attente. Dans le cas où vous deviez basculer sur une vente, il vous suffit de cliquer sur le bouton de mise en attente. Un devis est considéré comme terminé lorsqu une facture réglée ou une commande ont été finalisés, même si la facture est à crédit ou la commande non facturée. Automate : Si vous reprenez un devis alors qu il existe une vente en cours d enregistrement, le programme vous proposera automatiquement la mise en attente de la vente en cours, si vous acceptez la mise en attente, le devis sera transféré en vente pour facturation, sinon le transfert du devis en vente sera annulé. Paramètres associés à ce nouveau module de sélection commandes et devis : 5
Vous disposez dans cette fenêtre d un onglet paramètre, celui-ci contient tous les paramètres que vous désirez mettre en activation pour votre agrément d utilisation. 1) Ne pas charger automatiquement les COMMANDES lors de l'ouverture de cette fenêtre. Ce paramètre vous permet d éviter le chargement de la liste des commandes si celle-ci devenait à être trop importante et longue à charger. C est aussi pour éviter un chargement inutile si vous désirez faire un filtre avant tout affichage. 2) Ne pas charger automatiquement les DEVIS lors de l'ouverture de cette fenêtre. Identique aux commandes, mais pour les devis cette fois. 3) Affichage par défaut : Ouvrir par défaut sur l onglet des commandes L onglet des commandes sera affiché par défaut, vous verrez donc la liste des commandes dès l ouverture de la fenêtre Ouvrir par défaut sur l'onglet des devis. L onglet des devis sera affiché par défaut, vous verrez donc la liste des devis dès l ouverture de la fenêtre 4) Reprendre automatiquement le client présent dans l'écran des ventes. Cette option vous permet de filtrer automatiquement en fonction du client présent dans la vente. Exemple, j ai sélectionnez mon client en bipant sa carte fidélité, le client est donc identifié dans l écran d encaissement. Lorsque vous ouvrirez l écran de sélection des commandes, par défaut le filtre client reprendra le client en cours dans la vente. 6
Pavé numérique sur saisie quantité de vente. (Toute la Gamme DYNAPOS) Vous disposez maintenant d un pavé numérique dédié à la saisie d une quantité de vente. Ce bouton vient en complément de la saisie directe dans le champ code (voir LISA 0001) Motivations : L ajout de ce pavé numérique a été motivé, afin d améliorer l ergonomie général, facilité l encaissement pour vos équipes de vente et aussi pour répondre à un nombre croissant d utilisation des logiciels de la Gamme DYNAPOS sur des écrans tactiles. Les utilisateurs hors écrans tactiles n ont pas été oubliés, car ce module est aussi disponible avec les raccourcis clavier. Appel du clavier numérique : Tactile : Appuyez directement sur le bouton + (vert) placé à droite du champ de saisie de la quantité. Clavier : Le raccourci associé au bouton est le signe + (plus) de votre pavé numérique Saisie des quantités avec la fenêtre pavé numérique : Tactile : Appuyez directement sur chaque touche correspondant à votre saisie. Clavier : Appuyez directement sur chaque touche de votre pavé numérique clavier Saisie d une quantité de vente négative (cas des retours) : Pour saisir une quantité négative, il vous suffit de sélectionner la touche (moins) à l écran ou sur votre pavé numérique clavier, puis de saisir la quantité. Vous pouvez aussi saisir la quantité puis sélectionner le signe moins pour basculer la quantité saisie en négatif. Exemple : Je sélectionne le signe moins, puis je saisi 2 comme quantité, la valeur inscrite dans le champ quantité sera -2 (moins deux). Je saisi d abord ma quantité 2 (deux), puis je sélectionne le signe négatif (moins), la valeur inscrite dans le champ quantité sera -2 (moins deux). 7
Modification dynamique du bouton moins (-) Lorsque vous saisirez une quantité négative par le bouton (moins), ce même bouton basculera automatiquement en bouton + (plus), pour revenir alors à une quantité positive, il vous suffira de sélectionner le bouton + (plus) à l écran ou sur votre clavier. Exemple : saisie quantité négative -2, je cliques sur le bouton + (plus), la quantité redevient 2. Détail des touches : Retrait sur saisie, Ex : la saisie correspond à 123, je clique sur retrait 1 fois, la saisie devient 12 etc Clavier : Le raccourci pour cette touche est le retour arrière de votre clavier, situé au dessus de la touche Entrée (ou Enter) de votre clavier principal. Supprime l intégralité de votre saisie, Ex : Je saisi 123 puis je clique sur Suppr, la saisie devient 0 Clavier : Le raccourci pour cette touche est le Suppr (ou Del) de votre clavier, normalement situé à droite de la touche Entrée (Enter) de votre clavier principal. Touche d annulation (ferme le pavé numérique sans prise en compte de la saisie). Valider : Enregistre votre saisie dans le champ quantité de l écran d encaissement Insère la notion de décimale dans votre saisie, virgule. Clavier : Le raccourci pour cette touche est le. (point) de votre clavier numérique en dessous du chiffre 3. 8
