PROCÉDURES, NORMES ET RÈGLES ADMINISTRATIVES DOCUMENT D INFORMATION À TOUS LES MEMBRES DE QUÉBEC-OCÉAN par GUYLAINE POTVIN QUÉBEC-OCÉAN Janvier 2015 (dernière mise à jour) Pour faciliter la lecture, le genre masculin est utilisé sans discrimination dans ce document.
TABLE DES MATIÈRES SECRÉTARIAT DE QUÉBEC-OCÉAN (HORAIRE, ADRESSE POSTALE)... 4 POLITIQUE D'APPROBATION DES DÉPENSES ET SIGNATURES... 4 REMBOURSEMENT / DÉPÔT DIRECT OU CHÈQUE (D.PAIEMENT, AVANCE, RDV)... 4 ADHÉSION / DEVENIR MEMBRE... 5 AIDES FINANCIÈRES AUX MEMBRES ÉTUDIANTS DE QUÉBEC-OCÉAN... 5 PERSONNEL ÉTUDIANT ÉTRANGER... 5 PRÊT DE CLÉS... 6 BUREAU OU LABO... 6 ENTREPÔT DE QUÉBEC-OCÉAN... 6 PRÊT DES ÉQUIPEMENTS... 6 PRÊT ET CONSULTATION DE MÉMOIRES ET THÈSES... 6 IMPRIMANTE COULEUR... 6 TÉLÉCOPIEUR... 7 PETITE CAISSE... 7 DEMANDE D'ACHAT... 8 SERVICE INTERNE... 8 LOCATION DE VÉHICULE... 8 2
VÉHICULE PERSONNEL... 9 BILLET D'AVION... 9 AVANCE DE VOYAGE... 9 RAPPORT DE DÉPENSES DE VOYAGE ET DE RÉCEPTION... 10 AVION... 10 HÔTEL... 10 RÉSIDENCE PRIVÉE....10 INSCRIPTION... 10 REPAS... 10 RENSEIGNEMENTS AUX FINS D'ASSURANCES / SORTIE EN EXPÉDITION... 11 RAPPORT DE MISSION / SORTIE EN MER... 11 SUIVI DE NOS DIPLÔMÉS... 11 PUROLATOR (ENVOIS AU CANADA)... 12 GLOBEX (ENVOIS À L'EXÉRIEUR DU CANADA)... 12 EXPORTATIONS / IMPORTATIONS DE BIENS / DÉDOUANEMEMENT... 12 PROCÉDURE / INSCRIPTION ET EXPÉDITION (PUROLATOR)... 13-14-15 3
SECRÉTARIAT DE QUÉBEC-OCÉAN 1 : HORAIRE DU SECRÉTARIAT : lundi au vendredi : 8 h 30-12 h et 13 h 30-17 h Horaire d été : lundi au jeudi : 8 h 30-12 h et 13 h 30-16 h 30 vendredi : 8 h 30-12 h et 13 h 30-16 h Adresse postale : Québec-Océan Pavillon Alexandre-Vachon 1045, avenue de la Médecine Local 2078 Québec (Québec) G1V 0A6 Téléphone : 418 656-5917 Télécopieur : 418 656-2339 Courriel : quebec-ocean@qo.ulaval.ca Site Internet : www.quebec-ocean.ulaval.ca POLITIQUE D APPROBATION DES DÉPENSES ET SIGNATURES : Toute dépense doit être autorisée par votre supérieur ou, dans certains cas, par une personne déléguée 2. L autorisation se traduit par une signature sur le reçu original ou le formulaire OU le signataire peut remplacer sa signature par un courriel faisant mention de la dépense spécifique et du # projet. REMBOURSEMENT / DÉPÔT DIRECT OU CHÈQUE (D.PAIEMENT, AVANCE, RDV) : Le remboursement sera soit déposé directement dans le compte du demandeur, soit par chèque. Si par dépôt 3, un courriel 4 lui sera acheminé l avisant que son document a été traité et que la somme sera déposée dans les 24 prochaines heures. Prévoir une dizaine de jours pour le remboursement. 1 Lynn Bélanger, coordonnatrice à l administration, Guylaine Potvin, agente de secrétariat et Hélène Leclerc, secrétaire de gestion (3 jours/semaine). 2 Personne préalablement désignée par le chercheur lui autorisant la dépense sur un ou plusieurs projets. Si vous ne connaissez pas son représentant dans votre labo, passez au secrétariat pour avoir l information (formulaire de délégation d autorité). 3 Si votre remboursement n est pas déposé, même si votre paie l est, envoyez un spécimen de chèque à Kathy Roberge aux finances, avec votre adresse courriel et # bénéficiaire. 4 Pour recevoir ce courriel, votre adresse «email» doit apparaître à l annuaire des télécommunications au www.ulaval.ca/al/annuaire.html. Pour correction ou ajout : envoyer un courriel à annuaire@srh.ulaval.ca (spécifier #employé ou date de naissance). Pers. resp. : Kathy Roberge (kathy.roberge@sf.ulaval.ca), poste 11811. 4
