1- Création d'une fiche client Chapitre II : Création des Fiches Pour accéder aux fiches "client", cliquer sur Clients à partir du portail. Attention : la fenêtre qui s'ouvre est une fenêtre de recherche (personnes physiques et morales) : Il est donc possible d effectuer une recherche avec uniquement le nom ou le prénom. Attention la recherche de client est obligatoire avant l ajout d une nouvelle fiche. Si aucune recherche n est effectuée, le message suivant apparaît : Pour lancer une recherche sur la totalité d'une dénomination sociale, utiliser le symbole %. Pour créer une fiche, cliquer sur "AJOUTER" : Chapitre II - Page 1
A) Une personne physique Champs obligatoires REMARQUE : 1 / pour inscrire le NOM DE FAMILLE ou le PRENOM en majuscules et minuscules, appuyer sur la touche CRLT et la lettre U dans la zone grisée. 2 / Cette fonctionnalité du CRTL + U est également à utiliser en l hypothèse de clients nés dans certaines ville étrangère (ex : BERLIN, RABAT, OSLO, etc ). Dans ces hypothèses, l aide à la rédaction du logiciel va systématiquement faire redescendre des communes françaises contenant le libellé complet de la commune étrangère : Ex : pour BERLIN, il va faire redescendre : 57370 BERLING Pour RABAT, il faire redescendre : 09400 RABAT LES TROIS SEIGNEURS, etc Pour résoudre cette difficulté, il faut saisir dans le champ prévu la localité qui pose problème : Surligner cette localité et appuyer sur les touches CRTL + U, cette manipulation désactive la redescente automatique des données dans la fiche (sans perturber les fonctionnalités téléactes) et permet de laisser la bonne commune de naissance. Chapitre II - Page 2
3 / Concernant les lieux de naissance à l étrangers, veuillez saisir le libellé de la commune étrangère dans la case prévue à cet effet, effectuez une tabulation, et cliquez sur la fonctionnalité «aucun» : Modifier l'état civil. On peut facilement unir deux fiches clients. Sélectionner le client que l'on veut unir, cliquer sur son état civil et choisir l'option. Il est possible de choisir d'autres options dans "Compléments" : Dans le cadre "Conjoint" ou "Partenaire" qui apparaît, cliquer pour accéder à la fiche du conjoint que l'on peut reprendre ou créer. Chapitre II - Page 3
Pour reprendre une fiche client existante, cliquer sur "Nom". : Attention aux adresses lors de l importation d un conjoint. Celle du client principal sera prioritaire. Contrat de mariage et divorce. Cliquer sur le lien "Situation matrimoniale" : Pour indiquer le nom du notaire, cliquer sur "Notaire" et aller chercher sa fiche. (Voir la partie Contact pour la gestion des fiches.) L'historique : Pour pouvoir intégrer les changements matrimoniaux d'un client, il faut créer la fiche du client en reprenant dans l'ordre les différents événements. Ex: Un homme se marie, divorce et se remarie. - Remplir la fiche du client et l unir à sa première épouse en saisissant uniquement le nom et le prénom de celle-ci. Valider. - Reprendre la fiche du client, modifier son état civil en "divorcé" et indiquer éventuellement la date du divorce et la décision du TGI dans situation matrimoniale. Valider. Chapitre II - Page 4
- Modifier à nouveau son état civil en "marié" et remplir la fiche de sa 2 e épouse. On Valider. Pour obtenir le récapitulatif de la situation du client, cliquer sur "Historique". Créer un lien de parenté L'intérêt de cette fonctionnalité est spécifique à la gestion des dossiers. En cliquant sur "PARENTE" dans l'acte, il est possible de rattacher directement au client toutes les personnes ayant un lien de parenté avec lui ; au préalable, prendre la fiche du client auquel on veut attribuer des enfants, par exemple. A partir de la fiche client, cliquer sur "Renseignements". Cliquer sur "Ajouter" pour chercher l'enfant. Chapitre II - Page 5
Puis affecter le lien entre les 2 personnes : Attribuer une date de décès. Sélectionner le client concerné. Puis cliquer sur Décès (attention : en matière de succession, la loi fiscale dépend de la date du décès). Chapitre II - Page 6
Dans la fiche du client, une croix religieuse apparaît devant le nom de famille pour informer l'utilisateur du décès : Les dispositions de dernières volontés Cliquer sur le lien "Dispositions". Les données saisies manuellement ont un caractère informatif. Le Post'it Ce petit espace permet d ajouter des informations complémentaires sur le client. Ex : les "ORDRES IRREVOCABLES", etc. Pour créer un Post'it, cliquer sur "Post'it". Chapitre II - Page 7
Cliquer sur "AJOUTER" : Choisir le type de Post'it et saisir le texte dans le cadre blanc. Enfin, cliquer sur "Valider". Chapitre II - Page 8
