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NSTRUCTIONS RELATIVES À LA PRODUCTION DU PREMIER RAPPORT D IMPLANTATION DU PROGRAMME D ACCÈS À L ÉGALITÉ EN EMPLOI pour les collèges d enseignement général et professionnel (cégeps) Daannss lee l ccaaddrree ddee laa l LLooi i ssuurr l aaccccèèss àà l ééggaal litéé eenn eemppl looi i ddaannss ddeess oorrggaanni issmeess ppuubbl liccss

Ce document a été réalisé par la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse Conception et réalisation : Lise Savoie, conseillère Suzie Lévesque, conseillère Direction de l accès à l égalité et des services-conseils Adaptation : France Landry, conseillère Direction de l accès à l égalité et des services-conseils Collaboration à la préparation Nous remercions les membres du comité de soutien aux employeurs du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) pour leur collaboration à la préparation de ces instructions : Marie-Claude Boudreault du MELS Lucie Massé de la Fédération des cégeps Melody Bell de l Association des commissions scolaires anglophones du Québec (ACSAQ) Gilles Demers de la Fédération des commissions scolaires du Québec (FCSQ) Traitement de texte et mise en page : Lucie Paquette, technicienne en administration Direction de l accès à l égalité et des services-conseils Sous la direction de : Monik Bastien, directrice Direction de l accès à l égalité et des services-conseils Mars 2010 La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) vous invite à utiliser la fonctionnalité recto/verso au moment de l impression de tous les documents afin de réduire la consommation de papier. 2

TABLE DES MATIÈRES 1. LA MISE À JOUR DE L ANALYSE DES EFFECTIFS... 4 1 ère étape : L installation du logiciel de production...5 2 ème étape: La communication par téléphone avec le personnel technique de la Direction de... l accès à l égalité et des services-conseils...5 3 ème étape: La familiarisation avec les outils et la documentation du rapport à produire...5 4 ème étape: L inscription des renseignements requis dans le fichier...6 5 ème étape: La validation et la saisie des données sur les emplois...6 6 ème étape: L information sur les mouvements de personnel (colonnes nº 2, 3, 4, 5 et 6... dans le logiciel 2.1)...10 2. LA PARTIE 1 - Mesures et résultats... 11 2.1 Le document Les mesures et les mesures essentielles...11 2.2 Les sections...11 Section 1 Le contexte de la mise en oeuvre du programme d accès à l égalité...12 Section 2 - L environnement de l organisme...12 Section 3 Les mesures de redressement...12 a) Le taux de nomination préférentielle...12 b) Les autres mesures de redressement...13 Section 4 Les mesures d égalité de chances...14 Section 5 Les mesures de soutien...15 Section 6 Les mesures de consultation et d information...16 a) Les mesures de consultation...16 b) Les mesures d information...17 Section 7 Les moyens de contrôle du programme de la deuxième phase... d implantation du programme...17 Section 8 Consultation du personnel ou de ses représentantes et de ses représentants...17 Section 9 L approbation du rapport d implantation par le mandataire...18 Section 10 La mise à jour des informations...18 Section 11 Pages supplémentaires...18 3. LA PARTIE 2- Questionnaire Analyse du programme... 18 4. LE DÉLAI POUR LE DÉPÔT DES DOCUMENTS... 19 5. LES MODALITÉS DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS... 19 ANNEXE 1 : UN APERÇU DE LA SECTION RÉSERVÉE... 20 ANNEXE 2 : UN EXEMPLE DU RAPPORT... 21 ANNEXE 3 : REGROUPEMENT DES STATUTS... 22 3

Ces instructions ont été conçues à l intention des personnes responsables du programme d accès à l égalité dans les cégeps qui doivent compléter leur premier rapport d implantation dans le cadre de la Loi sur l accès à l égalité en emploi dans des organismes publics. Elles précisent la façon de rédiger ce rapport ainsi que les différentes étapes à franchir pour y arriver. Tous les documents nécessaires à la production de ce rapport sont disponibles sur le site de la Direction de l accès à l égalité et des services-conseils à l adresse suivante : http://www.cdpdj.qc.ca/pae/organismes-publics.html Pour toutes questions relatives à la production de votre rapport d implantation, n hésitez pas à communiquer avec le personnel technique de la Direction de l accès à l égalité et des servicesconseils au (514) 873-5146 (postes 244, 356 ou 361) ou encore avec votre conseillère ou votre conseiller en accès à l égalité. Le rapport d implantation comprend trois parties : 1. La mise à jour de l analyse des effectifs à partir du logiciel de production du rapport (Logiciel 2.1) développé par la CDPDJ ; 2. La Partie 1- Mesures et résultats ; 3. La Partie 2- Questionnaire Analyse du programme. 1. LA MISE À JOUR DE L ANALYSE DES EFFECTIFS Le premier élément du rapport d implantation est la mise à jour du rapport d analyse des effectifs. Cette mise à jour consiste à modifier la composition des effectifs de votre cégep dans le fichier qui vous est transmis par la CDPDJ et, s il y a lieu, les données sur les emplois. Ce rapport représentera ainsi le portrait de vos effectifs à une date donnée durant la période qui vous est allouée par la CDPDJ pour le produire. Il devra contenir tous les renseignements nécessaires pour permettre à la CDPDJ de déterminer s il y a encore sous-représentation des personnes issues des cinq groupes visés par la Loi, c est-à-dire les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. 1 Dans le cadre du mandat du Comité de soutien aux employeurs et afin d alléger les travaux des cégeps, les membres de ce comité, en collaboration avec la CDPDJ et les fédérations syndicales membres des comités consultatifs nationaux d accès à l égalité en emploi (CCNAÉE), ont procédé à la révision majeure de l information contenue dans le fichier des emplois des cégeps. Étant donné la révision de presque tous les champs d information contenus dans ce fichier de données, les membres du comité de soutien aux employeurs ont convenu avec la CDPDJ d utiliser un fichier standardisé pour l ensemble des cégeps. Ceci évite ainsi aux responsables du PAE de retranscrire tous les changements survenus dans les plans de classification, les conventions collectives, le règlement des cadres et des hors cadres des cégeps ainsi que les modifications aux codes de formation tant au niveau secondaire, collégial et universitaire et ceux de la classification nationale des professions (CNP). Cette entente oblige la CDPDJ à refaire complètement l analyse statistique pour établir les taux de disponibilité et déterminer s il y a sous-représentation des 5 groupes visés par la Loi. 1 Les personnes handicapées font partie des groupes visés par la Loi sur l accès à l égalité en emploi dans des organismes publics depuis le 17 décembre 2005. 4

