APICRYPT SOMMAIRE 1. Pré requis A. Configuration générale (obligatoire) B. Configuration Apicrypt (utilisée pour le cryptage des messages) 2. Poste émetteur Configuration de la fiche correspondant Envoi de mail crypté Aperçu des messages envoyés 3. Poste destinataire Configuration des profils Aperçu des messages reçus cryptés
1 Pré requis Postes expéditeurs et destinataires :! Un fichier clef par praticien et un fichier clef master. L extension des fichiers clefs doit correspondre à l année en cours (ex : 106 pour 2006, 107 pour 2007, ). Attention : le destinataire du message doit impérativement être abonné à Apicrypt et donc avoir une adresse Apicrypt!! Un PC ou MAC avec Osoft 6 (6.36.001 au minimum).! La dll Osext MAC min : 3.16 en Omnis 4.1 ou 3.19 en Omnis 4.2.0.6.! la dll Osext PC min : 3.25.! Une dll ou un installateur pour l intégration de la fonction apicrypt dans un logiciel de messagerie (optionnel). Limitations dues au traitement de texte Remarques! Les versions d ACWrite 2.2.55 à 2.2.60 ne sont pas capables de gérer correctement la forme des fichiers PDF. Attention à la mise en forme et aux accents qui ne sont pas gérés lors de la conversion!!!! De même, les en-têtes et pieds de page ne sont pas réimportés dans OSOFT pour les formats RTF pour les dll ACWrite < 2.3.x.! Enfin, l import en PDF dans OSOFT ne fonctionne pas. Utiliser le format RTF pour l insertion dans OSOFT et le PDF pour la lecture et l impression via Adobe Acrobat Reader.! Les clefs de cryptage sont à demander à la société APICRYPT à l adresse www.apicrypt.org. Elles sont alors envoyées par la poste sur CD-ROM.! La configuration d un logiciel de messagerie pour pouvoir décrypter les messages et les pièces jointes est facultative, OSOFT étant capable de gérer l opération de décryptage du corps du message et des pièces jointes. Voir la documentation incluse sur le CD d installation d APICEM pour configurer le client de messagerie.! Lors du décryptage de pièces jointes à partir d OSOFT, les clefs utilisées sont celles préconfigurées par praticien. 30/05/13 Apicrypt Osoft6-2 -
! Afin de pouvoir récupérer les messages dans OSOFT, ne pas laisser de client de messagerie configuré avec la même adresse que celle de réception des messages cryptés ouvert. Ceux-ci rapatrient en effet les messages du serveur en local et les suppriment du serveur, à moins que l option de suppression soit désactivée. Dans ce cas, il est possible de recevoir les messages en clair dans le client de messagerie et les messages cryptés dans OSoft.! Les messages qui transitent à travers les serveurs Apicrypt ne peuvent pas dépasser 1.5 Mo. OSoft teste la taille et envoie un message d alerte si cette limite est dépassée. A. Configuration générale (obligatoire) Aller dans le menu Praticiens et entrer le mot de passe au besoin. Dans le paramétrage, cliquer sur Internet. S il existe une configuration Apicrypt préconfigurée, l ouverture de la fenêtre peut prendre quelques secondes. Entrer les informations : Serveur de messagerie, Nom de l utilisateur, Mot de passe, Adresse e- mail et Serveur SMTP. Spécifier si le serveur SMTP a besoin d un login et d un mot de passe. Par défaut, OSOFT utilise le même login et mot de passe renseignés pour le serveur entrant (POP). Vérifier la validité des paramètres en cliquant sur le bouton «Test paramètres de connexion». 30/05/13 Apicrypt Osoft6-3 -
B. Configuration Apicrypt (utilisée pour le cryptage des messages) Copier les 2 clefs du CD de l année courante dans un répertoire clefs (attention à la casse). Cliquer sur l icône afin de sélectionner le fichier clef associé au chirurgien. Les informations inhérentes au fichier clef s affichent. Si c est une nouvelle configuration, la clef est enregistrée dans la base, sinon elle remplace l ancienne. Spécifier si par défaut les mails doivent être envoyés en crypter, en clair ou s il y a besoin de le spécifier à chaque envoi. Spécifier si l utilisateur doit obligatoirement taper le mot de passe de la boite mail pour pouvoir recevoir des mails. Cliquez sur pour supprimer un éventuel paramétrage antérieur 2 Poste émetteur Configuration de la fiche correspondant Aller dans le menu Correspondants Rechercher les correspondants à modifier ou créer une nouvelle fiche. Renseigner le champ Apicrypt avec l adresse donnée par la société APICEM. Valider la saisie. 30/05/13 Apicrypt Osoft6-4 -