Vos documents ont leurs imprimantes dédiées. (Non inclus DYNALIGHT) Il s agit dans ce nouveau module de pouvoir répartir l impression de chaque document sur une imprimante spécifique ou dans un service spécifique. Ce module utilise obligatoirement les imprimantes déclarées sous Windows, à savoir que toutes les imprimantes dites en mode réseau doivent être déclarées sur le poste d utilisation du logiciel DYNAPOS. Paramétrer une imprimante pour chaque document : Depuis le menu principal, allez dans les paramètres généraux du programme, puis cliquez sur le groupe Impression documents, et enfin sur le sous-groupe Imprimante par document. Dans l écran, vous disposerez d une liste de champs correspondants aux documents pouvant être imprimés, et un bouton de sélection et un bouton d annulation à droite de chacun des champs. Pour sélectionnez une imprimante par exemple pour les factures, cliquez sur le bouton s ouvre sélectionnez alors l imprimante à associer aux factures., dans la fenêtre qui Résultat après sélection Cette liste correspond aux imprimantes déclarées dans Windows lors de leurs installations, lations, vous retrouverez donc automatiquement celles-ci pour association. Si une imprimante ne figurait pas dans cette liste, allez dans le panneau de configuration de Windows, puis sur Gestion des Imprimantes, enfin ajoutez la nouvelle imprimante. Annuler une association : Pour supprimer une association Document/Imprimante, il vous suffit de cliquer sur le bouton à droite du champ document concerné par cette suppression, et enfin validez les paramètres (bouton valider [F12]). 9 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Choix de l imprimante de destination lors de l impression : Vous pouvez aussi choisir dynamiquement l imprimante de destination lors de la demande d impression du document. Exemple : j imprime une facture, le programme ouvre le choix de destination (Aperçu ou impression directe), dans cette même fenêtre vous disposez maintenant du choix de l imprimante. Cette sélection dynamique n est que temporaire, elle ne s applique que lors de l impression du document puis rebascule après impression sur l imprimante par défaut ou sur l imprimante associée par l intermédiaire des paramètres généraux. En mode aperçu avant impression, se seront les spécificités de l imprimante de destination qui serviront de base pour l affichage de ce même aperçu, à savoir les marges, les dimensions de la page etc ATTENTION, ce choix dynamique de l imprimante n est disponible que si vous avez paramétrez le mode d impression par le choix utilisateur, voir paramètre généraux puis Option d impression, Enfin sélectionnez le sous-groupe Devis/Commande/Facture. 10
Imprimez vos documents sur votre papier à entête. (Non inclus DYNALIGHT en mode paramètre, disponible mode manuel) Ce nouveau module vous permet d imprimer les documents client sur un papier disposant d un entête et d un pied de page. Le programme n imprimant plus vos identifiants disponible sur votre papier à entête. Principe : Actuellement, le programme imprime par défaut en entête et en pied de page, les informations d identification et les informations légales. Ce format d impression reste d actualité, mais peut maintenant évoluer vers une impression seule du corps de document. Imprimer sur un papier à entête. Vous disposez lors d une impression d un menu choix pour l impression avec entête ou sans entête. Sélectionnez alors le type d impression que vous désirez effectuée. Ce paramètre est persistant, à savoir qu il sera repris automatiquement lors de la prochaine impression. Ex : Je choisis l impression sans entête, puis j imprime le document en cours, lors dune prochaine impression de n importe quel document, c est l impression sans entête qui sera sélectionnée par défaut. Limites du module dans cette mise à jour : Ce module choix d entête ou non n est disponible actuellement qu en mode choix utilisateur en impression (à savoir, affichage de la fenêtre de destination comme l image ci-dessus). L application plication d un paramètre global applicable par défaut fera l objet d un développement pour une prochaine mise à jour. 11 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Espace disponible pour mon papier à entête. Cette image vous donne l emplacement où le programme n imprimera aucune donnée. 6 cm 2,5 cm 8 cm 12 cm 2,5 cm Sur toute la largeur de la page 12 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Statistique horaire. (Toute la Gamme DYNAPOS) Vous disposez maintenant d une statistique dite horaire. Celle-ci vous donnera jour par jour selon un bornage de date, votre CA jour. Cette statistique dispose aussi de filtre avancé vous permettant de filtrer pour un vendeur ou pour un article ou un rayon etc Principes : Cette statistique correspond à une liste représentant par colonne les heures de 00h00 à 24h00, chaque colonne d heure correspondant à une plage horaire, à savoir de 00h00 à 01h00, de 01h00 à 02h00 etc Vous définissez votre bornage de dates ou pour une seule journée, puis vous définissez un ou plusieurs critères de filtres afin d affiner votre statistique, puis vous demandez le résultat. Accès : Depuis le menu principal de votre logiciel, cliquez sur le bouton Journaux et Statistiques [F4], puis cliquez ensuite sur le bouton Statistique horaires. Définition des critères : Tous les critères sont cumulatifs, à savoir que si vous définissez plusieurs critères pour votre stat, les ventes devront répondre à ces critères pour être prise en compte dans la statistique. Vous disposez de 3 onglets qui classent les critères par groupe. Onglet 1 : Identifiants. Période de référence Date de début et date de fin. Définition du bornage de dates qui serviront de bases pour l affichage des journées de référence. Emetteur : N de poste : Filtrage pour un poste de travail bien précis. N de magasin : Filtrage pour un magasin (mode BackOffice principalement). Critère article : Code article : Filtrage sur un article bien précis, utile surtout pour la restauration afin quantifier les ventes horaires et de planifier la production. Code rayon, Code famille, code sous-famille, code marque etc. CA pour vendeur : Code vendeur : Permet la valorisation et l affinage des horaires de production individuelle de vos équipes de vente. CA pour le client : Code client : Permet d affiner les horaires de visite en magasin d un de vos clients. 