Téléport 1 86960 Futuroscope Cedex Tél : 05 49 49 38 00 Fax : 05 49 49 38 38 www.futuroscope- congrès.com
1. La Charte Qualité & Développement Durable Comment répondre aux a/entes des clients en termes de qualité, fraîcheur, originalité tout en intégrant la protec;on de l environnement et le progrès social? Futuroscope Congrès Evènements s engage à agir dans ce sens en respectant les principes de la Charte Qualité et Développement Durable. En tant qu organisateur, prestataire ou fournisseur, nous vous sollici;ons à respecter et encourager ces engagement communs. Quel est l objet de ce/e charte? La Charte Qualité &Développement Durable se compose de 25 engagements qui reposent sur les 3 axes indissociables du développement durable : qualité de services, communica;on et sensibilisa;on à l éco- responsabilité, préserva;on de l environnement. Elle s adresse à tous les établissements d accueil de manifesta;ons, membres de France Congrès, désireux d avoir une reconnaissance na;onale et professionnelle sur leurs ac;ons en faveur du développement durable et de la Responsabilité Sociétale. Quels sont les axes d orienta;on de Futuroscope Congrès Evènements? Le Palais des Congrès veille à intégrer les objec;fs suivants dans chaque étape de l organisa;on d un évènement : - Accompagner le client et répondre efficacement à ses a/entes pour lui assurer un événement réussi et de qualité, - Agir et me/re en place progressivement des ac;ons en faveur de la préserva;on de l environnement, - Communiquer, sensibiliser, former, prévenir et sécuriser tous les acteurs sur l éco- responsabilité.
2. Futuroscope Congrès Evènements et la qualité de services La complémentarité des équipes Le succès de ce/e démarche «qualité» repose principalement sur l implica;on et la mo;va;on de chaque service de Futuroscope Congrès Evènements. Les différents acteurs sont interdépendants. Direc;on Chargée De Projets Exploita;on Organisateur Technique Maintenance Sécurité
La procédure de ges;on des dossiers La procédure de ges;on interne des dossiers est réglementée entre chaque service. Plusieurs paliers de contrôle s imposent afin de sécuriser le dossier depuis sa créa;on jusqu à l exploita;on. Commercial Répondre sous 1 jour sur une demande de disponibilité Transme/re un devis chiffré complet accompagné de la liste des prestataires, d un descrip;f du site d accueil, d une fiche technique des espaces Accompagner le client dans la défini;on et l évolu;on de ses besoins (organiser une visite de repérage en rela;on avec le service exploita;on). Faciliter les échanges en lui a/ribuant un interlocuteur unique. Classement du dossier par intercalaire théma;que après confirma;on et contractualisa;on de l offre Vérifica;on des acomptes versés et de la signature des documents (contrats et avenants) Remplissage du dossier d exploita;on au fur et mesure de la récep;on des informa;ons ; relance du client pour sur les éléments manquants OuPls : logiciel GPS, planning de gespon des espaces, cahier technique, classeur dossier, dossier exploitapon papier et informapque, notes de service, Exploita;on Prise de connaissance du dossier d exploita;on ; brief avec le chargée de projet concerné Edi;on des bons de commande auprès des prestataires concernés par le dossier ; vérifica;on des prix d achat et des prix de vente Vérifica;on du programme du client ; appel du client si élément s manquant ou à modifier Finalisa;on et actualisa;on du dossier d exploita;on selon les dernières informa;ons reçues Diffusion du dossier d exploita;on à tous les services pour une prise de connaissance des missions
Accueil des organisateurs et brief entre le chargé de projet, le responsable exploita;on et l organisateur Assistance à la manifesta;on, chaque service note ses remarques ou les difficultés rencontrées Débriefing à la fin de la manifesta;on OuPls : bons de commande, dossier exploitapon papier et informapque, liste des contacts uples, programme, planning hebdomadaire des manifestapons, note hebdomadaire des rendez- vous clients Après- manifesta;on Débriefing téléphonique sous huitaine (si le débriefing sur site n a pas eu lieu) Envoi d une enquête de sa;sfac;on ; relance du client Traitement des réclama;ons client Retranscrip;on des retours client dans un document unique des;né aux réunions qualité Vérifica;on des factures fournisseurs et vérifica;on de la cohérence avec le dernier avenant signé Envoi de la facture client Récep;on des règlements et relance en cas de non paiement (3 maximum avant conten;eux) OuPls : enquête de sapsfacpon, factures, document «AcPon qualité + réunion»
La procédure qualité Un comité de qualité est cons;tué et composé d un représentant de chaque type de fonc;on : qualité, exploita;on, commercial. Ce comité se réunit mensuellement pour évoquer et analyser les points suivants : - Le bilan des dossiers passés entre le retour client (debrief, enquête) et le ressen; interne, - Les commentaires du personnel, - Les ac;ons à me/re en place si nécessaire. Ces réunions de fonc;onnement font l objet d un compte- rendu consultable par l ensemble du personnel. Les contrôles qualité sont effectués 2 fois par an avec une vérifica;on de l ensemble des 15 critères qualité sur chacun des dossiers sélec;onnés. Un bilan est établi en conséquence marquant les ac;ons à entreprendre pour améliorer la qualité de services. 4 types de dossiers sont sélec;onnés afin d avoir une représenta;on la plus fidèle de notre clientèle ; soit : - Un dossier type conven;on (lancement produit, séminaire client entreprise ) - Un dossier type congrès (fédéra;on, syndicat ) avec un effec;f supérieur à 500 par;cipants - Un dossier type salon - Un dossier type spectacle. Le comité sélec;onne les contrôleurs en s efforçant de faire par;ciper en rota;on l ensemble des salariés de l établissement. Chaque contrôleur est muni d un document type pour vérifier chaque critère de la charte Qualité & Développement Durable.