De plus, lors de la formation sur le système informatisé intégré d indicateurs de gestion des ressources humaines (S3IGRH), plusieurs cegeps ont demandé un outil afin d effectuer un suivi informatique de leur programme d accès à l égalité. En prévision de cet objectif, l automatisation obligatoire des données S3IGRH vers le logiciel 2.1 est nécessaire. Dans cette partie de production du rapport d implantation, l opération de mise à jour de vos effectifs devra se faire avec beaucoup de minutie car il est essentiel de respecter l uniformité de l information contenue dans le fichier «Données sur les emplois-formulaire 2.1» pour l ensemble des cegeps. De ce fait, aucune modification ne sera acceptée par la CDPDJ si elle ne correspond pas aux instructions relatives à la production du premier rapport d implantation du programme d accès à l égalité pour les cégeps. Afin de procéder à la mise à jour de votre analyse des effectifs, voici les 6 étapes à suivre : 1 ère étape: L installation du logiciel de production du rapport Avant de procéder à la mise à jour de l analyse des effectifs, vous devez demander à vos services informatiques d installer le logiciel de production du rapport (Logiciel 2.1). Le logiciel ainsi que le guide d utilisation se trouvent à l adresse suivante: http://www.cdpdj.qc.ca/pae/organismes-publics.html N.B. Si vous possédez déjà une version du logiciel sur votre poste de travail, veuillez vous assurer qu elle soit supprimée avant l installation de la nouvelle version. 2 ème étape: La communication par téléphone avec le personnel technique de la Direction de l accès à l égalité et des services-conseils L installation du logiciel complétée, vous devez maintenant communiquer par téléphone avec la technicienne ou le technicien de la CDPDJ désigné à votre dossier dont les coordonnées sont indiquées dans la lettre Dépôt du premier rapport d implantation. C est cette personne qui vous enverra par courrier électronique le fichier identifié à votre cégep et vous assistera pour la procédure d importation et d impression de votre fichier. 3 ème étape: La familiarisation avec les outils et la documentation du rapport à produire Afin de faciliter la production du rapport sur l analyse des effectifs de votre cégep, voici quelques consignes à suivre: 1- Prendre connaissance de la documentation en accédant au site de la Direction de l accès à l égalité et des services-conseils - Outils et documentation à l intention des organismes publics soumis à la Loi, à l adresse suivante : http://www.cdpdj.qc.ca/pae/organismes-publics.html Vous pouvez voir à l annexe 1 un aperçu de cette section du site web réservée aux organismes publics soumis à la Loi. 2- Avoir en mains une copie papier de l ancien fichier «Données sur les emploisformulaire 2.1» de votre cégep. Ce rapport vous a été envoyé en format PDF avec la lettre de la CDPDJ et vous servira de référence pour l entrée de vos nouvelles données; 5

3- Faire une copie papier du nouveau fichier «Données sur les emplois-formulaire 2.1» que la CDPDJ vous a envoyé. Cette copie papier vous permettra d avoir une vue d ensemble sur tous les emplois se retrouvant dans le réseau collégial. Cette copie vous servira d abord à modifier ou à compléter manuellement les données sur les emplois. 4 ème étape: L inscription des renseignements requis dans le fichier Les informations contenues dans ce fichier ont déjà été mises à jour par le comité de soutien aux employeurs et validées par la CDPDJ. La consultation a été faite également auprès des fédérations syndicales. Il devient donc le nouveau fichier «Données sur les emplois-formulaire 2.1» de votre cégep dans lequel vous devrez inscrire les données relatives à vos emplois et vos effectifs. Voici quelques consignes à suivre avant d apporter des modifications à ce fichier : 1- Vous ne pouvez annuler ni supprimer un type d emploi de ce fichier. Dans le cas ou une annulation ou une suppression d emploi était faite, la CDPDJ se verrait dans l obligation de vous retourner un nouveau fichier «Données sur les emploisformulaire 2.1» et de vous demander de saisir à nouveau les données. 2- La mise à jour du rapport sur l analyse des effectifs doit contenir la liste de tous les emplois de votre cégep. Pour ce faire, vous devez passer en revue les emplois inscrits dans le nouveau fichier «Données sur les emplois-formulaire 2.1» qui vous été transmis; 3- Vous devez valider l information déjà inscrite et y ajouter, s il y a lieu, des titres d emploi qui sont spécifiques à votre cégep en utilisant les espaces réservés à cette fin pour chacune des catégories de personnel. 4- Vous devez valider et corriger, s il y a lieu, l information contenue dans la colonne «formation» afin que celle-ci soit conforme à vos pratiques de recrutement. Vous devrez fournir une liste de ces modifications à la CDPDJ en indiquant les numéros d emplois concernés. Cependant, toutes les modifications devront faire l objet d une consultation auprès de vos représentantes et représentants syndicaux respectifs. 5 ème étape: La validation et la saisie des données sur les emplois Afin de vous permettre de mieux comprendre tous les éléments du fichier, nous avons reproduit à l annexe 2, un exemple du fichier «Données sur les emplois-formulaire 2.1» produit à l aide du logiciel de la CDPDJ, avec quelques emplois que l on retrouve dans les cégeps. Les explications ci-après apportent des précisions sur chacune des colonnes de ce rapport. 6

