Se faire payer à temps La bonne pratique en matière de gestion des créances Par Josef Busuttil. Administrateur de General Malta Association of Credit Management
CONTENU LA FACTURE 1. REMISE À TEMPS AU CLIENT A. PAIEMENT RAPIDE B. SAINE GESTION DU CASH FLOW 2. PRÉCISE 3. COMPLÈTE 4. COMPRÉHENSIBLE 2
Les entreprises qui veulent faire des affaires sur des marchés concurrentiels et saturés se doivent de mettre tout en œuvre pour répondre toujours mieux aux besoins et aux attentes de leurs clients. Pour attirer de nouveaux clients et préserver leur part de marché, les sociétés sont parfois tentées de proposer des produits de haute qualité, associés à un service irréprochable, sans se rendre vraiment compte du poids que représente la charge administrative inhérente à une telle démarche. Quoi qu il en soit, les obligations du back office restent cruciales, elles aussi, pour garantir un fonctionnement opérationnel fluide et préserver une relation de qualité avec les clients. Josef Busuttil Administrateur de General Malta Association of Credit Management jbusuttil@macm.org.mt Sur le plan du marketing, il est crucial de pouvoir répondre aux besoins des clients et anticiper leurs attentes lorsqu on veut réussir en affaires. Mais la fluidité des rouages administratifs est tout aussi essentielle. Pas question d attendre d avoir le temps pour s occuper de l administration. Surtout lorsqu il s agit du processus de facturation. L entreprise qui ne dispose pas d un processus de facturation efficient et précis risque d être victime de retards de paiement et/ou de différends avec ses clients. Cette situation peut, à son tour, engendrer des problèmes de trésorerie à la société qui fournit produits et services, ainsi qu une dégradation de la relation client à laquelle elle a pourtant consacré beaucoup d efforts. Les entreprises devraient dès lors reconnaître l importance du processus de facturation et le considérer comme faisant partie de la transaction opérationnelle globale, dans l intérêt du vendeur et dans celui de l acheteur. LA FACTURE Une facture peut être considérée comme l enregistrement officiel d une vente au client, mais du point de vue de la gestion des créances, l utilité première (et unique) d une facture, est de faciliter le paiement des biens et services fournis à un client. En d autres termes, une facture devrait toujours spécifier clairement le montant dû par le client, la date ultime à laquelle le paiement devrait être effectué et le bénéficiaire du versement. En matière de gestion des créances, la «bonne pratique» veut que le fournisseur de biens ou de services mette tout en œuvre pour aider son client à finaliser le cycle de vente en payant ce qu il doit, dans le délai imparti. Ce qui n est possible que si la facture est : 3
1. REMISE A TEMPS AU CLIENT Pas de facture, pas de paiement! Aussi amusant et évident que cela puisse paraître, certaines sociétés émettent des factures tardivement ou en fin de mois, tout en comptant sur un paiement dans les délais ou conformément aux conditions convenues. Une facture devrait être émise et transmise au client au moment de la livraison de produits achetés et cela pour deux raisons fondamentales : a. Paiement rapide L expérience montre que plus le fournisseur tarde à émettre sa facture et à la transmettre au client, plus ce dernier prend son temps pour la payer. Les entreprises ne devraient jamais perdre de vue que leurs clients ont d autres fournisseurs qui leur réclament des paiements. En d autres termes, les sociétés se font la concurrence non seulement sur le plan de la vente, mais aussi au niveau des paiements. Un processus de facturation efficient peut dès lors aider le fournisseur à se faire payer avant ses concurrents. b. Saine gestion du cash flow Si un délai de paiement a été convenu et que la facture est émise tardivement, le fournisseur lui-même allonge, sans le vouloir, ce délai au détriment de sa trésorerie et de son propre intérêt. Supposons que le vendeur et l acheteur aient convenu d un délai de paiement de 30 jours, que les produits soient livrés au début du mois mais que la facture ne soit transmise au client qu à la fin du mois... Dans ce cas, le délai de paiement risque d être porté à 60 jours du fait du comportement du fournisseur! - avec tout ce que cela implique comme conséquences négatives pour ses activités. 2. PRECISE Les clients ne paient une facture que si elle est incontestable. Si un client n est pas d accord sur l un ou l autre détail de la facture, il ne paiera pas c est aussi simple que cela. Les factures litigieuses engendrent non seulement des retards de paiement et des problèmes de cash flow, mais aussi des inefficiences opérationnelles pour le vendeur comme pour l acheteur, car aplanir un différend demande du temps et mobilise plus de ressources internes. 4
3. COMPLETE La facture doit reprendre toutes les données du fournisseur et son numéro de TVA. Toutes les coordonnés de contact (y compris le numéro de téléphone du fournisseur) doivent être clairement identifiables. N oublions pas non plus que certains clients préfèrent toujours le contact téléphonique au contact électronique. La facture doit décrire avec précision les produits et les services fournis, ainsi que les quantités achetées. Les données du client et l adresse de livraison des produits doivent également figurer clairement sur la facture. Le numéro de TVA exact du client doit, lui aussi, apparaître sur la facture, après avoir été validé. Il est toujours conseillé de prévoir des clauses relatives au délai de paiement et aux intérêts et frais facturables en cas de retard de paiement, y compris les mesures que le fournisseur se réserve de prendre en cas de retard de paiement. Les membres de MACM devraient également inclure la clause fournie par l Association en matière de protection de la vie privée. 4. COMPREHENSIBLE La facture doit être clairement imprimée, sur du papier de bonne qualité et sans mention publicitaire pour garantir une efficacité maximale. Le client qui la reçoit doit pouvoir la lire et la suivre facilement. Toute remise octroyée doit être clairement indiquée, avec les détails du calcul, pour une référence plus aisée. A l ère de l électronique, il est conseillé de reprendre également sur la facture les coordonnées bancaires du fournisseur (son numéro de compte IBAN et le code BIC de la banque) ; cela facilitera le travail des clients qui préfèrent payer par voie électronique. Certaines entreprises considèrent que l émission d une facture au client est un acte banal, alors qu il s agit en fait d un document important, tant pour le client que pour le fournisseur. Les retards de facturation, les inexactitudes dans les chiffres fournis, l absence d informations obligatoires ou l envoi de factures difficiles à comprendre sont autant de facteurs de coûts supplémentaires tant pour votre client que pour votre propre organisation! Pour plus d info, voir le site d Isabel: www.isabel.eu Copyright Isabel 2013 and Josef Busuttil, jbusuttil@macm.org.mt 5