TOUT CE QUI CONCERNE LES PROCÉDURES D ACCUEIL ET LES CONTRATS DU PERSONNEL, DES STAGIAIRES ÉTRANGERS, etc. : Voir Lynn Bélanger. ADHÉSION / DEVENIR MEMBRE 5 : Vous trouverez le formulaire d adhésion sur le site de Québec-Océan dans MEMBRES. AIDES FINANCIÈRES AUX MEMBRES ÉTUDIANTS DE QUÉBEC-OCÉAN : Du support financier est offert aux étudiants de maîtrise et de doctorat à certaines conditions et dans la mesure des fonds disponibles. Voir sur le site de Québec-Océan dans FORMATION / AIDES FINANCIÈRES AUX ÉTUDIANTS. Pour les formulaires des aides financières, voir dans SERVICES / FORMULAIRES. NOTE : Le Département de biologie et certaines associations étudiantes peuvent vous offrir de l aide financière 6 (ex : aide au congrès/étudiant à la maîtrise, Fonds de soutien au doctorat). Informez-vous auprès de ces organismes de la procédure à suivre pour obtenir des sous et ainsi profiter de toute aide financière possible (à déclarer, au moment de produire votre «Rapport de dépenses de voyage», si argent reçu). PERSONNEL ÉTUDIANT ÉTRANGER : Le Service de placement a conçu le «Guide d'accès au marché du travail pour les étudiants étrangers». Ce guide est une mine d information sur les possibilités d emploi et de stage au Québec, en complément au dépliant expliquant en détail la démarche pour faire une demande de permis de travail hors campus (consulter ces documents sur le site www.spla.ulaval.ca). De plus, un «Guide de séjour des étudiants étrangers» peut être consulté, au secrétariat de Québec-Océan, renfermant diverses informations utiles. 5 La participation de tous les membres étudiants de Québec-Océan à l Assemblée générale annuelle (AGA) et à toute autre activité désignée par le Conseil d administration est fortement recommandée et l étudiant participant devient éligible au soutien financier de Québec-Océan. 6 Voir le site de la Faculté des sciences et de génie au www.fsg.ulaval.ca dans Études / Bourses et aide financière et le site du Bureau des bourses et de l aide financière (BBAF) au www.bbaf.ulaval.ca. 5
PRÊT DE CLÉS : - BUREAU OU LABO : Pour emprunter une clé de votre bureau ou labo, un dépôt de 10$/clé est demandé (remboursable seulement à la remise de celle-ci). Nous ne remboursons pas le dépôt de toute clé perdue ou volée. - ENTREPÔT DE QUÉBEC-OCÉAN : Si nécessaire, une clé de l entrepôt peut être prêtée pour quelques heures tout au plus. Un dépôt de 10$ est exigé. Nous vous demandons de garder les lieux propres et vous assurer que les portes soient bien barrées après votre visite. Adresse de l entrepôt de Québec-Océan : 2565, rue Watt, portes 12-13-14, Québec, G1P 3T2 (tél. : 418-651-5246). PRÊT DES ÉQUIPEMENTS : Voir sur le site de Québec-Océan dans SERVICES / ÉQUIPEMENTS pour toutes les informations concernant la politique de prêt des équipements. (personne ressource : Sylvain Blondeau, poste 11447, sylvain.blondeau@qo.ulaval.ca) PRÊT ET CONSULTATION DE MÉMOIRES ET THÈSES : Une bibliothèque des mémoires et thèses est à votre disposition, au local 2078-A, pour consultation. Il est possible de les emprunter dans un délai raisonnable (remplir le formulaire d emprunt sur place et en aviser Guylaine). NOTE IMPORTANTE : REMETTRE AU SECRÉTARIAT DE QUÉBEC-OCÉAN une COPIE NON RELIÉE (ou par courriel) de votre mémoire ou thèse 7 lors de votre dépôt final. Nous nous occuperons de la faire relier en vue de l ajouter à notre bibliothèque. IMPRIMANTE COULEUR : Si vous utilisez notre imprimante couleur (HP Color LaserJet 5500) située au secrétariat de Québec-Océan (local 2078), INSCRIRE LE NOMBRE D IMPRESSION (COULEUR ET NOIR/BLANC), VOTRE NOM ET LE # PROJET sur le formulaire. Le tarif pour les membres de Québec-Océan : 0.30 /impression couleur, 0.15 /impression Noir/Blanc (facturation éventuelle). 7 Voir le site de la Faculté des Études Supérieures au www.fes.ulaval.ca pour informations sur les mémoires et thèses électroniques. 6