Colonne 1 : N o Cet élément est un numéro séquentiel des emplois assigné par le logiciel lui-même. Aucune action n est requise de votre part. Colonne 2 : EMPLOIS Vous ne pouvez modifier aucun titre d emploi contenu dans votre fichier de données. Vous constaterez que chaque type d emploi apparaît en double afin de distinguer les effectifs qui seront associés à chaque groupe de statuts d emplois, soit régulier (R) et non régulier (NR) et permanent(p) et non permanent (NP) pour le personnel enseignant. Ces statuts d emplois sont le regroupement des statuts d emplois existant dans les cégeps. Pour plus d informations sur ces statuts d emplois, consultez l annexe 3. Aucune action n est requise de votre part. Action requise de vote part si de nouveaux titres d emploi spécifiques à votre cégep ont été créés. Vous devez alors inscrire toutes les informations concernant ces emplois en utilisant les espaces réservés à cette fin pour chacune des catégories de personnel. Colonne 3 : CPEME Cet élément réfère aux catégories professionnelles de l équité en matière d emploi (CPEME). Vous n avez pas à modifier les codes CPEME. Le logiciel de la CDPDJ inscrira automatiquement ces codes en lien avec la colonne 10 «CODE CNP-EMPLOI». Aucune action n est requise de votre part. Colonne 4 : ÉCHELLE SALARIALE Cet élément réfère à la fourchette salariale prévue aux règlements et conventions collectives. Les salaires ont été mis à jour dans le fichier-maître «Données sur les emplois-formulaire 2.1» des cégeps selon les échelles en vigueur au 1 er avril 2008. Vous n avez pas à mettre à jour ces données pour les emplois existants. Pour les emplois que vous aurez ajoutés à votre fichier dans la section réservée intitulée «nouvel emploi», veuillez vous référer aux échelles salariales en vigueur en avril 2008. Action requise seulement si vous avez ajouté un nouveau type d emploi dans les espaces réservés à cette fin dans le fichier «Données sur les emplois-formulaire 2.1». Colonnes 5 et 6: CODE - FORMATION Ces éléments réfèrent aux codifications des formations de niveaux secondaire, collégial et universitaire. Des changements importants ont été apportés aux codifications de ces formations et des consultations entre le comité de soutien aux employeurs et la CDPDJ ont permis d actualiser la codification des formations exigées lors du recrutement. 7

Les codes de formation ont été mis à jour et validés dans le fichier «Données sur les emploisformulaire 2.1» en fonction du règlement des cadres et des hors cadres pour les titres d emploi du personnel cadre; des plans de classification pour les titres d emploi du personnel professionnel et de soutien et pour les disciplines d enseignement selon des informations transmises par les cégeps. Action requise seulement si l information dans la colonne 6 «formation» n est pas conforme à votre pratique d embauche. Vous pouvez vérifier les tables de référence et inscrire le nouveau code de formation dans votre fichier. Ces tables se trouvent à l adresse suivante : http://www.cdpdj.qc.ca/pae/docs/guide-rapport/tables.pdf Colonne 7 : EXPÉRIENCE - ANS/MOIS Cet élément réfère à l expérience exigée dans les plans de classification pour le personnel de soutien et professionnel, dans les dispositions des conventions collectives pour le personnel enseignant et dans le règlement du personnel d encadrement pour le personnel cadre. Action requise seulement pour le personnel enseignant du secteur technique afin de vous assurer de la correspondance avec l information indiquée et votre pratique de recrutement. Colonne 8 : EXPÉRIENCE - EMPLOIS D ACCÈS Cet élément permet d ajouter des précisions et est en lien avec la formation exigée à la colonne 6. Aucune action n est requise de votre part. Colonne 9 : ZONES Cet élément réfère à la zone de recrutement pour un type d emploi. Pour les types d emploi dont l exigence est une formation universitaire, la zone de recrutement doit être la province de Québec (PQ). Pour les types d emploi dont l exigence est une formation secondaire ou collégiale, vous devez indiquer la zone géographique dans laquelle vous cherchez à recruter des candidates et des candidats. Action requise pour chaque type d emploi afin de valider ou corriger, s il y a lieu, la zone de recrutement. 8