Envoi d un mail crypté Aller dans le menu Patient. Rechercher ou créer un patient. Aller dans son dossier et sélectionner un document créé par le même chirurgien que celui lié au moment du login. Cliquer sur le bouton d impression. Dans la fenêtre d impression, sélectionnez la destination Mail puis valider. Osoft va rechercher si un paramétrage Apicrypt a été effectué pour le praticien courant. S il n y a pas eu de paramétrage, le mail sera envoyé en clair et ne pourra pas être crypté. Suivant la configuration Apicrypt antérieure, soit un message apparaît pour demander si le mail doit être crypté, soit le cryptage est définit par défaut ou soit l envoi se fait en clair. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionner le bouton radio Crypté au besoin. Osoft recherche alors les adresses Apicrypt et met à jour les champs A et Cc automatiquement. 30/05/13 Apicrypt Osoft6-5 -
Supprimer ou ajouter éventuellement d autres adresses dans ces champs et dans le champ Cci manuellement en utilisant ; comme séparateur ou ouvrez la fenêtre de recherche des adresses en cliquant sur le bouton carré bleu associé au champ voulu. Vous pouvez cliquer sur la case à cocher Tous les correspondants pour lister l ensemble des adresses mail renseignées dans la base. Double-cliquer sur une ligne pour insérer l adresse s y trouvant dans le champ associé. Fermer la fenêtre des adresses mails une fois l opération achevée. Cliquez sur pour envoyer le mail. Un message confirme le succès de l envoi du mail. 30/05/13 Apicrypt Osoft6-6 -
Aperçu des messages envoyés Aller dans le menu «Communications» Sélectionner «Client de Messagerie». Sélectionner «Boite d envoi». Sélectionner un praticien dans la liste de droite. Sélectionner un message dans la liste du bas. Cliquer éventuellement sur l un des triangles bleu pour trier la liste des messages selon le critère voulu. Le message envoyé s affiche alors. On a accès aux caractéristiques suivantes : Dans le champ Message, l objet du message, la date et l heure d envoi du message, Dans le champ De:, le nom de l utilisateur et l adresse mail du praticien, Le type d envoi : en crypté ou en clair, Les destinataires dans les champs A, Cc et Cci, L objet du message, 3 Poste destinataire Configuration du profil La liste des pièces jointes attachées au message, Le corps du message. Sélectionner des messages dans la liste et cliquer sur la corbeille pour les supprimer de la base. 30/05/13 Apicrypt Osoft6-7 -
Allez dans le paramétrage général. Cliquez sur Utilisateurs Osoft. Faites Lister et choisissez l utilisateur qui devra réceptionner les messages. Cochez la case Client de messagerie (Accès aux fonctions). Enfin, validez la saisie avec OK. Aller dans le menu Communications. Aperçu des messages cryptés reçus Sélectionner Client de Messagerie. Sélectionner un praticien dans la liste de droite. Sélectionner Réception Mails pour rapatrier les messages cryptés du serveur, mais sans les supprimer. Les messages du serveur apparaissent alors en rouge. Les messages en noir sont ceux qui ont été enregistrés dans OSOFT. Sélectionner un message dans la liste du bas. Pour les messages cryptés, OSoft propose de décrypter le corps du message. Cliquer éventuellement sur l un des triangles bleu pour trier la liste des messages selon le critère voulu. Cliquer sur Décryptage corps pour décrypter le corps du message. Cliquer sur pour corriger éventuellement les caractères accentués du message. Cliquer sur pour copier le corps du message dans le traitement de texte. Cliquer sur le champ P.J. pour décrypter et insérer éventuellement les pièces jointes dans OSOFT. 30/05/13 Apicrypt Osoft6-8 -
Renseigner le type de document, le patient rapporté et le chirurgien. Valider une fois toutes les infos renseignées avec le bouton. Note : Il peut être intéressant de créer un patient (ex : MAILS Reçus) qui contiendra les pièces jointes du chirurgien. Les documents pourront être rangés selon des types spécifiés. Lorsque le corps et que toutes les pièces jointes du message ont été décryptés, utiliser le bouton de transfert du message dans la base OSoft. ATTENTION : Une fois le message enregistré dans OSOFT, ce dernier ne pourra plus être traité! Il est donc impératif d avoir bien pris connaissance du corps et des pièces jointes. Cette action permet d avoir un suivi des messages cryptés reçus par OSOFT. Vous pouvez sélectionner plusieurs messages et cliquer sur le bouton de suppression supprimer les messages de la base OSoft. pour 30/05/13 Apicrypt Osoft6-9 -