ORGANISATION DES ELECTIONS AU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L INSERM Marché à procédure adaptée au titre de l article 28 du Code des Marchés Publics Page 1 sur 9
1. OBJET DU MARCHE 1.1. Contexte En avril 2008, l Inserm doit procéder à l élection de son conseil d administration. L Inserm est un établissement public à caractère scientifique et technologique placé sous la double tutelle des ministères en charge de la santé et de la recherche. Le conseil d administration de l Inserm est une instance à caractère décisionnel et délibératif sur des sujets d ordre organisationnel, judiciaire et financier. 1.2. Données relatives aux élections au conseil d administration de l Inserm Les élections au conseil d administration (CA) ont lieu uniquement par correspondance. Les électeurs sont répartis en deux collèges et votent pour une liste représentant leur collège d appartenance. Chaque liste doit présenter six personnes dans un ordre préétabli. Les électeurs ont la possibilité au sein de la liste qu ils ont choisie : - de rayer au maximum trois noms de la liste - d établir un classement numéroté - de voter pour la liste sans y apporter de modification La répartition des effectifs par collège est estimée comme suit : Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL 2500 3000 5500 Pour ces élections, la participation globale est estimée à 75 %. 1.3. Objet général du marché Le présent marché a pour objet : L édition et le conditionnement de l ensemble du matériel électoral transmis aux électeurs ; Le comptage automatique des plis. 1.4. Forme du marché Le présent marché est un marché à procédure adaptée au titre de l article 28 du Code des marchés publics. Page 2 sur 9
2. ELEMENTS TRANSMIS AU PRESTATAIRE L Inserm s engage à transmettre au prestataire un ensemble d éléments permettant la réalisation de la prestation : Fichiers définitifs d électeurs ; Eléments nécessaires à la fabrication des documents constituant le matériel électoral ; Les éventuelles corrections à apporter aux épreuves ; L approbation de l ensemble des documents constituant le matériel électoral, préalable à l impression, sous la forme de «bons à tirer». 3. DETAIL DES PRESTATIONS Le présent marché a pour objet les prestations suivantes : Edition et reprographie du matériel électoral transmis aux électeurs Conditionnement du matériel électoral Livraison du matériel électoral au Siège de l Inserm Ouverture des plis et dépouillement automatisé Le matériel électoral comprend, en fonction du collège de chaque électeur : Une enveloppe porteuse Une notice d information Un bulletin de vote pour chacune des listes validées Déclarations d intention correspondant aux listes de candidature Une enveloppe destinée à recevoir le bulletin de vote Une enveloppe réponse Les offres pourront le cas échéant prévoir un matériel électoral différent en fonction du système de dépouillement envisagé, notamment afin de faciliter l ouverture des plis reçus et/ou l émargement des électeurs. Toutefois, le matériel électoral doit impérativement comprendre l enveloppe réponse, la notice, les déclarations d intentions et le(s) bulletin(s) de vote. Page 3 sur 9
3.1. Edition et reprographie du matériel électoral 3.1.1. Fourniture et personnalisation des enveloppes porteuses Volume : 5500 exemplaires, en 1 modèle Format : 260 x 330 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, recto seul Personnalisation du recto : - Coordonnées postales de l électeur - Logo Inserm - Mention «Elections CA» 3.1.2. Edition et reprographie de la notice commune Volume : 5500 exemplaires, en 1 modèle Format : 210 x 297 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, recto seul 3.1.3. Edition et reprographie des bulletins de vote CA Les prescriptions relatives aux bulletins de vote sont données à titre indicatif et peuvent être adaptées, avec l accord de l Inserm, en fonction des contraintes de dépouillement automatisé. Toutefois, les bulletins doivent dans tous les cas respecter l anonymat de l électeur et présenter une réelle facilité de remplissage pour l électeur. Idéalement, l électeur ne devra recevoir qu un seul bulletin au titre de son collège. Format : Papier : Impression : 100 x 205 mm. - Blanc - Couleur noire - Recto seul Volume : 5500 répartis comme suit, en deux modèles : CA Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL TOTAL 2500 3000 5500 Page 4 sur 9
3.1.4 Edition et reprographie des déclarations d intention Le nombre de modèles de déclaration d intention est estimé à cinq par collège. Chaque modèle compte deux feuilles recto-verso. Format : 210 x 297 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, sur 2 feuilles recto-verso Volume : 27500 exemplaires répartis en cinq listes comme suit : CA Liste A Liste B Liste C Liste D Liste E TOTAL Collège I 2500 2500 2500 2500 2500 12500 Chercheurs Collège II ITA 3000 3000 3000 3000 3000 15000 TOTAL 5500 5500 5500 5500 5500 27500 3.1.5. Fourniture des enveloppes de vote CA Si le bulletin de vote proposé par le prestataire ne permet le respect de l anonymat de l électeur, la fourniture d une enveloppe de vote est indispensable dans les proportions et selon les prescriptions (indicatives) suivantes : Format : 110 x 220 mm (adaptable le cas échéant en fonction de la taille des bulletins) Papier : - Indifférent Volume : 5500 3.1.6. Fourniture et personnalisation des enveloppes retour «T» Format : Papier : Impression : Format minimal pour contenir le bulletin de vote et le cas échéant l enveloppe de vote, conforme aux exigences de La Poste Blanc ou bulle Couleur noire, recto-verso Personnalisation : Recto : - logo Inserm - mention «Elections CA» - mention du collège de l électeur - coordonnées postales de l Inserm - mentions exigées par La Poste Page 5 sur 9