Colonnes 10 et 11 : CODE CNP La Classification nationale des professions (code CNP) correspond à la description du titre d emploi de la colonne 2 «EMPLOIS» ou celle qui s en rapproche le plus. Le code CNP Accès (colonne 11) est le code de la CNP qui correspond à la description du titre d emploi d accès apparaissant à la colonne 8 «EXPÉRIENCE-EMPLOIS D ACCÈS» ou celui qui s en rapproche le plus. Le code CNP emploi d un titre d emploi devient le code CNP accès lorsque ce titre d emploi est identifié comme emploi d accès à un autre titre d emploi. Action requise seulement si des changements sont survenus dans les tâches, les formations et les expériences requises pour un emploi. Vous devez vérifier si le ou les codes CNP de l emploi et le ou les codes CNP d accès demeurent appropriés et les modifier, le cas échéant. La Classification nationale des professions est disponible sur le site de Développement des ressources humaines Canada à l adresse suivante: http:// www23.hrdc-drhc.qc.ca Colonne 12 : EFFECTIFS - TOTAL Cet élément indique le total, pour chaque titre d emploi et en tenant compte des regroupements de statuts d emplois, des personnes occupant un emploi à la période de paie la plus représentative de votre cégep afin de fournir à la CDPDJ un portrait actualisé de vos effectifs. Vous devez actualiser le portrait de vos effectifs pour chacun des 5 groupes visés par la Loi. Si vous n avez pas tenu à jour ces informations, vous devrez reprendre le processus d identification. Un taux de réponse élevé doit être obtenu afin qu il reflète un portrait réel de la composition des effectifs de votre cégep. Vous devrez informer la CDPDJ du taux de réponse obtenu. Si vous avez des difficultés à obtenir un taux de réponse élevé au questionnaire d identification, vous devrez également fournir à la CDPDJ des informations sur les efforts réalisés à ce chapitre. Colonnes 13 à 18 : EFFECTIFS - GROUPES CIBLES On indique pour chaque titre d'emploi et regroupement de statuts d emplois, le nombre de personnes au total et pour chaque groupe visé par la Loi (femmes, Autochtones, minorités visibles, minorités ethniques et les personnes handicapées). Aucune action n est requise de votre part si vous avez tenu à jour ces données. Action requise de votre part si votre cégep n a pas tenu à jour ces données. Vous devrez refaire une nouvelle opération d identification auprès de votre personnel. Une fois cette opération complétée, vous devrez inscrire les résultats obtenus au moyen du questionnaire d identification par emploi et regroupement de statuts d emplois pour chacun des 5 groupes visés par la Loi. Aucune information n est à fournir dans la colonne «A.G.C.» (Autres groupes cibles) du rapport. Pour plus d information sur cette opération, vous pouvez consulter le site de la Direction de l accès à l égalité et des services-conseils à l adresse suivante: http://cdpdj.qc.ca/pae/organismes-publics.html 9

6 ème étape: L information sur les mouvements de personnel (colonnes nº 2, 3, 4, 5 et 6 dans le logiciel 2.1) Le rapport d analyse des effectifs doit fournir toutes les informations sur les mouvements de personnel pour chaque emploi et pour chaque groupe visé depuis le début de la première période d implantation du PAE de votre cégep. Cette date réfère au moment de l envoi de l avis d implantation par la CDPDJ. Vous devez donc inscrire dans ces colonnes : Le nombre d embauches (colonne n o 2) doit seulement tenir compte des personnes embauchées au cours de la première phase d implantation et qui ont été recrutées à l externe. Le nombre de promotions (colonne n o 3) se limite aux personnes promues à l interne à des emplois de supervision et de direction, compte tenu de la limite des données disponibles. Aucune information n est à fournir dans la colonne n o 4 «Autres nominations internes» du rapport. Le nombre de départs (colonne n o 5) inclut toute personne qui a quitté le cégep sans retour prévu, soit les congédiements, les départs volontaires, les mises à pied administratives et les retraites. Aucune information n est à fournir dans la colonne n o 6 «Candidatures» du rapport. Toutefois, si votre cégep était dans l impossibilité de fournir les informations relatives aux mouvements de personnel, veuillez en informer votre conseiller ou votre conseillère en accès à l égalité. Vous avez maintenant complété la mise à jour de l analyse des effectifs. Vous pouvez consulter le manuel pour l utilisation du logiciel pour plus d informations sur la façon d imprimer votre rapport et sur la procédure d exportation de votre fichier de données. Vous le trouverez à l adresse suivante : http://www.cdpdj.qc.ca/pae/docs/26-manuel-utilisation-logiciel-loi.pdf 10

