Utiliser SugarCRM v.1.1

Utiliser SugarCRM v.1.1

Sommaire Objet Page I Se connecter à SugarCRM 3 II Présentation de l interface 5 II 1 / Les principaux onglets 6 II 2 / Organiser les listes 6 II 3 / La recherche rapide 7 II 4 / L affichage unique de vos comptes et contacts 7 II 5 / Les derniers éléments consultés 8 II 6 / Les rubriques annexes 8 II 7 / La consultation d une fiche et de ses objets liés 10 II 8 / La gestion de l organigramme 11 II 9 / La liaison plan et itinéraire vers Google Maps 12 II 10 / La modification des données 13 II 11 / La suppression de données 14 II 12 / L impression d une fiche objet 14 III La création d un nouvel objet 15 III 1 / Comment éviter les doublons 16 III 2 / La création d un compte 16 III 3 / La création d un contact 18 III 4 / La création d une opportunité 20 III 5 / Les notes 22 III 6 / Les imports en masse 22 IV Le calendrier et la programmation d activités 23 IV 1 / La création d un rendez-vous, appel, tâche 23 IV 2 / La clôture des actions 25 IV 3 / Le calendrier partagé 26 IV 4 / La programmation d un RDV multi-utilisateurs 27 V Envoi d email & synchronisation avec Outlook 28 VI Personnalisation par l utilisateur 32 VI 1 / Personnalisation de la page d Accueil, drag & drop, modification des objets 32 VI 2 / Mon Compte (préférences utilisateur) 34 VI 3 / «Habillage» de l interface 35 VII Créer une sélection et la sauvegarder 36 VII 1 / Les recherches simples et avancées 36 VII 2 / Les rapports 39 Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 2

I - Se connecter à SugarCRM Depuis un navigateur internet, tapez l adresse suivante pour vous connecter : https://sugarcrm.carrenet.net/nomdevotresociété Puis tapez le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués. Cliquez ensuite sur le bouton Se connecter. Si vous perdez votre mot de passe, cliquez sur le libellé Options et utilisez la fonction Mot de passe oublié, il vous sera demandé votre nom d utilisateur et votre email. Le système enverra un nouveau mot de passe à l adresse indiquée si elle correspond bien au nom d utilisateur inscrit. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 3

Dans les options, vous pourrez aussi choisir : Le thème d affichage : Sugar Classic, Sugar Lite Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 4

II - Présentation de l interface Lorsque SugarCRM s ouvre, vous parvenez directement sur la page d accueil. Cette page, pratique et personnalisable, propose un résumé de toutes les fonctions et informations disponibles dans l outil. 5 3 1 4 2 Vous trouverez des explications détaillées sur l ensemble des éléments suivants dans les pages cidessous : 1 2 3 4 5 II 1 / Les principaux onglets page 6 II 2 / Organiser les listes page 6 II 3 / La recherche rapide page 7 II 5 / Les derniers éléments consultés page 8 II 6 / Les rubriques annexes pages 8 et 9 Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 5

II - 1 / Les principaux onglets Un simple clic sur l un des autres onglets disponibles vous permettra notamment de voir : - L agenda regroupe les activités par date sous la forme d un calendrier. - La liste des activités classées par type : rendez-vous, appels, tâches. - Les leads sont des contacts non qualifiés avec lesquels il n y a pas encore d opportunité en phase de prospection. Un lead peut être converti en contact qualifié. - Les contacts peuvent être rattachés à des sociétés. - L onglet sociétés est la liste de tous les comptes avec lesquels votre société est en relation. - Les opportunités représentent vos affaires en cours à différentes étapes avec notamment celles en phase de prospection. Ces opportunités servent à établir les prévisions de vente. - Les emails : permet d envoyer des emails mais aussi de réaliser des modèles personnalisés pour un contact ou une société. - Les rapports sont des sélections multicritères qui peuvent être notamment présentées sous forme de graphiques. II - 2 / Organiser les listes On trouve des listes d objets dans la plupart des onglets de SugarCRM. Sur les objets à colonnes, vous pouvez cliquer sur une colonne pour l ordonner par ordre croissant ou décroissant. Exemple ci-dessous sur la colonne de dates de l objet Mes rendez-vous. Nous verrons au chapitre VI comment personnaliser ces objets. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 6