13 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Onglet 2 : Documents et résultat. Documents (Factures, devis, commandes etc ) : Vous permet d identifier les volumes horaires pour chaque type de document émis. Origine (Version pro uniquement avec module négoce client): Cible le CA horaires en fonction du négoce ou de l encaissement normal. Résultat Valorisation en HT ou valorisation en TTC : Vous décidez si votre valorisation doit se faire sur la base du HT ou du TTC. Onglet 3 : CA Horaires : Cet onglet vous permet de définir le résultat qui sera affiché pour chaque plage horaire et chaque journée. CA Brut ou Net (Selon Onglet 2) : Chiffre d affaire Brut ou Net. Marge HT : Ressort votre marge HT par plage horaires et par jour (rentabilité horaire). Quantité article : Ressort les quantités vendues par plage horaires et par jour. Valorisation au PRHT : Valorisation au Prix de Revient HT par plage horaire (coût horaire). Valorisation des remises : Valorisation des remises horaires (Cas du Happy hours en restauration). Définition de ma plage horaire : Afin d éviter une surcharge de l affichage vous pouvez définir (conseillé) votre plage horaire de base pour chaque journée de travail. Pour cela, au bas de l écran de stat, vous disposez de l heure de début d ouverture de votre commerce et de l heure de fermeture. La pose méridienne si elle existe n est pas explicite dans ce paramètre afin d éviter une complexité inutile. Pour chaque paramètre choisissez dans la liste déroulante qui s affichera l heure de début et fin. Important : si vous avez effectué des ventes en dehors de cette plage horaire paramétrée, le programme modifiera automatiquement la plage d ouverture. Cette plage horaire est là pour définir un bornage de base, mais le programme réajustera seul cette plage en fonction des résultats. 14
Exemple de statistique horaires : Cette liste est imprimable telle quel par l intermédiaire du bouton Menu [F10]. La colonne en orange dans cet exemple correspond à des ventes réalisées hors plage horaires définie dans les paramètres, le programme signale donc l ajout de cette plage horaire. Chaque colonne et chaque ligne dispose de ces totaux globaux. Graphique sur résultat : Pour vous aider dans votre analyse, le programme dessinera automatiquement à chaque statistique le graphique correspondant aux totaux globaux selon la plage horaires définie ou constatée. Imprimer le graphe et la liste des résultats Résultat abscisse et ordonnées pour affichage graphe 15
Statistique CA Année N et N-1. (Non inclus DYNALIGHT) Vous disposez maintenant d une statistique chiffre d affaire comparative année N et N- 1. Celle-ci s adresse actuellement pour les utilisateurs disposant depuis plus de 1 an d un logiciel de la Gamme DYNAPOS. Accès : Depuis le menu principal de votre logiciel, cliquez sur le bouton Journaux et Statistiques [F4], puis cliquez ensuite sur le bouton Statistique CA jours année N et N-1. Définition des critères : Tous les critères sont cumulatifs, à savoir que si vous définissez plusieurs critères pour votre stat, les ventes devront répondre à ces critères pour être prise en compte dans la statistique. Vous disposez de 2 onglets qui classent les critères par groupe. Onglet 1 : Identifiants. Période de référence Date de début et date de fin. Définition du bornage de dates qui serviront de bases pour l affichage des journées de référence. Emetteur : N de poste : Filtrage pour un poste de travail bien précis. N de magasin : Filtrage pour un magasin (mode BackOffice principalement). Critère article : Code article : Filtrage sur un article bien précis, défini la progression ou régression pour un article / rayon, famille Code rayon, Code famille, code sous-famille, code marque etc. CA pour vendeur : Code vendeur : Permet la valorisation et l affinage de production individuelle de vos équipes de vente en fonction d une année sur l autre. CA pour le client : Code client : Permet d affiner le CA d un de vos clients sur 2 années. Onglet 2 : Documents et résultat. Documents (Factures, devis, commandes etc ) : Vous permet d identifier les volumes d une année sur l autre pour chaque type de document émis. Origine (Version pro uniquement avec module négoce client): Cible le CA en fonction du négoce ou de l encaissement normal. Résultat Valorisation en HT ou valorisation en TTC : Vous décidez si votre valorisation doit se faire sur la base du HT ou du TTC. 16 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Précisions sur les dates de référence : Le programme calculera automatiquement l année N-1 en fonction de votre bornage de dates défini dans les paramètres. Exemple : Vous désirez réaliser un comparatif de CA pour la période du 01 juillet 2008 au 31 aout 2008. Le programme calculera automatiquement le bornage de dates année N-1 = 01 juillet 2007 au 31 aout 2007. Vous pouvez