Verso : personnalisation permettant l identification de l électeur si celle-ci n est pas envisagée par lecture optique ou automatique: «Nom» «Prénom» «Nom de jeune fille» «Collège» «Grade» «Affectation» Date(*) : Signature obligatoire(*) : (*) : champs à remplir par l électeur. Volume : Les enveloppes retour «T» devront être élaborées en fonction du pays de résidence de l électeur et en tenant compte de la mention du collège à apposer au recto de chacune des enveloppes. Quatre modèles d enveloppes sont nécessaires, selon une répartition évaluée ainsi qu il suit : Collège I Chercheurs Collège II ITA TOTAL Provenance Nationale Internationale Nationale Internationale Nationale Internationale Répartition 2465 35 2985 15 5450 50 TOTAL 2500 3000 5500 3.2. Conditionnement du matériel électoral dans l enveloppe porteuse Le prestataire devra conditionner l ensemble du matériel électoral tel que défini au point 3.1 et correspondant à chaque électeur dans les enveloppes porteuses. 3.3. Livraison du matériel électoral au siège de l Inserm Le prestataire devra procéder à la livraison de l ensemble du matériel électoral au siège de l Inserm pour affranchissement par celui-ci, au 101, rue de Tolbiac 75 654 Paris Cedex 13. 3.4. Dépouillement automatisé Le prestataire procédera au dépouillement automatisé des plis reçus au Siège de l Inserm. Le nombre total de bulletins à traiter est estimé à 4500. Le dépouillement automatisé devra prendre en compte les votes blancs et nuls. Le dépouillement automatisé devra permettre l établissement d une liste des votants. Le dépouillement automatisé devra permettre la comptabilisation des votes et l édition d un procèsverbal de résultats précisant, pour chaque collège : Le nombre d inscrits ; Le nombre de votants ; Page 6 sur 9
Le nombre de bulletins blancs ; Le nombre de bulletins nuls ; Le nombre de suffrages exprimés par liste Le nombre de points obtenus pour chaque candidat en fonction du barème suivant : - 6 points pour le candidat classé au premier rang, - 5 points pour le candidat classé au deuxième rang, - 4 points pour le candidat classé au troisième rang, - 3 points pour le candidat classé au quatrième rang, - 2 points pour le candidat classé au cinquième rang, - 1 point pour le candidat classé au sixième rang, - 0 point pour le candidat dont le nom est rayé. Le nombre de points attribués à chaque candidat sera porté sur les feuilles de dépouillement. Le prestataire devra mettre à disposition de l Inserm le matériel technique nécessaire à ce dépouillement automatisé, à l exception du mobilier et de la salle, mis à disposition par l Inserm. Le prestataire devra fournir la main d œuvre nécessaire à l ouverture des plis et au dépouillement automatisé Le dépouillement de l ensemble des votes devra s opérer en une journée maximum. 3. Calendrier Le prestataire devra impérativement respecter le calendrier fixé par l Inserm. A titre d information, le calendrier prévisionnel est le suivant : 16 mai 2008 : Réception par le prestataire des éléments nécessaires à l édition des enveloppes et de la notice 3 juin 2008 : Réception par le prestataire des éléments nécessaires à l édition des déclarations d intention et des candidatures (sous réserve d éventuelles modifications des listes de candidatures) 4 juin 2008 : Validation des «Bons à tirer» par l Inserm 11 juin 2008 : Livraison à l Inserm de l ensemble du matériel électoral 4 juillet 2008 : Dépouillement automatisé et édition des procès verbaux Page 7 sur 9
4. Forme attendue des offres Les offres devront comprendre une proposition tarifaire distinguant impérativement, au minimum : - l édition et la reprographie de la notice commune - l édition et la reprographie des bulletins de vote CA - la fourniture et la personnalisation de l ensemble des enveloppes nécessaires à l élection - le conditionnement du matériel électoral - la livraison du matériel électoral - la mise à disposition du matériel nécessaire au dépouillement automatisé - la main d œuvre nécessaire au dépouillement automatisé - les autres frais nécessaires à l ouverture des plis et au dépouillement automatisé Les offres devront également comprendre un dossier technique permettant d appréhender aisément le système de dépouillement proposé. Ces éléments doivent être fournis à l Inserm en double exemplaire. Les candidats doivent déposer ou transmettre leur offre sous format papier par courrier à l attention de Pierre-Emmanuel SINET à l adresse suivante : Inserm Bureau de la Politique Sociale 101, rue de Tolbiac 75654 PARIS Cedex 13 Les offres devront impérativement parvenir au plus tard le mercredi 16 avril 2008 à 17 heures. Le délai de validité des offres est de 80 jours à compter de la date limite fixée pour leur réception. 5. Critères de sélection des offres La personne responsable du marché élimine les offres non conformes à l objet du marché, et choisit l offre la plus avantageuse en tenant compte des critères suivants et de leur pondération : 1 - Prix d ensemble de la proposition : 8/20 2 - Garanties apportées par le prestataire quant au respect des délais : 5/20 3 - Garanties apportées par le prestataire sur la fiabilité du système de dépouillement : 4/20 4 - Simplicité de la procédure électorale : 2/20 5 - Simplicité d utilisation pour l électeur : 1/20 Page 8 sur 9
6. renseignements complémentaires Des renseignements complémentaires pourront être obtenus par mail à l attention de Monsieur SINET adressé à : elections@tolbiac.inserm.fr Page 9 sur 9