II - 3 / La recherche rapide Elle est disponible en haut à droite. Elle permet de retrouver n importe quelle chaine de caractère dans l ensemble de la base. Notez que la recherche s effectue par contient. Vous pouvez réduire les modules dans lesquels la recherche s effectue en cliquant sur la petite loupe à gauche du libellé Recherche, ne sélectionnez que le module Comptes si vous souhaitez rechercher uniquement des sociétés. Cliquez sur le bouton Go pour déclencher la recherche. II - 4 / L affichage unique de vos comptes et contacts Cliquez par exemple sur l onglet Comptes, la liste de toutes les sociétés s affichent. Pour consulter uniquement les comptes qui vous sont affectés, cochez la case Uniquement mes éléments de l onglet Recherche simple puis cliquez sur le bouton Rechercher. Attention! Si vous passez dans un autre onglet puis revenez sur Comptes, la recherche précédente est toujours active. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur le bouton Effacer. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 7

II - 5 / Les derniers éléments consultés Sous la barre des onglets vous pouvez consulter la barre des huit derniers objets visualisés (Derniers éléments consultés). Le fait de cliquer sur l un des éléments vous affiche directement sa fiche détaillée. II - 6 / Les rubriques annexes En haut à droite de votre écran se trouve une autre barre de raccourcis Un clic sur Collaborateurs affiche la liste de tous les utilisateurs de SugarCRM. Un simple clic sur un nom affiche les coordonnées détaillées de votre collaborateur. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 8

Un clic sur Mon Compte permet d accéder à la configuration de vos préférences comme ce sera expliqué en VI - 2. Un clic sur Déconnexion vous déconnecte de SugarCRM et vous renvoie à la page de connexion (utile si vous souhaitez par exemple modifier les options de langue). Un clic sur A propos de présente l éditeur SugarCRM et vous donne la version du logiciel sur laquelle vous travaillez. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 9

II - 7 / La consultation d une fiche et de ses objets liés Lorsque vous affichez par exemple, une liste de contacts, de sociétés ou d opportunités, par simple clic sur le nom de l objet (code couleur (bleu ou rouge) = lien html) vous accédez au détail de l élément. Par extension, à partir d une fiche objet, vous pouvez toujours accéder aux objets qui lui sont rattachés (exemple : société, opportunité, tâche ) par lien direct sur la fiche (exemple : nom de la société parente) ou à partir des listes disposées dans les onglets du dessous. Par ailleurs, tous les objets d un contact (notes, opportunités, activités en cours et passées) sont automatiquement visualisables depuis la société de ce contact. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 10

II - 8 / La gestion de l organigramme Depuis une fiche société ou contact vous pouvez accéder à l organigramme de l objet : cliquez sur le bouton Organigramme au dessus de la fiche détaillée. Il est simple de construire un organigramme : Editez la fiche du niveau N-1 (bouton Editer Cf. II - 10) puis dans la case Membre de cliquez sur le bouton Sélectionner, cherchez la société du niveau N et cliquez sur le nom. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Vous obtenez un organigramme à 2 niveaux comprenant les contacts respectivement rattachés à chaque société. Vous pouvez créer des organigrammes à N niveaux. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 11

II - 9 / La liaison plan et itinéraire vers Google Maps SugarCRM vous permet, en cliquant sur la loupe à côté d une adresse, d accéder directement à une carte générée dans Google Maps. Si vous avez renseigné votre adresse (personnelle ou professionnelle) dans Mon Compte, le bouton en dessous de la loupe (Ecran GPS) vous calculera l itinéraire pour vous rendre jusqu à cette adresse. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 12

II - 10 / La modification des données Depuis la vue détaillée de tous les objets SugarCRM (société, contact, opportunité ), vous pouvez cliquer sur le bouton Editer pour modifier les informations de cet objet. Si vous affichez une liste de contacts ou de sociétés, vous pouvez aussi cliquer sur le petit crayon à droite de chaque ligne pour éditer l objet concerné. Pour enregistrer votre modification, cliquez sur le bouton Enregistrer. Attention! Il est possible, si cet objet ne vous appartient pas, que vous n ayez pas les droits de le modifier. Par la fonction Editer, vous pouvez aussi cocher une case à cocher. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 13

II - 11 / La suppression de données Depuis le mode lecture d un objet (vue détaillée) vous pouvez cliquer sur le bouton Delete pour supprimer cet objet. Vous obtiendrez un message de confirmation qu il vous faudra accepter en cliquant sur OK si vous souhaitez réellement supprimer l élément. Attention! Il est possible que si cet objet ne vous appartient pas, vous n ayez pas les droits de le supprimer. II - 12 / L impression d une fiche objet A partir d une fiche société, contact, opportunité, vous pouvez imprimer en utilisant les fonctions d impressions de votre navigateur internet. Commencez par cliquer sur le bouton Imprimer en haut à droite de la fiche sélectionnée. 1 2 3 Depuis le menu Fichier de votre navigateur internet, sélectionnez ensuite l option Imprimer. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 14