aussi prendre comme référence année N, non pas l année en cours mais une autre année. Exemple : nous sommes en 2008, mais vous désirez ressortir le comparatif pour l année 2006. Saisissez alors comme bornage de dates pour l année N = 01 juillet 2006 au 31 aout 2006, le programme calculera automatiquement le bornage de dates année N-1 = 01 juillet 2005 au 31 aout 2005. Exemple de statistique N et N-1 Année N (selon bornage) Année N-1 (calculée) Impression : Pour imprimer la statistique, il vous suffit de cliquer sur le bouton Menu [F10], puis sélectionnez l impression de la statistique. IMPORTANT Tous les résultats des statistiques sont exportables sur Word, Excel, publiable sur internet ou envoyés par mail, il vous suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite de chaque liste pour accéder au menu d export. Pour l envoi par mail ou au format publiable HTML, effectuez une impression en mode aperçu, puis demandé l impression au format désiré. 17
Impression du détail d un inventaire. (Toute la Gamme DYNAPOS) Vous avez été plusieurs à nous interpeller sur l impossibilité d imprimer le détail d un inventaire. Nous vous avons trouvé une solution intermédiaire, mais avec cette mise jour, l impression est directement intégrée au module d inventaire. Impression : Depuis l écran de gestion des inventaires, vous disposez d un nouveau bouton d impression, sion, celui-ci est le dernier en bas dans la boite à outils. : Imprimer l inventaire [F9] Vous pouvez imprimer le détail de n importe quel inventaire, il vous suffit de sélectionner l inventaire, puis de demander l impression de celui-ci. Modification des désignations articles en boucle. (Toute la Gamme DYNAPOS) Ce nouveau module vous permet de réajuster les désignations articles au niveau des majuscules ou minuscules, vous pouvez aussi forcer une même désignation. Principe : Ce module fonctionne par l intermédiaire de la liste des articles, vous définissez un filtre sur articles pour bien cibler les articles concernés par la modification, puis vous ouvrez le module de valeur par défaut, puis définissez l action à mener sur les articles filtrés. Options disponibles (onglet Autres): Désignation par défaut : Vous permet d affecter une désignation unique pour des mêmes articles (utile dans la mode lorsque l article a des tailles différentes et des couleurs différentes). 18 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Action sur désignations courtes et longues: Les options sont séparées mais l explication ci-dessous vaut pour les 2 options. Ne pas prendre en compte ce critère : Aucune action déterminée. Mettre les désignations en minuscule : Bascule les désignations en minuscule (Tous les caractères). Mettre les désignations en MAJUSCULE : Bascule les désignations en MAJUSCULE (Tous les caractères). Mettre la première en majuscule : Bascule les désignations en minuscule, puis met la première lettre en majuscule. Exemple : TEST SUR DESIGNATION devient : Test sur désignation IMPORTANT Vous avez la possibilité de faire une sauvegarde avant tous changement, n hésitez pas à faire celle-ci, en cas d erreur, une simple restauration annulerait cette erreur. Bouton : Faire une sauvegarde avant modification [F10]. Pour restaurer une sauvegarde : Menu Outils depuis le menu général, puis cliquez sur Restaurer des données, et sélectionnez la sauvegarde réalisée avant modification. Visibilité liste des vendeurs. (Toute la Gamme DYNAPOS) Afin de rendre plus accessible la sélection vendeur au utilisateur d écran tactile et aux utilisateurs ayant des difficultés visuelles, la liste des vendeurs a été agrandie au niveau des polices d affichage de la liste et agrandissement des hauteurs de ligne d affichage. 19 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Code barre document en impression. (Toute la Gamme DYNAPOS) Suite à une incompatibilité d impression sur des imprimantes exotiques ou d un âge avancé, vous pouvez maintenant interdire l impression des code barre lors de l impression d une facture client. Grâce à cette option vous pourrez continuer à utiliser votre ou vos imprimantes. Paramètre : Depuis le menu principal du programme, cliquez sur Paramètres [F7], puis cliquez sur le groupe Impression document, et enfin sur le sous-groupe Option d impression. Validez l option : Ne pas imprimer le code barre d indentification sur la facture client. Affichage de la monnaie ou du symbole sur les totaux documents. (Toute la Gamme DYNAPOS) Vous disposez maintenant de la possibilité de faire apparaitre dans les totaux de vos documents le libellé de votre monnaie ou son symbole. Paramètre : Depuis le menu principal du programme, cliquez sur Paramètres [F7], puis cliquez sur le groupe Impression document, et enfin sur le sous-groupe Option d impression. Validez l option : Imprimer le symbole monnaie sur le ticket et le libellé sur les documents (Factures etc ). Option supplémentaire : Imprimer le symbole plutôt que le libellé dans les documents (Factures ) Cette option force le symbole afin de gagner de la place au niveau des libellés de totaux. Attention : Pour éviter les incompatibilités inhérentes aux différentes imprimantes tickets du marché, le symbole Euros est retranscrit par la lettre E. Exemple : 185,35 devient 185.35 E 20 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Non respect de la casse lors des recherches. (Toute la Gamme DYNAPOS) A la demande de beaucoup d utilisateurs, les