TÉLÉCOPIEUR : La procédure d envoi d un fax est indiqué sur l appareil (au secrétariat de Q-O.). N oubliez pas d inscrire vos envois interurbains seulement sur le formulaire (# fax, # projet ou le nom du supérieur s il y a lieu, date, si perso). NOTE : Veuillez noter que la réception des fax se fait par courriel (les fax entrant sont acheminés directement à Lynn, Guylaine, Hélène ou Richard). En effet, par souci d économie de papier, le personnel du secrétariat s occupe d envoyer tout fax au destinataire concerné via courriel. PETITE CAISSE : Pour un achat inférieur à 200$ (taxes incluses), le remboursement immédiat peut se faire par la «Petite Caisse», sauf exceptions* (inscrire sur vos reçus originaux: le # projet et la description de l'achat si non indiqué et ceux-ci doivent être signés par le requérant 8 et/ou par son supérieur ou son délégué. *Exceptions : Essence, repas, hôtel (frais de voyage) : compléter le formulaire Rapport de dépenses de voyage. Livre, souliers/bottes/lunettes de sécurité, etc. : faire une Demande d achat (le formulaire d autorisation, disponible au secrétariat, est nécessaire avant de se présenter au magasin). NOTE : Pour les achats de fournitures de bureau : faire une Demande d achat chez Buro Plus (catalogue disponible au secrétariat). Pour consulter le coût réel pour l UL (et non le prix indiqué dans le catalogue), allez sur le site www.buroplus.ca/catalogue/fr/default.aspx (indiquer à nom : ulavalgen, compte : 025807 et mot de passe : 8decembre). C est le coût réel de l UL qui devra être indiqué sur votre DA (minimum de 50$ préférablement). Tout achat d équipement ou de matériel non admissible à la petite caisse devra obligatoirement se faire à l aide d une demande d achat. Vous ne pouvez donc plus procéder aux achats directement chez les fournisseurs et nous apporter les factures dans le but d être remboursé personnellement (appareils photos, équipement scientifique, équip. informatique, etc.). N hésitez pas à consulter Guylaine en cas de doute et surtout AVANT l achat. 8 Si le requérant est une personne déléguée, sa signature suffit. 7
DEMANDE D ACHAT : Pour tout achat, location ou réparation chez des FOURNISSEURS EXTERNES 9 : remplir une Demande d'achat 10 et faire signer par votre supérieur ou délégué (courriel accepté). Remettre à Guylaine la DA signée + 1 copie (la copie sera retournée au requérant avec mention du #BC). C EST L'UNIVERSITÉ QUI COMMANDE PAR TÉLÉCOPIEUR AUPRÈS DU FOURNISSEUR**. **Exception : Le requérant commande lui-même pour des produits de synthèse/oligos. Mentionner clairement, sur le formulaire de DA, de quelle façon la séquence de l amorce sera transmise au fournisseur (par fax, courriel ou site internet) aussi indiquer le nombre de bases totales à commander. Vous pourrez commander dès la réception du #BC. Achat de biens et services de plus de 10 000$ (incluant les taxes) : Demander 3 soumissions et les joindre avec votre DA. SERVICE INTERNE : Pour tout achat chez des FOURNISSEURS de l Université Laval : passez au secrétariat pour connaître la procédure (variable selon le fournisseur / par Demande de Service Interne (DSI) ou autres). À noter qu un