III - La création d un nouvel objet La création d un nouvel objet se fait à partir des liens (Raccourcis) figurant en colonne de gauche du bureau (onglet Accueil) ou directement depuis les onglets concernés. Vous pouvez également créer une activité, un contact ou un compte directement à partir d un objet Outlook (e-mail, contact, calendrier, tâches). Cf. chapitre V. Attention! Très peu de champs sont obligatoires pour la création des objets dans SugarCRM. Dans ce chapitre, nous vous listerons les champs à renseigner impérativement pour maintenir un bon niveau de qualité des données de la base et permettre les actions de masse sur les contacts. (mailing, e-mailing, requête, définition d une population cible, analyse statistique). Les fonctions de création «rapide» de contact, de société ou d opportunité sont très déconseillées car elles enrichissent la base d objets non qualifiés et inutilisables pour des mailings (pas d adresse associée) ou pour toutes actions du marketing (séminaires, etc.) Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 15

III - 1 / Comment éviter les doublons Si vous souhaitez créer une société, faites préalablement une recherche par le nom de cette société et vérifiez qu elle n existe pas. Pour le contact, une recherche par le nom puis le prénom peut aussi s avérer utile. Si lors de la création d une société vous inscrivez exactement le nom d une société déjà existante, le système vous préviendra qu une société du même nom existe déjà et vous proposera d annuler la création ou au contraire de la poursuivre. Sur un contact, le dédoublonnage automatique se fait sur le prénom et le nom exacts. Notez qu il n y a pas de dédoublonnage automatique sur les opportunités, les activités et les tâches. III - 2 / La création d un compte Certains champs sont indispensables à renseigner : - Le nom de la société. - Le secteur d activité. - Le Type (normalement égal à Prospect quand vous créez le compte). - Téléphone. - L adresse principale du compte. - Pour l assignation du compte : bien vérifier les informations dans les champs Equipe et Affecté à. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 16

Vous pouvez aussi compléter les informations suivantes : - Membre de : lien avec une société parente si elle existe dans la base. Cette information bien renseignée pour les différentes entités d un groupe (filiales, sous-filiales) permet de visualiser ensuite l organigramme du groupe à partir du bouton Organigramme (Cf. II 8). - Site internet : lien actif cliquable. - CA annuel : n oubliez pas de précisez l année entre parenthèses. - Code NAF : permet de faire des recherches très ciblées sur un secteur d activité précis. - Description : description de la société, informations particulières qui ne sont pas précisées dans les champs standards. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 17

III - 3 / La création d un contact Avant de créer un contact, il est nécessaire de faire la différence entre un contact et un lead (piste) : - Un lead est un contact non qualifié, rencontré au cours d un salon ou d un autre évènement marketing et pour lequel vous ne disposez que de très peu d informations. Il n est pas possible de lier une affaire (Opportunité) à un lead. Certains champs sont indispensables à renseigner : - Nom et prénom. - Origine du contact. - Titre du contact :vous permet de donner le titre exact de la personne, figurant notamment sur sa carte de visite. - Département. - Statut. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 18

Vous pouvez aussi compléter les informations suivantes : - Nom du compte : permet de lier une société à ce contact, cliquez sur le bouton Sélectionner et recherchez la société à lier puis cliquez sur son nom. -Reporte à : vous permet de spécifier le responsable hiérarchique du contact que vous créez. Ceci vous permettra de visualiser un organigramme lorsque vous aurez créer le contact. - Synchroniser avec Outlook : vous permet de synchroniser ce contact avec votre Outlook personnel (vous pouvez obtenir plus de précisions sur l intégration entre Outlook et Sugar CRM en téléchargeant le document «Document PDF d'utilisation du plugin Outlook» à l adresse suivante : http://support.carrenet.net/doku.php?id=sugarcrm:outlook:outlook - Equipe et Affecté à : vous permettent de préciser avec quelle équipe vous allez partager ce contact (par défaut votre équipe) et à quel collaborateur vous l affectez (vous par défaut). -Ne pas appeler : cochez cette case si vous souhaitez que ce contact ne reçoive plus d appel de la part de votre société. - Ne plus envoyer d email : la case cochée indique que ce contact ne souhaite plus recevoir d emails mailings de la part de votre société. - Email incorrect : indique que l adresse email du contact est erronée et qu il serait donc souhaitable de la corriger. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 19