2. LA PARTIE 1 - Mesures et résultats Dans la Partie 1 - Mesures et résultats, il s agit de présenter et de commenter les résultats obtenus au terme de la première phase d implantation et de choisir et d adopter les mesures qui seront mises en place au cours de la deuxième phase d implantation. Ce document a été conçu avec Word en mode formulaire. Seules les zones ombragées sont accessibles et permettent la saisie de données en utilisant autant d espace que nécessaire. Au moment de l impression du document, nous vous invitons à utiliser la fonctionnalité recto verso pour réduire la consommation de papier. Pour procéder à la rédaction, vous devez avoir en main la dernière version du rapport d élaboration qui comprend toutes les mesures adoptées par votre cégep dans le cadre de son programme d accès à l égalité. Cette version a été jointe à la lettre Dépôt du premier rapport d implantation. Vous devez reproduire les mesures contenues dans ce rapport dans les sections prévues à cet effet. La fonction copier-coller facilitera le travail de reproduction. 2.1 Le document Les mesures et les mesures essentielles Le document Les mesures propose des exemples de mesures de redressement, d égalité de chances, de soutien, de consultation et d information, ainsi que des moyens de contrôle du programme d accès à l égalité. Dans ce document, dix mesures sont considérées comme étant essentielles dans tous les programmes d accès à l égalité et doivent être adoptées au cours des première et deuxième phases d implantation du programme. Parmi ces dix mesures, quatre mesures sont identifiées par des cases grises et devaient être adoptées à la première phase d implantation. 2 Si ces mesures ne font pas encore partie du programme, vous devez vous assurer de les inclure à la deuxième phase d implantation. En ce qui concerne les six mesures identifiées par des cases hachurées, elles devront être adoptées au cours de la deuxième phase d implantation. Vous devez donc vous assurer de les inscrire dans les sections prévues à cet effet dans la Partie 1 Mesures et résultats. 2.2 Les sections Vous devez inscrire à la page titre du document, le nom de votre cégep, le numéro de dossier, la date, le nom et le titre de la personne qui rédige le rapport. Chaque section comporte deux tableaux : le premier pour inscrire les informations relatives à la première phase d implantation et le second pour celles de la deuxième phase d implantation. Si la reproduction ou l ajout de mesures nécessite plus d espace que prévu dans les tableaux, vous pouvez utiliser les pages supplémentaires disponibles à la fin du document. Vous pouvez également joindre en annexe tout autre document que vous jugez pertinent aux fins d évaluation du programme d accès à l égalité. 2 Au moment de la première phase d implantation, quatre mesures avaient été identifiées comme étant essentielles. Cependant, la mesure Diffuser l information sur le programme d accès à l égalité et demander à la personne nouvellement embauchée de répondre au questionnaire d identification a été remplacée par la mesure Demander à toutes les personnes qui posent leur candidature de répondre au questionnaire d identification. Cette dernière fait partie des six mesures essentielles à adopter à la deuxième phase d implantation. 11

Chaque section doit être remplie avec les informations que votre cégep juge appropriées. Si certaines informations requises ne s appliquent pas à votre situation, l indiquer par la mention sans objet (s.o.). Indiquer la mention sans objet (s.o.) lorsque des informations concernant les personnes handicapées sont demandées et que ce groupe visé ne faisait pas partie du programme d accès à l égalité de votre cégep au moment de la première phase d implantation. Section 1 Le contexte de la mise en oeuvre du programme d accès à l égalité Décrire les réalisations et les difficultés rencontrées au moment de la mise en oeuvre du programme, notamment dans l application du taux de nomination préférentielle, dans l implantation des mesures de redressement, d égalité de chances, de soutien, de consultation et d information ou toutes autres informations qui expliquent le contexte de l implantation du programme. Section 2 - L environnement de l organisme Première phase d implantation Décrire les faits saillants ayant eu des répercussions significatives sur les effectifs de votre cégep au cours de la première phase d implantation; Expliquer les difficultés rencontrées dans les regroupements d emplois où il y avait sousreprésentation, particulièrement lorsque celle-ci était importante (recrutement des personnes issues des groupes visés, implantation des mesures, manque de ressources, etc.) Deuxième phase d implantation Présenter les perspectives de dotation et les mouvements de personnel, notamment en ce qui concerne les embauches et les départs prévus au cours des trois prochaines années; Indiquer les prévisions d effectifs en indiquant les numéros de regroupements d emplois concernés par une augmentation, par une diminution ou par le statu quo des effectifs au cours des trois prochaines années. Section 3 Les mesures de redressement Les mesures de redressement visent à augmenter la représentation des personnes issues des groupes visés en leur accordant certains avantages préférentiels. Ces mesures sont temporaires et, par conséquent, les avantages sont justifiés tant que les objectifs quantitatifs ne sont pas atteints. a) Le taux de nomination préférentielle Le taux de nomination préférentielle est une mesure de redressement qui indique la proportion des postes pour lesquels une préférence sera accordée aux personnes compétentes issues des groupes visés sous-représentés dans un regroupement d emplois. 12

Dans le premier tableau : Indiquer le taux de nomination préférentielle que votre cégep s est engagé à appliquer au cours de la première phase d implantation en cochant un seul des choix offerts; Si des taux différents ont été adoptés selon le groupe visé, inscrire le taux de nomination préférentielle pour chaque groupe; Ajouter des commentaires et des précisions quant à l application du taux de nomination préférentielle dans votre cégep notamment, les difficultés rencontrées et les réussites. Dans le second tableau : Indiquer ensuite le taux de nomination préférentielle qui sera appliqué au cours de la deuxième phase d implantation. La CDPDJ recommande d appliquer un taux global de nomination préférentielle d au moins 50 % pour l ensemble des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées dans les regroupements d emplois où il y a sousreprésentation; Si le taux global de nomination préférentielle recommandé par la CDPDJ est accepté par votre cégep, inscrire le nom de votre cégep dans les deux espaces prévus à cet effet. Si toutefois votre cégep devait exceptionnellement appliquer un autre taux de nomination préférentielle à la deuxième phase d implantation, indiquer ce taux sous la forme d un engagement et justifier cette décision. b) Les autres mesures de redressement Les autres mesures de redressement ont également pour but d augmenter la représentation des personnes issues des groupes visés en leur accordant temporairement une préférence. Dans le premier tableau : Énumérer toutes les autres mesures de redressement du programme. Pour chacune des mesures, cocher un seul des choix offerts soit : implantée, en cours d implantation, reportée ou annulée; Si la mesure est implantée, expliquer les résultats obtenus et apporter les commentaires qui donnent des précisions pertinentes aux fins d évaluation, notamment les actions posées, les effets concrets découlant de l application de la mesure, l impact de la mesure sur la représentation des groupes visés, les progrès constatés, les difficultés rencontrées et les réussites; Si la mesure est en cours d implantation, inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est reportée à la deuxième phase d implantation, donner les motifs qui expliquent le report de l échéancier et inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est annulée, expliquer les raisons du retrait de cette mesure. 13