service de «Prêt entre bibliothèques» (PEB) est à votre disposition (emprunt gratuit de certains documents et articles scientif. à 5$ (voir bibliothèque scientifique/pav. Vachon ou scientifique/pav. Bonenfant). LOCATION DE VÉHICULE (nouvelle façon de procéder) : La Cie agrée par l'université Laval est DISCOUNT (pav.a-desjardins, local 1300, 418-656- 3560). Et, au besoin, Enterprise (1425 rue Frank-Carrel, 418-687-7359). En règle générale, l'utilisateur fait lui-même la réservation par internet 11 (ou par téléphone), avec les assurances, en leur donnant un # de carte de crédit (carte exigée au comptoir lors de la prise du véhicule). Le 9 Une liste de fournisseurs pour différentes catégories d achat est disponible sur le site www.sf.ulaval.ca / Approvisionnement / Ententes négociées. 10 DA : Formulaire disponible au secrétariat de Québec-Océan ou au www.quebec-ocean.ulaval.ca dans SERVICES / FORMULAIRES / Demande d achat. 11 L adresse Internet pour effectuer les réservations avec Discount est http://vdv.discountquebec.com/ Usager : ulaval et Mot de passe : employe. L adresse pour réserver avec la Cie Enterprise est http://www.enterprise.com/car_rental/deeplinkmap.do?bid=002&cust=7ca7804&language=fr. Aucun mot de passe n est nécessaire. 8
requérant va ajouter cette dépense à son RDV pour remboursement (y joindre la facture acquittée, le contrat de location n étant pas une facture). L utilisation de BC, pour louer un véhicule, demeure toujours une option valide (remplir le formulaire de D.Achat en indiquant le # réservation, la durée de location (dates/heures), le nom du ou des conducteurs, la succursale de la prise de possession du véhicule). VÉHICULE PERSONNEL : L allocation de remboursement pour le kilométrage 12 avec un véhicule personnel est de 0.415 par kilomètre parcouru (pour un déplacement Québec-Montréal-Québec, l allocation maximale est limitée à 126$, sauf si la personne est accompagnée d au moins un membre du personnel en fonction). Un reçu d essence est requis si le voyage excède 600 kilomètres ou comme preuve justificative si c est la seule dépense réclamée. REMARQUE : Dans certains cas, la location d'un véhicule, à défaut du transport en commun, est plus économique que l'utilisation de votre véhicule personnel. DANS LA MESURE DU POSSIBLE, PRIVILÉGIER LA MEILLEURE OPTION. Tout déplacement doit être effectué de la manière la plus économique. BILLET D AVION : Le mode d acquisition privilégié à l Université Laval pour l achat de billets d avion est celui de l achat en ligne. Tout le personnel est convié à procéder directement sur Internet. Dans le cas où les services d une agence de voyage seraient nécessaires, il est toutefois possible de les requérir auprès de l agence de votre choix. AVANCE DE VOYAGE : Un montant (200$-5000$) peut être demandé 3 semaines avant la date de départ 13 (congrès ou terrain) en remplissant une Demande d avance de voyage 14 pour des frais de subsistance (au Canada/100$/jour ou hors Canada/150$/jour), de déplacement (avion) ou d inscription. Dans les 30 jours suivants la date de retour, le requérant devra soumettre son Rapport de dépenses de voyage. Aucune autre avance ne lui sera consentie si ce RDV n est pas finalisé. 12 Voir le tableau des distances pour les destinations les plus fréquentées sur le site www.sf.ulalval.ca / Frais de déplacement / Tableau des distances des principales destinations. 13 Il est possible de demander une avance plus tôt pour l achat de billet d avion et l achat d inscription si preuve à l appui (ex : courriel spécifiant d acheter avant une certaine date). 14 DAV : Formulaire disponible au secrétariat ou au www.quebec-ocean.ulaval.ca dans SERVICES / FORMULAIRES / Avance de fonds. 9