III - 4 / La création d une opportunité Une opportunité (Affaire) vous permet d établir votre Forecast à partir des ventes que vous allez réaliser à certaines dates. En résumé, une opportunité est une affaire pour laquelle vous précisez ce que vous allez vendre (Nom de l opportunité), à quel prix (Montant), à quelle société (Nom du compte), quelle est la date estimée de clôture de cette vente (Clôture) et à quelle étape de la vente vous vous situez (Etape de vente). Cliquez sur le bouton Créer une opportunité depuis l onglet Opportunité ou depuis les raccourcis de la page d accueil. Donnez ensuite un nom à votre opportunité, exemple : 10 tonnes de sucre en poudre. Spécifiez ensuite les éléments décrits ci-dessus : Nom du compte : Danona Validez bien que cette opportunité vous est affectée dans le champ Affecté à. Les champs marqués d une astérisque rouge sont obligatoires. Il peut cependant être utile de renseigner les champs suivants : - Type : est-ce un nouveau client (Nouvelle affaire) ou un client existant (Client existant)? - Origine du lead : quelle est l origine de cette affaire? - Devise : quelle est la monnaie de référence pour cette affaire (Euro ( ) ou )? - Etape suivante : quelle est l étape suivante : appel, rendez-vous de négociation? - Active : indiquez si l opportunité est active ou inactive ce qui vous permet de facilement faire des tris entre celles qui sont en cours et les clôturées. Lorsque vous avez saisis les informations nécessaires, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 20

Les influenceurs dans une opportunité : Vous pouvez relier d autres objets à une opportunité, spécifier ainsi qu un RDV ou un appel lui sont liés. L une des fonctions intéressante des opportunités est la possibilité de lier des influenceurs, à savoir des personnes (Contacts) qui auront une influence qualifiée sur la vente. Depuis une opportunité, allez dans l onglet Contacts puis cliquez sur le bouton Créer, si vous souhaitez créer un nouveau contact ou Sélectionner pour aller chercher un contact déjà existant dans la base de données SugarCRM. 1 3 2 Pour définir le rôle du contact, cliquez sur le bouton Modifier et aidez-vous de la liste de choix proposée, cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner pour valider votre choix. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 21

III - 5 / Les notes Toute information renseignée dans la base et liée à un autre objet sera visualisable depuis l objet dans les onglets listés en dessous : actions, contacts. Lorsque vous clôturez une action dans l onglet Activités d un objet (en cliquant sur la petite croix dans la colonne Fermer), l action est transférée dans l onglet Historique de ce même objet. Vous pouvez ajouter des notes et des pièces-jointes aux différents objets (contacts, sociétés) en cliquant sur Créer une note ou un fichier attaché. Donnez un titre (Sujet) à votre note puis écrivez votre note. Si vous souhaitez ajouter un document spécifique, cliquez sur le bouton Formulaire complet juste au dessus puis cliquez sur le bouton Parcourir pour aller chercher le document spécifique sur votre disque dur. Il sera ajouté dans SugarCRM et partagé avec l ensemble des collaborateurs ayant accès à cette fiche. III 6 / Les imports en masse Si vous souhaitez importer des contacts ou des sociétés en masse (à partir de fichier Excel, etc.), il est nécessaire de vous adresser au département Marketing qui centralise les demandes de chacun et encadre les opérations d import. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 22

IV - Le calendrier et la programmation d activités IV - 1 / La création d un rendez-vous, appel, tâche A partir d un objet contact, société ou opportunité, cliquez sur l un des boutons suivants : - Créer une tâche : pour créer une tâche. Notez qu une tâche peut-être un appel sans date et heure fixes. Les tâches apparaissent à droite du calendrier (Onglet Agenda). - Planifier une réunion : pour créer un rendez-vous ou une réunion. - Planifier un appel : vous permet de créer un appel à une date et heure fixe (apparenté à un rendez-vous téléphonique). - Ecrire un email : permet d envoyer un email directement depuis SugarCRM si vous avez configuré vos préférences de messagerie (Cf. VI - 2). Vous retrouvez aussi ces possibilités de programmation d actions dans les raccourcis de la page d accueil (onglet Accueil), dans les onglets Activités et Agenda. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 23