recherches ne se font plus en respectant la casse (Majuscule, minuscule), les recherches deviennent donc génériques. Explications : Actuellement, les recherches respectent les majuscules et minuscules. Exemple lorsque vous recherchez le code client DEF00056, vous devez saisir dans le champ de recherche le code DEF00056 en respectant les majuscules sur les lettres (DEF). A partir de cette mise à jour, il vous suffit de saisir def00056 ou Def00056, ou def00056 pour la recherche retrouve le code DEF00056. Le programme ne demande plus le total respect de la casse lors de ses recherches. Cette te modification est globale, elle concerne donc toutes les recherches basées sur des champs alphabétiques disponibles dans votre logiciel. Important : Lors de la première ouverture de cette mise à jour, le logiciel modifiera ces fichiers de données afin de prendre en compte cette nouvelle structure de recherche, cette opération peut durée 1 à 3 minutes selon votre configuration matériel. Cette modification n a aucune incidence sur vos données, il s agit simplement d une modification structurelle. Ouverture tiroir en mode autonome. (Toute la Gamme DYNAPOS) Vous pouvez maintenant associer votre tiroir caisse directement à un port de communication de votre poste de travail. Cette procédure est tributaire de votre matériel, votre tiroir caisse doit être compatible avec l envoi de séquence d ouverture. Paramètre : Depuis le menu principal du programme, cliquez sur Paramètres [F7], puis cliquez sur le groupe Périphériques, et enfin sur le sous-groupe Tiroir caisse. Dans la zone Tiroir autonome, cochez l option : Mon tiroir est autonome, branché directement sur mon ordinateur. Vous disposerez alors des paramètres de connexions, renseignez ceux-ci, ci, puis fermez les paramètres en validant ceux-ci par le bouton Valider [F12]. 21 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Mutualisation ou partage des numéros de vente entre tous les postes de travail. (Toute la Gamme DYNAPOS) Principes : Vous pouvez maintenant décider que tous vos numéros de ventes se suivront entre les différents postes de travail composants votre réseau de vente à l intérieur de votre magasin. Exemples : 10h31 : Poste 1 = N de vente enregistrée = 000020 10h33 : Poste 2 = N de vente enregistrée = 000021 10h34 : Poste 1 = N de vente enregistrée =000022 10h35 : Poste 1 = N de vente enregistrée =000023 10h36 : Poste 2 = N de vente enregistrée =000024 Vous remarquerez dans cet exemple que les numéros se suivent alors que des ventes ont été réalisées sur des postes différents. Le partage ou la mutualisation des n de vente c est cela. INFORMATIONS ET MISE EN GARDE Seule l utilisation des logiciels en mode réseau correspond à l utilisation de cette procédure de mutualisation des n de vente, si vous êtes avec un seul poste en mode autonome, cette procédure est tout simplement inutile. Vous devez murir votre besoin avant de le mettre en application, la mutualisation modifie votre codification de vos factures, si vous basculez dans ce mode, les services fiscaux pourront vous demander de justifier cette modification de codification (numérotation) de vos n de Ventes. Paramètre : Depuis le menu principal du programme, cliquez sur Paramètres [F7], puis cliquez sur le groupe Poste de travail, et enfin sur le sous-groupe Poste de travail. Vous disposez dans cet écran d une nouvelle zone d indentification, tion, vous permettant de renseigner la n unique pour tous les postes de travail en mode réseau. Lorsque vous paramétrez la numérotation unique pour les postes en réseau, nous vous conseillons de le faire sur 1 seul poste avec les autres programmes de la Gamme DYNAPOS éteint sur les autres postes en réseau. De ce fait lors du redémarrage des programmes en réseau, ceux-ci ci prendront automatiquement ce paramètre. 22 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Spécificités d un mode de numérotation par mutualisation : Vous ne disposez plus de l identification du poste dans la numérotation des ventes. Nous vous conseillons d intégrer le code du magasin dans la numérotation mutualisée. Exemple : MAG01_0000032 Nous vous conseillons de compléter votre numéro par des 0 (zéros) devant. Exemple : MAG01_0000032 Lorsque le programme arrivera dans l exemple à 100, le numéro sera : MAG01_0000100, un zéro disparaitra au profit de la centaine ajoutée etc. Nous obligeons que se numéro se termine par un chiffre. Exemple : Vous saisissez comme n : MonNumeroAMoi, le programme rajoutera une numérotation numérique automatiquement lors de l attribution d un n à une vente, MonNumeroAMoi devient : MonNumeroAMoi1 En mode vente : Lorsque vous réalisez une vente, le programme vous attribue le prochain numéro qui est disponible pour la vente en cours. Dans le mode mutualisation des numéros, le programme continue cette procédure, mais vous pourrez avoir un numéro prévu à l affichage écran, mais différent de celui enregistré réellement pour la vente. Pourquoi? C est le mode de fonctionnement en réseau qui oblige cette gestion. Les programmes de la Gamme DYNAPOS concernant les numéros de vente mutualisés sont construits sur le schéma du premier qui a parlé à raison, c'est-àdire que le premier poste ayant enregistré sa vente en cours, se réserve le n en cours d attribution, les autres postes calculeront alors chacun leurs numéros suivants. Exemple : Heure Poste N affiché à l écran N attribué à la vente lors