Dans le second tableau : Inscrire les mesures de redressement qui sont en cours d implantation, celles qui sont reportées et les nouvelles mesures de redressement adoptées pour la deuxième phase d implantation; Indiquer les mesures de redressement dont la date de réalisation était prévue à une date ultérieure à celle de la première phase d implantation; Pour chaque mesure de redressement en cours d implantation, reportée ou adoptée, cochez le ou les groupes visés ainsi que le ou les numéros de regroupements d emplois concernés; Préciser le ou les moyens de contrôle qui seront utilisés pour assurer le suivi de l implantation de la mesure; Indiquer le nom et le titre de la personne qui sera chargée d assurer la mise en œuvre; Inscrire la date d implantation de chacune des mesures de redressement. Section 4 Les mesures d égalité de chances Les mesures d égalité de chances constituent les changements à apporter aux règles et aux pratiques du système de gestion des ressources humaines afin de lever les obstacles à l égalité et ainsi éliminer les effets discriminatoires qui peuvent en résulter. Les mesures d égalité de chances sont permanentes et s appliquent à tout le personnel. Les instructions relatives aux mesures d égalité de chances s appliquent pour l ensemble des sous-systèmes d emploi. Les sous-systèmes d emploi correspondent à une activité de gestion des ressources humaines. Le rapport est conçu de manière à fournir les informations relatives aux mesures d égalité de chances de chaque sous-système d emploi : 4.1 Dotation Analyse des emplois 4.2 Dotation Recrutement 4.3 Dotation Sélection 4.4 Dotation Décision 4.5 Promotion et autres mouvements de personnel 4.6 Intégration organisationnelle 4.7 Formation 4.8 Évaluation du rendement 4.9 Rémunération 4.10 Autres conditions d emploi Dans le premier tableau : Énumérer toutes les mesures d égalité de chance du sous-système concerné. Pour chacune des mesures, cocher un seul des choix offerts soit : implantée, en cours d implantation, reportée ou annulée; 14

Si la mesure est implantée, expliquer les résultats obtenus et apporter les commentaires qui donnent des précisions pertinentes aux fins d évaluation, notamment les actions posées, les effets concrets découlant de l application de la mesure, l impact de la mesure sur la représentation des groupes visés, les progrès constatés, les difficultés rencontrées et les réussites; Si la mesure est en cours d implantation, inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est reportée à la deuxième phase d implantation, donner les motifs qui expliquent le report de l échéancier et inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est annulée, expliquer les raisons du retrait de cette mesure. Dans le second tableau : Inscrire les mesures d égalité de chances qui sont en cours d implantation, celles qui sont reportées et les nouvelles mesures d égalité de chances adoptées pour la deuxième phase d implantation; Indiquer les mesures d égalité de chances dont la date de réalisation était prévue à une date ultérieure à celle de la première phase d implantation; Inscrire les mesures essentielles identifiées dans le document Les mesures qui doivent être adoptées au cours de la deuxième phase d implantation; Préciser les moyens de contrôle qui seront utilisés pour assurer le suivi de l implantation de ces mesures, indiquer le nom et le titre de la personne qui sera chargée de leur mise en oeuvre et enfin déterminer la date de leur implantation. Si, pour un sous-système d emploi donné, aucune mesure n était prévue au programme et qu aucune nouvelle mesure n est ajoutée, indiquer la mention sans objet (s.o.), et passer à la section suivante. Section 5 Les mesures de soutien Les mesures de soutien ont pour but de faciliter l atteinte des objectifs du programme, tout en réglant certains problèmes d emploi pouvant toucher les personnes issues des groupes visés. Ces mesures sont accessibles à l ensemble du personnel et elles sont facultatives. Dans le premier tableau : Énumérer toutes les mesures de soutien prévues au programme. Pour chacune des mesures, cocher un seul des choix offerts soit : implantée, en cours d implantation, reportée ou annulée; 15

Si la mesure est implantée, expliquer les résultats obtenus et apporter les commentaires qui donnent des précisions pertinentes aux fins d évaluation, notamment les actions posées, les effets concrets découlant de l application de la mesure, l impact de la mesure sur la représentation des groupes visés, les progrès constatés, les difficultés rencontrées et les réussites; Si la mesure est en cours d implantation, inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est reportée à la deuxième phase d implantation, donner les motifs qui expliquent le report de l échéancier et inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est annulée, expliquer les raisons du retrait de cette mesure. Dans le second tableau : Inscrire les mesures de soutien qui sont en cours d implantation, celles qui sont reportées et les nouvelles mesures de soutien adoptées pour la deuxième phase d implantation; Indiquer les mesures de soutien dont la date de réalisation était prévue à une date ultérieure à celle de la première phase d implantation; Préciser le ou les moyens de contrôle qui seront utilisés pour assurer le suivi de l implantation de ces mesures, indiquer le nom et le titre de la personne qui sera chargée de leur mise en œuvre et enfin déterminer la date de leur implantation. Section 6 Les mesures de consultation et d information L objectif des mesures de consultation et d information est de favoriser une compréhension commune du programme ainsi que sa portée dans l organisme. L adhésion des membres de la haute direction et de l ensemble du personnel est une condition essentielle à la réussite du programme. a) Les mesures de consultation Les mesures de consultation font partie intégrante du programme et elles consistent à mettre en place des mécanismes d échanges concernant tous les aspects du programme au cours de son implantation, notamment avec le personnel ou ses représentantes et ses représentants. Dans le premier tableau : Énumérer toutes les mesures de consultation prévues au programme. Pour chacune des mesures, cocher un seul des choix offerts soit : implantée, en cours d implantation, reportée ou annulée; Si la mesure est implantée, expliquer les résultats obtenus et apporter les commentaires qui donnent des précisions pertinentes aux fins d évaluation; 16