- Vous pouvez programmer ces actions avec ou sans lien avec l un des objets de la base. - Si vous créez votre action directement depuis un contact, cette action sera par défaut liée au contact à partir duquel vous avez créé cette action. Idem pour une société ou une opportunité. - Si vous créez une action depuis l onglet activité ou agenda, il vous faudra préciser, si besoin, l objet auquel est liée cette action. - Lorsque vous créez une action, en fonction du type d action, il vous est demandé un titre (Sujet) et des éléments liés à l heure et à la durée. Vous pourrez configurer une alerte sur une Réunion ou un Appel mais pas sur une Tâche pour laquelle vous donnerez plutôt une date d échéance. Dans le champ Description, vous pouvez ajouter des commentaires mais aussi le compte-rendu de l action lorsque vous la clôturerez. Elément important, spécifiez bien la personne affectée à cette action (par défaut c est vous) dans le champ Affecté à (ID). Si vous programmez une action pour l un de vos collaborateurs, elle apparaîtra dans son agenda. Pour enregistrer l action, cliquez sur le bouton Enregistrer. Cette action apparaîtra dans l agenda de la personne affectée, dans la liste des activités, en fonction du type d action et dans le ou les objets liés si vous l avez précisé. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 24

Lorsque vous affichez une liste d actions, depuis la page d Accueil ou depuis l onglet Activités d un objet contact par exemple, certaines actions ont une couleur rouge ou orange. - La couleur rouge indique que la date et l heure de l action sont dépassées. - La couleur orange indique que l action a lieu ce jour mais que l heure n est pas encore dépassée. IV - 2 / La clôture des actions Lorsque vous avez terminé une action, il est préférable de la clôturer afin qu elle soit transférée de l onglet Activités à l onglet Historique dans le contact et/ou dans la société liée. Depuis l onglet Activités d un objet, cliquez sur la petite croix à gauche du nom de l activité (Sujet), le détail de l action apparaît aussitôt. Le statut de l action est Tenue (pour un appel ou une réunion) indiquant que l action a été réalisée. Vous pouvez aussi saisir un commentaire de clôture dans le champ Description de l action. Il est conseillé de laisser une ligne vide entre le commentaire de la création d action et celui de la fermeture. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Cette clôture peut aussi être directement effectuée depuis les objets Mes appels ou Mes RDV de la page d Accueil. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 25

IV - 3 / Le calendrier partagé Depuis l onglet Agenda vous pouvez consulter votre propre calendrier. Vous pouvez aussi afficher un format hebdomadaire, mensuel ou annuel de votre calendrier Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Calendrier partagé pour consulter plusieurs calendriers simultanément. Depuis la fonction Calendrier partagé, en cliquant sur le bouton Editer vous pouvez choisir les utilisateurs ou équipe d utilisateurs que vous souhaitez consulter. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 26

IV - 4 / La programmation d un RDV multi-utilisateurs Vous pouvez associer plusieurs collaborateurs ou contacts à une seule action. Pour cela, procédez de la manière suivante : - Créez simplement une action. - Dans la partie inférieure de l écran (rectangle Ajouter des participants), cherchez un collaborateur ou utilisateur par son prénom, nom de famille ou Email puis cliquez sur le bouton Rechercher. - Lorsque vous avez trouvé le collaborateur souhaité, cliquez sur le bouton Ajouter à droite de sa ligne. - Si ce collaborateur est déjà occupé, vous verrez une zone violette apparaître indiquant les heures qu il a déjà réservées. Si la zone apparaît en rouge, cela signifie qu il est déjà occupé dans les heures que vous souhaitez réserver pour lui. Lorsque vous avez terminé et avant de sauvegarder cette action, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer aux participants. Ceci enverra automatiquement un message email aux différents participants de l action en leur demandant de confirmer leur participation. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 27

V - Envoi d email & synchronisation avec Outlook Lorsque vos paramètres de messagerie sont configurés (Cf. VI - 2), il est très simple d envoyer un email depuis SugarCRM. Il suffit de cliquer sur l adresse email d un contact ou d une société pour lui envoyer un email. Rédigez votre email puis cliquez sur le bouton Envoyer et votre email sera envoyé et stocké dans l historique de chaque destinataire afin de pouvoir être consulté ultérieurement. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 28

Vous pouvez aussi paramétrer des modèles d email : - Depuis l onglet Emails, cliquez sur le libellé à gauche Créer un modèle d email. - Donnez un nom à ce modèle d email (champ obligatoire) et une description si besoin. - Vous pouvez ensuite insérer des champs de fusion depuis le champ Insérer une variable. Vous pouvez choisir entre des champs de type société (Compte) et des champs de type contact, lead, prospect. - Pour chaque type, vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez puis cliquer sur le bouton Insérer pour insérer le champ dans le corps de l email (Contenu) à l endroit ou vous aviez placé votre curseur. - Dans le champ Sujet, renseignez l objet de votre email comme dans un email normal. - Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez concevoir des emails au format HTML en décochant la case Envoie de texte seulement au dessus du corps du texte (ci-dessus encadré rouge). Pour envoyer un email à partir d un modèle, cliquez sur une adresse email puis sélectionnez à droite (Utiliser un modèle) le modèle que vous souhaitez utiliser. Note : adressez-vous au département Marketing si vous souhaitez réaliser des campagnes d emailings. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 29