RAPPORT DE DÉPENSES DE VOYAGE ET DE RÉCEPTION : Pour tout remboursement de dépenses de voyage, remplir le formulaire Rapport de dépenses de voyage et de réception 15. Joindre tous les reçus originaux. Regrouper, s il y a lieu, plusieurs reçus par nature (ex : achat de matériel, quincaillerie, épicerie, etc.) pour la même province. Remettre à Guylaine et un courriel sera acheminé au requérant et à son supérieur pour l obtention des signatures. Il incombe au voyageur de s assurer, au préalable, que son voyage est ou sera autorisé par son supérieur. Dans tous les cas, le montant maximum que votre supérieur vous alloue et leurs conditions respectives prévalent AVION : Le billet original (ou billet électronique) et la facture de l agence, s il y a lieu, sont requis. Les cartes d embarquement sont obligatoires à titre de preuve de déplacement. Un des document doit indiquer la classe tarifaire (économique). HÔTEL* : Une facture détaillée est obligatoire. La dépense admissible est celle d une chambre de type standard selon la disponibilité et les circonstances du moment. Le personnel voyageur de l Université Laval peut, à certains hôtels, bénéficier de tarifs hôteliers réduits 16. RÉSIDENCE PRIVÉE : 25$CAN/nuit (aucun reçu exigé). INSCRIPTION : Reçu obligatoire (avec détail des frais). Joindre le programme de l activité. REPAS : Le montant forfaitaire maximal autorisé au Canada est de 45$/jour (8$/déj, 14$/dîner, 23$/souper). Vous pouvez consulter le tableau des allocations de repas sur le site www.sf.ulaval.ca/voyages / Guides des allocations quotidiennes de repas au Canada (régions éloignées) et à l étranger. Vous n avez pas à faire la conversion, mais bien spécifier les dates, le repas (déj./dîner/souper) et la ville. Les reçus ne sont pas obligatoires SAUF s ils sont les seules preuves de voyage. Et vous ne pouvez pas réclamer de per diem pour une autre personne. IMPORTANT : Si vous recevez de l argent d une autre source que Québec-Océan, (AELIÉS, ADSEG, BIOLOGIE, etc.), vous devez déduire ce montant de vos dépenses. Nous fournir une copie de la lettre de l organisme payeur. Conservez toutes vos factures originales. Les photocopies ne sont pas acceptées. LES RELEVÉS DE TRANSACTION ET LES RÉCÉPISSÉS DE CARTES DE CRÉDIT NE SONT PAS DES FACTURES ET NE SONT, PAR CONSÉQUENT, PAS ACCEPTÉS COMME ÉTANT DES REÇUS VALABLES. 15 RDV : Formulaire disponible au secrétariat ou au www.quebec-ocean.ulaval.ca dans SERVICES / FORMULAIRES / Rapport de dépenses. Les normes complémentaires concernant les frais de voyage peuvent être consultées à l adresse suivante: http://www.sf.ulaval.ca/methodesadmin/ch8.html. 16 Demander, au moment de la réservation, pour un "tarif universitaire" ou "tarif gouvernemental". 10
RENSEIGNEMENTS AUX FINS D ASSURANCES / SORTIE EN EXPÉDITION : La personne responsable d'une expédition doit remplir le formulaire Renseignements aux fins d'assurances 17 pour toute activité à l'extérieur (stages, labo, échantillonnage, etc.) en spécifiant toutes les personnes impliquées. Si l'espace est insuffisant, joindre une liste (ou remplir l annexe Personnel en expédition. Joindre une liste du matériel 18 transporté, avec sa valeur approximative (ou remplir l annexe Équipement transporté en expédition). Remettre le tout avant la sortie au secétariat. IMPORTANT : La loi