Cliquer sur fermer pour sortir du module "Post'it". Le mot Post'it apparaîtra en rouge pour indiquer qu' il a été créé. Insertion de pièces jointes : On peut également lier des pièces jointes directement à la fiche client. En cliquant sur pièces jointes dans l info-bulle ci-dessous : Visualiser le tableau d'insertion de pièces jointes : Ajouter la pièce jointe à la fiche client. Chapitre II - Page 9
Cliquer sur "Parcourir" pour aller rechercher le document sur le réseau et indiquer le libellé de la pièce jointe sur la ligne du dessous (par ex : FICHE CLIENT). Pour visualiser la pièce jointe, double-cliquer sur celle-ci : B) Une personne morale Champs obligatoires Cette icône permet de reprendre l'adresse indiquée plus haut dans la partie "Adresse du siège social pour l'acte". Il est également possible d indiquer manuellement une adresse différente dans ce cadre. Chapitre II - Page 10
Le lien "Renseignements" permet de lier la fiche de la société et les représentants de celle-ci. Le lien "Contacts" permet de relier cette fiche à une fiche contact. C) Impression des fiches clients (personnes physiques ou morales) Cliquer sur "'impression" pour visualiser le document Word contenant les informations de la fiche : Chapitre II - Page 11
2- Création d'une fiche immeuble Pour accéder aux fiches immeubles, cliquer sur "Immeubles" sur le portail. Attention : la page qui s'ouvre est une page de recherche : 2-1 Cas d'une maison individuelle On peut rechercher un immeuble à partir de seulement quelques éléments. Pour créer un immeuble, cliquer sur "AJOUTER" : Champs obligatoires * Maison individuelle * Garage individuel * Copropriété * Terrain * Local * Immeuble entier * Terrain agricole nu * Terrain agricole bâti Cliquer directement dans la colonne "section" pour saisir les références cadastrales et compléter les informations liées au cadastre. - COMMUNE DU CADASTRE Dans le cas où la seconde ligne (voir exemple) de référence cadastrale n'est pas sur la même commune, il est possible de modifier la commune de cette ligne. Chapitre II - Page 12
Pour cela, positionner le curseur de la souris sur la ligne que l'on souhaite modifier et cliquer sur l'onglet " commune". La fenêtre de recherche de communes apparaît. - DUPLIQUER UNE LIGNE Dans l hypothèse où les lieudits à renseigner sont répétitifs, on peut dupliquer les références cadastrales en cliquant sur «DUPLIQUER». Ainsi, les lignes se dupliquent en reprenant les sections, les lieudits et la commune. Il ne reste plus qu a compléter les nouveaux numéros et les nouvelles contenances. Chapitre II - Page 13
- ANCIENNES REFERENCES CADASTRALES Pour pouvoir demander un état hypothécaire dématérialisé du chef des anciennes références cadastrales, rechercher la fiche immeuble et les rajouter. - cliquer sur "références cadastrales" - la fenêtre "anciennes références cadastrales" apparaît à l'écran ; il est alors possible de la compléter : Chapitre II - Page 14
- LA CARTE DE France : Cliquez sur la carte de France permet d accéder directement au site du cadastre et ainsi d aller imprimer les extraits de plans cadastraux : - LA MAP MONDE : Cette fonctionnalité permet d obtenir un visuel de l immeuble présent dans la fiche directement sur le site Google MAP. - LOTISSEMENT En indiquant qu'il y a un lotissement, la fenêtre "ajout d'un lotissement" apparaît. On peut alors saisir les renseignements suivants : Chapitre II - Page 15
- le règlement de lotissement - le cahier des charges - l'arrêté d'autorisation de lotissement - le statut de l'association syndicale et les pièces constitutives du lotissement ATTENTION : Toutes ces informations sont reprises dans l'acte En l hypothèse d absence de quotte part de partie commune, il convient de passer le curseur «A éditer» à non : - LE DESCRIPTIF Cliquer sur "descriptif" pour accéder aux renseignements complémentaires de l'immeuble et affiner la description. Chapitre II - Page 16
Cette désignation apparaîtra dans l'acte. Ces informations sont reprises dans l'acte. ATTENTION: les autres informations ne sont pas reprises dans l'acte. Cependant, elles sont indispensable afin d alimenter le fichier télé@cte PERVAL/BIEN. - RAPPEL DE SERVITUDES Cliquer sur "SERVITUDE" pour accéder au rappel de servitudes de l'immeuble. Cet onglet est important car il sera repris dans l'acte à la clause RAPPEL DE SERVITUDES. Chapitre II - Page 17
- CONSTRUCTION Pour accéder aux différents types de construction d un bien (permis de construire, déclaration d achèvement, etc.), cliquer sur "CONSTRUCTION". Cet onglet est important car les informations saisies seront reprises dans l'acte. - INSERTION DE PIECES JOINTES : On peut également lier des pièces jointes directement à la fiche immeuble. En cliquant sur pièces jointes dans l info-bulle ci-dessous : Chapitre II - Page 18