L installation du plugin d intégration entre Outlook et SugarCRM (Cf. VIII Les annexes), vous permet d envoyer un email depuis Outlook qui sera archivé dans SugarCRM. Vous pouvez aussi chercher des adresses email de SugarCRM depuis Outlook en cliquant sur le bouton Lookup Sugar Addresses. Un écran apparaît vous permettant d aller chercher des adresses directement dans SugarCRM et de déterminer si les personnes sélectionnées seront destinataires (Add To) ou en copie de l email (Add Cc). Cliquez ensuite sur le bouton OK et écrivez normalement votre email. Si vous souhaitez archiver votre email dans SugarCRM, cliquez sur le bouton Send and Archive à la place d un envoi standard. En fonction des adresses email des destinataires, il vous est proposé, dans un pop-up, une liste de contacts auxquels vous pouvez joindre cet email en les sélectionnant. Cliquez ensuite sur le bouton Archive et votre email sera envoyé et archivé automatiquement dans SugarCRM. Si vous avez joint un document à votre email, nous vous conseillons de ne pas l archiver dans SugarCRM sauf si c est un document spécifique (pas de document standard). Pour valider les options d envoi des pièces-jointes, depuis Outlook, allez dans Outils / Sugar Options / Onglet General et paragraphe Archived Email Attachments Options et choisissez Prompt before sending email attachments. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 30

L intégration avec Outlook vous offre de nombreuses autres possibilités : la synchronisation des contacts, du calendrier, et des tâches. Le principe est le suivant : dès que vous créez un élément dans Outlook (contact, action, tâche), il suffit de cliquer sur le bouton Save and Mark for Sugar Sync à la place de l enregistrement standard que vous faisiez avant. Ceci rajoutera la catégorie SugarCRM dans l objet créé et cet objet sera envoyé dans SugarCRM à la prochaine synchronisation. Lorsque vous créez un contact, vous avez en outre la possibilité d aller chercher directement sa société dans SugarCRM en cliquant sur le bouton Set Company to Sugar Account. Ceci ouvre une fenêtre pop-up vous permettant de sélectionner la société. A tout moment, il est aussi possible de sélectionner un objet Outlook et de cliquer sur Mark to Sync pour l envoyer dans SugarCRM. Unmark from Sync aura l effet inverse. Vous trouverez des informations détaillées sur l intégration Outlook SugarCRM dans le document «Document PDF d'utilisation du plugin Outlook» disponible à l adresse suivante : http://support.carrenet.net/doku.php?id=sugarcrm:outlook:outlook Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 31

VI - Personnalisation par l utilisateur VI - 1 / Personnalisation de la page d Accueil, drag & drop, modification des objets La page d accueil est composée d objets configurables. Un objet peut, par exemple, être une liste de rendez-vous (Mes RDV), une liste de comptes (Mes comptes), un bloc note, ou encore un graphique d opportunités (Mes prévisions de ventes). Chaque objet est configurable, vous pouvez l enlever, le déplacer ou, pour la plupart des objets, en modifier les propriétés. Pour enlever un objet, cliquez sur la croix en haut à droite du rectangle de l objet : Répondez OK à la question posée et l objet est immédiatement supprimé de votre page d accueil. Pour déplacer un objet, procédez par glisser-déposer. Sélectionnez l objet que vous souhaitez déplacer en plaçant votre souris au milieu de la barre de titre, une petite croix apparaît, maintenez la souris cliquée (clic gauche) et déplacer l objet vers l endroit ou vous souhaitez le déposer, en dessous ou au-dessus d un autre objet, des pointillés apparaissent lorsque l espace est libre et vous pouvez relâcher votre clic de souris. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 32

Pour ajouter des objets, cliquez sur le bouton Ajouter des objets en dessous de la barre des derniers éléments consultés. Une barre d objets verticale apparaît à gauche. Cliquez une seule fois sur l objet que vous souhaitez ajouter et il apparaît automatiquement au dessus de tous les autres objets. Vous pouvez à présent le déplacer à l endroit souhaité. Lorsque vous avez ajouté les objets souhaités, cliquez sur le libellé Fermer en haut à gauche pour revenir à la barre de raccourcis classique. Pour modifier les propriétés d affichage d un objet, cliquez sur le petit crayon en haut à droite du rectangle de l objet : L écran ci-dessous apparaît : Ainsi vous pouvez dans la partie générale : - Modifier le titre de l objet (Fonction). - Modifier le nombre de lignes qui s afficheront par défaut (Lignes affichées). - Choisir les colonnes que vous affichez (Afficher les colonnes). Dans la partie filtres vous pouvez choisir les critères d affichage, par exemple : - En cochant la case Mes RDV vous n afficherez que vos propres rendez-vous. - En ne sélectionnant que le statut Planifiée vous n affichez que les rendez-vous planifiés. Il n est pour l instant pas possible de personnaliser la largeur des colonnes. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 33