Si la mesure est en cours d implantation, inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est reportée à la deuxième phase d implantation, donner les motifs qui expliquent le report de l échéancier et inscrire la mesure dans le second tableau en précisant la nouvelle date prévue pour l implantation; Si la mesure est annulée, expliquer les raisons du retrait de cette mesure. Dans le second tableau : Inscrire les mesures de consultation qui sont en cours d implantation, celles qui sont reportées et les nouvelles mesures de consultation adoptées pour la deuxième phase d implantation; Indiquer les mesures de consultation dont l implantation était prévue à une date ultérieure à celle de la première phase d implantation; Préciser le ou les moyens de contrôle qui seront utilisés pour assurer le suivi de l implantation de ces mesures, indiquer le nom et le titre de la personne qui sera chargée de leur mise en œuvre et enfin déterminer la date de leur implantation. b) Les mesures d information Les mesures d information consistent à mettre en place des mécanismes visant à diffuser les informations relatives au programme d accès à l égalité au cours de son implantation. Procéder de la même façon que pour les mesures de consultation. Section 7 Les moyens de contrôle du programme de la deuxième phase d implantation du programme Les moyens de contrôle du programme sont des mécanismes qui permettent de suivre l'évolution de la situation lors de l'implantation du programme et d'en mesurer périodiquement les résultats selon les échéanciers prévus. Une des conditions de réussite du programme d accès à l égalité est l engagement de la haute direction. À cet effet, la CDPDJ s attend donc à ce que l organisme désigne une ou des personnes membres de la haute direction pour assurer le suivi des moyens de contrôle du programme. Indiquer les moyens de contrôle du programme qui seront adoptés ainsi que le nom et le titre de la personne désignée pour en assurer le suivi. Vous trouverez dans le document Les mesures des exemples de moyens de contrôle du programme. Section 8 Consultation du personnel ou de ses représentantes et de ses représentants La consultation doit permettre aux représentantes et aux représentants du personnel de faire des commentaires sur l ensemble des informations contenues dans les documents qui constituent le premier rapport d implantation. Tous les documents faisant partie du rapport d implantation doivent être présentés au moment de la consultation, c est-à-dire la mise à jour sur l analyse des effectifs, la Partie 1-Mesures et résultats et la Partie 2- Questionnaire - Analyse du programme. 17

Indiquer les démarches de consultation effectuées auprès du personnel ou de ses représentantes et représentants. Le résumé des démarches de consultation doit comporter le nom et le titre des personnes consultées (syndicats, associations professionnelles et de cadres, etc.), le mode et les dates de consultation. Section 9 L approbation du rapport d implantation par le mandataire Compléter les informations demandées sur la lettre type proposée par la CDPDJ ou en rédiger une autre qui confirme l approbation du premier rapport d implantation du programme d accès à l égalité par le mandataire avant sa transmission à la CDPDJ. Section 10 La mise à jour des informations Compléter les informations relatives aux noms, titres et coordonnées du mandataire et de la personne responsable du programme. Section 11 Pages supplémentaires Utiliser ces pages si des espaces supplémentaires sont requis pour inscrire les informations relatives aux mesures du programme. 3. LA PARTIE 2- Questionnaire Analyse du programme La Partie 2 Questionnaire Analyse du programme a été conçue avec Word, en mode formulaire. Seules les zones ombragées sont accessibles et permettent la saisie de données en utilisant autant d espace que nécessaire. Cette seconde partie vise deux objectifs : répondre aux obligations prévues par la Loi sur l accès à l égalité en emploi dans des organismes publics et évaluer les programmes d accès à l égalité. L évaluation des programmes comprend deux aspects, soit l évaluation de la première phase d implantation du programme d accès à l égalité de chacun des organismes et la collecte des données pour tracer un portrait de la situation des organismes en matière d égalité en emploi. Ce document se présente sous la forme d un questionnaire à choix multiples. Certaines questions incluent également des sections à compléter pour préciser ou justifier le choix de réponse. Les questions couvrent tous les éléments contenus dans le programme d accès à l égalité, soit les mesures de redressement, les mesures d égalité de chances, les mesures de soutien et les mesures de consultation et d information ainsi que sur les moyens de contrôle. Votre cégep doit répondre à toutes les questions. Vous devez choisir le ou les énoncés, le cas échéant, les plus appropriés selon votre situation. Vous devez vous assurer de l exactitude des informations qui seront transmises à la CDPDJ, dans les sections prévues pour les commentaires. Vos réponses doivent tenir compte des tendances générales observées dans votre cégep au cours de la première phase d implantation du programme. 18