Visualiser le tableau d'insertion de pièces jointes : Ajouter la pièce jointe à la fiche immeuble. Cliquer sur "Parcourir" pour aller rechercher le document sur le réseau ou en local sur le PC et indiquer le libellé de la pièce jointe sur la ligne du dessous (par ex : DIAGNOSTICS IMMOBILIERS). Pour visualiser la pièce jointe, double-cliquer sur celle-ci : Chapitre II - Page 19
2-2 Cas des copropriétés Un clic sur "Copropriété" dans le choix du type d habitation génère l apparition de deux onglets : "LOTS" et "EDD/RCP". 2-2-1 : L'onglet "LOTS" Pour ajouter des lots dans la copropriété, cliquer sur "Ajouter". ATTENTION : Pour l'étage, il faut mettre un chiffre : -1 pour le sous-sol 0 pour le rez-de-chaussée, 1 pour le premier étage, etc. Indiquer ici uniquement les tantièmes du lot mais pas les millièmes. Ils seront indiqués sur la page des lots de copropriété dans la partie "total tantièmes immeubles". Chapitre II - Page 20
À nouveau, le lien "descriptif" permet d'indiquer, pour chaque lot, sa désignation, son usage et sa description. Les types de lots - La numérotation La numérotation permet de mettre le nouveau numéro de lot avant la publication du modificatif de l'état descriptif de division. ATTENTION : pour insérer un lot d'un immeuble dans un acte, il faut sélectionner le lot concerné. Chapitre II - Page 21
Cliquer sur "sélection des lots" et cocher le ou les lots en question. REMARQUE : Pour effacer un client ou un immeuble, passer par l'onglet "Paramètres" puis "Clients". Rechercher la fiche et " supprimer" 2-2-2 : L'onglet "EDD/RCP" Pour recommencer et effacer le contenu du traitement de texte saisi, cliquer sur l'acte en vert Désignation de l'ensemble immobilier Désignation de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété Désignation de l'état descriptif volumétrique Chapitre II - Page 22
3- Les transferts d'actes Une fiche client ne peut pas être supprimée si elle est rattachée à un acte. Lors de la tentative de suppression, un message d erreur apparaît : En cas de fiche client erronée, il est possible de transférer les actes de ce client vers une nouvelle fiche correcte. Aller dans le menu "OUTILS" et cliquer sur "TRANSFERT D'ACTES". Chapitre II - Page 23
Un clic sur "Transfert d'actes" génère l ouverture d une fenêtre de recherche de clients : Lors de la validation de la POP-PUP, les actes du client son listés dans la fenêtre inférieure. Il suffit de les transférer ensuite vers la bonne fiche client. Chapitre II - Page 24
4- Création d'une fiche Contact Les contacts sont des professionnels ayant un rapport direct ou indirect avec la profession du notariat comme des notaires, des avocats, des agences immobilières, les tribunaux L'intérêt est de récupérer automatiquement les coordonnées d'un contact à partir d'une fiche client ou immeuble, pour qu elles se déversent ensuite dans les courriers. Les contacts sont gérés de la même façon que les clients ou les immeubles, c'est-à-dire par fiches. 4-1 RECHERCHER UN CONTACT A PARTIR DES FICHES Il est possible de créer ou d aller chercher un contact existant directement dans la fiche client ou immeuble. Sur les fiches personnes physiques et morales Sur les fiches immeubles Chapitre II - Page 25
Cliquer sur "Ajouter" pour chercher le contact ou le créer. Attention : la fenêtre qui apparaît est une page de recherche : Sélectionner le type de contact et indiquer son nom. Cliquer sur OK pour lancer la recherche OU cliquer ici pour créer sa fiche Il est donc possible d effectuer une recherche simplement par le nom ou l'organisme. Pour faire une recherche sur la totalité d'une dénomination sociale, utiliser le symbole %. ATTENTION : si le contact a été créé sur la ligne "nom", il faudra, lors de la recherche de ce contact, obligatoirement passer par la ligne "nom", sinon la recherche sera infructueuse (même cas de figure pour "organisme ou dénomination". Pour savoir dans quelle catégorie ranger le contact, "nom" ou "organisme ou dénomination" se mettront en caractères gras lors de la sélection du type du contact. Chapitre II - Page 26
Une agence immobilière est une personne morale. Le nom de l'agence se mettra sur la ligne en caractères gras c'est-à-dire "Organisme ou dénomination" personne morale 4-2 CREATION DE LA FICHE CONTACT A PARTIR DES FICHES Il est possible de compléter cette liste de type de contact (voir la partie Libellés plus bas) Chapitre II - Page 27
Pour retourner sur la fiche d'un contact, passer par le menu "contacts". Chercher ensuite le contact souhaité : Cliquer sur RECHERCHER. Puis cliquer sur la loupe pour visualiser la fiche : Chapitre II - Page 28
REMARQUE : Pour effacer un CONTACT, cliquer sur l'onglet "Paramètres" puis "CONTACT". Rechercher la fiche souhaitée et cliquer sur "supprimer". Chapitre II - Page 29