Notez que certains objets ont des possibilités de modifications différentes en fonction de leur nature. Vous ne pouvez pas, par exemple, modifier l objet Team Notices qui sert à diffuser des informations générales. Nous vous recommandons donc de le garder dans votre page d accueil. VI - 2 / Mon compte (préférences utilisateur) Depuis le bureau, cliquez tout en haut à droite sur le libellé Mon Compte puis cliquez sur le bouton Editer. Vous pouvez dès à présent changer votre mot de passe en cliquant sur le bouton Changer le mot de passe. Les informations de votre base de données SugarCRM sont accessibles depuis un simple navigateur internet, Il est donc particulièrement important de saisir un mot de passe relativement complexe en croisant des chiffres et des lettres. Dans les préférences utilisateurs vous pouvez paramétrer le format d affichage des dates et des chiffres (séparateurs décimal et de milliers), le fuseau horaire sur lequel vous vous situez ou encore la devise que vous utiliserez dans les éléments financiers de vos affaires. Renseignez aussi l ensemble de vos coordonnées ce qui permettra à l un de vos collaborateurs de vous joindre facilement en cliquant sur le libellé Collaborateurs depuis la page d accueil. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 34

Dans les options d email vous pouvez saisir votre adresse email (en vous fondant sur l exemple cidessous) mais aussi votre signature en cliquant sur le bouton Créer. Pensez à donner un nom à votre signature. VI - 3 / «Habillage» de l interface Différents thèmes d affichage sont disponibles. Vous pouvez les choisir tout en bas de votre écran sans avoir besoin de vous déconnecter. Sugar Classic Sugar Lite Ces thèmes peuvent aussi être changés dans les options avant la connexion. Bold Move Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 35

VII - Créer une sélection et la sauvegarder VII - 1 / Les recherches simples et avancées Les fonctions de recherche sont disponibles depuis tous les onglets de SugarCRM. Vous avez la possibilité de réaliser des recherches simples sous la forme suivante : Allez dans l onglet à partir duquel vous voulez effectuer la recherche, si c est une société, cliquez sur Comptes. La liste des comptes s affiche : Dans l onglet Recherche simple, placez le curseur dans le champ Nom du Compte et inscrivez les premières lettres du nom de la société recherchée puis cliquez sur le bouton Rechercher. Dans cet exemple, le système recherche toutes les sociétés commençant par «pa». Vous pouvez à présent voir le détail d une société en cliquant simplement sur son nom de couleur rouge. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 36

Vous pouvez rechercher un compte par son nom, sa ville, son site internet ou son téléphone. Dans l exemple ci-dessous, nous recherchons toutes les sociétés dont le nom commence par dan. Dans l exemple ci-dessous, nous recherchons toutes les sociétés dont le nom contient ano : les lettres recherchées sont entourées de pourcentage. Si vous souhaitez effacer tous vos critères de recherche précédents, cliquez sur le bouton Effacer. Attention! Toutes les recherches sont gardées en mémoire. Si vous allez sur un autre onglet et revenez sur l onglet Comptes à partir duquel vous avez déjà effectué une recherche, cette recherche sera conservée jusqu à ce que vous cliquiez sur le bouton Effacer. La Recherche avancée (onglet suivant) fonctionne sur le même principe que la recherche simple mais vous disposez de critères plus nombreux. Certaines recherches s effectuent à partir de listes de choix pré-paramétrées. Vous pouvez choisir plusieurs critères de recherche. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 37

Dans l exemple ci-dessous, nous recherchons les sociétés clientes du produit A affectées à Richard. Le résultat est 5 sociétés. La liste s affiche lorsque vous cliquez sur le bouton Rechercher. Vous pouvez ensuite enregistrer votre recherche en cliquant sur l onglet Recherches et Formulaires enregistrés. Donnez un nom à votre recherche dans la case : Sauvegarder cette recherche. Vous pouvez afficher les colonnes souhaitées dans les listes en prenant un champ dans l objet Cacher les colonnes et en les transférant (par un clic sur la flèche du milieu vers la gauche) dans l objet Afficher les colonnes. A droite du formulaire, vous pouvez trier votre liste en choisissant le champ de tri dans Trier par colonne, de manière croissante (Montant) ou décroissante (Descendant) Enfin, vous pouvez afficher les recherches précédentes : Recherches Sauvegardées Précédentes. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 38