4. LE DÉLAI POUR LE DÉPÔT DES DOCUMENTS La date précise à laquelle vous devez transmettre vos documents à la CDPDJ est indiquée dans la lettre Dépôt du premier rapport d implantation qui vous a récemment été envoyée par courrier électronique. 5. LES MODALITÉS DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS Lors de l envoi du rapport, veuillez vous assurer de transmettre tous les documents suivants : 1. La mise à jour de l analyse des effectifs dans le logiciel de production du rapport (logiciel 2.1) et s il y a lieu, une liste des numéros d emplois où il y a des modifications ; 2. La partie 1 - Mesures et résultats ; 3. La partie 2 - Questionnaire Analyse du programme. Ces documents doivent être transmis à la CDPDJ par courrier électronique à l adresse suivante : PAE-Rapports@cdpdj.qc.ca La Direction de l accès à l égalité et des services-conseils vous rappelle qu elle demeure à votre disposition pour vous fournir l information nécessaire et vous apporter toute l assistance dont vous pourriez avoir besoin pour vous acquitter de votre obligation. N hésitez pas à communiquer avec votre conseillère ou votre conseiller en accès à l égalité au (514) 873-5146 pour toutes questions relatives à la production de votre rapport d implantation. 19

ANNEXE1: UN APERÇU DE LA SECTION RÉSERVÉE AUX ORGANISMES PUBLICS SOUMIS À LA LOI SUR LE SITE WEB CONÇU PAR LA COMMISSION http://www.cdpdj.qc.ca/pae/organismes-publics.html Lorsque vous sélectionnez «Instructions», une seconde fenêtre s ouvre et vous donne un choix d instructions personnalisées. 20

PQ 0312 0312 PQ PQ 1111 PQ 1111 5 Mathématique 201-P 03 35 757.00 à 72 391.00 27. B. UNIV : Mathématiques et statistique PQ 2161 6 Mathématique 201-NP 03 35757.00 à 72 391.00 27. B. UNIV : Mathématiques et statistique PQ 2161 Rég. 1241 Rég. 1241 4131 4166 0312 0312 Les colonnes 1 (numéro de l emploi), 3 (CPEME) et 17 (A.G.C.) ne sont pas à remplir : le logiciel utilisé au moment de la saisie des renseignements à l écran complétera automatiquement les colonnes 1 et 3; quant à la colonne 17, elle ne correspond pas à un groupe de personnes visé par la Loi. 4131 4166 03/02/10 ANNEXE 2 : UN EXEMPLE DE RAPPORT E-xxxxx DONNÉES SUR LES EMPLOIS - FORMULAIRE 2.1 Emplois - Cégep 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 NO EMPLOIS CPEME ÉCHELLE SALARIALE CODE FORMATION EXPÉRIENCE CODE CNP EFFECTIFS ZONES ANS/MOIS EMPLOIS D'ACCÈS EMPLOI ACCÈS TOT. FEM. AUT. M.V M.E. A.G.C. P.H. Hors cadre 1 Directeur(trice) des études R 01 88 140.00 à 139 399.00 UNIV Diplôme universitaire requis 8 Ans Niv. BACC. Dont 5 années en gestion et en pédagogie Hors cadre 2 Directeur(trice) des études NR 01 88 140.00 à 139 399.00 UNIV Diplôme universitaire requis 8 Ans Niv. BACC. Dont 5 années en gestion et en pédagogie 3 Agent (e) de la gestion financière R 03 36 008.00 à 66 300.00 52.03 B. UNIV : Comptabilité et services connexes 4 Agent (e) de la gestion financière NR 03 36 008.00 à 66 300.00 52.03 B. UNIV : Comptabilité et services connexes 7 Secrétaire classe II-R 07 16.31 à 18.87 CES 7006 5212 Certificat d études secondaires DEP : Commis de bureau DEP : Secrétariat 8 Secrétaire classe II-NR 07 16.31 à 18.87 CES 7006 5212 Certificat d études secondaires DEP : Commis de bureau DEP : Secrétariat

ANNEXE 3 ACCÈS À L ÉGALITÉ REGROUPEMENT DES STATUTS SECTEUR COLLÉGIAL PERSONNEL D ENCADREMENT Régulier Non régulier PERSONNEL ENSEIGNANT Permanent : Non permanent : Permanent - temps complet Non permanent - temps complet Non permanent - temps partiel Non permanent - chargé de cours Non permanent - remplaçant - temps complet PERSONNEL PROFESSIONNEL Régulier : Permanent - régulier à temps complet Permanent - régulier à temps partiel Non permanent - régulier à temps complet Non permanent - régulier à temps partiel Non régulier : Non permanent - remplaçant à temps complet Non permanent - remplaçant à temps partiel Non permanent - chargé de projet à temps complet Non permanent - chargé de projet à temps partiel Non permanent - surnuméraire à temps complet Non permanent - surnuméraire à temps partiel Non permanent - occasionnel à temps complet (ASPPCQ) Comité de support aux employeurs 1 er octobre 2001 22

ANNEXE 3 ACCÈS À L ÉGALITÉ REGROUPEMENT DES STATUTS SECTEUR COLLÉGIAL PERSONNEL DE SOUTIEN* Régulier : Permanent - régulier à temps complet Permanent - régulier à temps partiel Non permanent - régulier à temps complet Non permanent - régulier à temps partiel Non permanent - à l essai à temps complet Non permanent - à l essai à temps partiel Non régulier : Non permanent - remplaçant à temps complet Non permanent - remplaçant à temps partiel Non permanent - occasionnel - chargé de projet à temps complet Non permanent - occasionnel - chargé de projet à temps partiel Non permanent - occasionnel 90 jours à temps complet Non permanent - occasionnel 90 jours à temps partiel * Exclure la personne salariée-élève Comité de support aux employeurs 1 er octobre 2001 23