des accidents du travail couvre tous les employés de l'université Laval. Toutefois, le personnel étudiant n est pas assuré. SEULES LES ASSURANCES PERSONNELLES DU PARTICIPANT SERONT SOLLICITÉES EN CAS D ÉVÉNEMENT MALHEUREUX. Il est donc impératif de détenir une couverture adéquate en fonction de l activité. Chaque participant doit remplir et signer le formulaire vert Déclaration de protection d assurance personnelle disponible au secrétariat. RAPPORT DE MISSION / SORTIE EN MER : Le chef de mission doit remplir le formulaire Rapport de mission en mer (mise à jour du formulaire en cours) au terme d'une mission et le remettre au secrétariat de Québec-Océan. Ne pas oublier d indiquer vos commentaires sur l'état de l'équipement (annexé au formulaire). SUIVI DE NOS DIPLÔMÉS : Nous tenir au courant de vos dernières coordonnées (titre d emploi, nom et adresse de l employeur, etc.) afin de nous aider à tenir à jour un document sur ce que sont devenus nos diplômés (pour analyse statistique seulement). Et avant votre départ, je vous rappelle de remettre une copie non reliée de votre mémoire ou thèse au secrétariat. 17 Formulaire et annexes disponibles au secrétariat de Québec-Océan. 18 Les biens appartenant à l'université Laval uniquement sont couverts. 11
PUROLATOR (ENVOIS AU CANADA) : Allez sur le site www.purolator.com (procédure pages suivantes) avant d apporter votre enveloppe ou votre colis à la réception des marchandises, local 0403, Vachon (poste 6185) ou remplir le connaissement sur place (# projet nécessaire voir avec votre supérieur et Guylaine au besoin). Le # compte d entreprise pour l Université Laval est : 7830936. Outre le site de Purolator (service à la clientèle : 1-888-744-7123 et soutien technique : 1-800- 459-5599) et le secrétariat de Québec-Océan, vous pouvez obtenir de l information supplémentaire au poste 2671 (Alain Bergeron). GLOBEX (ENVOIS À L EXTÉRIEUR DU CANADA) : Pour envoi rapide aux USA et autres pays : remplir le connaissement de GLOBEX, disponible au secrétariat ou à la réception des marchandises/l-0403, et indiquer le # projet dans la case «votre référence interne». (Ou par internet : s inscrire par téléphone au 418-948-1712 et donner le # compte 0021498 de l U.Laval (#). Un mot de passe vous sera émis en quelques secondes et vous pourrez procéder au site www.globexcourrier.com). Pour l envoi de matériel à l extérieur du Canada : remplir le formulaire PRO FORMA en 3 copies et joindre avec le connaissement. EXPORTATIONS / IMPORTATIONS DE BIENS / DÉDOUANEMENT : Traitez toute importation ou exportation de biens (retour de marchandises, expédition d échantillons dans des pays étrangers, etc.), lorsque des transactions sont conclues avec un fournisseur ou un organisme établi dans un autre pays que le Canada, avec Cole INTERNATIONAL Inc. Communiquer avec les experts en la matière : COLE INTERNATIONAL INC. (anciennement KEBEC COURTIER EN DOUANES) au 418-847-7551 (réf. : Denyse Côté (denyse.cote@cole.ca) ou Christine Caissy (christine.caissy@cole.ca)) Lorsque vous expédiez un bien dans un pays étranger et que ce dernier doit revenir par la suite au Canada, le Service des finances recommande fortement de traiter les formalités d expédition et de retour avec le courtier de l Université Laval, soit Cole International Inc., afin que ces formalités soient complétées en bonne et due forme et éviter ainsi tous frais onéreux. Les expéditions sans retour d enveloppes ou de petits colis peuvent toujours être traitées par la messagerie Globex. 12