de l enregistrement Prochain N de vente affiché à l écran 10h30 Poste 1 MAG01_000030 MAG01_000031 MAG01_000032 10h30 Poste 2 MAG01_000030 MAG01_000032 MAG01_000033 10h30 Poste 3 MAG01_000030 MAG01_000033 MAG01_000034 10h32 Poste 2 MAG01_000033 MAG01_000034 MAG01_000035 10h33 Poste1 MAG01_000032 MAG01_000035 MAG01_000036 10h33 Poste 3 MAG01_000034 MAG01_000036 MAG01_000037 10h34 Poste 2 MAG01_000035 MAG01_000037 MAG01_000038 Dans cette simulation, on a bien les n attribués qui se suivent lors de l enregistrement d une vente, par contre ceuxci ne se suivent pas lorsque l on regarde le prochain n devant être attribué et le n réellement attribué lors de l enregistrement. Vous devez donc bien prendre conscience que le n affiché à l écran lors d une vente ne sera peut-être pas le n qui sera réellement affecté à la vente. Cette gestion autorise le programme à ne pas réserver un n alors que la vente n est pas enregistrée, voir jamais enregistrée. De plus dans cette configuration, les heures des factures correspondront toujours à la numérotation affectée. 23
Obligation d un code magasin : La numérotation unique mutualisée, n est disponible que pour un magasin, chaque poste est associé au magasin dans lequel il est installé, le programme prendra donc automatiquement la numérotation associé à ce magasin. Magasin 001 : Poste 1 Magasin 001 : Poste 2 Magasin 001 : Poste 3 Etc Vous ne pouvez pas avoir plusieurs magasins en utilisation dans un seul magasin, le programme vous permet de le faire, mais nous dégageons toutes responsabilités concernant cette gestion. Mode de numérotation actuel : Par défaut la numérotation par poste est activée par défaut lors d une nouvelle installation, la cohabitation d une numérotation par poste et mutualisée est impossible, vous devez choisir entre l une ou l autre. Vous pouvez par contre revenir à une numérotation par poste après avoir utilisé une numérotation unique mutualisée, il vous suffira de modifier le paramètre, le programme reprendra par défaut le dernier n affecté pour chacun des postes. Nous vous conseillons fortement d éviter de passer de l un à l autre, vous décidez d appliquer telle numérotation, tenez vous en, sinon en cas de contrôle fiscal, vous risquez de devoir justifier le basculement fréquent entre une numérotation à une autre. 24
Correctifs sur logiciel La lecture ci-dessous concerne tous les correctifs effectués dans les nouvelles versions ou mises à jour, en fonction de tests réalisés en interne et des remontées utilisateurs. 1) Réception fournisseur : Lors de l impression d étiquettes sur la base d une réception fournisseur, le programme générait une erreur de type SQL correspondant au séparateur de chaine utilisé pour les transferts inter module en mémoire. 2) Modification du PAHT : Lors d une modification de tarifs, si le prix de revient ou PAHT d un article était = à zéro, alors le programme généré une erreur de division par zéro pour le calcul du coefficient. 3) Quantité offerte : Lors d ajout d un ou plusieurs articles offerts sur une vente, ces quantités articles offerts n apparaissaient pas sur les factures clients. Une colonne a été rajoutée reprenant cette ou ces quantités. 4) Commande fournisseur : Lors de la création automatique d une commande fournisseur basée sur les stocks mini, la colonne stock actuel affichait toujours zéro, cette colonne n était pas le reflet du stock. Avec cette mise à jour, le stock réel est maintenant bien repris dans la création d une commande. A noter qu il ne s agissait que d une erreur d affichage et non de calcul de commande selon stock mini et stock actuel. 5) Entête de documents : Les entêtes de documents s impriment maintenant uniquement sur la première page lorsqu il existe plusieurs pages pour un même document, idem pour les informations et infos clients de fin de document, ils ne s imprimeront plus que sur la dernière page et non plus comme aujourd hui, sur chaque page imprimée. 6) Onglet articles en encaissement : Lorsque l onglet des articles n était pas affiché dans l écran caisse (voir paramètres généraux), et que l on reprenait une commande, cela pouvait générer une erreur d affectation de la quantité par défaut de la liste des articles. Cette erreur était non bloquante et n interdisait pas l enregistrement d une commande, mais pouvait perturber les utilisateurs. 7) Encaissement commande : Lors de l encaissement d une commande, l utilisateur pouvait supprimer le règlement d arrhes versés sur cette commande, ce qui pouvait être contre productif. Cette suppression n est plus possible et un message d interdiction sera affiché. 8) Avoirs encaissés : Les avoirs encaissés reprenaient le code magasin et le code poste du magasin qui avait émis l avoir, alors qu en encaissement d avoir, le programme doit mettre sur cet avoir encaissé le code magasin et code poste du magasin ou cet avoir est encaissé. Cette erreur interdit donc le bon suivi des avoirs émis et encaissés entre plusieurs magasins. Exemple : Le client AA dispose d un avoir dans le magasin BB, il se rend dans le magasin CC est utilise sont avoir, l enregistrement de cet avoir doit correspondre à son lieu d encaissement. Dans le BackOffice DYAMPOS, on retrouvera donc les informations de l avoir émis (magasin BB) et l encaissement de l avoir (magasin CC), on retrouve donc la traçabilité des avoirs. Un correctif s enclenchera au démarrage du logiciel pour réajuster ces avoirs encaissés. 25