La ges;on des prestataires Pour assurer une transparence sur nos fournisseurs, chaque prestataire est référencé par secteur d ac;vité. Sécurité Technique Traiteur Entre;en Standiste Une conven;on trisannuelle accompagnée d un cahier des charges est établie avec chaque fournisseur afin d exiger un niveau de presta;on et de contractualiser les critères sur lesquels les prestataires s engagent. Les fournisseurs sont sensibiliser, voire mobilier en faveur du développement durable. Ou;ls de veille permanente des presta;ons : Réunions d exploita;on Enquête de sa;sfac;on post- évènement Bilan bi- annuel Un volet développement durable est dorénavant intégré sur tous les appels d offre effectués.
3. Futuroscope Congrès Evènements et la responsabilité sociale/sociétale Futuroscope Congrès Evènements doit assurer la conformité de sa structure aux règles en vigueur et la sécurisa;on du public qu il reçoit. Un plan de forma;on et un plan de maintenance sont appliqués. Forma;on du personnel Chaque type de poste requiert des compétences qui sont définies et évaluées via un plan de forma;on. Forma;on des équipes à l usage des ex;ncteurs et au défibrillateur semi- automa;que. Technique Maintenance Sécurité Administra;f 1 SSIAP 1 Titulaire du Brevet SST (Sauveteur Secouriste au travail) 1 SSIAP 3 1 SSIAP 1 SSIAP 1 Titulaire du 1 1 Titulaire Brevet SST d du brevet SST (Sauveteur secouriste au travail) la (Sauveteur Secouriste au travail) 1 Titulaire de la licence de spectacles 1 Titulaire du brevet SST
Sécurité du bâ;ment Le Palais des Congrès est un ERP (Etablissement Recevant du Public) de 1 ère catégorie, de type T (exposi;on), L (conférence) et N (restaura;on) dont la jauge maximale est de 2300 personnes. En ma;ère de sécurité dans les ERP, les principes qui guident la réglementa;on applicable s a/achent à ce que ces établissements soient conçus de manière à perme/re : - de limiter les risques d incendie, - d alerter les occupants lorsqu un sinistre se déclare, - de favoriser l évacua;on des personnes tout en évitant la panique, - d alerter des services de secours et faciliter leur interven;on. Une commission départementale de sécurité et d accessibilité statue tous les 2 ans sur la conformité du bâ;ment lors d une visite afin de vérifier les rapports émis par les organismes de contrôle agréés. Ces contrôles sont établis à échéances régulières et concernent l ensemble des installa;ons (électriques, gaz, moyens de secours, portes automa;ques, ascenseurs ). Moyens mis en place à Futuroscope Congrès Evènements Eclairage de sécurité Désenfumage Fonc;onne en permanence même en cas de coupure d électricité Tous nos espaces sont équipés d un système de désenfumage afin de limiter la propaga;on des fumées toxiques lors de la phase d évacua;on
ExPncteurs RIA Déclencheurs manuels Ex;ncteurs de différentes catégories SSI (Système de Sécurité d Incendie) Ligne téléphonique reliée directement au SDIS Portes Coupe- feu SignaléPque Système de détec;on qui déclenche l alarme dans tout le bâ;ment (sirène dans les zones de circula;on et message d évacua;on dans les salles) et permet d ac;ver les moyens de lu/e contre l incendie Ligne directe vers le Service Départementale d Incendie et de Secours qui permet le déploiement immédiat des moyens importants adaptés à nos risques Tous nos espaces sont équipés de portes coupe- feu ; leur fermeture est automa;que en cas de détec;on d incendie Un ensemble de plans d évacua;on est affiché dans des lieux stratégiques du bâ;ment afin de signaler les sor;es de secours les plus proches ainsi que la localisa;on des moyens de lu/e contre l incendie