Vous trouverez une extension de cette recherche avancée dans les rapports. Les rapports vous permettront de sélectionner plusieurs choix dans une liste, de faire des tris sur une plage de dates enfin, de réaliser des graphiques VII - 2 / Les rapports Les rapports vous permettront de consulter vos prévisions de ventes ou encore la liste des RDV des 6 derniers mois triés par compte ou d autres sélections multi-critères Vous pourrez aussi ajouter les rapports graphiques dans l onglet Tableaux de bord. Dans l exemple ci-dessous nous souhaitons obtenir une liste et un graphique classées par étapes, des affaires en cours de Richard Collibert. Allez dans l onglet Rapports puis cliquez sur le libellé Créer un rapport personnalisé dans le menu de gauche. Choisissez le module principal sur lequel vous souhaitez requêter, ici Opportunités. Si vous souhaitez ne sélectionner que les opportunités de Richard, nous ajoutons la relation avec le module Assigner à l utilisateur. Enfin, si vous souhaitez aussi ajouter le nom de la société dans vos colonnes, nous ajoutons la relation avec le module Comptes. Donnez un nom à votre rapport, si je suis connecté en tant que Richard Collibert, je le nomme Mes opportunités par étapes Si vous souhaitez obtenir un graphique en plus de votre rapport standard, cochez l option Rapport calcul. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 39

Dans l onglet Filtre, sélectionnez uniquement les opportunités de Richard Collibert puis ajoutez un nouveau filtre en cliquant sur le bouton Ajouter un filtre. Si vous souhaitez obtenir uniquement les affaires non-clôturées, choisissez le champ Etape de vente, opérateur un parmi (multiple sélections) puis sélectionnez tous les Etapes différentes de Perdu et Gagné car ces opportunités sont clôturées. Vous pourriez aussi rajouter une sélection de dates sur le même principe par rapport à la date de clôture souhaitée. Il est aussi nécessaire de choisir entre les 2 options de requêtes dans le menu : Sélectionnez les enregistrements qui satisfont ALL / ANY les filtres suivants. - Dans notre cas, si vous choisissez le critère ALL : le système affichera uniquement les opportunités assignées à Richard Collibert qui sont dans les étapes de ventes sélectionnées. C est ce que nous recherchons. Ceci correspond au critère de recherche Et dans une requête booléenne. - Si vous choisissez le critère ANY : le système affichera toutes les opportunités de Richard Collibert, peu importe l étape de vente et toutes les opportunités dans les étapes de ventes choisies, peu importe à qui elles sont affectées. Ceci correspond au critère de recherche Ou dans une requête booléenne. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 40

Dans l onglet suivant, vous déterminez les totaux du rapport dans le graphique (Afficher le résumé). Ici nous souhaitons obtenir un nombre d opportunités et le montant total des opportunités, enfin, nous souhaitons afficher l étape de vente dans la barre de titre. Il faut prendre les choix à droite et les déplacer dans la colonne de gauche en cliquant sur la petite flèche centrale en direction de la gauche. Notez que vous pouvez configurer le libellé du champ dans le menu Libellé. En cliquant sur la case à cocher Afficher les détails vous déterminez quelles sont les colonnes que vous allez afficher dans le rapports en lignes. Cela fonctionne sur le même principe que précédemment. Notez que si votre rapport ne contient pas de graphique, vous n aurez que cette partie à préciser. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 41

Dans l onglet suivant (Groupe), déterminez un critère pour grouper les résultats que vous obtiendrez, ici l étape de vente. Dans le cinquième et dernier onglet (Options des graphiques) vous pouvez choisir les options de votre graphique : à barres verticales, horizontales, camembert. Le type de total (en fonction des options d affichage choisies) Le nom du graphique. Nous vous conseillons de préciser dans le premier onglet (Faire un rapport sur) que vous souhaitez enregistrer le rapport pour vous et pour l équipe de votre nom afin d être certain du résultat obtenu et pour garder la possibilité de le modifier par la suite. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 42

Lorsque vous êtes satisfait des options choisies, cliquez sur le bouton Enregistrer et votre rapport sera enregistré. Cliquez ensuite sur le bouton Lancer le rapport pour afficher le résultat. Document CARRENET - Toute reproduction interdite - Utiliser SugarCRM Pro v.1.1 43