9) Préparation étiquettes : Lors de l enregistrement d une préparation étiquette SANS ARTICLE SELECTIONNE, le programme générait une erreur de lecture sur l indice de ligne de cette liste d article vide. 10) Journal de caisse : Le total des règlements incorporaient 2 fois les rendus caisses annulés (cas des tickets restaurants). Cette erreur provient du fait que le règlement concerné lors d un rendu caisse annulé, incorpore déjà ce rendu caisse. Exemple : votre client achète pour 4 euros de marchandise, puis donne un ticket restaurant de 5 euros. Vous saisissez donc 5 euros n ticket restaurant, puis le programme annule le rendu puisque interdit sur ticket restaurant. Vous avez donc dans le journal : Chèque déjeuner : 5 euros Rendu caisse annulé : 1 euros Total : 6 euros -- Ce montant est donc faux puisque le client n a payé que 5 Euros. Cette mise à jour corrige cette erreur de calcul du total des règlements. A noter qu il s agit ici que d une erreur de calcul dans le journal, les données dans les fichiers sont quant à elles renseignaient correctement. 11) Correctif sur les articles offerts : Un dysfonctionnement assez important a été constaté par un utilisateur de la Gamme DYNAPOS. Ce dysfonctionnement concerne la vente d article dit offert, exemple : 2 acheté 1 offert. Lorsque l on saisissait une quantité d article offert, le programme ne déduisait pas du stock la quantité offerte. Cette mise à jour corrige bien sur ce dysfonctionnement, mais afin de répondre à tous nos utilisateurs, nous avons mis à disposition un module spécifique afin de vous aider à corriger vos stocks en fonction des quantités offertes que ce module trouvera. Ce correctif s adresse seulement aux utilisateurs ayant réalisés des ventes en offrant des articles, pour les autres utilisateurs, aucun dysfonctionnement n est à craindre. Vous trouverez ce correctif depuis le menu principal, puis cliquez sur le bouton Outils, enfin cliquez sur le bouton : Correctif sur offerts. Vous trouverez toutes les explications nécessaires dans la fenêtre de correctif. Point sur les correctifs dits passifs et actifs : Correctifs passifs : Il s agit d un correctif pour un dysfonctionnement n ayant eu aucune incidence sur vos données. Correctifs actifs : Il s agit d u correctif pour un dysfonctionnement ayant eu une ou des incidences sur vos données. Le cas du correctif des articles offerts en est le meilleur exemple, dans ce cas le correctif est effectué au niveau du code source du logiciel puis des automates sont activés afin de corriger aussi vos données. Nous mettons bien sur tout en œuvre pour vous éviter tous désagréments, dans le cas contraire, vous disposerez toujours d une solution. 26
Trucs et astuces Je voudrais imprimer les unités sur les factures et tickets : Allez dans les paramètres généraux, puis cliquez sur le groupe : Impression document, puis sur le sous-groupe : Devis/Commande/Facture. Enfin validez l option : Imprimer l unité article sur les documents. Validez ensuite votre paramètre (Bouton Valider [F12]) Je voudrais renseigner des textes libres qui seront disponibles lors d un encaissement : Depuis le menu principal du programme, cliquez sur le bouton de gestion des données, puis cliquez sur le bouton Liste des textes libres. Remplissez alors tous les textes qui devront être accessibles lors d un encaissement. Nous vous rappelons que vous pouvez ajouter ces textes libres à une désignation article lors de l encaissement, ou ajouter une ligne de vente, spécifique à ce texte libre. Ces mêmes textes libres seront aussi disponibles pour le négoce client et le négoce fournisseur, pour les utilisateurs disposant de ces modules. Je voudrais m envoyer ou envoyer à un tiers mon journal de caisse ou une statistique : Pour cela il vous faut obligatoirement passer par un aperçu avant impression, lorsque vous aurez à l écran votre aperçu, cliquez sur Email + PDF, le programme transformera automatiquement votre impression au format PDF ( ADOBE) Votre logiciel de messagerie s ouvrira avec comme pièce jointe le fichier PDF généré. Renseignez le ou les destinataires puis envoyez ce message. Certains articles ne sont plus vendus, je ne veux plus les voir dans mon écran de vente : Ouvrez la fiche de l article concerné, puis dans l onglet Identification, cochez l option : Ne pas rendre disponible cet article en vente. Attention, vous ne verrez plus cet article sur les boutons de sélection, mais vous pourrez toujours biper son code barre, cas d un retour article, il faut quand même pourvoir reprendre l article. 27
Je voudrais appliquer des tarifs de vente différents selon les périodes de l année, car j ai une activité saisonnière : Allez dans la fiche de l article concerné, puis cliquez sur l onglet : Tarification, en bas à droite, vous disposez de la zone de gestion des multi tarifs en vente. Cliquez ensuite sur le bouton de gestion des multi-tarifs pour l article [Alt+G]. A ce stade, vous pouvez définir les multi-tarifs pour l article, mais sans l appliquée, pour cela ne cochée pas la case : Application des multitarifs articles en vente. Si vous désirez que les multi-tarifs que vous allez définir soient pris en compte de suite, cochez alors la case : Application des multi-tarifs articles en vente. Dans l écran de gestion vous pourrez définir plusieurs tarifs selon des bornages de dates ou applicables selon des quantités (Exemple si 5 achetés alors PVTTC = PVTTC-10%) etc