4. Futuroscope Congrès Evènements et le Développement Durable Toute manifesta;on, par nature éphémère est génératrice d impacts néga;fs sur l environnement. La cer;fica;on obtenue (3 & 4 avril 2013) nous garan;rons l accompagnement des organisateurs et leur présenterons des solu;ons concrètes pour construire un évènement plus éco- responsable tout en conservant l esprit de leur manifesta;on ; (25 engagements «Qualité & Développement Durable» S agissant d un domaine novateur et jeune, le développement de ce/e démarche repose principalement sur l implica;on et la créa;vité de chaque acteur (organisateur, fournisseur ). Les points forts de notre site Unité de lieu entre le Palais des Congrès, les hôtels et le parc du Futuroscope reliés via des sen;ers piétonniers Accès envisageable avec des moyens de déplacement doux (train, covoiturage, bus) Vaste parking (6 000m²) pour immobiliser les véhicules pendant la durée de la manifesta;on Les points forts du Palais des Congrès Economie d énergie : U;lisa;on exclusive de lampes basse consomma;on, ges;on ra;onnelle du chauffage et de la clima;sa;on Economie d eau : U;lisa;on d eau industrielle dans les sanitaires, sanitaires à chasse d eau bi- flux
Préven;on et ges;on des déchets : Sensibilisa;on des organisateurs sur l usage des bennes (des;nées à recevoir les déchets produits pendant l exposi;on) et du système de collecte, signalé;que spécifique dans le local à containers des;nés aux traiteurs, collecte de piles usagées dans les régies, poubelles de tri dans le bâ;ment avec signalé;que adaptée à des;na;on du public, u;lisa;on de produits de ne/oyage écologiques Poli;que de management environnemental : cer;fica;on charte «Qualité & Développement Durable» par Bureau Véritas, sensibilisa;on des exposants et organisateurs sur la ges;on et le volume des déchets, sensibilisa;on du personnel sur la démarche Développement Durable Poli;que d équité sociale et sociétale : Collabora;on quasi- exclusive avec des prestataires locaux (Poi;ers et ses environs), incita;on à solliciter les associa;ons carita;ves en cas d excès de produits alimentaires (par exemple) Collecter Trier Valoriser
5. Le Guide des «éco- idées» de Futuroscope Congrès Evènements à despnapon des organisateurs Communica;on Favoriser les supports électroniques (programme sur écrans plats, clé USB ) Me/re le maximum d informa;ons en ligne Faire une diffusion raisonnée des documents imprimés à des lieux stratégiques Privilégier des papiers recyclés ou éco labellisés et des encres à base végétale Privilégier les badges réu;lisables Transferts / Acheminements Privilégier les transports en commun et indiquer sur les programmes les plans d accès Encourager le co- voiturage, sensibiliser à l éco- conduite Organiser des nave/es pour éviter les déplacements individuels Décora;on et concep;on de stands Favoriser les matériaux conçus à par;r de ma;ères premières renouvelables Privilégier des éléments modulaires réu;lisables Privilégier les décors de plantes et fleurs loués sur place Favoriser l usage de produits moins toxiques (colles végétales, peintures sans solvants, carton ) Eclairage et sonorisa;on Etre raisonnable sur la quan;té d éclairage et op;miser l éclairage naturel Privilégier les micros fils aux micros HF Privilégier le matériel compact pour limiter le volume de matériel à louer Objets promo;onnels Préférer des produits alimentaires issus du terroir et des producteurs locaux Choisir des cadeaux u;les et réu;lisables sans piles
Vous souhaitez mesurer l impact environnemental de votre évènement? Un ou;l gratuit en ligne est à vôtre disposi;on : l ADERE (Auto Diagnos;que Environnemental pour les Responsables d Evénements) sur www.evenementresponsable.org Votre manifesta;on a sa par;cularité et ses propres probléma;ques. Entamer une démarche écoresponsable, c est avant tout intégrer dans votre réflexion un certain nombre de ques;ons «permanentes» qui sont autant de lignes directrices dans votre ac;on. Il s agit de faire les bons choix dès le départ et d intégrer la responsabilité environnementale dans chaque aspect de votre organisa;on. Il est important de valoriser votre démarche «éco- responsable» auprès des différents intervenants de votre manifesta;on pour leur faire partager vos préoccupa;ons environnementales. L objec;f est de mobiliser de plus en plus d acteurs afin que la démarche se développe progressivement et sur le long terme. Pour aller plus loin dans ce/e approche et vous aider à trouver de nouvelles idées à me/re en œuvre, un ou;l en ligne www.rse- evenement.fr a été créé par le collec;f éco- événement.
En cours de Cer,fica,on Qualité & Développement Durable