PROCÉDURE / INSCRIPTION ET EXPÉDITION (PUROLATOR) Inscription en ligne, Purolator Taper : www.purolator.com/fr/index.html Pointer le menu Expédier Sélectionner «Ouvrir un compte d affaires de Purolator» Cocher l option d enregistrement «Utiliser un compte d affaires de Purolator actuel et vous inscrire pour MonPurolator» Remplir la section Détails de l utilisateur, puis cliquer sur le bouton «Suivant» o Code d utilisateur de MonPurolator : à votre choix (peut être votre IDUL, par exemple) Remplir les sections Adresse d expédition et Adresse de facturation. o Pour ce qui est du champ sur la personne-ressource, vous pouvez y inscrire votre nom. o Le code postal G1V 0A6 proposera automatiquement l adresse du pavillon Bonenfant. Si vous êtes d un autre pavillon, aller modifier les champs d adresse pour ceux de votre pavillon et inscrire le nom de votre pavillon dans le champ «Adresse 2». o Le numéro de compte de l Université Laval est : 7830936 Cliquer sur le bouton «Suivant» Sauf pour le pavillon J.-C.-Bonenfant, un message d avertissement ( ) apparaîtra. Vous devez alors cliquer sur le bouton «Ignorer». Cliquer sur le bouton «Suivant» Cocher «J accepte la licence d expédition en ligne de Purolator» Cliquer sur le bouton «S inscrire». Votre inscription est terminée. Vous recevrez un courriel de confirmation. N. B. : À partir du courriel de confirmation (intitulé «Inscription à MonPurolator»), vous aurez à activer votre compte en cliquant sur le lien fourni et en ouvrant une session. Configuration des préférences Pointer le menu Gérer MonPurolator Sélectionner «Préférences» Cocher les options appropriées (Coordonnées de l utilisateur (paramètres par défaut)). Certains changements doivent être faits par rapport aux options déjà présentes. 13
Voir l image suivante. N. B. : À la section CUEILLETTE, pour les pavillons suivants, cocher «Cueillette prévue à l avance» et sélectionner le lieu «Réception» : - Abitibi-Price - Bonenfant - Casault - Comtois - De Koninck - Marchand - Médecine dentaire - Palasis-Prince - PEPS - Pouliot - Savard - Sciences de l éducation - Vachon - Vandry Pour les autres pavillons, choisir «Prévoir une cueillette» et sélectionner le lieu de cueillette approprié à votre cas. Cliquer sur le bouton «Enregistrer». 14
Inscription du centre de coût par défaut Cette configuration est pratique, d autant plus pour les gens qui utilisent toujours ou souvent le même numéro d unité ou de projet. Pointer le menu Gérer MonPurolator Sélectionner «Administration des comptes» Cliquer sur le N de compte «7830936» Inscrire le numéro désiré dans le champ Centre de coût Cliquer sur le bouton «Enregistrer les changements». Expédition en ligne (création d un envoi) Pointer le menu Expédier Sélectionner «Créer un envoi» Remplir le formulaire (DESCRIPTION DE L ENVOI) o IMPORTANT : À la dernière section RÉFÉRENCES/INSTRUCTIONS, inscrire votre numéro d unité ou de projet concerné dans le champ Centre de coût. Cliquer sur le bouton «Suivant» Cliquer sur «Expédier» Cliquer sur «Afficher et imprimer» Imprimer le document de connaissement (en 2 copies si vous désirez en conserver une pour vos dossiers), orientation paysage, et le joindre à votre envoi. (Il y est inscrit de le plier et l insérer dans l enveloppe autoadhésive.) Annulation d un envoi Il est possible d annuler un envoi, mais la journée même seulement. Pointer le menu Expédier Sélectionner «Options d expédition avancées / Annuler un envoi» Sélectionner l envoi à annuler Cliquer sur «Annuler l envoi». 15