N oubliez-pas l application, ces tarifs ne sont applicables que si la case à cocher est validée (voir ci-dessus). Je voudrais identifier mes clients par des options de classement qui n existe pas dans une fiche client : Dans une fiche client vous trouverez toutes les options de classement ou d identification dits génériques. Pour répondre à cette demande, vous devez passer par les paramètres libres, ceux-ci vous permettront de définir des identifiants propres à votre activité. Ouvrez la fiche d un client, puis allez dans l onglet : Infos et Param. Vous pouvez ajouter n importe quel paramètre par le bouton ajouter, puis lorsque vous associez un paramètre à un client, vous lui donnez la valeur pour ce client. Dans cet exemple le tour de col du client = 32. Faire un filtre sur ces paramètres : Depuis la liste des clients, cliquez sur le bouton Filtre avancé sur client [Alt+A]. Dans la fenêtre des filtres avancés, cliquez sur l onglet : Contacts/Infos/Param Dans la zone Gestion des paramètres libres, sélectionnez votre paramètre, dans notre exemple, nous sélectionnons : Tour de col. Puis dans la zone valeur du paramètre, saisissez la valeur recherchée, dans l exemple : 32. L outil de filtrage nous sortira donc tous les clients dont le tour de col = 32 Un paramètre libre a la valeur qui lui est attribué lorsqu il est utilisé, à savoir que vous créez un paramètre libre, puis lors de sa sélection dans une fiche client, on lui associe une valeur. 28
Je voudrais qu une remise automatique soit accordée à un de mes clients : Pour cela vous devez créer des types de client, puis affecter un type de client à votre ou vos clients concernés, puis ensuite vous déterminez sur quels articles ce type de client sera appliqué. Schéma : Types de clients et remises: Peintres : 10% Garagistes : 12% Menuisiers : 8% Etc Fichier des clients : Un client peut avoir un type de remise ou aucun Client A = Peintre Client B = Garagiste Client C = Pas de type. Etc Un article peut avoir un ou plusieurs types de remise ou aucun Fichier des articles : Type de clients/remises sur article VIS plates. Peintres = 10% Garagistes =12% Par l intermédiaire du type client, les peintres et les garagistes auront respectivement 10 et 12 % de réduction sur les VIS PLATES lors d une vente, et cela automatiquement. Par cotre le client C n aura aucune remise car il n est associé à aucun type de client ou remise. Prenons maintenant le cas d un article qui n a aucun type client associé, si vous vendez cet article à un garagiste, ou à un peintre ou à un menuisier, aucun des trois n aura de remise, car aucun type client associé à l article. Prenons maintenant le cas du client menuisier qui achète des VIS PLATES (de l exemple), ce menuisier bien qu ayant 8% sur d autres articles, n aura aucune remise sur les VIS PLATES, car le type client menuisier n est pas associé à l article VIS PLATES. Créer des types client s : Depuis le menu principal, cliquez sur gestion des clients, puis sur le bouton Gestion type client. Associer un client à un type client : Ouvrez la fiche du client, puis l onglet Fidélité et achats. Dans la zone type client et % de remise, sélectionnez le type client concerné. Associer un type client remise à un article : Ouvrez la fiche article, puis onglet tarification, Ajoutez alors le ou les types clients dans la liste Remise et tarification spécifique client. Associer un type client à plusieurs articles en 1 fois : Ouvrez la gestion des types de clients/remises, pointez sur le type de client concerné, puis cliquez sur le bouton Appliquez le type à des articles, dans l écran suivant, déterminez les critères de filtre, (demandez à visualiser le résultat avant affectation si nécessaire), puis validez votre affectation. Annuler une association : Depuis une fiche article, onglet Tarifications, cliquez sur supprimer dans la zone type client et remises. Pour le faire sur plusieurs articles, ouvrez la gestion des types, puis pointez sur le type concerné, et cliquez sur le bouton : Enlever ce type à tous les articles. 29
Evoluer dans la gamme DYNAPOS Vous pouvez sans difficultés, évoluer dans la gamme DYNAPOS, par exemple pour accéder à la gamme dite PRO. Cette évolution se fera très simplement par une restauration de vos données provenant de votre ancienne version ou alors en récupérant le répertoire de partage des données dans le cas d un modèle réseau (ou local). Cette facilité d évolution dans la gamme est due à la structure dite partagée de la gamme DYNAPOS. Schéma : GAMME DYNAPOS BASE DE DONNEES (Fichiers) Tous les logiciels de la gamme DYNAPOS utilisent la même structure partagée de la base de données. Ils peuvent donc travailler ensemble ou évoluer vers une gamme supérieure. Le tarif licence d une évolution dans la gamme DYNAPOS, correspond à l écart entre le prix de vente du logiciel source et le logiciel de destination. Logiciel installé en magasin Prix vente HT catalogue Logiciel désiré pour évolution Prix de vente HT catalogue Tarif de l évolution DYNASHOP 500 HT DYNASHOPRO 600 HT 100 HT Pour plus de renseignements, contactez le service commercial NEGICOM ou votre revendeur agrée. 30 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr
Bon à savoir Agence France Route de Pompignan 34270 VALFLAUNES Tel : 0499610694 Renseignement commercial : contact@negicom.fr Renseignement technique : assistance@negicom.fr 31 Tel : 0499610694, Mail : contact@negicom.fr, www.negicom.fr